Berichtssystem in Unternehmen

Inhaltsverzeichnis

1. Einführung in das Berichtswesen als wichtiges Informationsmedium

2 . Gang der Untersuchung

3. Einordnung und Inhalte des Berichtswesens

4. Berichtsarten
4.1 Standardberichte
4.2 Sonderberichte

5. Rechnungswesen - Interne und Externe Berichtserstattung
5.1 Internes Rechnungswesen
5.2 Externes Rechnungswesen

6. Vergleich der externen und internen Berichtserstattung
6.1 Dokumentationszwecke
6.2 Informations- und Kontrollzwecke
6.3 Planungszwecke/ Dispositionszwecke

7. Zusammenfassung und Schlussfolgerung

8. Verzeichnis der zitierten Literatur

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Ausschnittartige Übersicht des Berichtssystems

Abbildung 2: Der Berichtszyklus und die daraus folgende Informationsverdichtung

1. Einführung in das Berichtswesen als wichtiges Informationsmedium

In der unterschiedlichsten Literatur wird von der modernen Gesellschaft als eine Informationsgesellschaft gesprochen.^[1] "Eine Informationsgesellschaft ist eine stark von Informationstechnik geprägte Gesellschaft“.^[2] Das heißt, die Bedeutung der Übertragung und Vermittlung von „zweckorientierte(m) Wissen“^[3], sprich Informationen, ist in diesen Gesellschaften besonders hoch. Das Informieren aber auch Informiert sein nimmt eine wichtige Funktion ein, denn das Wissen um bestimmte Informationen beeinflusst Entscheidungen und somit auch das daraus folgende Handeln.^[4] Da wichtige Entscheidungen eines Unternehmens^[5] auf der Grundlage von Informationen getroffen werden, ist es notwendig, dass diese übermittelt und bereitgestellt werden.^[6] Diese Aufgabe übernimmt das Berichtswesen. Es übermittelt vor allem für die unternehmerische Zielsetzung, Planung und Kontrolle bedeutsame Größen und ermöglicht damit ein genaues Bild über das jeweils Betrachtete Unternehmen.^[7]

Das Berichtswesen ist sowohl für interne als auch externe Zwecke relevant. Intern gilt vor allem das Management als Adressat der Berichtserstattung. Extern sind die Informationen unter Anderem für Fremdkapitalgeber, Konkurrenten des Unternehmens, sowie für Gesetzgeber, insbesondere den Fiskus betreffend, von Interesse.^[8] Die Berichtserstattung erfolgt dabei in unterschiedlicher Weise an die Informationsadressaten. Die Inhalte und Art und Weise der Berichtserstattung richtet sich dabei nach dem Interesse der Adressaten sowie den gesetzlichen Bestimmungen.

In dieser Arbeit sollen vor allem die Inhalte und Funktion des Berichtssystems in Unternehmen beleuchtet werden. Daraus schlussfolgernd sollen die Gründe der unterschiedlichen Berichtserstattung an die verschiedenen Informationsadressaten verdeutlicht werden. Der Schwerpunkt wird bei der externen Berichtserstattung vor allem auf der Handels- und Steuerbilanz und die interne Berichtserstattung betreffend, auf dem Management liegen.

2 . Gang der Untersuchung

Zu Beginn der Arbeit wird der Begriff des Berichtswesens definiert. Um einen genaueren Einblick in das Berichtswesen zu geben, werden anschließend verschiedene Berichtsarten, sowie die Inhalte und die Häufigkeit der Berichtserstattung näher betrachtet. Im Folgenden wird die Untersuchung weiter spezifiziert indem das interne, sowie externe Rechnungswesen erläutert wird. Es werden jeweils die Arten der Berichte und dessen Inhalte umrissen. Gegenstand des sechsten Kapitels ist der Vergleich zwischen der Handels- und Steuerbilanz, als Adressaten externer Berichtserstattung, und dem Management, als Adressat interner Berichtserstattung. Als Schwerpunkte des Vergleiches dienen die Zwecke der Dokumentation, Information und Kontrolle, sowie Planung und Disposition, die durch die Berichte erfüllt werden.

3. Einordnung und Inhalte des Berichtswesens

Um das Verständnis für die Einordnung und Inhalte des Berichtsystems zu verbessern zunächst eine Ausschnittartige Übersicht dessen (vgl. Abbildung 1). Die einzelnen Punkte werden unterschiedlich ausführlich im Weiteren ausgeführt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Ausschnittartige Übersicht des Berichtssystems Quelle: Eigene Darstellung

Das Berichtswesen oder auch Berichtssystem ist ein Teilbereich des Controllings. Das Controlling koordiniert die Systeme der Kontrolle und Planung mit denen der Informationsversorgung, der so genannten Unternehmensrechung.^[9] Damit das Controlling die Entscheidungen des Betriebes und der Unternehmensführung ausreichend unterstützen kann, benötigt es Informationen der verschiedensten Art. Diese Informationen stellt das Berichtswesen bereit. Das Berichtswesen umfasst „alle Einrichtungen, Mittel und Maßnahmen eines Unternehmens […] zur Erarbeitung, Weiterleitung, Verarbeitung und Speicherung von Informationen über den Betrieb und seine Umwelt“.^[10] Die Berichte sind also für die Dokumentation, Information, Planung, Entscheidung, Kontrolle und Steuerung eines Unternehmens und dessen Tätigkeit von herausragender Bedeutung.^[11] Erhoben und zur Verfügung gestellt werden die Inhalte, meist in Form von Kennzahlen. Grundsätzlich erfolgt die Aufstellung durch die dezentralen Teileinheiten, zusätzlich zur Überprüfung ist eine Ergänzung durch einen Beteiligungscontroller empfehlenswert.^[12] Welche Kennzahlen in jeweiligem Bericht genutzt werden, wird je nach „geschäftsfeld- bzw. funktionsspezifischen Anforderungen“^[13] ausgewählt.

