Phasenweiser Projektablauf und Phasenorganisation

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung

2 Der Begriff Projekt

3 Der Begriff Projektmanagement

4 Vorgehensprinzipien im Rahmen des Projektmanagements

5 Der Projektanstoß

6 Das Vorprojekt – die Vorstudie

7 Das Hauptprojekt – die Hauptstudie

8 Das Detailprojekt – die Detailstudie

9 Der Systembau und Tests

10 Die Systemeinführung des Projekts

11 Der Projektabschluss

12 Ergänzungen zum Phasenmodell – das Prototyping

13 Ergänzungen zum Phasenmodell – das Versionenkonzept

14 Projektarten

15 Das Vorgehensmodell des Problemlösungszyklus

1 Einleitung

Unternehmen sehen sich heutzutage vielen Problemen gegenüber. Einige typische Probleme sind die Veränderungsgeschwindigkeit und die Komplexität der betrieblichen Umwelt, auf die Unternehmen angemessen reagieren müssen, um so wettbewerbsfähig zu bleiben.(vgl BWI Leitfaden, S.1.1) Oft sind Firmen aber zu unflexibel, zu groß oder aber die Abläufe im Unternehmen selber sind allzu sehr auf das Tagesgeschäft fokussiert bzw. zu starr und nicht offen gegenüber Innovationen und Veränderungen. In dieser Situation bedarf es eines Sondermanagements – des sogenannten Projektmanagements, um entsprechend reagieren zu können.

Innerhalb des Managements von Projekten haben sich verschiedene Modelle bzw. Vorgehensweisen zum Strukturieren, Gliedern, Teilen und Planen von Problemen und Projekten durchgesetzt. Jedoch keines dieser Modelle darf als allgemeingültige, adäquate Vorgehensweise angesehen werden. Vielmehr ist auf den Einzelfall abzustellen und die vorliegenden Gesichtspunkte und Umweltbedingungen genau zu beleuchten. Das in dieser Arbeit aufgezeigte Phasenmodell soll die Komplexität der betrieblichen Umwelt nicht reduzieren, sondern vielmehr zum besseren Verständnis dienen und einen Überblick geben über die einzelnen Vorgänge (Phasen) innerhalb eines Projektes.

2 Der Begriff Projekt

Bevor man näher auf das Phasenmodell eingehen kann, muss man zunächst einige Begriffe klären, welche entscheidend für das Verständnis sind. Das Wort Projekt hat seinen Ursprung im Lateinischen und bedeutet so viel wie nach vorne werfen. Gemeint sind hier die Planung, der Entwurf und das Vorhaben selber. In den verschiedenen Firmen werden Projekte unterschiedlich definiert und eingestuft. Beginnt man all diese „Projekte“ auf ihre Gemeinsamkeiten hin zu untersuchen, so kommt man zu Eigenschaften, die ein Projekt recht gut charakterisieren und ausmachen.

Ein Projekt ist also ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit folgender Bedingungen gekennzeichnet ist:

- Komplexität
- zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen (Ressourcen)
- Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben
- projektspezifische Organisation
- Einmaligkeit, d. h. Außergewöhnlichkeit der Aufgabe
- Risiko (Terminrisiko, Kostenrisiko oder Qualitätsrisiko) = außergewöhnlich [gem. DIN 69901]

Die Abgrenzung zum Projekt oder „kein Projekt“, also einem Vorhaben, ist oft nur eine Ermessensfrage und nicht immer leicht zu beantworten.

Ein guter Anhaltspunkt ist, ob zur Abwicklung des Vorhabens eine eigene Organisationsstruktur z. B. Projektorganisation gebildet werden muss. Das heißt, wenn das „Vorhaben“ nicht von der bestehenden Linienorganisation durchgeführt werden kann.

