Umgang mit Home-Office-Reglungen zu Zeiten der Covid-19 Viruspandemie. Eine projektbezogene Präsentationsunterlage

Inhaltsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Anhangsverzeichnis

1. Einleitung

2. Projektmanagement
2.1. Allgemeines zum Projektmanagement
2.2. Von den Zielen zum Vorgehen
2.3. Phasenplan und Projektstrukturplan
2.4. Die Stakeholderanalyse mit dazugehörigen Risikomanagementplan
2.5. Das Projektcontrolling

3. Die Forschungsthemen des Projektes
3.1. Die Forschungsvorgehensweise
3.2. Alle Forschungsthemen im Überblick
3.3. Beschreibung eines ausgewählten Forschungsprojektes

4. Das Forschungsprojekt im Detail
4.1. Die Demographie der Studie
4.2. Die Auswertung des personenbezogenen Forschungsthemas

5. Fazit

6. Anhang

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Die Expertenthemen im Überblick

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Die Ausgangslage des Projekts

Abbildung 2: Der Projektsteckbrief

Abbildung 3: Die Zielhierarchie für das Projektmanagement

Abbildung 4: Das Projektvorgehen

Abbildung 5: Der Phasenplan für das Projektmanagement

Abbildung 6: Der Projektstrukturplan

Abbildung 7: Die projektbezogene Stakeholderanalyse

Abbildung 8: Der Risikomanagementplan

Abbildung 9: Projektcontrolling – Teil 1

Abbildung 10: Projektcontrolling – Teil 2

Abbildung 11: Die Forschungsvorgehensweise im Projekt

Abbildung 12: Die Demographie der Studie

Abbildung 13: Die statistische Analyse des persönlichen Forschungsthemas

Abbildung 14: Der Projektabschluss

Anhangsverzeichnis

Anhang 1: Die Abschlusspräsentation

Anhang 2: Der Fragebogen

Anhang 3: Die IBM SPSS Statistics Ausgabedateien

1. Einleitung

„Herausforderungen sind dafür da, um das Beste in einem Menschen hervorzubringen“ (Sean Connery)

In Anbetracht das unsere größte, global verbreitete Herausforderung sich aktuell auf die Covid-19 Viruspandemie bezieht, sollten Unternehmen also mehr denn je darauf achten das Beste aus ihren Mitarbeitern herauszuholen. Um dies sicherzustellen ist es allerdings wichtig mehr Erkenntnisse über die Auswirkungen (nicht nur gesundheitsbezogen) der Corona Virus Pandemie zu sammeln, um situationsadäquat handeln zu können. Da es bedauerlicherweise nur wenige Studien über die wirtschaftlichen Auswirkungen gibt, beschäftigt sich diese schriftliche Präsentationsunterlage mit einem Projekt, welches sich auf die Thematik Home Office mit einem Augenmerk auf den Covid-19 Virus bezieht. Die Ausgangslage, welche sich zu Anfang des Projekts ergibt, ist in folgender Folie zu betrachten.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Die Ausgangslage des Projekts (In Anlehnung an Keßler, 2015, S. 1 & Zimmermann, 2013, S. 1)

Das Projektteam stand also vor einer Herausforderung, ein noch nie zuvor durchgeführtes Projekt mit dazugehörigem Projektmanagement erfolgreich zu planen, koordinieren, steuern und zu überwachen (Funke & Holt, 2013, S. 241ff.). Des Weiteren musste sich das Projektteam mit dem Thema Home Office zu Zeiten der Covid-19 Pandemie auseinandersetzen, welches, literarisch gesehen, nur mit wenigen Informationen und Erkenntnissen ausgestattet ist. Wie die Durchführung des Projekts ausging und welche neuen Erkenntnisse in Bezug auf Home Office in Anbetracht der Viruspandemie sich ergeben haben, erfahren Sie in den nachfolgenden Kapiteln dieser schriftlichen Präsentationsunterlage.

