Dokumentation betrieblicher Informationssysteme

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1 Hintergrund und Überblick

2 Dokumentenmanagement
2.1 Begriffsabgrenzung
2.2 Dokumente im Wissensmanagement
2.2.1 Wissensmanagement
2.2.2 Dokumente und Wissen
2.3 Entwicklung der Dokumentenverwaltung
2.4 Dokumentenmanagementsysteme
2.4.1 Einordnung
2.4.2 Ziele und Nutzen
2.4.3 Dokumente
2.4.4 Aufbau
2.4.5 Funktionen
2.5 Einführungsprojekte
2.5.1 Phasenmodell
2.5.2 Randbedingungen
2.5.3 Risiken

3 Dokumentation
3.1 Dokumentation technischer Systeme
3.2 Dokumentation betrieblicher Informationssysteme

4 Dokumentationsrichtlinie
4.1 Aufgabe
4.2 Einordnung
4.3 Besonderheiten
4.4 Ziele
4.5 Ist-Analyse
4.5.1 Systemlandschaft
4.5.2 Befragung
4.5.3 Auswertung
4.5.4 Prozesse
4.6 Dokumentationskonzept
4.6.1 Allgemeine Inhalte
4.6.2 Sichtenkonzept
4.6.3 Verbindung der Sichten
4.6.4 Dokumentationsarten
4.6.5 Inhaltliche Festlegungen
4.6.6 Dokumentenstatus
4.7 Konzeptumsetzung
4.7.1 Der SAP Solution Manager
4.7.2 Dokumentation im SAP Solution Manager
4.7.3 Grundlegende Konzeptumsetzung
4.7.4 Strukturdefinition
4.7.5 Inhaltsbezogene Vorgaben
4.7.6 Statuswertschema und Berechtigungen
4.8 Migration bestehender Dokumentation

5 Ergebnisse und Ausblick

Glossar

Anhang

Literaturverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Beziehung des Dokumentenmanagements zu anderen Fachgebieten

Abbildung 2: Gliederung betriebswirtschaftlicher Anwendungssysteme

Abbildung 3: Verhältnis von Präzision zur Trefferquote

Abbildung 4: Komponenten eines Dokumentenmanagementsystems

Abbildung 5: Projektphasen eines Softwareprojektes

Abbildung 6: Organisationsstruktur der Siemens AG

Abbildung 7: Systemlandschaft bei Siemens PG

Abbildung 8: Dominanz des Dateisystems zur Ablage der Dokumentation

Abbildung 9: Anzahl funktional strukturierter Dokumentationsverfahren

Abbildung 10: Sichtenkonzept

Abbildung 11: Schemadarstellung Verknüpfungskonzept

Abbildung 12: Antizipierte Verwendung der Dokumentationsarten nach Sichten

Abbildung 13: Statuswertschema

Abbildung 14: Darstellung der Funktionalität des SAP Solution Manager

Abbildung 15: Prinzip der strukturunabhängigen Ablage

Abbildung 16: Auswahlebenen für Stichwörter und Dokumentationsarten

1 Hintergrund und Überblick

Diese Diplomarbeit zum Abschluss des Studiums der Wirtschaftsinformatik an der Technischen Universität Chemnitz entstand in Zusammenarbeit mit Siemens Power Generation. Das Thema ging aus einer aktuellen Problemstellung innerhalb der IT-Abteilung hervor, die im Zuge eines großen Migrationsprojektes die Dokumentation verschiedener Informationssysteme des Herstellers SAP vereinheitlichen möchte. Da es sich vorrangig um betriebliche Informationssysteme handelt, sind betriebswirtschaftliche und informationstechnische Kenntnisse hilfreich. Das Thema bietet sich daher besonders für den Abschluss eines Wirtschaftsinformatikstudiums an.

Die Arbeit gliedert sich in drei Teile. Etwas mehr als das erste Drittel der Arbeit widmet sich den theoretischen Grundlagen der beiden Themen Dokumenten- management und Dokumentation. Im zweiten Teil werden die gewonnenen Erkenntnisse zu einem Dokumentationskonzept verarbeitet. Dieser kreativ- theoretische Abschnitt umfasst ein reichliches Drittel und beginnt ab Kapitel 4 mit einer genauen Untersuchung der Aufgabe und einer umfangreichen Ist- Analyse, bevor in Kapitel 4.6 das eigentliche Dokumentationskonzept erarbeitet wird. Mit ungefähr einem Sechstel der Arbeit bildet die Beschreibung der praktischen Umsetzung ab Kapitel 4.7 den kleinsten Teil, bevor zum Abschluss die Ergebnisse und ein Ausblick präsentiert werden. Neben der Diplomarbeit selbst entstanden viele weitere Dokumente zur Lösung der Aufgabe. Ein kleiner Ausschnitt dieser Dokumente befindet sich im Anhang, auf den an passenden Stellen verwiesen wird.

Die verwendete Literatur entstammt aus verschiedenen angrenzenden Disziplinen, wodurch oft nur wenige Abschnitte eines Werkes relevant waren. Die Auswahl an spezifischer Literatur zum Thema Dokumentation betrieblicher Informationssysteme während der aktiven Nutzung ist beschränkt. Umfangreiche Werke findet man zu den Themen Softwaredokumentation während der Entwicklung, Dokumentenmanagement und Projektdokumentation. Nur durch Kombination dieser Werke konnten die notwendigen Grundlagen erarbeitet werden.

2 Dokumentenmanagement

2.1 Begriffsabgrenzung

Dokumentenmanagement ist ein Begriff der modernen Wirtschaftsinformatik und hat keine einheitliche Definition. Gründe dafür sind das Fehlen einer zentralen, allseits anerkannten Organisation zur Definition der Begriffe und die Veränderung des Begriffsverständnisses im Laufe der Zeit.

Ohne den Anspruch auf eine allgemeine Gültigkeit zu erheben, wird Dokumentenmanagement im Rahmen dieser Arbeit als die Schaffung, Bearbeitung, Steuerung, Verfolgung und Aufbewahrung von Dokumenten über deren gesamten Existenzzeitraum definiert. Theoretische Ausarbeitungen zum Dokumentenmanagement beziehen sich dabei oft nur auf die Dokumente selbst, nicht aber auf deren Inhalt. Das soll an dieser Stelle anders gehandhabt werden. Dokumente und deren Inhalt werden als Einheit gesehen.

Zum Begriff des Dokuments genügt vorerst die weite Definition als Objekt, welches zusammenhängende Informationen trägt. Eine engere Fassung des Begriffs erfolgt im Kapitel 2.4.3 Dokumente, dann aus Sicht der Dokumenten managementsysteme¹. DMS sind eine Klasse von Anwendungssystemen, die mit ihren Funktionen das Dokumentationsmanagement ganzheitlich unterstützen.

In Abgrenzung zur Archivierung enthält die Definition des Dokumenten- managements den Bezug auf den gesamten Lebenszyklus des Dokuments. Archivsysteme bilden zumeist nur die letzte Station vor der Entsorgung des Dokuments. Ein klassisches Archiv nimmt Dokumente also erst dann auf, wenn diese nicht mehr regelmäßig benötigt werden. Dieser Umstand führt zur Spezialisierung der Archive auf die Aufnahme großer Dokumentenmengen bei nur vereinzelter Extraktion.

Im betriebswirtschaftlichen Umfeld gilt das ganz besonders. Hier bestimmen vor allem gesetzliche Regelungen die Aufbewahrungsdauer eines Dokuments. Ein frühzeitiges Aussortieren veralteter und nicht mehr benötigter Einträge darf nicht erfolgen, Unternehmensarchive beinhalten somit eine große Anzahl an Dokumenten, die im Normalfall nicht wieder gebraucht werden. Viele Archive stünden deshalb vor einem Performanzproblem, müssten sie auch nur ein Prozent der enthaltenen Dokumente innerhalb eines Tages ausgeben.

