Planung von Kommunikationspolitik für ein Softwareentwicklungsprojekt

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1. Einleitung
1.1. Generelle Fragestellung
1.2. Zielsetzung der Fallstudie
1.3. Vorgehen und Aufbau

2. Terminologische Grundlagen
2.1. Projekt
2.2. Projektmanagement
2.3. Kommunikationspolitik

3. Projektvorbereitung
3.1. Klärung des Projektauftrags
3.2. Zielpräzisierung
3.3. Stakeholderanalyse und Projektumfeldanalyse
3.4. Projektorganisation

4. Projektplanung
4.1. Projektstrukturplan
4.2. Beschreibung von Arbeitspaketen
4.3. Meilensteine
4.4. Projektphasen
4.5. Kommunikationsmatrix

5. Projektsteuerung

6. Projektabschluss

7. Fazit und kritische Reflexion

Anlagen

Anlage 1: Projektstrukturplan

Anlage 2: Meilensteinplan

Literaturverzeichnis

Internetquellenverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Projektauftrag

Abbildung 2: Umfeldanalyse

Abbildung 3: Projektorganisation

Abbildung 4: Beschreibung der Arbeitspakete

1. Einleitung

Als "Head of Communication" eines nebenberuflichen Startup-Projekts wurde die Verfasserin beauftragt, die Kommunikationspolitik für die Einführung und die Bekanntmachung eines Produkts zu konzipieren. Um Synergien zwischen dem Fernstudium und dem privaten Projekt zu erzielen, wird in dieser Fallstudie die Kommunikationspolitik des ausgewählten Projektes ausgearbeitet.

1.1. Generelle Fragestellung

Der private und berufliche Alltag jeder Person ist von Komplexität geprägt, die mit der fortschreitenden Digitalisierung weiter zunimmt. Insbesondere im beruflichen Umfeld sind hohe Managementkompetenzen, starke Flexibilität und Multitasking gefragt. Projekte sind heutzutage komplexer denn je: Stakeholder verfolgen unterschiedliche Interessen; Arbeitspakete müssen parallel und effizient bearbeitet werden und weisen vielfältige Verknüpfungen und Abhängigkeiten auf; Anforderungen ändern sich im Zuge des Projektverlaufs. All diese und noch viele weitere Faktoren erschweren und verkomplizieren den Projektalltag. In der Folge treten - insbesondere bei komplexen Groftprojekten - Terminverzögerungen immer häufiger ein.

Auch die Zahl der Projekte und dessen Umfang wächst aufgrund dieser zunehmenden Komplexität, der Internationalisierung und Globalisierung stetig an. Unabhängig davon, ob es sich um ein groftes, kleines oder mittelständisches Unternehmen handelt, die Rahmenbedingungen sind für alle gleich: Der Wettbewerb verschärft sich, die Produktlebenszyklen werden immer kürzer und der Kostendruck steigt.¹ Erfahrene und flexible Projektmanager sind hierfür notwendig, um trotz sich verändernden Randbedingungen erfolgreich zu sein und die Projektziele zeiteffizient zu erreichen.²

1.2. Zielsetzung der Fallstudie

Im Rahmen dieser Fallstudie wird ein Aufgabenbereich eines privaten nebenberuflichen Projekts ausgewählt und als Projekt definiert. Es handelt sich dabei um die Konzipierung der Kommunikationspolitik für die Einführung und Bekanntmachung eines Blockchain-basierten Multiplayer-Spiels. Das Ziel dieser Arbeit ist es, die theoretischen Projektmanagementmethoden aus den Studienbriefen und der Fachliteratur anhand eines Praxisbeispiels passend anzuwenden, die Hintergründe erfolgreicher Projekte zu analysieren und auf die maftgeblichen Aspekte im Projektmanagement aufmerksam zu machen. Basierend auf den einschlägigen theoretischen Grundlagen werden im Zuge dieser Fallstudie Vorlagen und Checklisten für die praktische Umsetzung erarbeitet. Aufterdem soll diese Fallstudie der Verfasserin dazu verhelfen, einen strukturierten und praxisbezogenen Zugang zum Thema Projektmanagement zu erhalten, um ihr Projekt erfolgreich durchzuführen.

1.3. Vorgehen und Aufbau

Nach der Erläuterung einiger grundlegender Begrifflichkeiten wird in der Vorbereitungsphase zunächst der Projektauftrag definiert, so dass die Zielerreichung messbar wird. Im Anschluss erfolgt die Analyse des Projektumfelds und der Stakeholder, die einen relevanten Einfluss auf den Erfolg und die Akzeptanz des Projektes üben. Eine Zielpräzisierung wird in einer frühen Projektphase definiert, damit im Nachhinein eine adäquate Projektkontrolle erfolgen kann. Aus der Aufgabenstellung heraus resultiert, dass die Projektplanungsphase im Fokus steht. In dieser Phase werden die Projektphasen, -meilensteine und der -strukturplan zeitlich, inhaltlich und personell konkretisiert. Zusätzlich werden Arbeitspakete detailliert ausformuliert, die Projektorganisation definiert und eine Kommunikationsmatrix erstellt. Um den Rahmen dieser Fallstudie nicht zu sprengen wird auf die Phasen der Projektumsetzung, -steuerung und des -abschlusses nur grob eingegangen. Zum Schluss erfolgt ein Fazit und eine kritische Reflexion.