2. Projektmanagement

2.1. Allgemeines zum Projektmanagement

Bevor man über die Durchführung des Projektes berichten kann, ist es erst einmal wichtig zu verstehen wie Projektmanagement eigentlich definiert und durch was es ausgezeichnet wird. Das Projektmanagement beschäftigt sich mit der Planung und dem Organisieren, der Steuerung sowie Koordination, der Kommunikation als auch mit dem Führen des Projektteams beziehungsweise des Projektes. Ein Projekt wird zudem gekennzeichnet durch die Aspekte Neuwertigkeit, Zielorientierung, Abgrenzung, Komplexität, Interdisziplinarität und Bedeutsamkeit (Patzak & Rattay, 2009, S. 24). Des Weiteren lassen sich Projekte in vier Projektarten unterteilen. Es gibt Investitionsprojekte, Organisationsprojekte, Softwareprojekten sowie Forschungs- und Entwicklungsprojekte, wobei letzteres auf diese literarische Arbeit zutrifft (Zell, 2018, S. 2). Die Wichtigkeit eines Projektes ist durch ein gemeinsames Verständnis, eine Abgrenzung und Fokussierung, Motivation als auch durch die Messbarkeit gekennzeichnet (Müller, 2019, S. 1). Des Weiteren gilt es zu unterscheiden nach welchem Vorgehen das Projektmanagement agiert. In Bezug auf diese Arbeit geht das Projektmanagement nach IPMA vor. Die Abkürzung IPMA steht für International Project Management Association und ist ein Dachverband für Projektmanagement, der rund 70 Mitgliedsgesellschaften (Member Associations) von allen Kontinenten vereint (Klausing, 2019, S. 1).

2.2. Von den Zielen zum Vorgehen

Um das Vorgehen und die Ziele des Projektes zu bestimmen ist eine Auftragsklärung mithilfe eines Projektsteckbriefs unabdingbar. Dieser Steckbrief ist in folgender Abbildung ersichtlich:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Der Projektsteckbrief (Eigene Darstellung)

Durch diesen Projektsteckbrief ergibt sich ein Überblick über die Projektbeteiligten, die Beschreibung, das Oberziel des Auftraggebers (wichtigstes Ziel für den erfolgreichen Abschluss), die relevantesten Termine und das aufzubringende Budget. Nachdem der Projektauftrag und die vorher erwähnte Ausgangslage definiert sind, lassen sich nun die Ziele für das Projektteam ableiten (Wagner & Grau, 2014). Diese Ziele wurden in einer Zielhierarchie dargestellt, welche in der folgenden Folie ersichtlich ist.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: Die Zielhierarchie für das Projektmanagement (In Anlehnung an Windolph & Blumenau, 2014, S. 1)

Diese Zielhierarchie beschreibt die Oberziele und den Weg um diese zu erreichen. Um das zu gewährleisten, müssen alle unterliegenden Ziele (Vorgehensziele und Ergebnisziele) erfüllt werden (Dechange, 2020). Die Oberziele in diesem Projekt waren zum einen die Organisation, Planung und Durchführung eines Forschungsprojektes in Bezug auf Home Office in der Covid-19 Pandemie mithilfe eines Fragebogens, welcher die Konfliktfelder und Forderungen sowie die Sonderregelungen der Arbeitgeber als auch den Umgang der Arbeitgeber mit der Krisensituation miteinbezieht. Das zweite Oberziel bezieht sich auf das Erkennen von möglichen (oder bereits vorhandenen) Problemen in Hinblick auf Home-Office (in einer Krisensituation).

Nachdem die Ziele, welche die ganze Gruppe betreffen, schließlich festgelegt sind, muss daraus das Vorgehen abgeleitet werden (Wagner & Grau, 2014). Das allgemeine Vorgehen in dem hier beschriebenen Projekt ist in der folgenden Grafik veranschaulicht.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 4: Das Projektvorgehen (Eigene Darstellung)

In dieser Folie ist ersichtlich was alles für das weitere Vorgehen des Projektmanagements nach IPMA notwendig ist und mit welchen Tools gearbeitet werden soll.