Im Gegensatz dazu zielen DMS darauf ab, Dokumente zu einem möglichst frühen Zeitpunkt aufzunehmen und sie dann bis zur Vernichtung zu begleiten. Dabei ist die Ausgabe bzw. Anzeige des Dokumentes im Gegensatz zum Archiv eine der am häufigsten durchgeführten Aktionen.

Die Frage, ob Dokumentenmanagement den Begriff der Archivierung komplett einschließt, bleibt umstritten. Je nach Auslegung umfasst der Begriff der Archivierung mehr als nur die Organisation der Ablage und Herausgabe von

Dokumenten. Beispielsweise werden bauliche Aspekte, wie Einbruchssicherheit und Feuerschutz, oft der Archivierung, nicht aber dem Dokumentenmanagement zugeordnet, womit die Begriffe nur eine Schnittmenge besitzen, keiner der Begriffe aber eine Untermenge des anderen bildet.

Unabhängig von dieser akademischen Diskussion können bei der technischen Umsetzung Archivsysteme eine Komponente eines DMS bilden. In einem solchen Fall wird die Archivfunktionalität eingeschlossen und durch Funktionen für den aktiven Teil des Dokumentenlebens erweitert.

Konträr zur Archivierung ist das Verhältnis des Dokumentenmanagements zum Workflowmanagement. Workflowsysteme können, je nach Einsatzgebiet, sämtliche Funktionen eines DMS enthalten. DMS der klassischen Art unterstützen nur die Arbeitsabläufe in direktem Zusammenhang mit Dokumenten. Eine explizite Abbildung der Prozesse ist dabei nicht erforderlich. Workflowsysteme hingegen stellen diese explizite Abbildung von Prozessen in den Mittelpunkt, dies kann ebenfalls die Gesamtheit der dokumentenbezogenen Prozesse betreffen.

Die Prozesse im direkten Zusammenhang mit Dokumenten werden beim Workflowmanagement mit Prozessen aus anderen Bereichen verbunden. Diese Verbindung fällt dabei in den klassischen ÄDokumentenverarbeitungsfabriken“², wie Banken und Versicherungen, noch weniger ins Gewicht als beispielsweise im Anlagenbau. In dieser Branche gilt es, dokumentenbasierte und nicht- dokumentenbasierte Arbeitsabläufe sinnvoll miteinander zu verbinden.

Das Schlagwort Enterprise Content Management erhebt ebenfalls den Anspruch, das Dokumentenmanagement komplett zu umfassen.³ Die Definition des AIIM beschränkt sich dabei auf Technologien. In Erweiterung zum Dokumenten- management ist die Erfassung von Informationen ohne Beschränkung von deren Form, also der Hinweis auf Dokumente, enthalten. Es wird dabei ein wesentlich stärkerer Fokus auf den Inhalt und dessen Publikation in verschiedenen Medien gelegt. Dokumente als Informationsträger treten dabei in den Hintergrund. Sie bilden nur eines von vielen Medien, in denen die verwalteten Informationen auftauchen können.

Insgesamt ist eine scharfe Abgrenzung der einzelnen Begriffe schwierig. Selbst konkrete Softwareprodukte haben trotz überschaubarer Änderungen der Funktionen einen Wechsel der Bezeichnung mit dem Versionswechsel erlebt. Da werden aus DMS in der nächsten Version schon ECM-Systeme oder Wissensmanagementsysteme. Ganz entsprechend des aktuellen Zeitgeschmacks existiert aber auch die Gegenrichtung. So haben Hersteller die Bezeichnung ihrer Systeme ohne Verlust von Funktionalität von Wissensmanagementsystemen zu Dokumentenmanagementsystemen geändert.⁴

Abbildung 1 zeigt eine mögliche grafische Darstellung zu den Beziehungen der einzelnen Begriffe zueinander.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Beziehung des Dokumentenmanagements zu anderen Fachgebieten⁵

Im Bild fokussiert das Dokumentenmanagement auf den dynamischen Teil des Dokumentenlebenszyklus und streift dabei die Fachgebiete Workflow- management und Archivierung. Auf Grund der angedeuteten Form ergibt sich eine noch stärkere Überlappung des Dokumentenmanagements mit dem Content Management.

Ganz im Vordergrund der Abbildung ist das Wissensmanagement platziert. Der besonderen Beziehung des Dokumentenmanagements zum Wissensmanagement wird im folgenden Kapitel Rechnung getragen.

2.2 Dokumente im Wissensmanagement

2.2.1 Wissensmanagement

In der englischsprachigen Literatur tritt Knowledge Management bereits in den achtziger Jahren auf. Anfänglich im Zusammenhang mit künstlicher Intelligenz verwendet, setzte sich der Begriff im betriebswirtschaftlichen Umfeld erst in der zweiten Hälfte der neunziger Jahre durch. Der Durchbruch begann 1996 mit einem starken Ansteigen an Publikationen zu diesem Thema.⁶ Das Verständnis des Begriffs Wissensmanagement änderte sich mit der Zeit und ist von Autor zu Autor verschieden. Um eine aktuelle Definition zu erhalten, lohnt sich die Referenz auf eine öffentlich bearbeitbare Quelle. Nach Wikipedia ist das Wissensmanagement ein Teil der Managementlehre, der auf den Aufbau und die Nutzung von Wissen in Organisationen abzielt.⁷

Die Wirtschaftswissenschaften sehen Wissen neben Land, Arbeit und Kapital als neuen Produktionsfaktor. Dementsprechend hoch ist die Bedeutung des Wissens in einer wirtschaftlich tätigen Organisation. Um diesen Produktionsfaktor zu vermehren, muss das Lernen einer Organisation durch geeignete Maßnahmen gefördert und damit verbundene soziale Hürden überwunden werden.⁸

Wissen steht dabei für Kenntnisse und Fähigkeiten von Menschen und Organisationen für die Lösung von Problemen.⁹ Michael Polanyi klassifizierte Wissen bereits in den fünfziger Jahren des zwanzigsten Jahrhundert in seinem Werk The tacit dimension nach seinen Erscheinungsformen in implizites und explizites Wissen. Explizites Wissen ist dieser Klassifikation zufolge artikulierbar, es kann also von einem Menschen ausgesprochen, niedergeschrieben oder formalisiert werden. Implizites Wissen bezeichnet im Gegensatz dazu die Fähigkeiten eines Menschen, die nicht ohne weiteres weitergegeben werden können. Dazu zählen vor allem methodische Kompetenzen.¹⁰

Nonaka und Takeuchi übernahmen diese Einteilung rund vierzig Jahre später und identifizierten vier Phasen der Wissensschaffung. Damit erschufen die beiden japanischen Professoren das nach den Phasen benannten SECI-Modell. Vorhandenes Wissen wird in jeder Phase zu neuem Wissen der gleichen oder anderen Form spiralartig kumuliert. Die Phase der Sozialisation schafft aus implizitem Wissen neues implizites Wissen. Externalisierung bringt implizites Wissen in eine explizite Form. Durch Kombination wird dieses explizite Wissen zu neuem expliziten Wissen verbreitet und vermehrt, bevor es in der Phase der Internalisierung durch Menschen zu impliziten Wissen verarbeitet wird.¹¹

Probst identifizierte die sechs Kernprozesse des Wissensmanagements Wissens- identifikation, -erwerb, -entwicklung, -verteilung, -nutzung und -bewahrung.¹² Aus Sicht der Informationstechnologie gilt es, diese Prozesse durch Technik zuunterstützen oder vollständig abzubilden. Die direkte Unterstützung ist in der Regel nur auf explizites Wissen beschränkt. Der Umgang mit implizitem Wissen gestaltet sich aus informationstechnischer Sicht schwierig. Versuche, implizites Wissen mit Hilfe künstlicher Intelligenz abzubilden, sind im Wissensmanagementumfeld bisher kaum von Bedeutung. Immerhin kann durch Technologieeinsatz eine Verbesserung von Kommunikation und Lernen erreicht und dadurch die Schaffung von neuem Wissen angeregt werden.