2. Terminologische Grundlagen

Zunächst betrachten wir einige elementare Grundlagen, die einen gemeinsamen Verständnisrahmen für die Fallstudie schaffen sollen. Neben der Thematisierung der grundlegenden Begrifflichkeiten „Projekt“ und „Projektmanagement“ wird in diesem Kapitel untersucht, was eine „Kommunikationspolitik" ist und welche Bestandteile dazu gehören.

2.1. Projekt

Für den Begriff Projekt gibt es einige anerkannte Definitionen verschiedener Organisationen und Gremien, die z. B. in den Normen ISO 21500:2012, DIN 69901 oder vom Project Management Institute (PMI) festgelegt wurden.³ Bereits 1982 erkannte Dülfer, dass der Projektbegriff zu jenen Begriffen gehört, die zwar jedermann zu verstehen glaubt, „deren präzise merkmalsmäftige Festlegung jedoch unerwartete Schwierigkeiten erkennen lässt.“⁴

Zu einem ähnlichen Schluss kam Madauss⁵, der mehrere wissenschaftliche Quellen untersuchte und feststellte, dass sich die einzelnen Definitionen zum Begriff „Projekt“ teilweise sehr unterschieden und auf die Beschreibung jeweils unterschiedlicher Aspekte abzielten. Er definierte daraufhin die folgende Definition, die dieser Fallstudie zu Grunde gelegt wird: „Projekte sind Vorhaben mit definiertem Anfang und Abschluss, die durch die Merkmale zeitliche Befristung, Einmaligkeit, Komplexität und Neuartigkeit gekennzeichnet sind und wegen ihres interdisziplinären Querschnittscharakters eine vorübergehende organisatorische Veränderung und damit verbunden auch eine Neufestlegung der Aufgabenbereiche im Betrieb bewirken können.“⁶

2.2. Projektmanagement

Das Projektmanagement umfasst laut dem gängigen magischen Dreieck des Projektmanagements drei Zieldimensionen: Qualität, Kosten und Zeit.⁷ Diese sind jedoch nicht unabhängig voneinander zu sehen, sondern beeinflussen sich gegenseitig. Für diese Fallstudie wird die Definition von Jakoby zu Grunde gelegt. Er definiert den Begriff folgendermaften: „Projektmanagement ist die Planung und Steuerung der problemlösenden Prozesse von Projekten, um diese termingerecht und aufwandsminimierend zum Ziel zu führen.“⁸

2.3. Kommunikationspolitik

Die Kommunikationspolitik ist ein bedeutender Bestandteil des Marketings. Diese beinhaltet diverse Werbe- und Kommunikationselemente, um mit den Kunden in Kontakt zu treten und das vermarktete Produkt positiv in den Köpfen der Kunden zu verankern. Die wichtigsten Instrumente der Kommunikationspolitik sind die Öffentlichkeitsarbeit, Verkaufsförderung und Werbung.⁹ Nach Froböse und Thurm umfasst die Kommunikationspolitik "alle Entscheidungen und Handlungen, die die Gestaltung und Übermittlung von Informationen bzw. Botschaften an marketing-relevante Adressaten eines Unternehmens betreffen".¹⁰

3. Projektvorbereitung

Die erste Projektphase geht bereits mit der Projektidee einher. Hierbei geht es um die Klärung des Projektauftrags, der Zuständigkeiten und Prozesse sowie die grobe Zieldefinition.11 Zudem wird für die weitere Planung eine Projektumfeld- sowie Stakeholder-Analyse durchgeführt.

3.1. Klärung des Projektauftrags

Die Klärung des Projektauftrags ist die Grundlage für die weiteren Projektphasen. Insbesondere für die Festlegung der Projektziele ist ein Projektauftrag von grower Bedeutung.12 In dem Projektauftrag werden die maftgeblichen Vorgaben festgehalten. Diese sind Rahmenbedingungen, die der Auftragsgeber vor der Übergabe unbedingt wissen muss.13 "Ein klarer Auftrag und klare Ziele sind keine Bringschuld des Auftragsgebers, sondern Holschuld des Projektleiters."14, so Schmid.