Eine Prüfung im Einzelfall kann mit folgender Tabelle durchgeführt werden:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Kann man alle Fragen mit einem klaren „JA“ beantworten, so ist die Wahrscheinlichkeit sehr groß, dass es sich hierbei um ein Projekt handelt. Während der Dauer eines Projekts muss man auf drei wichtige Einflussfaktoren Acht geben: die Qualität des Produkts / Outputs / Ergebnisses (Qualitätsstandards), die Ressourcen, speziell die Kosten (das Projektbudget) und den Zeitplan, d.h. die genauen Anfangs- und Endtermine. Das Gleichgewicht aus allen 3 Determinanten wird als magisches Dreieck bezeichnet und es ist Aufgabe des Managements dafür zu sorgen, dass das Gleichgewicht erhalten bleibt.

3 Der Begriff Projektmanagement

Nachdem man den Begriff des Projektes einordnen kann, komme ich jetzt zum Begriff des Projektmanagements.

„Projektmanagement wird als Überbegriff aller planenden, überwachenden, koordinierenden und steuernden Maßnahmen verstanden, die für die Um- oder Neugestaltung von Systemen (resp. Problemlösungen) erforderlich sind“ (vgl BWI Leitfaden, S.1.1)

Im Vordergrund steht dabei ein Vorgehen, welches das Projekt in Teilschritte strukturiert bzw. gliedert und nicht die Lösung bzw. das Ergebnis selber. Es wird also unter Projektmanagement die Gesamtheit aller Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken und Führungsmitteln verstanden, die zur Abwicklung eines Projekts eingesetzt werden. [gem. DIN 69901]

Ein gutes Management von Projekten bringt eine Reihe von Vorteilen für die Organisation mit sich. So werden beispielsweise Effektivität, Effizienz und Flexibilität gefördert und durch die beschleunigte und konzentrierte Bearbeitung von Aufgabenstellungen resultiert eine Zeit- und Kostenersparnis. Aber auch die Qualität der Problemlösungen nimmt durch die Bildung von interdisziplinären Projektteams zu. Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen und Fachbereichen bringen ihr Wissen und ihre Erfahrungen ein und erreichen so eine höhere Plantreue bei der Qualität, den Kosten und den Terminen.

Projektmanagement spielt also eine maßgebliche Rolle dabei, das „magische Dreieck“ im Gleichgewicht zu halten.

Durch die Beteiligung der Mitarbeiter werden die Akzeptanz der Lösung und die unternehmensinternen Kommunikations- und Informationsflüsse gefördert (Projektmarketing).

„Ein wesentlicher Faktor im Projektmanagement ist die Berücksichtigung des Projektumfeldes, welches die Vielfältigkeit des Projektmanagements noch um einige Faktoren erhöht.“ (Vgl. Prof. Dr. F. Unger, Orga Skript, März 1999)

Zum Projektumfeld zählen:

- die Kultur ( z. B. kulturelle Unterschiede in anderen Ländern),
- die Gesetze,
- die Technologie,
- die Wirtschaftlichkeit,
- die Politik,
- das soziale Verhalten.

Im Rahmen des Projektmanagements gilt es verschiedene Dimensionen zu unterscheiden.

- die funktionale Dimension. Sie fragt danach, was zu tun sei und beschäftigt sich hauptsächlich mit dem In Gang setzen, In Gang halten und dem Abschließen von Projekten.
- die institutionelle Dimension. Sie fragt nach, wie die Projektorganisation strukturiert ist und welche Wechselbeziehungen es zur Projektumwelt gibt. Sie bildet des weiteren Projektgremien und eine Projektgruppe und regelt in diesen die Kompetenzen und Zuständigkeiten.
- die personelle, psychologische und soziale Dimension beschäftigt sich maßgeblich mit dem Personaleinsatz, der Teamleitung und der Gestaltung sozialer Prozesse
- die instrumentelle Dimension. Ihre Aufgabe ist es, Instrumente und Techniken festzulegen. (vgl BWI Leitfaden, S.1.2)

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