2.3. Phasenplan und Projektstrukturplan

Für das detaillierte Vorgehen im Projekt ist ein, wie in der vorherigen Abbildung erwähnter Phasenplan notwendig. „Ein Phasenplan kann die Grundlage für detailliertere Projektplanungen sein. Der Plan ermöglicht es, die angestrebten Aktivitäten einer Phase auf ihre Zielvorgaben (Ergebnisse, Kosten, Termine) hin zu überprüfen und ggf. einzugreifen, sollten diese nicht erfüllt sein.“ (Krüger, 2019, S. 1)

Der Phasenplan von unserem Projektteam beinhaltete außerdem einen Meilensteinplan und sah in diesem Fall wie folgt aus:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 5: Der Phasenplan für das Projektmanagement (Windolph, 2015, S. 1)

Um den Phasen- und Meilenstein zu verstehen, sollte man sich den Begriff Meilenstein näher anschauen. Ein Meilenstein ist ein definierter Punkt (Ereignis), an dem im Rahmen eines Projekts der Abschluss einer Einzelaktivität überprüft wird. Meilensteine werden in der Regel bei allen größeren Projekten, vor allem bei der Entwicklung von Softwaresystemen, angewendet. Das Ziel dabei ist die Sicherstellung, der im Projektplan festgelegten Termin-, Kosten- und Qualitätsanforderungen zu gewährleisten (Lackes, Siepermann & Lübbecke, 2018, S. 1). In den abgebildeten Phasen- und Meilensteinplan sind also alle Meilensteine mit den damit verbundenen Phasen abgebildet, welche nach Farben priorisiert und mit den jeweiligen spezifischen Bezeichnungen in eine Agenda eingetragen werden. Dabei unterscheidet unser Projektteam zwei parallel ablaufenden Phasen (primär und sekundär). Die Meilensteine Präsenz ein bis drei inklusive der damit verbundenen Phase, stellte dabei die erste (primäre) Phase dar. Außerdem verliefen die Meilensteine (zum Beispiel Zwischenpräsentation oder Abschlusspräsentation) mit den dazugehörigen einzelnen Phasen (beispielsweise Recherchephase, Konzeptionsphase, Aufbereitungsphase, …) gleichlaufend und gewährten somit als zweite (sekundäre) Phase die optimale Umsetzung der primären Phase und deren Inhalte. Nachdem der Phasenplan nun fertig gestellt ist, stellte das Team nach den Projektmanagementmethoden nach IPMA einen Projektstrukturplan auf. „Ein Projektstrukturplan ist die vollständige hierarchische Darstellung aller Aufgaben eines Projekts. Häufig wird dabei die Visualisierung in Form eines Baumdiagramms gewählt.“ (Angermeier, 2019, S. 1). Der Projektstrukturplan unserer Gruppe ist in der nachfolgenden Grafik ersichtlich.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 6: Der Projektstrukturplan (in Anlehnung an Gubbels, 2013)

Dieser Projektstrukturplan ist von links nach rechts und in den jeweiligen Hauptaufgabenphasen von oben nach unten zu lesen. Er beschreibt alle Haupt- und Unteraufgaben, welche von der Organisation bis hin zur Abschlusspräsentation (Projektabschluss) reichen. Diese Aufgaben werden dann in Arbeitspakete aufgeteilt. Ein Arbeitspaket wird als das kleinste, nicht weiter zergliederte Element im Projektstrukturplan definiert, welches auf einer beliebigen Projektstrukturebene liegen kann (Angermeier, 2009, S. 1). Mithilfe dieser Arbeitspakete lässt sich die Erfolgsmessung des Projektes sicherstellen. Dazu haben wir die einzelnen Arbeitspakete nach 0/100 oder 20/80 Methode evaluiert. Bei diesen Methoden wird jeweils beim Start des Arbeitspaketes die Zurechnung beziehungsweise Erreichung der ersten Prozentzahl (0 oder 20) und erst bei Abschluss des Arbeitspakets die Zurechnung der restlichen Prozente (100 oder 80) notiert. Dabei hat das ganze Projektteam versucht die Fortschrittsmessung nicht durch falsche Schätzungen zu verzerren, was bei einer Arbeit wie dieser ein großes Problem darstellen kann (Angermeier, 2018, S. 1 & Gubbels, 2013). Resultierend aus dem Phasen- und Meilensteinplan sowie dem Projektstrukturplan hat das Team anschließend noch ein Organigramm für das gesamte Projekt bezogen auf jede einzelne Person entwickelt. Dieses Organigramm ist aus der Abschlusspräsentation im Anhang zu entnehmen.

