Unternehmenscontrolling mit SAP im System R/3 - Das Modul CO

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1 Vorwort

2 Überblick über das Unternehmen SAP AG und ihr Produkt SAP R/3
2.1 Kurzporträt des Unternehmen SAP AG
2.2 Das Produkt SAP R/3

3 Grundbegriffe der Kosten- und Leistungsrechnung
3.1 Begriffsdefinitionen
3.1.1 Aufwand und Kosten
3.1.1.1 Einzel- und Gemeinkosten
3.1.1.2 Fixe und variable Kosten
3.1.1.3 Primäre und sekundäre Kosten
3.1.2 Erträge und Leistungen

4 Wichtige Strukturelemente des Modul Controlling
4.1 Aufbau und Struktur des CO-Integrationsmodells
4.2 Die wichtigsten Komponenten des Moduls Controlling
4.2.1 Gemeinkosten - Controlling (CO-OM) und dessen Teilkomponenten
4.2.2 Produktkosten - Controlling (CO-PC)
4.2.3 Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA)
4.3 Die Organisationseinheiten im Modul Controlling
4.3.1 Die Organisationseinheit der Buchhaltung
4.3.2 Die Organisationseinheit der Kostenrechnung

5 Das betriebliche Rechnungswesen im R/3-System
5.1 Die Konzeption des betrieblichen Rechnungswesen im R/3-System
5.2 Die Abgrenzungen
5.3 Das Abstimmledger

6 Stammdaten in der Kostenstellenrechnung (CO-OM-CCA)
6.1 Kostenarten anlegen
6.1.1 Primäre Kostenarten anlegen
6.1.2 Sekundäre Kostenarten anlegen
6.2 Leistungsarten anlegen
6.3 Kostenstellen anlegen
6.4 Statistische Kennzahlen anlegen

7 Die konkrete Anwendung des Moduls CO
7.1 Aufgaben und Ziele der Kostenstellenplanung Oblinger Harald, 1081756 Seite II von
7.2 Die Kostenstellenplanung in R/3
7.2.1 Planung statistischer Kennzahlen
7.2.2 Planung von Leistungsarten
7.2.3 Planung der Primärkosten
7.2.3.1 Manuelle Primärkostenplanung
7.2.3.2 Maschinelle Primärkostenplanung
7.2.4 Planung der Sekundärkosten
7.2.4.1 Manuelle Sekundärkostenplanung
7.2.4.2 Maschinelle Sekundärkostenplanung
7.2.5 Plantarifermittlung

8 Schlussbetrachtung

Literaturverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Das CO-Integrationsmodell

Abbildung 2: Komponenten des Controllings in Verbindung mit anderen Modulen

Abbildung 3: Überblick über die Organisationsstrukturen

Abbildung 4: Beziehungen zwischen ausgewählten Organisationseinheiten

Abbildung 5: Daten in der Kostenrechnung

Abbildung 6: Kostenstellen-Standardhierarchie (Beispiel AG)

Abbildung 7: Planungsumfang und -gebiet in der Kostenstellenrechnung

Literaturverzeichnis

BRÜCK, U. (2008): SAP - Controlling - Praxishandbuch. 2., überarbeitete und aktualisierte Auflage, Bonn: Galileo Press GmbH.

CDI (Hrsg.) (1998): SAP R/3 Einführung. Grundlagen, Anwendungen, Bedienung. Haar bei München: Markt & Technik.

FRIEDL, G. / HILZ, C. / PEDELL, B. (2008): Controlling mit SAP. 5., überarbeitete Auflage, Wiesbaden: Vieweg & Sohn.

HEUSER, R. / GÜNTHER, F. / HATZFELD, O. (2003): Integrierte Planung mit SAP - Konzeption, Methodik, Vorgehen. 1., Auflage, Bonn: Galileo Press GmbH.

JOSSÉ, G. (2000): Basiswissen Kostenrechnung. 2., durchgesehene Auflage, München: Deutscher Taschenbuch Verlag GmbH & Co. KG.

JÓRASZ, W. (2003): Kosten- und Leistungsrechnung. 3., überarbeitete und

erweiterte Auflage, Stuttgart: Schäffer-Poeschel.

KLENGER, F. / FALK-KALMS, E. (2005): Masterkus, Kostenstellenrechnung mit SAP. 4., verbesserte und erweiterte Auflage, Wiesbaden: Vieweg & Sohn.

LIENING, F. / SCHERLEITHNER, S. (2001): SAP R/3 - Gemeinkostencontrolling, Release 4.6. 1., Auflage, München: Addison-Wesley.

SAP AG (1996): SAP AG (Hrsg.), System R/3, Gemeinkosten-Controlling. Walldorf: SAP AG.