4. Berichtsarten

Grundsätzlich kann man die Berichtsarten in Standard- und Sonderberichte unterteilen.

4.1 Standardberichte

Standardberichte werden regelmäßig verfasst, sie sind auf die Vergangenheit bezogen und in ihren Inhalten, ihrer Form und ihrem Zyklus genau definiert.^[14] Die Dimensionen der Berichte sollten dem jeweilig betrachteten Teilbereich des Unternehmens individuell angepasst werden. Dabei muss darauf geachtet werden, dass sich der Wirtschaftlichkeitsgrundsatz^[15] und die Bedeutung der Beteiligung in den Berichten zum Ausdruck kommt.^[16]

Der Datenumfang eines Berichtes wird von den zentralen Stellen zusammen mit den untergeordneten Stellen festgelegt. Die Führungsphilosophie hat insofern eine Bedeutung für den Umfang, dass zum Beispiel „im Rahmen einer Finanzholding nur von einer Grobkontrolle auf der Basis aggregierter finanzielle(r) Kennzahlen auszugehen“^[17] ist. Der Anteil am Gruppenwert einer Beteiligung, also deren Wichtigkeit für das Unternehmen, beeinflusst das Ausmaß der enthaltenen Daten eines Berichtes.^[18] Auf jeden Fall ist es entscheidend, dass die Daten so ausgewählt werden, dass sie effektiv und effizient das wiedergeben, was dem jeweiligen Adressaten von Interesse ist.

Die Häufigkeit der Erstellung von Berichten richtet sich grundsätzlich nach dem Kalender. So können täglich, aber auch wöchentlich, monatlich, quartalsweise, halbjährlich und jährlich Berichte verfasst werden.^[19] Die zeitlichen Abstände der Berichte sind von dessen Inhalten abhängig. Tägliche bzw. wöchentliche Berichte sind vor allem empirisch bedeutsam, Schwankungen im Tagesgeschäft zum Beispiel können so detailliert verfolgt und ausgewertet werden. Aufwandspositionen, welche aus einem Jahresbericht nicht erkenntlich auf die einzelnen Monate bezogen werden können, sollten bereits in monatlichen Abständen erfasst werden.^[20] Unternehmen, die börsenorientiert sind, ist ein quartalsweises Reporting zu empfehlen, da jenes für Spekulanten und Investoren eine Grundlage ihrer zukünftigen Entscheidungen darstellt. Für bestimmte Wirtschaftsbereiche ist eine größere Frequenz schon vorgeschrieben. Doch nicht nur die Spekulanten nutzen diese Informationen, auch für die interne Planung können sie einen interessanten Aufschluss über den Soll-Ist-Zustand geben, der gegebenenfalls sofort weitere Handlungen beeinflussen kann.^[21]

[...]

^[1] Vgl. Bundesministerium für Bildung und Forschung; Informationsgesellschaft Deutschland, Elektronisch veröffentlicht unter: http://www.bmbf.de/pub/informationsgesellschaft_deutschland.pdf, 2004, abgerufen am 10.11.2007. Cordewener Friedrich; Auf dem Wege zur Informationsgesellschaft, Nutzen und Risiken neuer Kommunikationstechniken, Initiativekreis „Bremer und Ihre Univ.“, Bremen, 1991

^[2] Otto, Peter / Sonntag, Philipp; Wege in die Informationsgesellschaft. Steuerungsprobleme in Wirtschaft und Politik, DTB-Verlag 4439, 1985, S.49.

^[3] Wittmannn, Waldemar; Unternehmung und unvollkommene Information, Unternehmerische Voraussicht, Ungewissheit und Planung, Westdeutscher Verlag. Köln, 1959, S. 14.

^[4] Vgl. Koch 1994: 1.

^[5] Die Begriffe Unternehmen und Betrieb werden in diesem Bericht synomym verwendet.

^[6] Vgl. ebenda.

^[7] Vgl. Burger, Anton/ Ulbrich, Philipp; Beteiligungscontrolling, Oldenbourg Verlag, München, 2005, S. 331.

^[8] Vgl. Federmann, Rudolf; Bilanzierung nach Handelsrecht und Steuerrecht. Gemeinsamkeiten, Unterschiede und Abhängigkeiten von Handels- und Steuerbilanz, 10. aktualisierte Auflage, Erich Schmidt Verlag, 1994, S. 37 ff.

^[9] Vgl. Peters, Sönke; Betriebswirtschaftslehre, 2. aktualisierte und erweiterte Auflage, München, Wien, Oldenbourg Verlag, 1987, S. 61.

^[10] Blohm in Koch: 53

^[11] Vgl. Ulbrich / Burger (2005): 331.

^[12] Vgl. ebenda: 332.

^[13] Ebenda: 405.

^[14] Vgl. ebenda: 335.

^[15] Das heißt, so zu wirtschaften, und zu entscheiden, dass die Wirksamkeit der Güterverwendung möglichst hoch ist. (Vgl. Peters (1987):3).

^[16] Vgl. ebenda: 336.

^[17] Ebenda: 336.

^[18] Vgl. ebenda: 336.

^[19] Vgl. ebenda: 337.

^[20] Vgl. ebenda: 337.

^[21] Vgl. ebenda: 337.