Die Einbindung von Projekten in die Organisation

Inhaltsverzeichnis

0. Einleitung

1. Definition von Projekten
1.1 Was ist ein Projekt ?
1.2 Warum Projektorganisation bzw. Projektmanagement?

2. Projektorganisation
2.1 Projektziele
2.2 Rahmenbedingungen
2.3 Arten von Projektorganisation
2.3.1 Organisation ohne strukturelle Projektausrichtung
2.3.2 Stabs-Projektorganisation
2.3.3 Matrix-Projektorganisation
2.3.4 Reine Projektorganisation
2.4 Auswahl der Organisationsform

3. Fazit

4. Anhang

5. Abbildungsverzeichnis

6. Literaturverzeichnis

0. Einleitung

In meiner Hausarbeit werde ich die verschiedenen Möglichkeiten der Einbindung von Projekt in die Organisation aufzeigen. Im ersten Teil soll einmal der Begriff „Projekt“ erläutert werden, damit es keinerlei Unstimmigkeiten darüber gibt, was ein Projekt überhaupt darstellt. Danach komme ich zu den eigentlichen Argumenten für Projektorganisation, genauer gesagt wofür Projekte in Unternehmen benötigt werden.

Das zweite Kapitel befasst sich dann mit den einzelnen Formen der Einbindung von Projekt. Aufgrund der vielfältigen Umweltbedingungen, sowie den immer komplexer werdenden wirtschaftlichen und technischen Rahmenbedingungen, sind die Gründe für Projekte und so auch die Art ihrer Ausgestaltung innerhalb des Unternehmens mannigfaltig. Die einzelnen Organisationsarten unterscheiden sich hauptsächlich in den Weisungsbefugnissen der Projektleiter und der Integration des Projektes in den alltäglichen Ablauf des Unternehmens. Vor der Einführung eines Projektes sollten die Zuständigkeiten geklärt werden, um denkbare Konflikte gleich zu minimieren oder ganz auszuschließen, welche durch die Zusammenarbeit der einzelnen Fachbereiche auftreten können. Aus diesem Grund werde ich auch die möglichen Konflikten anreißen und besonders auf den Konflikt zwischen Stab und Linie eingehen.

Vor der eigentlichen Vorstellung der Organisationsformen zu Projekteinbindung werde ich dann aber zuerst die Umweltbedingungen und die Zielsetzungen von Unternehmen und Projekten erörtern, da diese für die Integration des Projekts sehr entscheidend sind.

1. Definition von Projekten

Im ersten Abschnitt soll geklärt werden, was man unter dem Projektbegriff zu verstehen hat und warum bestimmte Aufgaben im Rahmen von Projektmanagement besser zu lösen sind, als in der eigentlichen Unternehmensstruktur.

1.1 Was ist ein Projekt ?

Das Wort „Projekt“ stammt ursprünglich aus dem Lateinischen und ist von dem Verb ‚proicere’ abgeleitet. Dieses Verb bedeutet in der direkten Übersetzung aus dem Lateinischen ‚nach vorne werfen’ oder auch ‚entwerfen’. In den Wörterbüchern und Lexika sind meist die Begriffe Plan[ung], Absicht oder Vorhaben unter dem Stichwort Projekt zu finden^[1]. Diese Definition stimmt auch mit der gegenwärtigen Auffassung überein, dass Projekte eine besondere Aufgabenstellung – sei es in Unternehmen, in staatlichen oder auch in privaten Bereichen – zu lösen haben, die selten vorkommen oder durch einen besonderen Schwierigkeitsgrad gekennzeichnet sind, weshalb diese Aufgaben nicht durch reine Routinehandlungen zu erfüllen sind. Aufgrund der vielfältigen Definitionen wurde vom Deutschen Institut für Normung^[2] die DIN 69 901 erlassen, die das „Projekt“ wie folgt beschreibt:

„Vorhaben, das im wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B.