Praktiker sehen das Wissensmanagement oft kritisch. Die Proklamation der Wissensfokussierung sei in Unternehmen ein reines Mundbekenntnis. Belegen lässt sich diese Aussage durch verschiedene Studien. Bei einer Befragung von Managern gaben 80 Prozent an, Wissensmanagement habe bei Ihnen eine hohe Priorität, jedoch arbeiten nur 30 Prozent an dessen Umsetzung.¹³ Wird eine Umsetzung dann doch in Angriff genommen, sind es oft reine IT-Projekte mit fehlender organisatorischer Integration.¹⁴

Noch gewaltiger klafft der Unterschied zwischen Theorie und Praxis laut einer anderen Studie auseinander. Demzufolge sind neunzehn von zwanzig Führungskräften an Wissensmanagement interessiert. Trotzdem behandeln nur fünf Prozent der befragten kleinen und mittleren Unternehmen das Thema Wissensmanagement in ihrer Weiterbildung.¹⁵

Sogar das Wissensmanagement an sich steht in der Kritik. Der Vorwurf lautet, die Beraterbranche nutze diesen Begriff gewinnbringend für sich selbst und nicht für ihre Kunden.¹⁶ Damit reihe sich das Wissensmanagement in eine Folge von ÄManagementmarotten“ ein, die genauso schnell verschwinden, wie sie gekommen sind.¹⁷ Zumindest in der englischsprachigen Literatur ist ein Aussterben des Begriffes jedoch bisher nicht zu erkennen.¹⁸

Tatsächlich brachte der schnelle Erfolg des Wortes Wissensmanagement eine Verwendung für sehr unterschiedliche Bereiche mit sich. Begriffe wie Weiterbildung, Datenverwaltung, Vorschlagswesen, aber auch Dokumentenmanagement wurden an einigen Stellen durch Wissensmanagement ersetzt, um die dazugehörigen Produkte besser vermarkten zu können.¹⁹

2.2.2 Dokumente und Wissen

Dokumente können Wissen enthalten. Es kann sich dabei nur um explizites Wissen handeln, da implizites Wissen eben nicht artikulierbar ist. Für das Wissensmanagement sind Dokumente eine unter vielen Formen, in denen Wissen auftritt. Der Theorie zufolge können Dokumente damit als Wissensobjekte bezeichnet werden.²⁰

Dokumente lassen sich in der Wissensspirale des SECI-Modells verschiedenen Phasen zuordnen. Vor allem treten Dokumente in der Phase der Kombination in Erscheinung. Das Lesen, Nutzen und Fortschreiben von Dokumenten lässt neues explizites Wissen in Form neuer Dokumente entstehen. Zusätzlich kann bei der Erstellung von Dokumenten eine Externalisierung von implizitem Wissen stattfinden.²¹

In den sechs Kernprozessen des Wissensmanagement nach Probst dienen Dokumente vorrangig der Wissensverteilung und -bewahrung. Die Verteilung gestaltet sich besonders bei digitalen Formaten unkompliziert. Diese lassen sich einfach kopieren und über Netzwerke in sekundenschnelle über den gesamten Erdball verteilen. In Unternehmen sind es oft Handbücher, Richtlinien und Lehrmaterialien, die in Dokumentenform abgelegt sind.²²

Für die Bewahrung von Wissen bieten sich Dokumente aus zwei Gründen an. Erstens entstehen im täglichen Betrieb bereits diverse Dokumente, so zum Beispiel durch Protokollierung. Zum anderen können Dokumente schwach strukturierte Informationen enthalten, die sich nur schwer in Datenbanken speichern lassen.²³ Das Problem ist die Rückgewinnung von Wissen aus der Vielzahl an Dokumenten.

Dokumente sind eine in der Vergangenheit bereits viel beachtete Quelle für Wissen. Genau aus diesem Grund beschäftigt sich das theoretische Wissens- management heute zunehmend mit anderen Wissensformen. Dokumente bilden die sichtbare, leicht zu fassende Spitze des Eisbergs beim Wissen.²⁴ Vor allem in der Praxis bieten Dokumente jedoch weiterhin eine starke Grundlage für Wissensmanagement.

Aus technologischer Sicht kann Wissensmanagement als Oberbegriff für eine Menge von unterstützenden Systemen stehen. Aus diesem Blickwinkel bilden DMS einen Teil eines solchen Systems. Als konsequente Fortführung dieser Sichtweise, kombiniert mit der Sicht auf Dokumente als Grundlage für Wissen, existiert bereits eine Architektur für ein Wissensmanagementsystem, welches den Inhalt von Dokumenten nutzt. Es wird dabei zwischen zwei Unterräumen (Subspaces) unterschieden. Der Wissensunterraum speichert das im Wissensmanagementsystem gespeicherte Wissen. Der Dokumentenunterraum wird als Entwicklungsgrundlage für das gespeicherte Wissen genutzt. Dokumente dienen danach als Rechtfertigung (Justification) des Wissens.²⁵

2.3 Entwicklung der Dokumentenverwaltung

Dokumentenmanagement in Unternehmen ist nur unter diesem Namen ein neues Thema. Schon in den sechziger Jahren wurden Dokumente in Unternehmen technisch gestützt aufbewahrt. Die zentrale Aufgabe war die Lagerung und Suche, um beispielsweise doppelte Forschungsarbeit zu verhindern. Als technische Hilfsmittel wurden zu dieser Zeit neben Lochkarten auch schon Computer mit nichtmechanischen Speichern eingesetzt. Die Suche basierte damals wie heute auf Deskriptoren. Die Lagerung der Dokumente erfolgte physisch als Papier oder auf Mikrofilmen. Das Ergebnis einer Suchanfrage war der Aufbewahrungsort des Dokuments.²⁶

Die Entwicklung hin zu einem Dokumentenmanagement nach der heutigen Definition wurde durch Verbesserungen der Technologie möglich. Getriebenvon der Idee, ein papierloses Büro zu schaffen, wurden Dokumente digitalisiert und in elektronischer Form verteilt. Hier beginnt die technische Abbildung des aktiven Teils des Dokumentenlebenszyklus. Als Vorreiter begannen vor allem Banken und Versicherungen bereits in den achtziger Jahren mit dem Einsatz dieser echten DMS.

