Instrumente des operativen IT-Controllings

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Problemstellung
1.2 Ziel der Arbeit

2 Definitionen
2.1 Controlling
2.2 Operatives IT Controlling
2.3 Strategisches IT Controlling
2.4 Abgrenzung Strategisches vs. Operatives IT Controlling

3 Aufgaben und Ziele des operativen IT Controllings

4 Steuerungsinstrumente des operativen IT Controllings
4.1 Berichtswesen
4.2 Kennzahlensystem
4.2.1 Definition und Aufgabe
4.2.2 Kennzahlensystem
4.3 IT Leistungsverrechnung
4.3.1 Definition
4.3.2 Ausgangssituation
4.3.3 Ziele und Anforderungen der IT Leistungsverrechnung
4.3.4 Preisbildung und Bedeutung für Leistungsersteller und -anwender
4.3.5 Bezugsgrössen und IT-Produktbildung
4.3.6 Verrechnungsmethoden

5 Schlussbemerkung und Ausblick

6 Literaturverzeichnis

7 Ehrenwörtliche Erklärung

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Abgrenzung Strategisches IT Controlling vs. Operatives IT Controlling

Abbildung 2: IT-Kennzahlensystem

Abbildung 3: Integration der IT-Leistungsverrechnung in die Unternehmensstrategie

Abbildung 4: Möglichkeiten der Verrechnungspreisbildung

Abbildung 5: Umformung technischer Leistungsarten zu IT-Produkten

1 Einleitung

1.1 Problemstellung

Neben der Tatsache, dass der Optimierungsdruck auf die Prozesse der Unternehmen in den letzten Jahren immer grösser geworden ist, und die Unternehmen sich durch die sich verstärkende Globalisierung erhöhten Kompetenzanforderungen gegenüberstehen hat sich die Informationstechnologie und insbesondere die Datenverarbeitung zu einem immer wichtigereren Instrumentarium entwickelt. Es ermöglicht den Unternehmen in Bezug auf Transparenz, zeitnaher Datenerfassung und der darauf folgenden Informationsauswertung eine sowohl effektivere wie auch effizientere Entscheidungsunterstützung bezüglich der Planung und Steuerung ihrer strategischen und operativen Aktivitäten.

In der allgemeinen Unternehmensumwelt treten starke und diskontinuierliche Veränderungen auf, die vor allen Dingen in der oben genannten Globalisierung und ihren Begleiterscheinungen und der Tatsache, dass zu den traditionellen Produktionsfaktoren die Information hinzugetreten ist, ihren Ursprung haben. Schliesslich können mittlerweile Informationen über den Erfolg oder Misserfolg am Markt entscheiden. Dementsprechend sind die Unternehmen gefordert den Prozess der Informationsgewinnung und -verarbeitung, d.h. die Datenverarbeitung ernst zu nehmen und für sich zu nutzen.

Dies und die Tatsache, dass die Datenverarbeitungssysteme in ihren Entwicklungsstufen einen immer höher werdenden Kostenanteil beanspruchen führt zu der Forderung, dass die installierten und anzuschaffenden Datenverarbeitungssysteme sowohl wirtschaftlichen als auch qualitativen Gesichtspunkten genügen müssen um ihren Beitrag zur Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen leisten zu können.

Dementsprechend kommt es zu einem höheren Koordinationsbedarf der betrieblichen Datenverarbeitung, welcher sich auf unternehmensweite Fragen von Planung und Kontrolle sowie die Informationsversorgung bezieht.

Bisher stellte sich die Situation der Unternehmen in Bezug auf DV eher so dar, dass es häufig zu Termin- und Kostenüberschreitungen kam, da das Management auf die Entwicklungen in der IT meist nicht in ausreichendem Maße vorbereitet ist und nicht die entsprechenden Gegenmaßnahmen ergriffen hat.

