Intranet zur Modernisierung der Unternehmensorganisation

Inhaltsverzeichnis

1. Grundlagen
1.1 Vom Industrie- ins Informationszeitalter
1.2 Ausgangssituation in Unternehmen

2. Intranets
2.1 Merkmale
2.2 Standardisierte Lösungen

3. Auswirkungen auf die Unternehmensorganisation
3.1 Aufbau
3.2 Standardisierung und Arbeitsteilung
3.3 Hierarchie
3.4 Kommunikation
3.5 Arbeits- und Betriebszeiten

4. Probleme

5. Zusammenfassung und Ausblick

Literaturverzeichnis

Anhang: Wörterverzeichnis

1. Grundlagen

1.1 Vom Industrie- ins Informationszeitalter

Das Industriezeitalter wandelt sich zum Informationszeitalter. Die herausragende Stellung der „Hardware“ (Rohstoffe, Geräte, Maschinen, Anlagen) weicht dem produktiven Umgang mit der „Software“ (Wissen, Wahrnehmung, Strategien, Ideen). Auslöser dieser Entwicklung ist die erhöhte Nachfrage nach informationellen Produkten und Diensten (Beratung, Unterhaltung). Daraus ergeben sich für die Unternehmen und deren Mitarbeiter einige Folgen:^[1]

- Aus- oder Aufbau von Kommunikationsnetzen und Informationstechniken
- Intensivierung des Informationsaustausches
- Flexibilität der Fertigungstechniken
- Abflachung der Hierarchie
- Kreativität, Flexibilität und Produktivität von Gruppen und Mitarbeitern
- Lebenslanges Lernen der Mitarbeiter
- Wachstum des internationalen Verkehrs
- Vergrößerung der weltweiten Kooperation.

Darüber hinaus steigen die vielfältigen Anforderungen an Unternehmen ständig durch:

- Geringe Lebensdauer von Produkten
- Schnell wandelnde Nachfrage
- Verstärkter Kostendruck
- Verstärkte Nachfrage nach Qualität und Kundendienst
- Verschärfter internationaler Wettbewerb.

Wissenskapital ist heute ein wertvolles Firmenkapital bzw. Wettbewerbsfaktor. Informationen (Wissen) zur richtigen Zeit am richtigen Ort ermöglichen Firmen, Entscheidungen schneller zu treffen, um konkurrenzfähig zu bleiben.^[2] Um die o. g. Anforderungen zu erfüllen, brauchen Unternehmungen Organisationsveränderungen, damit Informationen ungehindert fließen. Dieser Umbruch kann aber nur mit Hilfe neuster und schnellster Informationstechnologien (IT) stattfinden. Ein Beispiel dafür ist das Intranet.

1.2 Ausgangssituation in Unternehmen

In vielen Unternehmen hingegen gibt es heute noch die unterschiedlichsten Probleme in bezug auf den ungehinderten Informationsfluß:^[3]

(1) Verschiedene Formate
(2) Unterschiedliche System- und Anwendungsplattformen
(3) Geographische Verteilung
(4) Fehlende Standards für externe Kommunikation.

Zu (1): Informationen gibt es in digitaler Form (Datei) oder in Papierform (Schriftgut). Benötigt der Mitarbeiter in einem Arbeitsablauf beide Formen, kommt es zu Medienbrüchen (Medium Datei und Papier). Informationen in Papierform veralten schnell und erreichen den Empfänger u. U. nicht rechtzeitig. Firmeninterne Druckerzeugnisse (z. B. Telefonbücher, Preislisten) verursachen außerdem hohe Kosten und binden Zeit in Herstellung und Vertrieb.

Zu (2): Wichtige Daten sind in verschiedenen Anwendungsprogrammen vorhanden, ihre Einbindung in andere Systeme und der entsprechende Zugriff ist technisch schwierig oder gar nicht möglich. Unternehmen verzichten daher häufig auf wichtige Informationen. Mitarbeiter nutzen durch den Wechsel zwischen den verschiedenen Programmen Lerneffekte nicht aus.

Zu (3): Das Client/Server-Prinzip [dezentrale Arbeitsplätze (Clients) kommunizieren mit Server-Systemen (Rechner mit verfügbaren Informationen)] besitzt einen Nachteil: Durch die Verwendung anderer Netzwerkprotokolle entstehen Insellösungen. Langsamer Informationsfluß, mehrfache Abspeicherung derselben Daten und Austauschprobleme sind die Folge.

