Workflowmanagement und Workflowmanagementsysteme

Gliederung

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1. Einleitung und Zielsetzung

2. Definitorische Grundlagen

3. Gegenstand des Workflowmanagements
3.1 Anforderungen an Prozesse innerhalb des Workflowmanagements
3.2 Die Systemarchitektur eines Workflowmanagementsystems

4. Vom Geschäftsprozess zum Workflow
4.1 Pre-Modellierungsphase
4.2 Modellierungsphase
4.3 Post-Modellierungsphase

5. Schlussbetrachtung

Anhang

Literaturverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1 – Die Workflow-Kategorien

Abbildung 2 – Das Workflow-Referenz-Modell

Abbildung 3 – Die Phasen eines Workflowprojektes

Abbildung 4 – Ausschnitt aus einem Workflow-Metaschema

1. Einleitung und Zielsetzung

Die Geschwindigkeit, mit der Unternehmen mit neuen Herausforderungen von Seiten des Marktes, der Kunden oder der Investoren konfrontiert werden, hat sich in den letzen Jahren merklich erhöht. Sichtbar wird diese Entwicklung u.a. durch abnehmende Produkt- und Innovationszyklen oder eine steigende Anzahl von Restrukturierungsmaßnahmen. Dabei erscheint es nicht verwunderlich, dass Unternehmen in dynamischen Wettbewerbssituationen zunehmend ihre Geschäftsprozesse anpassen, um effizienter und effektiver agieren zu können. Das Ziel ist eine Verbesserung unter qualitativen, monetären und zeitlichen Aspekten. Dies kann durch den Einsatz von Workflowmanagement und Workflowmanagementsystemen erreicht werden, da es sich hier um einen allumfassenden Ansatz handelt, der personelle Ressourcen, Informationen, Computer-Systeme und organisatorische Prozesse integriert^[1]. Diese Arbeit soll einen Überblick über die Thematik des Workflowmanagement und des Workflowmanagementsystems geben. Nachdem die zentralen Begrifflichkeiten definiert und abgegrenzt wurden geht die Arbeit auf die Grundlagen des Workflowmanagements ein. Hierzu wird aufgezeigt, welche Anforderungen an einen Prozess im Workflowmanagementsystem gestellt werden und wie die systemseitigen Verwaltung und Steuerung von geeigneten Workflows architektonisch abläuft. Es wird anschließend ein möglicher Ablauf zur Implementierung von Workflows aufgezeigt. Dies geschieht exemplarisch anhand eines Phasenschemas für Workflow-Projekte, das im weiteren Verlauf der Arbeit in Pre-Modellierungsphase, Modellierungsphase und Post-Modellierungsphase unterteilt wird. Der Schwerpunkt der Arbeit liegt dabei auf der Modellierungsphase von Workflows.

2. Definitorische Grundlagen

In der Literatur wird der Themenkomplex Workflow und Workflowmanagement teilweise mit Begriffen belegt, die synonym oder unscharf verwendet werden. Zunächst sollen daher zentrale Begrifflichkeiten definiert und voneinander abgegrenzt werden.

a) Geschäftsprozess

Unter einem Geschäftsprozess versteht man zielorientierte, logisch zusammenhängende Abläufe innerhalb einer Unternehmenseinheit mit definiertem Beginn und Abschluss. Im Rahmen dieses Ablaufs werden Informations- bzw. Leistungseinheiten zwischen Organisationsbereichen erstellt und ausgetauscht. Der Geschäftsprozess wird durch ein Startereignis initiiert und durch ein Endereignis abgeschlossen.^[2] Diese Vorgänge sind Teil einer Wertschöpfungskette und können sich mehrerer zuliefernder und unterstützender Prozesse bedienen.^[3]