TEUFEL, T. / RÖHRICH, J. / WILLEMS, P. (2000): SAP-Prozesse: Finanzwesen und Controlling. 2., Auflage, München: Addison-Wesley.

WENZEL, P. (1996): Betriebswirtschaftliche Anwendung des integrierten Systems SAP R/3. Braunschweig/Wiesbaden: Vieweg & Sohn.

Internet:

SAP AG (2008): SAP - Knowledge Warehouse. Online im Internet: “URL: http://help.sap.com/saphelp_46c/helpdata/de/02/30793485231774e10000 009b38f83b/frameset.htm [Stand: 14.05.2008]“.

SAP AG (2008): SAP - Im Überblick Online im Internet: “URL: http://www.sap.com/germany/about/investor/ueberblick/index.epx [Stand: 14.05.2008]“.

1 Vorwort

Informationen gewinnen in Unternehmen heutzutage eine immer größer werden- de Bedeutung, da die Globalisierung und immer kürzer werdende Entwicklungs- zyklen die Wirtschaft verändern und die Unternehmen zwingen, schneller auf Veränderungen des Marktes zu reagieren. Die Aufgabe der Versorgung des Un- ternehmens bzw. der Führungsebene des Unternehmens mit Informationen fällt dabei vor allem dem Controlling zu. Weitere wichtige Aufgaben, neben den Auf- gaben der Planung, Kontrolle und Steuerung ist die Aufgabe der Informations- aufbereitung bzw. Informationsversorgung. Um dieser Aufgabe gerecht werden zu können, ist der Einsatz eines EDV-gestützten Controllings praktisch unent- behrlich. Die SAP AG bietet mit dem System R/3 in Verbindung mit dem Modul „Controlling“ (CO) ein umfangreiches Instrument zur Unterstützung des Control- lings eines Unternehmens an. Es kann bei Bedarf noch um das Modul „Unter- nehmenscontrolling“ (EC) ergänzt werden. Neben diesen beiden Modulen unter- stützen die Informationssysteme anderer R/3-Module den Controller.

Gegenstand dieser Arbeit soll das Modul Controlling mit seinen Möglichkeiten im Bereich der Kostenrechnung sein. Die Arbeit soll dabei Controlling unerfahrenen Lesern einen Einblick in das Modul CO gewähren. Zu diesem Zweck werden die Grundlagen der Kostenrechnung kurz behandelt, um das Verständnis der übrigen Teile zu erleichtern und begriffliche Unterschiede zwischen der, in der betriebs- wirtschaftlichen Literatur verwendeten und der SAP- eigenen Begrifflichkeit auf- zuzeigen. Abschließend soll in einem kurzen anwendungsorientierten Teil der praktische Einsatz des R/3-Controllings dargestellt werden. Als Beispiel soll hier die Kostenstellenplanung als zentrales Instrument des Controllings dienen, um einen Einblick über die Funktionsvielfalt und den großen Umfang des Moduls zu geben.

2 Überblick über das Unternehmen SAP AG und ihr Produkt SAP R/3

2.1 Kurzporträt des Unternehmen SAP AG

Das Unternehmen SAP (Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverar- beitung) wurde 1972 von fünf IBM-Mitarbeitern in Walldorf gegründet und hat sich in den Folgejahren von einem regionalen Softwarehersteller zum weltweit füh- renden Anbieter von Unternehmenssoftware entwickelt. SAP-Lösungen sind bei über 46.100 Kunden in mehr als 120 Ländern im Einsatz. Von den 1.000 größten Unternehmen der Welt (nach der Rangliste des Wirtschaftsmagazins Fortune) nutzen 75 % die Software von SAP. Darüber hinaus verfügt die SAP durch ihr Support-, Beratungs- und Schulungsangebot über ein ausgewogenes Portfolio von weiteren Erlösquellen.

Der Marktanteil von SAP unter den Anbietern von „Core Enterprise Applications“ beläuft sich auf 26 % und ist damit fast doppelt so hoch wie der des nächstgrößten Mitbewerbers. Darüber hinaus erwirtschaftete SAP auch hohe Erträge für ihre Aktionäre. Über die vergangenen zehn Jahre konnte SAP eine durchschnittliche jährliche Wachstumsrate von 17 % bei den Umsätzen und 18 % beim Betriebsergebnis verzeichnen, während beim Aktienkurs eine durchschnittliche jährliche Rendite von rund 17 % erreicht wurde. Die SAP AG ist an verschiedenen Börsen einschließlich der Frankfurter Wertpapierbörse und der New Yorker Wertpapierbörse (NYSE) unter dem Tickersymbol "SAP" gelistet.