In den neunziger Jahren fanden diese noch sehr aufwendigen und teuren Systeme eine Verbreitung innerhalb von Großunternehmen. Der wachsende Markt ließ die Zahl der Anbieter stark ansteigen. Zu große Hoffnungen und ein übertriebener Technikeinsatz führten jedoch selten zur Verwirklichung der ehrgeizigen Ziele.²⁷

Mit der Zeit entwickelten sich DMS weiter und bieten heute Funktionen, die über die Verwaltung von Dokumenten hinausgehen. Im Gegenzug erweiterten andere betriebswirtschaftliche Anwendungen ihren Funktionsumfang um den Bereich Dokumentenmanagement, was zu einer starken Konkurrenz führte. Schon im Jahr 2000 waren dann die Grenzen zwischen Dokumenten- management, Workflowmanagement und anderen Gebieten praktisch aufgelöst.²⁸

Trotz guter Wachstumsprognosen folgte eine starke Abnahme der Anbieterzahl. Das Überangebot, die steigenden Anforderungen und die starke Konkurrenz durch Fremdsysteme mit Dokumentenmanagementfunktionen ließ vor allem kleine Anbieter verschwinden.²⁹

Das prognostizierte Wachstum fand ungeachtet dessen statt. Davon profitieren konnten vorrangig große Anbieter mit der Kapazität zur Erweiterung ihrer Lösungen. Nur so besitzt ein Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil gegenüber den fachfremden Anbietern, welche die Kernfunktionen des Dokumentenmanagements in ihre Anwendung integrieren.³⁰

Eine neue Entwicklung im Bereich der Dokumente sind elektronische Unterschriften. Deutschland war 1997 mit dem digitalen Signaturgesetz ein Vorreiter auf diesem Gebiet. Wegen rechtlicher Bedenken und umfangreicher Anforderungen setzten allerdings nur wenige Unternehmen die neuen Regelungen um. Die juristische Situation hat sich mit der Neufassung im Jahr 2001 zwar gebessert,³¹ eine breite Nutzung der Möglichkeiten lässt aber weiter auf sich warten. Besonders elektronisch abgewickelte Geschäfte profitieren derzeit von der rechtlichen Gleichstellung digitaler Unterschriften.³² Heutige DMS unterstützen diese bereits vielfach.

Insgesamt ist der Markt für DMS heute für den Kunden besser denn je. Das Marktangebot ist breit und bietet auch Raum für Sonderwünsche. Einfache DMS sind im Preis stark gesunken und damit auch für mittelständische Unternehmen interessant. Wichtig ist die Auswahl des richtigen Anbieters, denn die Bindung an ein DMS kann eine strategische Entscheidung sein. Auf Grund der Entwicklung hin zur Integration von Dokumentenmanagementfunktionen in andere Anwendungssysteme geht die Nachfrage nach DMS stellenweise zurück.

Viele Unternehmen sind mit den angebotenen Funktionen anderer Applikationen zufrieden und benötigen kein zusätzliches DMS.

2.4 Dokumentenmanagementsysteme

2.4.1 Einordnung

Dokumentenmanagementsysteme lassen sich in die Gruppe der betriebswirtschaftlichen Anwendungssysteme einordnen. Abbildung 2 zeigt die Einordnung der DMS nach Stahlknecht und Hasenkamp.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Gliederung betriebswirtschaftlicher Anwendungssysteme³³

Die Einordnung der DMS als Bürosysteme bleibt im Kern auch vor dem Hintergrund aktueller Entwicklungen gültig. Allein der Begriff Anwendungs- system darf nicht zu eng gesehen werden. Mit dem Aufweichen der Grenzen von DMS zu anderen Applikationen kann auch eine scharfe Trennung in einzelne Systeme nicht mehr erfolgen. Es handelt sich also nicht unbedingt umabgeschlossene Systeme, sondern um eine Sammlung von Funktionen, die sich dem Dokumentenmanagement zuordnen lassen. Im englischen Sprachraum hat sich hierfür der Begriff Document Related Technologies durchgesetzt.

Für den Umgang mit DMS gibt es keine spezielle Ausbildung, die Einordnung nach diesem Kriterium gestaltet sich demnach schwierig. Die meisten Experten haben verschiedene Ausbildungen im IT-Bereich. Dazu kommen viele ausgebildeten Archivare und Bibliothekare. Auf internationaler Ebene stellt die Computer Technology Industry Association (CompTIA) das Zertifikat Certified Document Imaging Architech (CDIA+) für Berater zu den Themen elektronische Archivierung, Dokumenten- und Contentmanagement aus, doch nur ein kleiner Teil der Experten besitzt dieses Zertifikat.

2.4.2 Ziele und Nutzen

Die klassischen Ziele bei der Einführung eines DMS sind die Reduktion der Liege- und Transportzeit durch die Einführung einer elektronischen Version eines Dokuments. Daneben verbessert sich die Verfügbarkeit, weil ein Dokument auch während seiner Bearbeitung von anderen gelesen werden kann.³⁴ Mit einem vollwertigen Archiv lassen sich zusätzliche Ziele wie die revisionssichere Ablage großer Mengen von Dokumenten über einen Zeitraum von mehreren Jahrzehnten³⁵ realisieren. Damit löst das DMS ein teures Papier- archiv ab.³⁶ Je nach Ausführung und Komponenten können eine Vielzahl weiterer Ziele genannt werden. Die wichtigsten sind für Europa in einer Norm festgehalten:

ÄDer potentielle Nutzen [elektronischer Dokumenten managementsysteme] umfasst:

- effiziente Suche und Beschaffung bestimmter Dokumente; - schnelle und direkte Weitergabe von Änderungen; - automatische Arbeitsabläufe;
- Erstellung von Sammeldokumenten zu sachbezogenen Informationen;
- Reduzierter Verwaltungsaufwand durch Integration von Dokumentenerstellung und -management;
- Zugriff auf Erkenntnisse aus früheren Projekten und aus allgemein verfügbaren Quellen der Industrie;
- Unterstützung von Datenaustausch und Data Sharing; - Förderung der Zusammenarbeit im Engineering“³⁷

2.4.3 Dokumente

Die intuitive Vorstellung eines Dokuments ist ein mit Buchstaben bedrucktes Papier mit wichtigem Inhalt. Dieser eng gefasste Dokumentenbegriff soll im Folgenden erweitert werden. Dokumente speichern ihren Inhalt nicht mehr nur auf Papier. Neben der relativ neuen elektronischen Form setzen Archive seit Jahrzehnten Mikrofilme ein.³⁸

Eine zweite Erweiterung des Dokumentenbegriffs betrifft die Form der Informationen. Neben Schrift sind Bild-, Audio- und Videoaufzeichnungen ebenfalls Träger von Information. Diese Formen spielen beim Dokumenten- management bisher nur in Spezialanwendungen eine Rolle. Der übergroße Anteil der DMS behandelt weiterhin Schriftstücke, deswegen konzentriert sich die vorliegende Arbeit auch auf diese und behandelt keine Alternativen.

Dokumente haben eine Informations- und Nachweisfunktion. Bei der Informationsfunktion werden Inhalte vom Autor niedergeschrieben und vom Leser aufgenommen. Unterschieden wird hierbei noch nach der Zeit zwischen Erstellung und Nutzung des Dokuments. Geschieht beides ohne großen Zeitverzug hintereinander, wird von reiner Informationsverteilung gesprochen, bei zeitlicher Verzögerung handelt es sich nebenbei auch um Informations- bewahrung. Eine reine Informationskonservierung liegt dann vor, wenn Autor und Leser die selbe Person sind.

Der Erfüllung der Nachweisfunktion dienen Dokumente, indem sie Fakten zur nachträglichen Revision festhalten. Der Inhalt ist dann zumeist bekannt, im Vordergrund steht hier das Vorhandensein des Dokuments. Zum Schutz gegen Fälschung sind Dokumente mit Nachweisfunktion oft mit Signaturen versehen.

Elektronische Dokumente unterscheidet die Fachliteratur unter anderem nach der Art der gespeicherten Informationen in NCI- und CI-Dokumente. Nichtcodierte Informationen (NCI) machen eine elektronische Verarbeitung des Inhalts unmöglich. Es handelt sich dabei meist um Papierdokumente, die bildpunktweise gespeichert werden. Die Bedeutung der einzelnen Punkte als Teile von Zeichen geht dabei verloren. Der Vorteil von NCI-Dokumenten gegenüber der Papierform beschränkt sich auf eine schnelle Weitergabe, eine erhöhte Verfügbarkeit und eine Platz sparende Archivierung. Außerdem können anhand der nichtcodierten Informationen optisch identische Kopien des Originals ohne großen Aufwand erstellt werden.

