Aufgaben und Ziele des operativen Controllings

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1 Einleitung

2 Operatives Controlling

3 Aufgaben des operativen Controllings

4 Ziele und Zielbildung im operativen Controlling

5 Konklusion

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Entwicklung Controller vs. erwerbstätige Bevölkerung in Deutschland

Abbildung 2: Aufgaben des operativen Controllings

Abbildung 3: ERP-Zugriff im Konzern/Unternehmen mit mehr als einem Standort

1. Einleitung

Die Digitalisierung, der technologische Fortschritt, die voranschreitende Globalisierung und eine weitgehende Marktsättigung führen dazu, dass das operative Controlling eine immer stärker werdende Rolle in Unternehmen spielt.¹ Es dient Unternehmen dazu, die Effizienz zu steigern und somit die Konkurrenzfähigkeit zu verbessern. Das operative Controlling wurde im Laufe des Jahres 2020 durch die Corona-Krise auf den Prüfstand gestellt. Um das Virus aufzuhalten, wurden weltweit Maßnahmen getroffen, die direkte negative Auswirkungen auf die globale Wirtschaft haben. Bestimmte Branchen wurden stärker getroffen als andere. Im operativen Controlling wiederum werden Maßnahmen getroffen, um solche Krisen zu überwinden und das strategische Unternehmensziel und die Unternehmensexistenz aufrecht zu erhalten. Außerdem dient das operative Controlling dazu, die Shareholder, in Form von Quartalsberichten über die Unternehmensergebnisse zu informieren. Somit müssen diese stets überzeugend sein und das operative Controlling muss gut funktionieren, um positive Ergebnisse erzielen zu können.

Abbildung 1: Entwicklung Controller vs. erwerbstätige Bevölkerung in Deutschland Entwicklung Controller vs. erwerbstätige Bevölkerung (in 1.000)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Bevölkerung Erwerbspersonen Controller

Quelle: Hubert: Grundlagen des operativen und strategischen Controllings (2015), S.4 Die gestiegene Bedeutung des Controllings zeigt sich daran, dass sich vom Jahr 2008 bis 2016 die Zahl der Controller fast verfünffacht hat (siehe Abbildung 1). Dies beweist, dass sich der Trend sogar noch stärker in Richtung einer Nutzung von Controlling bewegt. Warum das operative Controlling ein wichtiger Bestandteil in Unternehmen ist, soll in dieser Arbeit untersucht werden. Somit kann eine Schlussfolgerung getroffen werden, ob und wie wichtig das operative Controlling als Steuerungsinstrumentarium im Unternehmen sein kann. Was genau das operative Controlling bedeutet, wo es eingeordnet werden kann und wovon es abgegrenzt werden muss, soll im ersten Kapitel dieser Arbeit erläutert werden. Im Anschluss daran werden die Aufgaben des operativen Controllings dargestellt und die dazugehörigen Instrumente beschrieben. Zuletzt werden die Ziele des operativen Controllings untersucht. Die Arbeit wird durch eine Zusammenfassung der aufgezeigten Argumente abgeschlossen.