Die Geschichte der SAP ist der stete Aufstieg von einem kleinen 5-Mann- Unternehmen mit Sitz in der Rhein-Neckar-Region zu einem der weltweit größten unabhängigen Softwareanbieter mit mehr als 43.800 Mitarbeitern und Niederlassungen in mehr als 50 Ländern und erzielte im Geschäftsjahr 2007 einen vorläufigen Umsatz von 10,3 Milliarden Euro (vgl. SAP ONLINE 2008).

2.2 Das Produkt SAP R/3

SAP R/3 ist eine Familie integrierter Komponenten (z.B. Produktion, Vertrieb, Controlling, Logistik, Personalwirtschaft), die als Ganzes oder stufenweise einge- setzt werden können. Das „R“ steht dabei für „Realtime“. Dies bedeutet, dass die Anwender auf erfasste oder veränderte Daten an unterschiedlichen Stellen der Prozesskette zeitaktuell zugreifen können, die „3“ steht für die 3. Version der Software. Die Standardsoftware deckt nahezu alle betriebswirtschaftlichen Auf- gaben eines Unternehmens EDV-technisch ab. Bei veränderten Rahmenbedin- gungen, z.B. technologischer Weiterentwicklung, Jahressteuergesetze, EURO, etc., wird die Standardsoftware vom Hersteller angepasst, wodurch dem Kunden eigene, individuelle Aktualisierungen erspart werden. Die Software wird mittler- weile in 28 Sprachen (inkl. Japanisch) und in 19 Branchenlösungen angeboten (vgl. CDI 1998, 14 f.).

Ein modernes Controlling nutzt Komponenten aus verschiedenen Produktfamilien des Hauses SAP. Die Klassiker sind die Controllingmodule Gemeinkostenrech- nung, Produktkostenrechnung und Ergebnisrechnung des Systems R/3. Die Stärken des Controllings mit SAP R/3 liegen in der Integration mit praktisch allen anderen SAP-Modulen. Bei jedem betriebswirtschaftlichen Vorgang im Unter- nehmen werden automatisch die entsprechenden Buchungen im Controlling generiert. Betriebswirtschaftliche Vorgänge in diesem Sinne sind:

- Entnahme von Rohmaterial für die Produktion
- Erfassung von Personal- oder Maschinenzeit für die Fertigung
- Fertigmeldung von Produkten und Ablieferung an ein Lager
- Lieferung und Verkauf von Produkten
- Buchung von Aufwand/Kosten für Personal, Energie, Abschreibun- gen etc.

Beim gemeinsamen und abgestimmten Einsatz der SAP-Module Materialwirt- schaft, Produktion, Vertrieb und Finanzbuchhaltung braucht sich der Controller um die Übernahme dieser Buchungen nicht mehr zu kümmern. Ein Monatsab- schluss dauert nach dem Buchungsschluss der Finanzbuchhaltung im Idealfall nicht Tage oder Wochen, sondern nur noch wenige Stunden. Der Controller kann sich so seiner eigentlichen Aufgabe widmen (vgl. BRÜCK 2008, 20).

3 Grundbegriffe der Kosten- und Leistungsrechnung

Um den Einstieg in das R/3-Controlling zu erleichtern, werden in diesem Abschnitt die Grundbegriffe der Kostenrechnung kurz definiert.

3.1 Begriffsdefinitionen

3.1.1 Aufwand und Kosten

Unter Aufwand versteht man den Werteverzehr, der durch Einsatz von Produkti- onsfaktoren im Rahmen der Leistungserstellung anfällt. Dazu gehören der Ge- brauch von Betriebsmitteln, der Verbrauch von Werkstoffen und die Inanspruch- nahme von Diensten. Aufwand ist der bewertende Werteverzehr laut Finanz- buchhaltung. Unter neutralem Aufwand versteht man Aufwendungen, wenn sie betriebsfremd (z.B. Verlust aus Wertpapierverkauf), periodenfremd (z.B. Gewer- besteuernachzahlung) oder in außergewöhnlicher Höhe anfallen (z.B. Enteig- nungsverlust).

Als Kosten bezeichnet man den Teil des Aufwands, der für die betriebliche Leistungserstellung und Leistungsauswertung anfällt (betrieblicher Aufwand). Kosten entstehen, wenn drei Merkmale erfüllt sind:

1. Es muss ein mengenmäßiger Güter- und Leistungsverbrauch vorliegen.
2. Der Güter- und Leistungsverbrauch muss leistungsbezogen sein.
3. Es muss eine Bewertung der leistungsbezogenen Verbrauchsmengen erfolgen.

Kosten können nach unterschiedlichen Gesichtspunkten eingeteilt werden. Grundsätzlich kann unterschieden werden in Einzel- und Gemeinkosten, fixe und variable Kosten sowie in primäre und sekundäre Kosten (vgl. JOSSÉ 2000, 180).

