Wareneingangsbuchung - Verwaltung von Eingangsrechnungen in einem mittelständischen Unternehmen

Inhaltsverzeichnis

Abstract

1. Zielbestimmung
1.1 Musskriterien
1.2 Wunschkriterien
1.3 Abgrenzungskriterien

2. Produkteinsatz
2.1 Anwendungsbereiche
2.2 Zielgruppen
2.3 Betriebsbedingungen

3. Produktumgebung
3.1 Software
3.2 Hardware
3.3 Orgware
3.4 Schnittstellen

4. Produktfunktionen
4.1 Erfassung, Verwaltung und Ausgabe von Rechnungs- und Lieferantendaten
4.2 Suche nach Rechnungen und einzelnen Rechnungsnummern
4.3 Änderung von Stammdaten
4.4 Überweisung drucken

5. Produktdaten

6. Produktleistungen
6.1 Zeitbezogene Produktleistungen
6.2 Umfangsbezogene Produktleistungen

7. Benutzeroberfläche
7.1 Bildschirmlayout
7.2 Drucklayout
7.3 Tastenbelegung, Mausfunktionen und Dialoge

8. Qualitätszielbestimmung
8.1 Qualitätsmerkmale
8.2 Qualitätsstufen

9. Testszenarien

10. Entwicklungsumgebung
10.1 Software
10.2 Hardware
10.3 Orgware
10.4 Schnittstellen zur Entwicklung

11. Ergänzungen
11.1 Akzeptanztest
11.2 Abbildungsnachweis

Abstract

Die Aufgabenstellung eines mittelständischen Unternehmens der Automobilbranche, ein Programm zu erstellen, um im Unternehmen eingegangene Rechnungen verwalten zu können, ist Basis dieses Projekts. Zur Umsetzung dieser Aufgabe erscheint die Entwicklung einer Datenbank auf Basis von Microsoft Excel am sinnvollsten, verknüpft mit einer anwenderfreundlichen Benutzeroberfläche, die die Pflege der Wareneingangsbuchung und die Suche nach Rechnungsnummern und Lieferanten zeitsparend ermöglicht.

Momentan erfolgt die Buchung von Wareneingängen und in Anspruch genommenen Dienstleistungen in diesem Unternehmen noch manuell. Dieses Pflichtenheft soll die Ansprüche an ein leistungsfähiges Programm beschreiben und einem Programmierer die Nachempfindung der Programmstruktur ermöglichen.

Adressaten des Programms sind in erster Linie die Mitarbeiter in der Buchhaltung des Unternehmens, die für die Überwachung der Eingangsrechnungen verantwortlich sind. Des Weiteren sind der Geschäftsführer und der Finanzprokurist des Unternehmens sekundäre Nutzer des Programms, da sie jederzeit die Ausgaben des Unternehmens überblicken können müssen.

Insgesamt verfügt das Unternehmen bei 27 Mitarbeitern derzeit über eine Buchhalterin und eine Auszubildende im Bereich der Buchhaltung, die dieses Programm zukünftig nutzen werden.

1. Zielbestimmung

Das VBA-basierte Excel-Programm „Wareneingangsbuchung“ dient der zeitsparenden und benutzerfreundlichen Suche von Rechnungen und Lieferanten im erwähnten Unternehmen. Dieses Programm soll die Informationen über die im Unternehmen anfallenden Kosten darstellen und die Suche einzelner Posten schnell ermöglichen. Darüber hinaus kann das Programm zur Übertragung der einzelnen Kosten in den entsprechenden Kontenrahmen genutzt werden.

Das Autohaus erhält Eingangsrechnungen für die Inanspruchnahme von Leistungen anderer Unternehmen, die beglichen werden müssen. Hauptintention des Programms „Wareneingangsbuchung“ ist es, schnell und unkompliziert Rechnungen im Wareneingangsbuch anzulegen, im weiteren Verlauf nach Bedarf zu filtern und auszuwerten und gegebenenfalls eine Überweisung zu veranlassen. Weiterhin soll das Programm so konzipiert sein, dass die Möglichkeit einer Aktualisierung der Stammdaten immer gegeben ist.

1.1 Musskriterien

Das Such- und Verwaltungsprogramm für Rechnungen soll die Arbeit der Mitarbeiter in der Buchhaltung erleichtern und ihnen einen ständigen Überblick über die Rechnungen des Unternehmens geben. Die manuelle Erfassung, wie sie zurzeit erfolgt, ist zu zeitaufwändig, unübersichtlich und häufig Ursache von Fehlern. Der Grundgedanke, der hinter dem Programm steht, sieht eine Benutzeroberfläche vor, von der aus der Mitarbeiter einzelne Funktionen des Programms steuern kann. Dazu gehören das Einpflegen neu eingegangener Rechnungen, das Filtern der Forderungen nach Lieferanten und das Übertragen der entsprechenden Daten in Überweisungsträger.

Darüber hinaus muss die Software leicht verständlich und intuitiv bedienbar sein, um eine sichere und unkomplizierte Anwendung, besonders auch für neue Mitarbeiter oder Vertretungskräfte, zu ermöglichen.

Es ist nicht vorgeschrieben, auf welcher Anwendung das Programm basieren soll. MS Excel bietet sich jedoch aufgrund seiner VBA-Unterstützung und seiner Bedienerfreundlichkeit an. Außerdem ist es standardmäßig auf allen Rechnern der potentiellen Anwender installiert.

1.2 Wunschkriterien

Das Programm könnte dahingehend erweitert werden, dass die einzelnen Wareneingangsbuchungen im Kontenrahmen kontiert werden, so dass die Arbeit in der Buchhaltung weiter erleichtert und Zeit eingespart würde. Ein weiterer positiver Aspekt wäre die Vermeidung von Fehlern, die sonst bei manueller Buchung auftreten können.

Ein weiteres Wunschkriterium ist die Übertragung der Rechnungsdaten in den elektronischen Überweisungsträger, den die Bank per Online-Banking zur Verfügung stellt. Dadurch kann man Arbeitszeit einsparen, da der Weg zur Bank entfällt. Damit verbunden wäre die Notwendigkeit der Datenabsicherung über Passwörter, um Schreib-Lese-Rechte bzw. ausschließliche Leserechte zu vergeben und somit Fehleingaben durch nichtberechtigte Personen zu verhindern.

Darüber hinaus wäre es wünschenswert, weitere Kriterien zu erfassen, wie z.B. das Fälligkeitsdatum von Rechnungen.

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