2. Operatives Controlling

Zunächst muss der Begriff Controlling genauer erklärt werden. Im Anschluss wird das operative Controlling konkretisiert und vom strategischen Controlling abgegrenzt. Somit kann im weiteren Verlauf der Arbeit auf die Aufgaben und Ziele des operativen Controllings eingegangen werden. Da der Begriff Controlling in der Praxis entstanden ist, also im Unternehmen selbst, gibt es keine einheitliche Definition des Terminus. In der Fachliteratur gibt es verschiedene Konzepte und Modelle, die schlussendlich, wenn auch anders formuliert, dass gleiche Ergebnis zeigen. Das Resultat aller Autoren ist die Sicherung des Unternehmensfortbestands durch Informationsbeschaffung und Transparenz. Controlling kann als der Steuerungsprozess, der durch Zusammenwirken von Manager und Controller wahrgenommen wird, definiert werden.² In Deutschland hat die wissenschaftliche Auseinandersetzung mit dem Begriff Controlling in den 70er Jahren begonnen.³ Die Funktionen des Controllings lassen sich aus heutigem Stand der Literatur aus keinem Unternehmen mehr wegdenken. Controlling bedeutet navigieren und steuern. Das Controlling kann anhand der betrachteten Zeitpanne in verschiedene Teilgebiete unterteilt werden.⁴ Das strategische Controlling dient dazu, sicherzustellen, dass die „richtigen Dinge‘‘ getan werden, also das Unternehmen effektiv arbeitet. Es legt die Kernaufgaben und somit die langfristigen Ziele (bis zu 10 Jahre) fest. Dafür werden qualitative Informationen aus Umwelt- und Unternehmensanalysen beschafft. Mit diesen Informationen werden dann Pläne gestaltet, die auf Wachstum und Gewinnerzielung fokussiert sind. Diesbezüglich verwendet das Controlling Instrumente wie die SWOT- Analyse, die Erfahrungskurve, die Portfolio-Analyse und Produktlebenszyklen.⁵ Das operative Controlling baut auf dem strategischen Controlling auf, jedoch liegt der Fokus auf dem operativen Geschäft im Unternehmen. Die Effizienz soll gesteigert werden, um die Ziele aus dem strategischen Controlling zu verwirklichen. Im operativen Controlling geht es vor allem darum, zu überprüfen, ob die Aufgaben des Unternehmens auch richtig, also effizient, erledigt werden und mit den Ressourcen wirtschaftlich umgegangen wird.⁶ Das operative Controlling hat einen kurz bis mittelfristigen Zeithorizont (1 bis 3 Jahre) und ist hauptsächlich gegenwartsbezogen. Es soll dem Management helfen, Prozesse im Unternehmen zu optimieren. Seine Informationen bezieht es aus dem internen und externen Rechnungswesen. Somit werden Aufwand und Ertrag sowie Kosten und Leistungen sichtbar. Damit kann das operativen Controlling in verschiedenen Ebenen und Bereichen selbst kleinste Prozesse verbessern. Die Hauptfunktionen des operativen Controllings sind die Planung, Steuerung, Kontrolle und Informationsbeschaffung. Informationen werden aus dem internen Rechnungswesen organisiert und ausgewertet. Dadurch soll die operative Führung im Unternehmen unterstützt werden. Entscheidungen können außerdem besser und gezielter getroffen werden. Operatives Controlling kann in allen Unternehmensbereichen praktiziert werden (z. B. Investitions-Controlling, Beschaffungs-Controlling, Produktions-Controlling, Logistik-Controlling, Marketing­Controlling und Projekt-Controlling).⁷ Jeder Bereich verwendet dazu andere Instrumente und Strategien. Das operative Controlling konzentriert sich auf die Beschaffung von quantitativen Daten, wie Umsatz und Kosten. Dadurch können Prognosen aufgestellt, laufende Aktivitäten kontrolliert und mögliche Abweichungen festgestellt werden.

3. Aufgaben des operativen Controllings

Das folgende Kapitel soll die Aufgaben des operativen Controllings erläutern. Ziel dieses Kapitels ist es, die Wichtigkeit des operativen Controllings anhand seiner Aufgaben im Unternehmen zu verdeutlichen. Reichmann beschreibt die Controllingaufgaben als eine Sollleistung, die erfüllt werden muss, um die Controllingziele erreichen zu können.⁸