CI-Dokumente codieren den Inhalt eines Dokuments, das heißt, einzelne Zeichen werden als solche digital repräsentiert und gespeichert. Häufige Vertreter sind Dateien einer Textverarbeitung mit den Endungen wie txt oder doc. Derartige Dokumente lassen sich gut elektronisch bearbeiten. Ein Problem kann die optisch exakt gleiche Ausgabe auf verschiedenen Computern sein. Nur die Wahl eines geeigneten Formats beugt Problemen wie fehlenden Schriftarten oder Missinterpretation von Layoutinformationen vor.

Die Formen CI und NCI lassen sich ineinander überführen. CI-Dokumente können ohne weiteres als Bilddatei gespeichert werden. Einige Textverarbeitungsprogramme verfügen von Hause aus über die entsprechende Funktion. Ist das nicht der Fall, kommt eine spezielle Konvertierungssoftware oder die technisch wenig versierte und doch angewandte Methode des Ausdruckens und darauf folgendem Scannen zum Einsatz.

Der Weg vom NCI- zum CI-Dokument ist ungleich schwieriger. Texte lassen sich mit Software zur Texterkennung³⁹ in CI-Dokumente überführen. Das Problem bleiben die fehlerbehafteten Erkennungsalgorithmen sowie die Abstraktion und Übertragung des Layouts. Bei gescannten Bildern werden Vektorisierungs- und Bilderkennungsprogramme eingesetzt. Diese versuchen anhand der Bildpunkte Linien, geometrische Figuren und komplizierte Objekte zu erkennen. Vollständig ausgereift sind auch deren Algorithmen nicht.⁴⁰

Die Änderung der Form eines Dokumentes ist aus juristischer Sicht immer schwierig. Selbst wenn die eingesetzte Unterschrift alle rechtlichen Vorgaben für eine qualifizierte Unterschrift erfüllt, kann deren Einsatz problematisch sein. Beim Einlesen von Papierdokumenten kann eine Veränderung zwischen dem

Scannvorgang und der Vergabe einer elektronischen Signatur nicht einfach ausgeschlossen werden.⁴¹ Selbiges gilt für den Wandel von CI- in NCIDokumente und umgekehrt. Eine Veränderung zwischen dem Zeitpunkt der Umwandlung und der Vergabe einer Signatur für das neu entstandene Dokument lässt sich nur schwer verhindern und nachweisen.

2.4.4 Aufbau

Der typische Aufbau von Dokumentenmanagementsystemen orientiert sich an den Phasen, die ein Dokument durchläuft. Nach der deutschen Norm zum Dokumentenmanagement ist eine Einteilung in die fünf Phasen Erstellung, Übernahme, aktive Nutzung, Archivierung und Löschung vorgesehen. Die meisten Komponenten eines DMS lassen sich problemlos diesen Phasen zuordnen.⁴²

Für die Dokumentenerstellung kommen in der Regel Büroanwendungen zum Einsatz. Diese haben nicht immer eine direkte Verbindung zum DMS. Noch seltener stellt das DMS selbst eine eigene Komponente zur Schaffung von Dokumenten zur Verfügung. Ein Beispiel für eine gelungene Integration von fremder Software in das DMS ist die von Microsoftprodukten in den SAP Solution Manager. Beim Betrieb des Solution Managers wird zur Erstellung und Bearbeitung ein Teil des aktiven Fensters mit der bekannten Oberfläche eines MS Word oder PowerPoint gefüllt. Die nutzbaren Funktionen sind dabei nach dem Einsatzzweck beschränkt.

Wird die erste Phase nicht ausschließlich im DMS abgewickelt, muss eine Übernahme von bereits vorhandenen Dokumenten möglich sein. Bei Papier-dokumenten sind dies Scanner. Sie erzeugen die für ein DMS lesbare Form. Mittlerweile wird bei der dazugehörigen Software ebenfalls zunehmend auf die Integration von Fremdsoftware anstelle von Eigenentwicklungen des DMS- Anbieters gesetzt. Sollen die Scannerinformationen als codierte Informationen weiter verarbeitet werden, ist dafür die passende Software notwendig. Sind die Dokumente bereits als Dateien vorhanden, reicht ein Hochladen dieser in das DMS.

Ebenfalls in die Phase der Übernahme gehört die Einordnung des neuen Objekts. Metadaten, also Informationen über das Dokument, spielen hier die wichtigste Rolle. Sie müssen erstellt und gespeichert werden.

Nach der Übernahme befindet sich das Dokument in der Ablage. Technisch gibt es hier große Unterschiede. Traditionell ist die Ablage in einer Datenbank. Hier werden die Dokumente zumeist getrennt von ihren Metadaten aufbewahrt und gemäß den Prinzipien einer relationalen Ablagestruktur verbunden. Bei großen Dokumenten lohnt sich die getrennte Aufbewahrung in darauf spezialisierten Dateiservern. Wenn keine Datenbank genutzt werden soll, kann das Dateisystem des Betriebssystems genutzt werden. Ein DMS kann seine eigene interne Strukturierung auf das Dateisystem übertragen. In diesem Fall wird indirekt über das DMS auf die einzelnen Dateien zugegriffen. Welche Informationen in welcher Datei gehalten werden, muss dabei nicht erkennbar sein. Eine relativ neue Möglichkeit ist die direkte Nutzung des Dateisystems. Hier wird die Dokumentenmanagementfunktionalität in das Betriebssystem integriert. Der Vorteil liegt in der gewohnten Nutzung des Dateisystems über die verschiedensten Anwendungen hinweg.⁴³

Ist ein Dokument im DMS abgelegt, beginnt die aktive Phase der Bearbeitung. Es werden Komponenten für die Workflowunterstützung oder eine Anbindung an ein Workflowmanagementsystem benötigt. Zusätzlich kommen Bausteine wie Editoren, Signatursoftware, Indexserver für die Volltextsuche, eine Nutzer- verwaltung mit einem Berechtigungssystem und Komponenten für die Ausgabe zum Einsatz.⁴⁴

Die Suche von Dokumenten spielt sowohl in der Phase der aktiven Bearbeitung als auch nach der Archivierung eine entscheidende Rolle in einem DMS. Die zugehörigen Bausteine für diese Aufgabe heißen Retrieval-Komponenten. Diese werden anhand zweier grundlegender Suchstrategien unterschieden.

Als Browsen wird der Versuch bezeichnet, relevante Objekte anhand von Verbindungen zu finden. So hangelt sich der Anwender beispielsweise in einem Dateisystem durch die Verzeichnisse bis zum gewünschten Dokument. In einer Bibliothek kann sich der interessierte Leser in die richtige Abteilung begeben und die einzelnen Regale durchsuchen, welche thematisch geordnet sind. Im Internet folgt der Surfer den einzelnen Links, bis die aktuelle Seite die gewünschten Informationen enthält. Jedes dieser drei Beispiele illustriert die Suche durch Browsen. Dabei fallen noch zwei Unterarten des Browsen auf. Im Dateisystem und einer Bibliothek wird in einer Hierarchie deduktiv gesucht. Im Internet gibt es eine solche Ordnung nicht, hier wird von Punkt zu Punkt gesprungen.

