Projektabschluss: Dokumentation der Projekterfahrung

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Problemstellung und Motivation
1.2 Zielsetzung, Abgrenzung und Aufbau der Arbeit

2 Grundlagen des theoretischen Ansatzes
2.1 Definition von Wissen
2.2 Wissensarten

3 Werkzeuge zur Dokumentation von Erfahrungen
3.1 Theoretische Ansätze
3.2 Praktische Ansätze

4 Anwendungsempfehlungen
4.1 Theoretische Ansätze
4.2 Praktische Ansätze

5 Fazit

Literaturverzeichnis

Internetquellen

Anhang

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Auf Unternehmen einwirkende Faktoren

Abbildung 2: Wandel der Organisationsstrategien

Abbildung 3: Perspektive dieser Arbeit

Abbildung 4: Entstehungsprozess von Wissen

Abbildung 5: Dimensionen des Wissens

Abbildung 6: Theoretische und praktische Ansätze zur Erfahrungsdokumentation

Abbildung 7: Anwendung der Design Structure Matrix anhand eines Beispiels

Abbildung 8: Anwenden und Nutzen von Erfahrungsdaten

Abbildung 9: Ablauf des Case Based Reasoning

Abbildung 10: Ablauf des Story Telling

Abbildung 11: Identifikation von effektiven Methoden zur Erfahrungsdokumentation

1 Einleitung

1.1 Problemstellung und Motivation

Anhand eines komplexitätsreduzierenden Ausschnitts aus dem Umfeld der Unterneh­men wird zur Problemstellung hingeführt. Die für die Themenstellung relevanten, der­zeit auf die Unternehmen einwirkenden Faktoren, die in der Fachliteratur aufgezeigt werden, sind in folgender Graphik dargestellt und können wie folgt zusammengefasst werden:

- Innovationsdruck

Im Wettbewerbsumfeld der Unternehmen zeichnet sich aufgrund eines zu­nehmenden Verlangens seitens der Kunden nach individuellen Produkten und Dienstleistungen ein verstärkter Innovationsdruck ab.^[1] Dies führt zu einer zu­nehmenden Besetzung von Marktnischen^[2] und verkürzten Innovationszyklen bei einer gleichzeitigen Erhöhung der technischen Komplexität, bedingt durch den anhaltenden technologischen Fortschritt.^[3]

- Globalisierung und Internationalisierung

Der Abbau politischer Schranken, die Liberalisierung der Märkte, die niedrigen Transportkosten und die rasante Entwicklung im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologie sind Triebkräfte, die zu einem verstärkten grenz­überschreitenden Warenhandel,^[4] zunehmenden Interorganisationsbeziehungen, Modularisierung und Virtualisierung von Organisationen führen.^[5]

- Intensivierung des Wettbewerbs

Die Sättigung der reifen Triade-Märkte, der Verdrängungswettbewerb auf neu­en wachsenden Emerging Markets, die sinkende Markenloyalität der Kunden und die steigende Transparenz der Märkte führen zu einem erhöhten Wettbe­werbsdruck.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Auf Unternehmen einwirkende Faktoren, Quelle: Schindler [2000], S. 6.

Wandel der Organisationen

Mit der bereits beschriebenen Entwicklung von „hierarchischen Organisationen tayloris- tischer Prägung“^[6] hin zu Netzwerk-, virtuellen oder modularen Organisationen, die in Abbildung 2 dargestellt werden, versuchen die Unternehmen auf die Herausforderungen zu reagieren, indem Sie Ihre Unternehmen flexibel und innovationsfähig gestalten.^[7] Während bei der Netzwerkorganisation die hierarchische Organisation durch zuneh­mende Team- oder Projektarbeit abgelöst wird,^[8] betrachtet Reiß Virtuelle Unternehmen sogar als eine „temporäre, projektspezifische Ausgestaltung eines Unternehmensnetz- werkes“.^[9] Bei modularen Organisationen entstehen kleine, kundenorientierte, dezentrale Bereiche mit flachen Hierarchien und ganzheitlichen Aufgaben in Profit-Centern.^[10] Pro­jektabhängig kommt es hierbei zur Zusammenarbeit der einzelnen Bereiche.

hoch

Dies hat zu einem Anstieg der Projektarbeit geführt. Weltweit vernetzte Projektteams, die zunehmende technische Komplexität und die steigende Geschwindigkeit bei der Projektabwicklung führen dabei zu einer steigenden Komplexität der Projekte.^[11] Diese Entwicklungen führen folglich zu einem steigenden Bedarf nach Methoden und Techni­ken des Projektmanagements.^[12]