Die Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches operatives Controlling ist eine klar definierte strategische Zielsetzung der Geschäftsführung.⁹ Aus dieser muss deutlich erkennbar sein, wo das Unternehmen zu einem gewissen Zeitpunkt anhand von messbaren Betriebsergebnissen stehen möchte. Basierend auf diesen Zahlen können Controllingaufgaben für bestimmte Bereiche in Form von Plänen aufgestellt werden. Im Rahmen der operativen Planung werden Aspekte wie monatliche Kosten, Bestellmengen und Kapazitäten von Personal und Maschinen geplant.¹⁰ Des Weiteren wird eine Absatz- und Umsatzplanung erstellt. Anhand dieser Planung wird eine Produktionsplanung erstellt, aus der die benötigten Rohstoffe ersichtlich werden. Dadurch kann dann eine Personalplanung erstellt werden, das heißt wie viele Mitarbeiter benötigt werden, um die Arbeitsprozesse termingerecht vollbringen zu können. Schlussendlich werden somit die Gesamtkosten ermittelt und von dem zu erwartenden Umsatz subtrahiert. Das Ergebnis der daraus entstehenden Gewinn- und Verlustrechnung sollte positiv sein. Hinzu kommen noch Controllinginstrumente, welche die Pläne kontrollieren und gegebenenfalls Abweichungen feststellen können. Diese Defizite können im Nachhinein durch festgelegte Maßnahmen beseitigt werden, um das unternehmerische Leitbild nicht zu gefährden. Im weiteren Verlauf der Arbeit werden die chronologischen Abläufe eines operativen Controllings beschrieben. Sie bestehen aus der Informationsbeschaffung, Planung, Kontrolle und Steuerung von Unternehmensprozessen. Um ein funktionierendes operatives Controllingsystem im Unternehmen integrieren zu können, bedarf es mehrerer Elemente, die aufeinander abgestimmt sind. Zu den Elementen des operativen Controllings gehören die Informationsversorgung der einzelnen Ebenen des Unternehmens, vor allem aus internen Daten des Rechnungswesens, wie Kosten und Leistung.¹¹ Weitere Instrumente, die dem Unternehmen wichtige Informationen und Orientierungswerte angeben, sind: ABC-Analyse, Break-even-Point-Analyse, Cash- Flow-Rechnung, Deckungsbeitragsrechnung, Informationsbedarfsanalyse, Investitionsrechnung, Kapitalflussrechnung, Balanced Scorecard, Lebenszyklusrechnung, Prozesskostenrechnung, Target Costing, Wertanalyse, Scoring- Modell und Prognoserechnung.¹² Aus diesen Informationen muss eine Interpretation geschlossen werden. Dadurch können dann die Controller Gesamt- und Teilziele für die Budgetierung in Form von Plänen aufstellen. Somit ist das Budget eine monetäre Abbildung eines Planes. Ein Plan ohne Budget ist selten: ein Budget ist nie ohne einen Plan. Hierbei kann entweder der Bottom-up-approach, oder das Top-down Prinzip verwendet werden. Beim Bottom-up-approach lassen die Mitarbeiter ihre Planwerte aus der kalkulierten Budgetierung der Führungsspitze zukommen.¹³ Im Gegensatz dazu gibt die Top-down Budgetierung den Mitarbeitern ein bestimmtes Budget für ein Projekt oder eine Aktion vor. In der Praxis haben sich beide Methoden als suboptimal erwiesen. Daher wird oft das Gegenstromverfahren verwendet. Hierbei werden beide Meinungen diskutiert. Das Resultat ist eine optimale Lösung des Problems. Ob sich eine Budgetierung für das Unternehmen rentiert, muss mit einer Kosten-Nutzen-Analyse untersucht werden. Diese Pläne liegen im operativen Controlling nur für kurz- bis mittelfristige Zeithorizonte vor. Kurz- bis mittelfristige Zielgrößen können an Quartalsergebnissen oder Jahresergebnissen bestimmt und verglichen werden. Um die Pläne so präzise wie möglich zu formulieren, werden Daten aus dem letzten Quartal bzw. Jahr herangezogen sowie Daten aus der Gegenwart. Dies ermöglicht dem Unternehmen Prognosen und Simulationen für die Zukunft zu erstellen. Durch eine permanente Kontrolle, dem Soll-Ist-Vergleich, können Abweichungen frühzeitig erkannt werden. Dadurch kann das Führungsmanagement die Funktion der Steuerung übernehmen und Gegenmaßnahmen in Kraft treten lassen. Ziel dieser Steuerung und Überwachung ist die Vermögenssicherung und Aufrechterhaltung der strategischen Ziele. Außerdem werden Abteilungen und Mitarbeiter effizienter koordiniert. Dies wird dadurch erreicht, dass in heutigen Unternehmen jeder Bereich ein separates operatives Controlling besitzt. Somit ist der Informationsaustausch vertikal und horizontal gegeben.¹⁴ Solch eine Aufspaltung ermöglicht den Aufbau eines Berichtwesens, welches dann als Entscheidungshilfe dienen kann. Dieses kann Kosten und Zeit sparen, die ansonsten für die Beseitigung von Unklarheiten aufgebraucht werden müsste. Außerdem ist eine weitere Aufgabe des operativen Controllings, die Transparenz im Unternehmen sicherzustellen. Dies gelingt in der Regel durch das Erstellen eines Kennzahlensystems.¹⁵ Kennzahlen eignen sich gut dafür, um einen bestimmten Wert zu einer bestimmten Zeit zu ermitteln und dann mit dem Zielwert zu vergleichen. Eine beliebte Kennzahl ist das Return on Investment (ROI). Die Kennziffer gibt an, wie das prozentuale Verhältnis zwischen investiertem Kapital und Gewinn zueinanderstehen. Kennzahlensysteme geben, quantitative Sachverhalten kurz und knapp und ermöglichen dem Management dadurch, eine Schlussfolgerung aus den Daten ziehen zu können. Kennzahlensystemen werden aus vielen einzelnen Kennzahlen gebildet. Das erste Kennzahlensystem war das PUPont-Kennzahlensystem. Eine weitere wichtige Kennzahl ist, die des operativen Cash flows. Dieser gibt die erwirtschafteten liquiden Mittel eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitraum an. Dadurch lässt sich feststellen, ob ein Unternehmen in der Lage ist, neue Investitionen durchführen zu können oder nicht. Kennzahlen sind quantifizierbare Zahlen, die Aussagen über eine bestimmte Problematik wiedergeben. Sie können verglichen werden, Abweichungen können identifiziert und beseitigt werden. Außer der Beseitigung muss eine Kommunikation über die Abweichung stattfinden, um alle Bereiche im Unternehmen über diese zu informieren. Liegt eine positive Abweichung vor, also ein Ist-Wert über dem Soll-Wert, kann dies der Motivation der Mitarbeiter dienen. Die nächste Abbildung dient zur zusammenfassenden Übersicht über die Aufgaben des operativen Controllings.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Die Abbildung veranschaulicht den Regelkreis im operativen Controlling. Das Management gibt die strategischen Ziele vor. Das operative Controlling beschafft die notwendigen Informationen und erstellt aus diesen Planwerte. Durch die Gegenüberstellung von Plan und Istwerten kann eine genaue Kontrolle stattfinden. Diese Kontrolle ist notwendig, um Abweichungen feststellen zu können. Die Abweichungen wiederum werden dann detailliert analysiert, um die Ursachen zu identifizieren. Die Ergebnisse dieser Analyse gelangen am Ende des Regelkreises wieder zum Management und weiteren relevanten Abteilungen, die aufbauend auf den Ergebnissen geeignete Maßnahmen treffen können, um effizientere Ergebnisse im Unternehmen erzielen zu können.¹⁶ Dieser letzte Vorgang wird als Reporting bezeichnet. Der Regelkreis schließt sich wieder. Dieser Vorgang kann sich öfter wiederholen bis ein Projekt abgeschlossen ist. Durch das ständige Reporting und dem Feedback, können die Hauptziele erfüllt werden, die Aufgabe des operativen Controllings ist somit von hoher Wichtigkeit.