3.1.1.1 Einzel- und Gemeinkosten

- Einzelkosten lassen sich direkt den einzelnen Kostenträgern zurechnen.

Das bedeutet, dass Einzelkosten verrechnungstechnisch nicht die Kostenstellenrechnung durchlaufen müssen, sondern direkt in die Kostenträgerrechnung einfließen können (z.B. Fertigungslöhne).

- Gemeinkosten hingegen können nur direkt auf die Kostenträger verrech- net werden. Dazu muss vor der Kalkulation die Kostenstellenrechnung zwischengeschaltet werden. Gemeinkosten werden von mehreren Kostenträgern verursacht und müssen deshalb mit Hilfe der Kostenstellenrechnung verteilt werden (z.B. Hilfslöhne). Dies geschieht mit Hilfe von Bezugs- oder Schlüsselgrößen (vgl. JÓRASZ 2003, 57).

3.1.1.2 Fixe und variable Kosten

- Fixe Kosten sind solche, die unabhängig von der Beschäftigung oder Ausbringung in konstanter Höhe anfallen und lediglich kapazitätsabhängig oder zeitproportional sind (z.B. Abschreibungskosten einer Maschine). Fixe Kosten sind immer Gemeinkosten, Gemeinkosten allerdings nicht immer fixe Kosten (z. B. Mieten)

- Variable Kosten sind grundsätzlich abhängig von der Beschäftigung.

Grad und Art der Abhängigkeit variieren jedoch. Variable Kosten können sowohl Einzelkosten (z. B. Materialkosten), als auch Gemeinkosten sein (z. B. Heizkosten für eine Fertigungshalle) (vgl. JÓRASZ 2003, 58 f.).

3.1.1.3 Primäre und sekundäre Kosten

Bei den primären und sekundären Kosten wird hinsichtlich der Herkunft der Einsatzfaktoren, die den Kosten zugrunde liegen, unterschieden.

- Primäre Kosten stellen den bewerteten Verbrauch von Einsatzfaktoren dar, die das Unternehmen von außen, d.h. von den Beschaffungsmärkten, bezogen hat (z. B. Lohnkosten, Materialkosten).

- Sekundäre Kosten stellen dagegen den bewerteten Verbrauch von Ein- satzfaktoren dar, die das Unternehmen selbst erstellt hat (z. B. Kosten für selbsterstellten Strom) (vgl. JOSSÉ 2000, 195 ff.).

3.1.2 Erträge und Leistungen

Erträge sind der gesamte Wertzuwachs durch erstellte Güter und Dienst- leistungen innerhalb einer Abrechnungsperiode. Sie lassen sich unterscheiden in:

- Betriebsbezogene Erträge: Sie sind das Ergebnis der betrieblichen Leis- tungserstellung und -verwertung. Sie werden als Leistungen den Kosten in der Kosten- und Leistungsrechnung gegenübergestellt (z. B. Verkauf von Fertigerzeugnissen).

- Neutrale Erträge: Sie resultieren grundsätzlich nicht aus der Erstellung und Verwertung der Güter und Dienstleistungen (z. B. Gewinne aus Wertpapieren) (vgl. JOSSÉ 2000, 199).

Leistungen sind das Ergebnis der betrieblichen Tätigkeit, also die erstellten Güter und Dienstleistungen. Sie ergeben sich, wenn ein Produkt oder eine Dienstleistung für einen bestimmten Preis abgesetzt wird. Hier ist jedoch auf eine SAP-R/3 Besonderheit bezüglich der Begriffe hinzuweisen. Entgegen der gängigen Praxis benutzt die SAP AG nicht den Begriff Leistungen in der R/3- Kosten- und Leistungsrechnung. Sie stellt hier den Kosten Erlöse gegenüber, die aber der oben genannten Definition entsprechen. Darüber hinaus bedient sich das R/3-System des Begriffs Leistungsart. Im R/3-Controlling wird damit die erbrachte Leistung einer Kostenstelle, in Mengen- oder Zeiteinheiten gemessen, dargestellt (z. B. Anzahl der Fertigungsstunden). Es handelt sich hierbei um den mengenmäßigen, nicht wertmäßigen Output einer Kostenstelle (vgl. CDI 1998, 67).

4 Wichtige Strukturelemente des Modul Controlling

4.1 Aufbau und Struktur des CO-Integrationsmodells

Die SAP hat die Software R/3 in einzelne Module gegliedert, die jeweils die speziellen Anforderungen aus den einzelnen Bereichen im Unternehmen abdecken. Englische Abkürzungen wurden vom deutschen Softwarehaus SAP gewählt, um die internationale Ausrichtung des Unternehmens zu unterstreichen.

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