b) Workflow

Aufgrund der Komplexität einzelner Geschäftsprozesse können die damit verbundenen Vorgänge nicht vollständig automatisiert werden. Das bedeutet, dass in diesen Fällen nur bestimmte Teilprozesse systemseitig geführt und unterstützt werden können. Die Möglichkeit zum automatisieren von Geschäftsprozessen im Ganzen oder in Teilen hängt von der Strukturierbarkeit des betrachteten Prozesses ab. Ein Prozess weißt dann eine gute Strukturierbarkeit auf, wenn er wiederkehrend und in der Abfolge möglichst homogen ist. Als Beispiel wäre eine Berechnungsaufgabe zu nennen, die wiederkehrend nach einem vorgegebenen Schema zu erfolgen hat. Eine weniger gute Strukturierbarkeit von Prozessen resultiert aus heterogenen Vorgängen, wie z.B. bei Prognose- oder Beratungstätigkeiten. Während der Geschäftsprozess den gesamten Ablauf umfasst, beinhaltet der Workflowprozess nur den automatisierten Teilprozess. Analog zum Geschäftsprozess besteht dieser aus einer Abfolge von Vorgängen und unterliegt dem Zweck der Erstellung einer Leistungseinheit. Desweiteren beginnt und endet der Workflowprozess ebenfalls durch ein vorher festgelegtes Ereignis.^[4]

c) Workflowmanagement

Workflowmanagement umfasst „alle Aufgaben, die bei der Modellierung, der Simulation sowie bei der Ausführung und Steuerung von Workflows erfüllt werden müssen.“^[5] Charakteristisch für einen Workflowmanagement-Ansatz ist die prozessorientierte, gesamtheitliche und explizite Ausprägung. Damit lässt sich dieser Ansatz hinsichtlich der Ausrichtung gegenüber anderen Ansätzen abgrenzen, die eine Daten-, Datenfluss-, Funktions- oder Objektorientierung aufweisen.^[6] Betrachtet wird somit, wie Leistung im zeitlichen und kausalen Rahmen erbracht wird, indem es zwischen Organisationseinheiten zu transaktionalen Verknüpfungen kommt. Dabei erbringen unterschiedliche Unternehmenseinheiten Teilleistungen, die sich final zu einem Ganzen zusammensetzen. Die gesamtheitliche Charakteristik ergibt sich aus einer vollständigen Berücksichtigung und Modellierung aller Aspekte - wie z.B. separater Funktions-, Datenfluss- oder Kontrollbereiche eines spezifischen Anwendungsfeldes. Das dritte wesentliche Merkmal umfasst das explizite Modellieren. Demnach muss jedes modellierte Fakt eindeutig im Anwendungsmodell eingebettet sein und darf nicht indirekt über andere Fakten repräsentiert werden. Ein gesamtheitlicher und expliziter Modellierungsansatz resultiert tendenziell in einem kompletten Anwendungsmodell, welches eine optimale Grundlage für Prozessoptimierungsverfahren, wie z.B. Business Reengineering, darstellt.^[7]

d) Workflowmanagementsysteme

Das zuvor genannte Workflowmanagement umfasst das Abstimmen von Arbeitsvorgängen zur korrekten Zeit mit einem adäquaten Ressourceneinsatz. Aufgrund der zahlreichen Veränderungen, denen Unternehmen ausgesetzt sind, müssen die Geschäftsprozesse und die damit verbundenen Abläufe einer permanenten Steuerung, Überwachung und Verbesserung unterzogen werden. Hierbei kommen Workflowmanagementsysteme (WFMS) zum Einsatz, die in die Organisation eingebettet sind und den vollständigen Workflow managen, controllen und gemäß Workflow-Schema-Modell ausführen^[8]. Diese basieren auf einer Software zur Unterstützung der Konzeption und der Durchführung von Geschäftsprozessen.^[9] Die Architektur eines WFMS wird in Kapitel 3.2 aufgezeigt.

[...]

^[1] Vgl. Hayes, K., Lavery, K. (1991) und Koulopoulos, T. M. (1995)

^[2] Vgl. Schwarze, J. (1997), S. 168

^[3] Vgl. Müller, J. (2005), S.7

^[4] Vgl. Richter-von Hagen, C., Stucky, W. (2004), 27f.

^[5] S. Teufel, S. (1996), S. 42

^[6] Vgl. Jablonski, S. et al (1997) S. 16

^[7] Vgl. Jablonski, S. et al (1997), S. 17f.

^[8] Vgl. Vanderfesten, I., Reijers, H. (2006), S. 653

^[9] Vgl. Richter-von Hagen, C., Stucky, W. (2004), 137f.