Neben dem Browsen gibt es das Suchen durch Anfragen (auch Quering). Hier ist die Wissenschaft des Information Retrieval eigentlich zu Hause. Sie beschäftigt sich mit dem Finden relevanter Objekte in einer strukturierten Sammlung unstrukturierter Daten.⁴⁵ Die behandelten Objekte sind dabei Textdokumente.⁴⁶

Bei einer Anfrage werden Dokumente in der Regel anhand von Schlüsselwörtern identifiziert. Die Anfrage besteht deshalb aus einer Ansammlung von Wörtern, ähnlich der Anwendung einer Suchmaschine im Internet. Dabei zielen die Algorithmen auf eine hohe Präzision bei gleichzeitig hoher Trefferquote ab. Präzision errechnet sich aus dem Verhältnis der Anzahl gefundener relevanter Dokumente zu der Anzahl aller gefundenen Dokumente. Eine Suche mit zehn Treffern, von denen drei offensichtlich nichts mit dem gesuchten Thema zu tun haben, ergibt eine Präzision von 70 Prozent.

Die Trefferquote lässt sich dagegen kaum bestimmen. Sie misst die Vollständigkeit der Suchergebnisse als Quotient aus der Anzahl gefundener relevanter Dokumente durch die Gesamtzahl relevanter Dokumente in der Datenbasis. Enthält die Datenbasis zum Beispiel zehn für die Suche relevante Dokumente und nur sechs werden gefunden, ergibt sich eine Trefferquote von 60 Prozent. Die Bestimmung der Gesamtanzahl relevanter Dokumente ist jedoch nur in Testfällen möglich. Könnte ein Algorithmus alle relevanten Dokumente aus einer Datenbasis immer verlässlich ermitteln, wäre dieses Verfahren die Ideallösung für die Suche.

In der Praxis erreichen Information Retrieval Systeme in der Regel ein Verhältnis von Präzision und Trefferquote gemäß Abbildung 3.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: Verhältnis von Präzision zur Trefferquote⁴⁷

Ausgehend vom Idealzustand lässt sich nur ein Kompromiss zwischen Präzision und Trefferquote erreichen. Klassifiziert ein Retrieval-System Dokumente schon beim kleinsten Verdacht als relevant, ist die Chance hoch, dass alle relevanten Dokumente gefunden werden und sich daraus eine hohe Trefferquote ergibt. Das Problem ist in einem solchen Fall die große Anzahl an falsch klassifizierten Dokumenten, die die Präzision sinken lassen. Je nach Anwendung muss der Schwerpunkt auf eine der beiden Größen gelegt werden.

Nach dem aktiven Teil des Dokumentenlebens macht es die Archivierung über mehrere Jahre erforderlich, dass die Dokumente vor ihrer Einlagerung in ein langlebiges Datenformat überführt werden. Im elektronischen Archiv werden die digitalen Daten dann langfristig aufbewahrt. Verschiedene Datenträgersysteme sind magnetische Bänder oder Platten sowie optische Speichermedien wie CD, DVD oder WORM.

Ist die Aufbewahrungsfrist für ein Dokument abgelaufen, wird es gelöscht. Bei der Speicherung auf nur einmal beschreibbaren Medien können die Datenträger physisch vernichten werden. Soll der Datenträger nochmals verwendet werden, wird für die unwiederbringliche Löschung eine entsprechende Software benötigt.

Abbildung 4 gibt einen Überblick über die behandelten Komponenten eines DMS. Ein DMS muss nicht jede Komponente beinhalten, zusätzlich sind Erweiterungen in jede beliebige Richtung möglich.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 4: Komponenten eines Dokumentenmanagementsystems

2.4.5 Funktionen

Seit der Verbreitung von DMS hat sich deren Funktionsumfang stark diversifiziert. Es sollen hier deshalb nur die wichtigsten Funktionen behandelt werden. Die Ordnung entspricht dabei weitestgehend dem Dokumentenlebenszyklus und den Komponenten, ähnlich dem vorherigen Kapitel.

Die Erstellung von Dokumenten kann ein DMS mit der Bereitstellung von Vorlagen effektiv unterstützen. Das funktioniert selbst dann, wenn keine Textverarbeitung integriert ist. Bei speziellen Anwendungen können DMS eigenständig enthaltene Dokumente mit Inhalt füllen. So können Messwerte vonanderen Anwendungen weitergeleitet werden, aus denen dann ein Dokument geschaffen wird. Klassische DMS besitzen solche Funktionen jedoch nicht.

Bei der Übernahme von Papierdokumenten kann eine Scannersteuerung im DMS enthalten sein. Außerdem sind hier Funktionen zum automatischen Zusammenfügen einzelner Seiten und ähnliches möglich. Ist ein Dokument dann in einer digitalen Form verfügbar, sorgen Funktionen für die Eingliederung in bestehende Strukturen. Anschließend werden verschiedene Metadaten zum Dokument erstellt. Dazu gehören Informationen wie Dokumentensprache, Autor, Art, Priorität, Gültigkeitsdauer und -bereich usw.

Besondere Metadaten sind der Status und die zugeordneten Stichwörter. Ein Statusschema, also eine vordefinierte Abfolge von Statuswerten, wird häufig mit weiteren Funktionen, z.B. einer Berechtigungsprüfung, verbunden. Die Stichwörter eines Dokuments bilden die Grundlage für die inhaltsbezogene Suche durch Abfragen. Die Auswahl sollte dementsprechend durchdacht sein. Zum einen gilt es zu überlegen, ob die Verstichwortung eine freie Wahl der Stichwörter gewährt oder eine vordefinierte Liste benutzt, um die Verwendung von Synonymen zu verhindern. Danach stellt sich die Frage, wer die passenden Stichwörter für ein konkretes Dokument auswählt. Soll dieser Vorgang manuell durch den Autor oder eine Fachkraft geschehen, ist das Ergebnis meist von hoher Qualität, aber entsprechend teuer. Nutzt ein Verstichwortungssystem die schnelleren, aber unzuverlässigeren computergestützten Indizierungsverfahren, sind Kosteneinsparungen zu Lasten der Qualität möglich. Zu beachten ist, dass Verfahren zur automatischen Verstichwortung in der Lage sein müssen, die Dokumente zu lesen. Diese müssen also in einem CI-Format vorliegen.

Ist ein Dokument mit seinen Metadaten erst einmal gespeichert, wird es bearbeitet. Ein Mitarbeiter muss dazu das Dokument lesen können, d.h. die Bildschirmdarstellung oder das Drucken muss möglich sein. Zum Lesen können Übersetzungsprogramme hilfreich sein. Zur Veränderung des Inhalts sind Funktionen einer Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation notwendig.

Über die Funktionen eines Berechtigungssystems können anhand des aktuellen Status oder anderer Kriterien Rechte zum Lesen, Schreiben und Löschen vergeben werden. Bei geschäftskritischen Dokumenten kann das sogar gesetzlich vorgeschrieben sein.

Anhand des Statusschemas kann der aktuelle Bearbeitungsstand innerhalb des Arbeitsablaufs abgelesen werden. Soll das DMS den gesamten Arbeitsablauf abbilden, handelt es sich um ein Workflowmanagementsystem. Hier werden Funktionen wie eine elektronische Arbeitsmappe benötigt, die vordefinierte Stationen abläuft. Zur Weiterleitung ist eine Schnittstelle zu einem Computer- netz notwendig. Häufig geschieht das über eine internetbasierte Portal- darstellung.

Erfordert ein gewisser Bearbeitungsschritt die Unterschrift einer Person oder eines Personenkreises, ist eine Funktion zum digitalen Signieren hilfreich. Verknüpft mit den Statuswerten kann bei Auftreten eines gewissen Status die Bearbeitung unterbrochen werden, eine Fortsetzung geschieht dann erst nach dem Leisten der entsprechenden Unterschrift.

Um die Veränderungen eines Dokuments während der Bearbeitung nachvoll- ziehbar zu machen, existiert eine Versionierung. Hierfür werden entweder die einzelnen Bearbeitungsschritte gespeichert oder verschiedene Versionen des Dokuments verfügbar gemacht. Unabhängig von der Realisierung sollten Informationen wie Zeit, Grund und Autor der Veränderung dokumentiert werden.