Seminararbeit Wirtschaftsinformatik Wintersemester 2002 / 2003 - Andreas Klingel Zur Lösung der dabei auftretenden Probleme benötigt die Unternehmensführung ein funktionierendes DV-Controlling.¹

Die vorliegende Arbeit beschäftigt sich mit dem Thema des operativen IT-Controllings, anfangs in allgemeinem Kontext. Später gibt die Arbeit einen Überblick über die diversen Instrumente des operativen IT-Controllings und geht hierbei detailliert auf das Steuerungsinstrument der Kennzahlensysteme und IT-Leistungsverrechnung ein.

1.2 Ziel der Arbeit

Das Ziel und der Schwerpunkt der Arbeit ist es, allgemein zu klären was man unter operativem IT-Controlling versteht und welche Instrumente man in diesem Bereich benutzt, um den erhöhten Koordinationsbedarf gerecht zu werden. Danach werden anhand eines Kennzahlensystems und der IT-Leistungsverrechnung zwei Instrumente ausführlich und kritisch würdigend dargestellt. Beim Leser soll das Bewusstsein für die Bedeutung dieses erst in den letzten Jahren aufkommenden Themengebietes gestärkt werden.

2 Definitionen

2.1 Controlling

Das Funktionsgebiet des Controlling hat eine lange Tradition in Theorie und Praxis. Trotzdem gibt es eine Vielfalt an Definitionen in der Literatur und daraus folgend viele Interpretationen.

Es lässt sich allerdings erkennen, dass es gewisse Ähnlichkeiten der Sichtweisen gibt. Nach Wöhe versteht man unter Controlling "...die Summe aller Massnahmen, die dazu dienen, die Führungsbereiche Planung, Kontrolle, Organisation, Personalführung und Information so zu koordinieren, dass die Unternehmensziele optimal erreicht werden."²

Horvath definiert Controlling als "...Subsystem der Führung , das Planung und Kontrolle sowie Informationsversorgung...koordiniert und auf diese Weise die Adaption des Gesamtsystems unterstützt."³

Seminararbeit Wirtschaftsinformatik Wintersemester 2002 / 2003 - Andreas Klingel Die Teilaufgaben des Controllings sind die Informationsversorgung für Zielfindung, Planung, Überwachung und die Koordination von Zielen, Planung und deren Überwachung.⁴

2.2 Operatives IT Controlling

Im Gegensatz zum strategischen IT Controlling beschäftigt sich das operative Controlling nicht mit der Umwelt des Unternehmens und den daraus abgeleiteten Strategiemaßnahmen, sondern richtet sich mehr an den Wirtschaftlichkeitsanalysen der betrieblichen Informationssystemen aus.

Sutter geht bei seiner Definition von einem Lebenszyklus von Informations- und Kommunikationssystemen aus.

"Das operative IT Controlling beschäftigt sich mit der Kontrolle und Steuerung der Wirtschaftlichkeit entsprechend dem Lebenszyklus von Informations- und Kommunikationssystemen, woraus ein breites Aufgabenspektrum resultiert..."⁵

Dabei befasst sich das operative IT Controlling mit den "operativen Arbeiten in den Bereichen Rechenzentren, Systementwicklung, und Benutzer-Servicezentrum."⁶

2.3 Strategisches IT Controlling

Das strategische IT Controlling sucht seinen Fokus in den Erfolgspotentialen der Unternehmung und betrachtet daher hauptsächlich die Umwelt der Unternehmen.

Dies spiegelt sich auch in der folgenden Definition von Sutter wieder:

"Strategisches IT Controlling ist die zukunftsgerichtete Planung und Steuerung des Einsatzes der Informations- und Kommunikationssysteme sowie die Erschliessung von Erfolgspotentialen für das Unternehmen..."⁷

Seminararbeit Wirtschaftsinformatik Wintersemester 2002 / 2003 - Andreas Klingel

2.4 Abgrenzung Strategisches vs. Operatives IT Controlling

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Abgrenzung Strategisches IT Controlling vs. Operatives IT Controlling

Die Umwandlung der strategischen Vorgaben in operative IT-bezogene Steuerungsgrössen erfolgt oft über eine speziell für den IT Bereich entwickelte Scorecard. Über diese sind beide Teilbereiche des IT-Controllings ständig in einem Kreislauf miteinander verbunden.