Als Head of Communication muss die Verfasserin dieser Fallstudie das gesamte Marketing des Startups-Projektes planen. Da diese Aufgabe jedoch sehr umfangreich ist und den vorgegebenen Rahmen dieser Fallstudie deutlich sprengen würde, wird hierbei nur einen Teilbereich berücksichtigt, nämlich die Konzipierung der Kommunikationspolitik.

Der Projektauftrag für diese Fallstudie wird nachfolgend erarbeitet. Dieser erfordert die Unterschrift des Auftraggebers und der Projektleiterin und dient als Grundlage für die Gestaltung des Projektumfeldes sowie der weiteren Projektphasen.15 Ein Projektsteckbrief oder -auftrag ist typischerweise eine kurze Zusammenfassung eines Projekts und beinhaltet die wichtigsten Zahlen, Daten und Fakten des Projekts.16

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Projektauftrag

(Quelle: in Anlehnung an Hagen, S.: 2010)

3.2. Zielpräzisierung

Laut dem Gabler Wirtschaftslexikon ist ein Ziel eine "SollgröR>e, mit der ein Istzustand verglichen wird, der so lange zu bearbeiten ist, bis er dem Sollzustand entspricht".¹¹ Ein Projektziel wird durch eine eindeutige und allgemein verständliche Formulierung sowie durch einen realistischen Erreichungsgrad charakterisiert. Die Projektziele definieren den zu erreichenden finalen Zustand, daher sind diese operationalisierbar bzw. in Detailziele untergliedert. Diese werden im Rahmen des Projektes erarbeitet.¹²

Nach Felkai und Beiderwieden haben Ziele eine Klärungs-, Orientierungs- und Kontrollfunktion.¹³ Die Projektziele stellen die Weichen für den weiteren Projektverlauf dar. Daher müssen sie möglichst klar formuliert werden, um spätere Problemen, Schäden oder das Scheitern des Projekts zu vermeiden.¹⁴ Die Zielformulierung nach der "SMART-Formel" ist empfehlenswert, denn das Ergebnis dabei sind Spezifische, Messbare, Akzeptierte, Realistische und Terminierte Ziele.¹⁵

Das Hauptziel dieser Fallstudie ist die Planung der Instrumente der Kommunikationspolitik für die erfolgreiche Einführung und Bekanntmachung des Blockchain-basierten Spiels bis zum 07.07.2019. Der Erfolg dieses Ziels wird an der Anzahl gewonnener Spieler und deren monetären Ausgaben für das Spiel gemessen. Beabsichtigt wird dabei, durch die Einnahmen die Ausgaben abzudecken. Die konkreten finanziellen Messgröften werden in dem Businessplan definiert, der sich momentan noch in der Konzeptionsphase befindet und auf den nicht weiter eingegangen wird.

Die folgenden Teilziele sollen der Strukturierung des Projektes helfen:¹⁶

- Auftragsklärung: Abschluss der Phase bis 01.07.2018. Dieses Teilziel liegt in der Vergangenheit und wurde bereits erreicht.
- Konzeption/Planung: Abschluss der Konzeptionsphase bis 15.09.2018.

Die Nebenziele sind weitere Ziele, die erreicht werden können¹⁷. Diese beziehen sich auf die zu berücksichtigenden Rahmenbedingungen der Umsetzungsphase sowie des übergeordneten Gesamtprojektes:

- Möglichst viele Spieler sollten durch ein Belohnungssystem dazu motiviert werden, sich als Multiplikator einzubringen.
- Zu Marketingzwecken wird angestrebt, ein Advisory Board aus Blockchain-Experten aufzubauen.

Folgendes Nicht-Ziel dient dazu, eine klare Abgrenzung des Projektes zu definieren:¹⁸

- Bei dem vorliegenden Projekt wird lediglich die Umsetzung geplant, es erfolgt jedoch keine Umsetzung in diesem Zuge.

[...]

¹ vgl . Aichele/Schönberger (2014), S. 1

² vgl . Alam/Gühl (2016), vii

³ vgl . Aichele/Schönberger (2014), S. 3

⁴ Dülfer (1982), S. 42

⁵ vgl . Madauss (2000), S. 52

⁶ Madauss (2000), S. 41

⁷ Alam/Gühl (2016), S. 163

⁸ vgl . Jakoby (2015), S. 30

⁹ Nagl (2017), S. 169

¹⁰ Froböse/Thurm (2016), S. 131

¹¹ gabler.de (o. D.)

¹² vgl . Behm/Berger (2015), S. 38

¹³ vgl . Felkai/Beiderwieden (2015), S. 53

¹⁴ vgl. Felkai/Beiderwieden (2015), S. 51

¹⁵ vgl. Felkai/Beiderwieden (2015), S. 58

¹⁶ vgl. Alam/Gühl (2016), S. 62

¹⁷ vgl. Alam/Gühl (2016), S. 62

¹⁸ vgl. Alam/Gühl (2016), S. 62