- Zielvorgabe
- Zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen
- Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben
- Projektspezifische Organisation.“

In der Literatur sind viele weitere Eigenschaften von Projekten zu finden, einige dieser Eigenschaften sollen nun kurz erläutert werden, da sie je nach ihrer Ausprägung die Art des Projektes beeinflussen^[3]:

- Komplexität, d.h. nur wenn ein hoher Schwierigkeitsgrad gegeben ist, sollte von einem Projekte die Rede sein. Man kann aber unter Komplexität auch ein System von zahlreichen Beziehungen zwischen verschiedenen Elementen verstehen. In dem Fall ist es möglich ein Projekt durch die Interdependenz der Organisationseinheiten – innerhalb oder außerhalb des Unternehmens – zu beschreiben, die an diesem beteiligt sind.^[4] Der Grad der Komplexität setzt sich somit aus der Anzahl der unterschiedlichen Fachbereiche, die zur Lösung der Teilaufgaben des Problems benötigt werden, zusammen^[5].
- Die Begrenzung von Ressourcen ist für ein Projekt ebenfalls sehr ent-scheidend. Denn ohne die notwendigen personellen Ressourcen, wie zum Beispiel qualifizierte Mitarbeiter, kann ein Projekt nicht umgesetzt werden, auch wenn die finanziellen Mittel vorhanden sind. Dies gilt natürlich auch umgekehrt.
- Die Neuheit und Bedeutung von Projekten für das Unternehmen müssen berücksichtigt werden, d.h. ein Projekt muss für das Unternehmen eine gewisse Gewichtung aufweisen^[6] und so eine merkliche Veränderung in der Unternehmensstruktur als Folge haben. Außerdem darf es keine Routineaufgabe sein, denn in Projekten werden Aufgabenstellungen zu lösen versucht, die in dieser Art im Unternehmen noch nicht vorgekommen sind und für die es deshalb auch keine genaue Lösungsvorstellung gibt.
- Der Umfang des Projektes hängt nicht mit dessen Bedeutung zusammen, sondern bezieht sich auf die Anzahl der durchzuführenden Einzelaufgaben^[7], sowie das Arbeitsvolumen und die Projektdauer.

Einige deutschsprachige Autoren teilen die Merkmale noch in zwei unter-schiedliche Klassen von Merkmalen auf. So kommt es, dass bei der Komplexität eines Projektes von einem prägenden Merkmal die Rede ist, bei anderen Merkmalen – wie Bedeutung oder Einmaligkeit – jedoch Uneinigkeit darüber herrscht, zu welchen der beiden Klassen sie gehören, da die Ansichten der Autoren hier sehr auseinander driften. Für die einen fallen sie ebenfalls unter prägende Merkmale, doch für andere sind es begriffliche / definitorische oder werden erst gar nicht als Merkmale aufgeführt.^[8]

Da es noch eine letzte Auffassung des Projektbegriffes gibt, soll diese hier ebenfalls nicht unterschlagen werden, auch wenn sie nicht weit verbreitet ist. Bei dieser Auslegung handelt es sich um das ‚Projekt als relativen Begriff’. Entscheidend für die Definition ist hier, ob die Aufgaben einen organisatorischen Anpassungszwang im Unternehmen auslösen, weil das Verhältnis der Aufgabenmerkmale eines Projektes im Vergleich zur Größe des Unternehmens recht groß ist.^[9]

Zusammenfassend kann man sagen, dass unter einem Projekt im allgemeinen ein komplexes, neuartiges und risikobeladenes Problem von zeitlich befristeter Dauer zu verstehen ist. Aus diesem Grund werden zu dieser Problemstellung passend in der Organisation ebenfalls zeitlich befristete organisatorische Projekteinheiten gebildet (Varianten der Projekteinheiten: siehe Kap. 2.). Vom Umfang und der Bedeutung des Projektes ist dann abhängig, wie viele Mitarbeiter aus verschiednen Fachbereichen in einem Projekt tätig sind. Dabei kann es aber auch durchaus vorkommen, dass Führungskräfte und Mitarbeiter zur gleichen Zeit in verschiedenen Projektgruppen beteiligt sind.^[10]

Obgleich die Bestimmungen der Eigenschaften von Projekten sehr unterschiedlich definiert sind, nimmt die Zahl der Projekte in Deutschland, sowie deren Umfang, deutlich zu. Dies hat mehrere Gründe, wie zum Beispiel die zunehmende Internationalisierung bzw. Globalisierung der Projektaufgaben, die ansteigende Komplexität der Technik und Informatik oder die schnellen Veränderungen in den Bereichen der Wirtschaft^[11].