Zu (4): Durch die begrenzte Reichweite herkömmlicher Netze können Unternehmungen Kunden und Geschäftspartner nicht in größerem Umfang in die Kommunikation miteinbeziehen. Sie beschränken sich somit auf gängige Vertriebsstrategien und Kommunikationswege, wie z. B. der Informationsaustausch in Papier- oder Faxform. Dieser Austausch ist oft zu langsam, und es entstehen Druck-, Material- und Distributionskosten.

Diese Arbeit gibt einen Übersicht darüber, was Intranets leisten und wie sie die Unternehmensorganisation beeinflussen.

2. Intranets

2.1 Merkmale

Das Intranet ist ein Netzwerk innerhalb eines Unternehmens auf Basis der Internet-Technologie. Intranets nutzen Internet-Standards und -Protokolle (TCP/IP und HTTP)^[4] für die Datenübertragung und die darauf basierenden Anwendungen, wie Browser und HTML-Dokumente mit Hyperlinks. Diese Protokolle überbrücken Unterschiede verschiedener Betriebssysteme und Computergerätetypen. Die Unternehmen können sich mit anderen (z. B. Kunden, Lieferanten) problemlos zusammenschalten. Ein Extranet entsteht:^[5]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Beziehungen zwischen Internet, Extranet und Intranets^[6]

Eine Reihe von Gründen spricht aufgrund dieser Technologie für das Intranet:^[7]

- Verbesserte Zusammenarbeit von internen und externen Mitarbeitern
- Durchführung von Schulungen
- Verwaltung, Veröffentlichung und gemeinsame Nutzung von Informationen und Dokumenten
- Aktualität und schnelle Verfügbarkeit der Informationen
- Anwendung von Suchmaschinen
- Elektronische Durchgängigkeit von Arbeitsschritten ohne Medienbrüche
- Benutzbarkeit von Datenbanksystemen unterschiedlicher Programme
- Einheitliche Standards (z. B. Dokumentenformate, Bedieneroberflächen)
- Erhöhung der Produktivität
- Geringe Kosten.

Darüber hinaus „befähigen“ („empower“) Erfolge bei der selbständigen Informationssuche den Mitarbeiter zur weiteren Nutzung des Intranets.

Diese Vorteile des Intranets gegenüber herkömmlichen Netzwerken schaffen für die Unternehmen ein Informations-, Kommunikations- und Kooperationsvorsprung. Das Intranet dient also unternehmensweit zur Erreichung von Geschäftszielen und Wettbewerbsvorteilen.

2.2 Standardisierte Lösungen

Folgende Intranet-Techniken unterstützen die Konkurrenzfähigkeit der Unternehmen:^[8]

(1) Publishing
(2) Data Warehousing
(3) Kommunikation und Groupware
(4) Workflow-Anwendungen
(5) Dokumenten-Management-Systeme (DMS)
(6) Fernunterricht.

Zu (1): Publishing bezeichnet die Veröffentlichung von Informationen im Unternehmen, wie z. B. von Organisationsdiagrammen, Listen von Ansprechpartnern, Handbüchern.

Zu (2): Das Data Warehousing führt Informationen aus unterschiedlichen Informationssystemen zusammen: Es bereitet also Daten aus dem Tagesgeschäft auf. Diese Daten dienen Managern dann als Grundlage für strategische Entscheidungen. Das Data Warehouse ist ein Teil des Knowledge Warehouse. Das Knowledge Warehouse ist eine Ansammlung von Wissen im Intranet. Dieser Wissens-Pool ist für jeden Mitarbeiter zugänglich. Abb. 2 zeigt Beispiele von Intranet-Anwendungen in einzelnen Funktionsbereichen:

[...]

^[1] Vgl. o. V. 1 (o. J.), o. S.

^[2] Vgl. Greer (1997), S. 18 und 30.

^[3] Die weiteren Ausführungen orientieren sich an Döge (1997), S. 16 – 19.

^[4] Vgl. Anhang.

^[5] Vgl. Mocker/Mocker (1998), S. 50 und 158.

^[6] Vgl. Greer (1997), S. 64.

^[7] Vgl. Horn (1999), S. 262 – 263.

^[8] Die weiteren Ausführungen orientieren sich an Zlabinger (1997), S. 153 – 156.