Für eine effiziente Suche ist eine Reihe von Funktionen notwendig. Suchen durch Browsen erfordert Verbindungen zwischen einzelnen Objekten. Dies kann wie beim Hypertext im Informationsobjekt selbst geschehen. Das heißt, ein Dokument beinhaltet selbst einen Verweis. Die andere Möglichkeit ist, dass Verweise auf andere Dokumente ein spezielles Metadatum eines Dokumentes bilden.

Sollen Strukturen angelegt werden, sind logische Objekte wie Verzeichnisse notwendig. Streng genommen handelt es sich bei der Zuordnung eines Dokuments zu einem logischen Objekt um nichts anderes als ein Metadatum. Die Ablage geschieht meist geschachtelt, das bedeutet, ein logisches Objekt kann Dokumente oder weitere logische Objekte enthalten. Darf einem logischen Objekt nur maximal ein anderes übergeordnet sein, entsteht eine Baumstruktur. Sie bildet die häufigste Art der Strukturierung.

Der Grund für den häufigen Einsatz einer Baumstruktur liegt in ihrer Fähigkeit zur Komplexitätsreduktion. Ein kleines Rechenbeispiel soll dies verdeutlichen. Eine Liste von 3125 Dokumenten ist kaum zu überblicken. Sind diese jedoch in der untersten Ebene einer Baumstruktur abgelegt, werden lediglich fünf Ebenen mit jeweils fünf Unterknoten benötigt, um alle Dokumente aufzunehmen. Beim Browsen muss dann, eine eindeutige Zuordnung vorausgesetzt, fünf mal ein Eintrag aus fünf Einträgen ausgewählt werden, um das gewünschte Dokument zu erhalten. Darüber hinaus sind die meisten Menschen den Umgang mit Baumstrukturen gewöhnt. Vom Inhaltsverzeichnis eines Buches, über Organisationsstrukturen bis hin zum Dateisystem der bekannten Betriebs- systeme, Baumstrukturen sind in vielen Situationen hilfreich.

Möchten die Benutzer eines DMS Dokumente automatisch finden lassen, erfordert das Funktionen zur Bildung und Verarbeitung von Anfragen. Die einfachste Variante ist die Aufzählung von Stichwörtern, die dann mit logischen Operatoren verknüpft und mit einem Index abgeglichen werden. Neben Stichwörtern können auch andere Metadaten wie Autoren oder der Titel herangezogen werden. Es gibt Versuche, erweiterte Suchansätze zu finden. Internetsuchmaschinen arbeiten mit komplizierten mathematischen Verfahren, um die Ergebnisse in eine Reihenfolge zu bringen. Sie beziehen dabei Daten wie Internetadresse, Änderungsdatum und -häufigkeit und Verweisstruktur in das Ergebnis mit ein.

Die Forschung auf diesem Gebiet versucht darüber hinaus, Funktionen zu entwickeln, die es dem Anwender ermöglichen, nicht nur einfache Stichwörter einzugeben, sondern komplexe natürlichsprachige Fragen zu stellen. Andere Ansätze versuchen, die Ergebnisse bei der Stichwortsuche nachträglich zu verbessern. Bekannte Funktionen zur Erhöhung der Trefferquote sind Stemming sowie der Einsatz von Thesauri und Platzhaltern. Stemming erweitert die Suchfunktion um Wörter der gleichen Familie. Besonders in Sprachen mit den verschiedenen Wortformen, die durch Konjugation, Deklination, Substantivierungen oder den Plural entstehen, lohnt sich der Einsatz dieser Technik.

Bei Suchfunktionen, die Thesauri nutzen, wird die Suche auf Synonyme und Antonyme ausgeweitet, um mehr relevante Dokumente zu finden. Die Platzhalterfunktion ermöglicht es dem Nutzer, die Suche eigenhändig zu erweitern. Bestimmte Zeichen ersetzen dabei innerhalb eines Stichwortes einen oder mehrere Buchstaben. Die Suche wird dann auf alle Stichwörter erweitert, die beliebige Schriftzeichen an der Stelle des Platzhalters besitzen.

Der Einsatz solcher umfangreicher Suchtechniken wird vor allem bei Internet- suchmaschinen und digitalen Bibliotheken verwendet. Der Einsatz im Dokumentenmanagement wird sich in naher Zukunft stark erhöhen, gerade dann, wenn das DMS als Grundlage für das Wissensmanagement dienen soll. Schon jetzt vermarktet eine bekannte Internetsuchmaschine ihr Wissen auf diesem Gebiet und bietet ihre erfolgreichen Algorithmen für den Unternehmenseinsatz an.⁴⁸

Ist die primäre Nutzung eines Dokuments abgeschlossen, wird es für die Archivierung vorbereitet. Je nach Archiv ist dazu eine Konvertierung in ein neues Format notwendig. Bei der herkömmlichen Archivierung sind das oft Mikrofilme, die dann im Archiv physisch gelagert werden. Der Aufwand, die digitalisierten Daten eines DMS wieder in eine körperliche Form zu überführen, kann gespart werden, wenn digital archiviert wird. Es empfehlen sich hierfür nur langlebige digitale Formate. Denn wer kann heute schon sagen, ob ein gewisses Textverarbeitungsprogramm in zehn Jahren noch existiert. Damit erstellte Dokumente müssen dennoch lesbar bleiben. Bei Daten, die über viele Jahrzehnte aufbewahrt werden müssen, ist dieser Punkt ganz besonders wichtig. Allein beim Gedanken an die letzten dreißig Jahre zeigt sich, wie viele Formate zwischenzeitlich aufgetaucht und wieder untergegangen sind.

Ein anderes Kriterium für die Auswahl des Ablageformates ist dessen Größe. Durch effiziente Komprimierungsverfahren ist eine starke Reduktion der Datenmenge möglich. Das hilft zum einen, Kosten zu sparen, und erlaubt zum anderen die Archivierung in einer besonders hohen Qualität.

Die digitale Archivierung ist eine eigenständige Wissenschaft und füllt Bände. Mehrstufige Archivierungsfunktionen mit Speicherhierarchien aus Cache- Speichern, Platten, Bändern und optischen Datenträgern bilden dabei nur die Grundlage. Dazu kommen Sicherungssysteme wie mehrfache Datenhaltung in bunkerartigen Bauten für besonders sensible Daten. Beim Aufbau eines Archivs für die revisionssichere Ablage müssen die Funktionen unbedingt die rechtlichen Bedingungen erfüllen. Das macht die Konsultation von Experten unausweichlich.

Funktionen für das endgültige Löschen von Daten hängen stark von der Art der Speicherung ab. Wenn eine Wiederherstellung der Daten ausgeschlossen werden soll, kann das unter Umständen mit großem Aufwand verbunden sein. Bei Papierarchiven wurden Schredder in verschiedene Sicherheitskategorien eingeteilt⁴⁹, bei digitalen Medien fehlt eine derart detaillierte Norm. Absolute Sicherheit garantieren nach wie vor nur die Verbrennung oder ähnlich radikale Methoden. Ansonsten verwenden die entsprechenden Programme Funktionen wie das mehrfache Löschen und Überschreiben nach verschiedenen Zufallsmechanismen.

Alternativ zum sicheren Löschen können Daten von Anfang an verschlüsselt gespeichert werden. Mit der Vernichtung des Schlüssels sind die Daten praktisch unbrauchbar. Längerfristig gedacht sollte aber auch hier die Klarheit herrschen, dass dreißig Jahre alte Verschlüsselungstechniken heute vielleicht genauso einfach zu brechen sind wie aktuelle Verfahren in dreißig Jahren.