1.2 Warum Projektorganisation bzw. Projektmanagement?

Projekte sind nicht nur zeitlich begrenzt, sondern auch bereichsübergreifend; dies macht eine Zusammenarbeit über alle beteiligten Fachgebiete hinweg notwendig. Projektorganisation soll dieses Zusammenwirken der einzelnen Abteilungen sowie die reibungslose Durchführung des Projektes garantieren^[12]. Denn aufgrund der speziellen Aufgaben eines Projektes und der Spezialisierungen der einzelnen Fachbereiche ist kein Bereich fähig, das gesamte Projekt in seiner Vielfältigkeit der Aufgaben zu überschauen und diesen auch gerecht zu werden. Die Ursache dafür ist, dass jeder Fachbereich das Projekt nur mit Bezug zu dem eigenen Fachgebiet betrachtet und so der Schwerpunkt der Projektaufgabe auch in den eigenen Bereich gesetzt wird. Außerdem wären Entscheidungsprozesse ohne Projektorganisation zu langwierig, da immer erst alle beteiligten Fachbereiche einem Entschluss zustimmen müssten. Würde also kein Projekt offiziell eingerichtet, wäre die Verantwortung über mehrere Abteilungen zerstreut und ginge so verloren, weil sich niemand dafür verantwortlich fühlen würde^[13]. Bei einem gewöhnlichen Dienstweg innerhalb eines Unternehmens kommt es sehr leicht zu Informationsverdünnung und -manipulation, und auf diese Weise zu Fehlentscheidungen seitens des Vorstandes. Projektgruppen dagegen können zielbewusst Informationen bei den Abteilungen nachfragen und diese dann mit den Angaben anderer Abteilungen koordinieren und austauschen.^[14] Aus diesem Grund erfordern Projekte einen hohen Koordinationsbedarf, der notwendig wird, da die Grenzen der Abteilungen überwunden werden sollen. Durch die Leitungsstelle des Projektes – den Projektleiter – werden dann die zu leistenden Beiträge der verschiedenen Abteilungen aneinander angepasst. Da der Leiter eines Fachbereiches einen Teil seiner Weisungsvollmacht an den Projektleiter abtreten muss, fühlt er sich in seiner Entscheidungsbefugnis eingeschränkt. Obwohl mit den abteilungsübergreifenden Projekten optimalere Lösungen für neue und wichtige Probleme gefunden werden können, existiert doch immer ein gewisser Abteilungsegoismus in Organisationen. Infolgedessen ist eine eindeutige Zuteilung von Zuständigkeit, Verantwortung und Kompetenz nötig, um Konflikte zwischen den Fachabteilungsleitern und den Projektleitern zu vermeiden. Aufgrund dieser Neuverteilung der Entscheidungsvollmachten ist eine Anpassung der Unternehmensorganisation erforderlich, die aber nur temporär, d.h. für die Dauer der einzelnen Projekte, eintritt.

[...]

^[1] Der große Duden, Band 1 (1961), Die Rechtschreibung der deutschen Sprache und der Fremdwörter, Stichwort: „Projekt “, 15., erw. Auflage, Jubiläumsausgabe, Mannheim: Bibliographisches Institut

oder: Das neue große farbige Lexikon (1990), Stichwort: „Projekt“ , Niedernhausen/Ts.: Basserman´sche

Verlagsbuchhandlung

^[2] Deutsches Institut für Normung e.V. (Hrsg.) (1980), Projektwirtschaft. Projektmanagement. Begriffe. DIN 69 901, S.1, Berlin

^[3] Prof. Dr. Kirsch (Hrsg.) (1988): Controlling in Projektorganisationen, München: Verlag Barbara Kirsch, S.128

^[4] Prof. Dr. Kirsch (Hrsg.) (1988), S. 129, zit. n. Schröder (1970), S.17 f., Band (1974), S.1

^[5] Beck (1996), Die Projektorganisation und ihre Gestaltung, Berlin: Duncker und Humblot, S.51

^[6] Steinbuch (2000) [1998], Projektorganisation und Projektmanagement. 2. , überarb. Aufl., Ludwigshafen (Rhein): Friedrich Kiehl Verlag, S.24

^[7] Prof. Dr. Kirsch (Hrsg.) (1988), S.131

^[8] Beck (1996), S.46 f.

^[9] Beck (1996), S.47

^[10] Macharzina (1999), Unternehmensführung: Das internationale Managementwissen. Konzepte – Methoden – Praxis, 3. Aufl., Wiesbaden: Gabler, S.365

^[11] Steinbuch (2000) [1998], S.25

^[12] Litke (1995) [1991], Projektmanagement: Methoden, Techniken, Verhaltensweisen., 3., überarb. Aufl., München, Wien: Hansa, S.69

^[13] Beck (1996), S.74

^[14] Heintel/Krainz (1994), Projektmanagement –Eine Antwort auf die Hierarchiekrise?, 3. Aufl., Wiesbaden: Gabler, S.14 f.