Wissensmanagement

In der Literatur wird häufig der Wandel hin zu einer Wissensgesellschaft zitiert. Diese Wissensgesellschaft verlangt wiederum „intelligente Produkte“.^[13] Während man in der klassischen Betriebswirtschaftslehre die Produktionsfaktoren Arbeit, Betriebsmittel und Werkstoffe unterscheidet, die ein Unternehmen für die Erstellung von Produkten und Dienstleistungen benötigt, ist man zunehmend der Ansicht, dass für eine zielgerichtete Kombination dieser Faktoren Informationen und Wissen unabdingbar sind. Aus diesem Grund findet man in der Literatur zunehmend die Verwendung von Wissen als eigen­ständigen Produktionsfaktor und erkennt damit die steigende Bedeutung der Ressource Wissen für den Erfolg einer Geschäftstätigkeit an. Konsequentes Wissensmanagement kann sogar zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil für ein Unternehmen führen.^[14]

1.2 Zielsetzung, Abgrenzung und Aufbau der Arbeit

Ansätze und Beschreibungen für einen Einsatz von Wissensmanagement adaptiert auf die Organisationsform Projekt werden in dieser Arbeit zusammengefasst und Empfehlu­ngen für die praktische Umsetzung in Unternehmen werden ausgesprochen. Fokus der Arbeit ist dabei die Dokumentation der Erfahrungen zum Projektabschluss, um Wieder­holungsfehler zu vermeiden, Optimierungspotentiale zu nutzen, Wissen in Unternehmen zu erhalten und die Zeit für die Suche nach Informationen zu reduzieren. Die Perspekti­ve dieser Arbeit ist anhand von Prozessmodellen des Wissensmanagements und der Pro­jektabwicklung in Abbildung 3 dargestellt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 3: Perspektive dieser Arbeit, vgl. Cüppers, [2007], S. 32.

Im Anschluss an die Einleitung werden in Kapitel 2 die Grundlagen des theoretischen Ansatzes erläutert, bevor im dritten Kapitel die in der Literatur beschriebenen prakti­schen und theoretischen Ansätze zur Dokumentation von Erfahrungen in Projekten er­klärt werden. Abschließend findet in Kapitel 4 eine Bewertung und Empfehlung für die Anwendung der einzelnen Tools statt, bevor im fünften Kapitel ein Fazit gezogen wird.

2 Grundlagen des theoretischen Ansatzes

Um den Umgang mit der in der Literatur vorherrschenden Definitionsvielfalt im Be­reich Wissensmanagement zu erleichtern, werden im Folgenden die für die Hausarbeit relevanten Bereiche entsprechend definiert.

2.1 Definition von Wissen

Da unterschiedliche Fachgebiete den Begriff entsprechend ihrer Erfordernisse interpre­tieren und definieren, ist es erforderlich, zunächst den Entstehungsprozess von Wissen, der in folgender Abbildung dargestellt ist, zu betrachten. Durch Ordnungsregeln, einem Code oder einer Syntax werden Zeichen zu Daten. Sobald diese in einem bestimmten Bedeutungskodex interpretiert werden, handelt es sich um Informationen. Kann der Bet­rachter die Information mit anderen gespeicherten Informationen vernetzen, entsteht Wissen.^{[15] [16]}

Wissen 5°C ist kalt. Morgen muss ich eine Jacke anziehen.

Morgen beträgt die Temperatur 5°C

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 4, Entstehungsprozess von Wissen, vgl. Davenport/Prusak [1998], S. 31.

2.2 Wissensarten

Wissen kann anhand einiger Kriterien und aus unterschiedlichen Blickwinkeln betrach­tet und damit kategorisiert werden. Einige Dimensionen von Wissen, die in Abbildung 5 differenziert dargestellt sind, sind im Folgenden aufgeführt.