Zusammengefasst sind dies die Grundfunktionen eines DMS. Je nach Anwendung müssen nicht alle Funktionen vorhanden sein oder können beliebig erweitert werden. Gerade diese Wahlmöglichkeit macht eine genaue Analyse der Anforderungen vor einer DMS-Einführung eminent wichtig.

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¹ Dokumentenmanagementsystem wird im Folgenden mit DMS abgekürzt.

² Vgl. Klingelhöller, Harald, Dokumenten Management Systeme, Handbuch zur Einführung, Berlin u.a., 2001, S. 15 f.

³ Vgl. AIIM - Association for Information and Image Management, What is ECM?, http://www.aiim.org/about-ecm.asp, It's not enough to "manage" content, [01.07.2006].

⁴ Vgl. Götzer Klaus u.a., Dokumentenmanagement, Informationen im Unternehmen effizient nutzen, 3. Aufl., Heidelberg, 2004, S. V.

⁵ Vgl. Born, Achim / Diercks, Jürgen, Mutationen, Klassische DMS-Anbieter suchen neue Aufgaben, in: iX, Magazin für professionelle Informationstechnik, Jg. 13 (2000), Ausg. 11, S. 84.

⁶ Vgl. Wilson, Thomas Daniel, The nonsense of ‚knowledge management’, in: Information Research, Jg. 8, Ausg. 1 (2002), http://informationr.net/ir/8-1/paper144.html, What is knowledge management?, [21.07.2006].

⁷ Vgl. Wikipedia, Wissensmanagement, http://de.wikipedia.org/wiki/Wissensmanagement, [01.07.2006].

⁸ Vgl. Fried, Andrea / Baitsch, Christof, Mutmaßungen zu einem überraschenden Erfolg, Zum Verhältnis von Wissensmanagement und organisationalem Lernen, in: Götz, Klaus (Hrsg.), Wissensmanagement, Zwischen Wissen und nicht Wissen, Seite 33ff.

⁹ Vgl. Probst, Gilbert / Raub, Steffen / Romhardt, Kai, Wissen managen, Wie Unternehmen ihre wertvollste Ressource optimal nutzen, 5. Aufl., Wiesbaden, 2006, S. 22.

¹⁰ Vgl. weiterführend Polanyi, Michael, The tacit dimension, New York, 1967.

¹¹ Vgl. Nonaka, Ikujiro / Takeuchi, Hirotaka, Die Organisation des Wissens, Wie japanische Unternehmen eine brachliegende Ressource nutzbar machen, Frankfurt / New York, 1997.

¹² Vgl. Probst 2006, S. 28.

¹³ Vgl. Schneider, Ursula, Die 7 Todsünden im Wissensmanagement, Kardinaltugenden für die Wissensökonomie, Frankfurt, 2001, S. 25f.

¹⁴ Vgl. ebenda, Seite 144.

¹⁵ Vgl. Pawlowsky, Peter, Wozu Wissensmanagement?, in: Götz, Klaus (Hrsg.), Wissensmanagement, Zwischen Wissen und Nichtwissen, 4. Aufl., München, 2002, S. 109.

¹⁶ Vgl. ebenda.

¹⁷ Vgl. Wilson 2002, Introduction.

¹⁸ Vgl. Ponzi, Leonard J., / Koenig, Michael, Knowledge management: another management fad?, in: Information Research, Jg. 8 (2002), Ausg. 1, http://informationr.net/ir/8- 1/paper145.html, [05.06.2006].

¹⁹ Vgl. Wilson 2002, IBM Systems Journal u.a.

²⁰ Vgl. Oertel, Regina / Knosp, Achim, Ich weiß du weißt, was wissen wir?, Die virtuelle Plattform und Referenzprozesse zur Entwicklung von Wissensprodukten, in: Pawlowsky, Peter / Reinhardt, Rüdiger (Hrsg.), Wissensmanagement für die Praxis, Methoden und Instrumente für die Umsetzung, Neuwied / Kriftel, 2002, S. 98 f.

²¹ Vgl. Nonaka 1997, S. 74 ff.

²² Vgl. Probst 2006, S. 150.

²³ Vgl. Probst 2006, S. 202 ff.

²⁴ Vgl. Geißler, Harald, Wissensmanagement durch Assessment-Center, Ein unterschätztes Diagnose- und Vermittlungsinstrument für das Wissen und Können einer Organisation, in: Pawlowsky, Peter / Reinhardt, Rüdiger (Hrsg.), Wissensmanagement für die Praxis, Methoden und Instrumente für die Umsetzung, Neuwied / Kriftel, 2002, S. 62.

²⁵ Vgl. Feng, Ling / Jeusfeld, Manfred A., /Hoppenbrouwers, Jeroen, Beyond information searching and browsing, acquiring knowledge from digital libraries, in: Information Processing and Management, Jg. 41 Ausg. 1, 2005, S. 101ff.

²⁶ Vgl. Mertens, Peter, Betriebliche Dokumentation und Information, Meisenheim am Glan, 1965, S. 118 ff.

²⁷ Vgl. Götzer 2004, S. 2.

²⁸ Vgl. Born 2000, S. 84.

²⁹ Vgl. Schüler, Peter, Dokumentierte Flaute, Einzelne Highlights retten die DMS Expo 2002, in: c’t - Magazin für Computertechnik, Jg. 20 (2002), Ausg. 20, S. 42.

³⁰ Vgl. Schüler, Peter, Arbeit im Fluss, Neue Software-Schwerpunkte auf der DMS-Expo, in: c’t - Magazin für Computertechnik, Jg. 23 (2005), Ausg. 22, S. 60.

³¹ Vgl. zur Vertiefung Signaturgesetz der BRD 1997, 2001, EG-Signaturrichtlinie 1999/93/EG.

³² Vgl. zur Vertiefung Handelsgesetzbuch der BRD, §§ 239, 257 und Abgabenordnung, §§ 146, 147.

³³ Vgl. Stahlknecht, Peter / Hasenkamp, Ulrich, Einführung in die Wirtschaftsinformatik, 10. Auflage, Berlin u.a., 2002.

³⁴ Vgl. Klingelhöller 2001, S. 15 f.

³⁵ Ein Beispiel hierfür sind Patientendaten.

³⁶ Vgl. Götzer, S. 70 f.

³⁷ DIN EN 82045-1:2001, Dokumentenmanagement, S. 5.

³⁸ Deutsches Institut für Normung, Normenausschuss Qualitätsmanagement NA 147, Statistik und Zertifizierungsgrundlagen (NQSZ), ISO 9000 Unterstützungsanleitung, http://www.nqsz.din.de/sixcms_upload/media/1832/ISO9000-Unterstuetzungsanleitungen.pdf , [02.07.2006], S. 15.

³⁹ Sogenannte OCR-Software.

⁴⁰ Vgl. Klingelhöller 2001, S. 10 ff.

⁴¹ Götzer 2004, S. 239.

⁴² Deutsches Institut für Normung, DIN 82045-1:2001, S. 7 ff.

⁴³ Windream GmbH, DMS mit VFS Technology, http://www.windream.com/cgi-bin/winmain.ais?PAGE=de110, [10.05.2006].

⁴⁴ Götzer 2004, S. 70 ff.

⁴⁵ Im Gegensatz zum Datenretrieval, bei denen die Daten strukturiert abgelegt sind.

⁴⁶ Kroha, Petr, Information Retrieval Systeme, Skript zur gleichnamigen Vorlesung, Chemnitz, 2004, S. 4.

⁴⁷ Kroha 2004, S. 265.

⁴⁸ Google Inc., Enterprise Solutions: Google Search Appliance, http://www.google.de/enterprise/gsa/index.html [09.06.2006].

⁴⁹ Vgl. Deutsches Institut für Normung, DIN 32757.