2.4. Die Stakeholderanalyse mit dazugehörigen Risikomanagementplan

Für das optimales Vorgehen in einem Projekt ist eine Stakeholderanalyse unabdingbar. Diese Analyse bezeichnet eine Untersuchung der Projektbeteiligten hinsichtlich des Einflusses auf das Projekt und deren Einstellungen (positiv oder negativ) zum Projekt und deren Erwartungen oder Befürchtungen (Burghardt, 2013). Die Stakeholderanalyse unseres Projektteams ist in der nachfolgenden Abbildung ersichtlich.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 7: Die projektbezogene Stakeholderanalyse (In Anlehnung an Burghardt, 2013)

Diese Stakeholderanalyse, welche alle Hauptanspruchgruppen mit den relevantesten Interessen, Einflüssen, Einstellungen und Maßnahmen erfasst und detailliert darstellt, ermöglich dem Projektteam einen Risikomanagementplan zu entwickeln. Der Risikomanagementplan umfasst alle Aktivitäten zur Einschätzung, Bewertung und Priorisierung der Risiken im Projekt. Er liefert damit die Ausgangsbasis für alle weiteren Schritte der Maßnahmenplanung und Maßnahmenbewertung, wie auch für die Risikoüberwachung im Projekt (Niklas, 2018, S. 1). Unser Risikomanagementplan ist in der nachfolgenden Grafik ersichtlich:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 8: Der Risikomanagementplan (In Anlehnung an Burghardt, 2013 & Niklas, 2018 )

Dieser Risikomanagementplan priorisiert die Risikoquellen nach Eintrittswahrscheinlichkeiten, Gefährdungskategorien und Risikokosten. Die Gefährdungskategorien werden dabei in die Aspekte finanziellen Schaden (A), Produktschaden (B), Prozessschaden (C) und Personenschaden (D) eingeteilt. Zudem ermöglicht der Risikomanagementplan eine Ableitung von Maßnahmen, inklusive der dafür entstehenden Kosten und Eintrittswahrscheinlichkeiten sowie einen Notfallplan, falls selbst diese Maßnahmen scheitern sollten.

2.5. Das Projektcontrolling

In diesem Unterkapitel der schriftlichen Präsentationsunterlage geht es um das Projektcontrolling. Das Projektcontrolling ist ein System der Führungsunterstützung für das Projektmanagement, welches die in Projekten ablaufenden Managementprozesse hinsichtlich Zielsetzung und Zielerreichung optimiert (Nasca, 2018). Diese Überwachungs- und Steuerungsprozesse dienen der Beobachtung von der Ausführung des Projekts, sodass potenzielle Probleme rechtzeitig festgestellt und bei Bedarf Korrekturmaßnahmen ergriffen werden können, um wiederum die Ausführung des Projekts steuern zu können (Fleig, 2020, S. 1). In den nachfolgenden zwei Abbildungen ist das Projektcontrolling des Teams ersichtlich.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 9: Projektcontrolling – Teil 1 (in Anlehnung an Nasca, 2018 & Fleig, 2020)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 10: Projektcontrolling – Teil 2 (in Anlehnung an Nasca, 2018 & Fleig, 2020)

Durch das Projektcontrolling beziehungsweise den in den Folien dargestellten Inhalten lassen sich eine Prüfung des Zeitplans, eine Qualitätssicherung und eine optimale Kostenkontrolle gewährleisten. Diese Prozesse geschehen zum einen mithilfe eines Soll-Ist-Abgleichs und zum anderen durch die Einhaltung des Phasen- und Meilensteinplans.

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