Im Laufe des technologischen Fortschrittes und der zunehmenden Wichtigkeit von IT- Systemen und Informationen änderte sich auch das operative Controlling. In der folgenden Abbildung wird ein ERP-System in einem Großunternehmen, das mehrere Standorte besitzt, aufgezeigt.¹⁷

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

[...]

¹ Vgl. Pilz (2017), S.14

² Vgl. Horvath/Gleich/Seiter (2015), S.14

³ Vgl. Hubert (2016), S.3

⁴ Vgl. Deimel/Wiltinger/Heupel (2013), S.18

⁵ Vgl. Weber/Schäffer (2016), S.412ff

⁶ Vgl. Wellbrock/Ludin/Krauter (2020), S.9f

⁷ Vgl. Reichmann (2014), S.249,295,345,361,411,435,507

⁸ Vgl. Reichmann (2017), S.4

⁹ Vgl. Schroeter (2002), S.77

¹⁰ Vgl. Hubert (2016), S.46

¹¹ Vgl. Preißler (2007), S.19ff

¹² Vgl. Horvath/Reichmann/Baumöl/Hoffjan/Möller/Pedell (2019), S.6

¹³ Vgl. Petzold/Westerkamp (2018), S.16

¹⁴ Vgl. Binder (2017), (siehe Internetverzeichnis)

¹⁵ Vgl. Reichmann (2017) S.23 ff

¹⁶ Vgl. Nahrstedt (2019), S.73

¹⁷ Vgl. Hubert (2015), S.32