3 Aufgaben und Ziele des operativen IT Controllings

Die Aufgaben des operativen IT Controllings bestehen darin, den immer größer werdenden Kostenblock der IT Abteilung durch transparente Kosten- und Leistungsplanung, -überwachung und -abrechnung effizienter zu steuern und somit die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens dauerhaft sicherzustellen.

Weitere Aufgaben sind das Erstellen und Kontrollieren von IT-Budgets, die operative Koordination des Ressourceneinsatzes der Informationstechnologie sowie das Erstellen von Kennzahlen und Berichtssystemen.

Eine Aufgabe, die in der Literatur verstärkt gesondert behandelt wird, stellt die Überwachung von IT-Projekten in den Unternehmen dar. Dies ist durch die sehr hohe Komplexität und Dauerhaftigkeit von Projekten und deren schwierigen Koordinationsanforderungen bedingt.

Seminararbeit Wirtschaftsinformatik Wintersemester 2002 / 2003 - Andreas Klingel Zusammenfassend lässt sich sagen, dass vor allen Dingen die Erhaltung und Förderung der Wirtschaftlichkeit und Produktivität der internen IT-Abteilung, der Anwendungssysteme und Leistungen das Ziel des operativen IT-Controllings ist.

Das operative Controlling gibt die Antwort auf folgende Frage: "Tun wir die Dinge richtig, die durch das strategische IT Controlling vorgegeben sind ?".⁸

4 Steuerungsinstrumente des operativen IT Controllings

4.1 Berichtswesen

Das Berichtswesen erfüllt die grundlegende Funktion der Versorgung mit entscheidungsrelevanten Informationen für das Management. Es werden Informationen bezüglich Systementwicklungsprojekten, Betrieb bestehender Anwendungen und des Benutzer-Servicezentrums geliefert.⁹

ƒ- Systementwicklungsprojekte:

Einhaltung von Projektterminen, Projektkosten, Personaleinsatz

ƒ- Anwendungsbetrieb:

Budgeteinhaltung, technische Qualität, laufende Kosten für Hardware, Software, Infrastruktur und Personal

ƒ- Benutzer-Servicezentrum

Benutzer Support, Art und Dauer des Supports, Personalkosten

4.2 Kennzahlensystem

4.2.1 Definition und Aufgabe

Kennzahlen sind Zahlen, welche in verdichteter Weise entweder über rückwirkende Sachverhalte informieren oder geeignete Messgrößen vorausschauend festlegen. Die Kennzahlen haben die Aufgabe, Zielvereinbarungen zu formulieren und deren Erfüllung zu überwachen. Eine weitere klassische Aufgabe ist es, die Abweichungen von den Zielgrössen zu analysieren und die entsprechende Gegenmassnahme zu definieren.¹⁰

[...]

¹ Vgl Götze: EDV-gestützte Informationsversorgungssysteme, a.a.O., S. 18

² Wöhe 2000, Einführung in die Allgemeine Betriebswirtschaftslehre, Seite 234, 235

³ Horváth 1990, Controlling, Seite 146

⁴ vgl. Kargl 1999, DV Controlling, Seite 5

⁵ Sutter 1994, Effektivität des Informatik Controllings. In: Institutsbericht Nr. 94/12 Institut für Informatik der Universität Zürich

⁶ Stahlknecht, Hasenkamp 1999, Einführung in die Wirtschaftsinformatik, Seite 483

⁷ Sutter 1994, Effektivität des Informatik Controllings. In: Institutsbericht Nr. 94/12 Institut für Informatik der Universität Zürich

⁸ vgl. von Dobschütz, Barth, Jäger-Goy, Kütz, Möller 2000, IV Controlling, Seite 527

⁹ Stahlknecht, Hasenkamp 1999, Einführung in die Wirtschaftsinformatik, Seite 483

¹⁰ vgl. Heilmann 2001, Strategisches IT Controlling. In: HMD 217 (Februar 2001), Seite 5