Explizites und implizites Wissen

Implizites Wissen kann als persönliches, kontextgebundenes Wissen beschrieben wer­den. Es ist schwer kommunizierbar und tief verankert in der Tätigkeit, der Erfahrung und den Werten des Einzelnen. Wettbewerbsvorteile die auf implizitem Wissen basieren sind von langfristiger Natur, da es nicht dokumentierbar und deshalb schwer imitierbar ist.16 Implizites Wissen ist subjektiv, in den Köpfen von Personen und basiert auf Erfah­rung und Intuition. Bei explizitem Wissen handelt es sich um objektives Verstandswis­sen, das sich leicht in formaler, semantischer Sprache weitergeben lässt. Es basiert eher auf Rationalität und entspricht Information. Der Unterschied zwischen implizitem und explizitem Wissen erklärt auch den Unterschied zwischen Informations- und Wissens­management. Während Informationsmanagement das explizit repräsentierte Wissen in Informationssystemen darstellt, berücksichtigt Wissensmanagement zusätzlich den Menschen als Wissensträger.^[17]

Psychologie des Wissens

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 5, Dimensionen des Wissens, Quelle: O. V. [2003], S. 3.

Individuelles und kollektives Wissen

Neben dem personengebundenen, individuellen Wissen, welches in den Köpfen der Wissensträger entsteht, gibt es ein kollektives Wissen in Unternehmen. Damit wird die Fähigkeit von Organisationen beschrieben, die nicht durch die Summe der Fähigkeiten der einzelnen Mitarbeiter erklärbar sind.^[18] Kollektives Wissen entsteht durch die Ver­knüpfung und Ergänzung von individuellem Wissen, beispielsweise in der Team- oder Projektarbeit.

Prozedurales und deklaratives Wissen

Dieses Dimensionspaar unterscheidet nach der Verwendbarkeit des Wissens. Das dekla­rative Wissen umfasst Kenntnisse über bestimmte Objekte, Personen oder Tatsachen. Dieses Wissen hat einen relativ geringen Anwendungsbezug. Hingegen beinhaltet das prozedurale Wissen die Fähigkeiten, Wissen und Informationen sinnvoll zu verbinden um Prozesse und Abläufe zu gestalten. Dieses Dimensionspaar wird häufig auch als der

Unterschied zwischen Theorie und Praxis bezeichnet. Erfahrungswissen oder Erfahru­ngen stellen eine Teilmenge des prozeduralen Wissens dar. Erfahrungen basieren auf Beobachtungen oder Aktivitäten und befähigen den Einzelnen oder die Gruppe, zukünf­tig in ähnlichen Situationen die richtigen Entscheidungen zu treffen oder einmal bega­ngene Fehler nicht zu wiederholen. Im Gegensatz zum allgemeinen prozeduralen Wis­sen können beim Erfahrungswissen die Ergebnisse bereits antizipiert werden.^[19]

3 Werkzeuge zur Dokumentation von Erfahrungen

Im folgenden Abschnitt werden zunächst die theoretischen Ansätze und im Anschluss die praktischen Ansätze zur Dokumentation von Erfahrungen erklärt. Die unterschiedli­chen Begriffe werden in der Literatur unterschiedlich verwendet und teilweise unter­schiedlich bezeichnet. Die Aufzählung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Es werden jedoch die für die Aufgabenstellung wichtigsten Methoden aufgeführt. Eine Ü­bersicht zeigt folgende Abbildung.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 6: Theoretische und praktische Ansätze zur Erfahrungsdokumentation.

[...]

^[1] Vgl. z.B. Wildemann [2002], Wildemann [2004], Wildemann [2007].

^[2] Vgl. z.B. Linnemann/Stanton [1991].

^[3] Vgl. Schindler [2000], S. 1.

^[4] Vgl. o.V. [2007].

^[5] Vgl. Goecke/Pribilla/Reichwald [1996], S. 3.

^[6] Quelle: Möslein/Reichwald [1997], S. 14.

^[7] Vgl. Möslein/Reichwald [1997], S. 13.

^[8] Vgl. z.B. Anderson/Larsson [1998], S. 145; Patzak/Rattay [1998], S. 455.

^[9] Vgl. Reiß [1996], S. 197.

^[10] Vgl. Schirmer [2007], S. 67.

^[11] Vgl. Cüppers [2007], S.30; Eppinger/Rowles/Sosa [2007], S. 57.

^[12] Vgl. Schindler [2000], S. 4.

^[13] Vgl. z.B. Götz/Schmid [2004], S. 15.

^[14] Vgl. Burghardt [2001], S. 138.

^[15] Vgl. z.B. Davenport/Prusak [1998], S. 27 ff.; Probst/Raub/Romhardt [1999], S. 36 ff..

^[16] Vgl. Nonaka/Takeuchi [1997], S. 71 ff..

^[17] Vgl. Stopka [2007], S. 65 ff..

^[18] Vgl. Romhardt [1998], S. 80.

^[19] Vgl. o. V. [2003], S. 9 ff..