Der Trend zur Verschmelzung der Fremdenverkehrs- und Kongressbüros - Ursachen und Erwartungen

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung

2 Grundlagen und Definitionen
2.1 Der Kongress
2.2 Der Städtetourismus
2.3 Das Fremdenverkehrsbüro

3 Aufgaben und Tätigkeitsfelder von Touristikstellen
3.1 Das Fremdenverkehrs- und Kongressmarketing als Teil des Stadtmarketings
3.2 Aufgaben einer klassischen Fremdenverkehrsstelle
3.3 Aufgaben eines Kongressbüros

4 Aktuelle Situation und relevante Trends im deutschen Städtetourismus und bei den Tourismusmarketingorganisationen der Städte
4.1 Themen und Zielgruppen im deutschen Städtetourismus
4.2 Die Bedeutung des Tagungs- und Kongresstourismus für die deutschen Fremdenverkehrsstellen

5 Unternehmensverschmelzungen / Fusionen
5.1 Begrifflichkeit und Ziele
5.2 Fusionen von Fremdenverkehrsbüros und Kongressbüros in der Praxis

6 Der Aufbau eigener Kongressbüros als Alternative zu Fusionen am Beispiel der Osnabrück Marketing und Tourismus GmbH (OMT)
6.1 Die Organisation
6.2 Die Gründung des Tagungs- und Kongressbüros
6.2.1 Vorgehen
6.2.2 Ursachen und Erwartungen
6.2.3 Ergebnisse und Ausblick

7 Vor- und Nachteile der Verschmelzung eines Kongressbüros und eines Fremdenverkehrsbüros im Vergleich zum Aufbau einer eigenen Kongressabteilung in einem Fremdenverkehrsbüro
7.1 Unterschiedliche Organisationsstrukturen und Unternehmenskulturen
7.2 Personelle Veränderungen
7.3 Der Kundenstamm
7.4 Überschneidungen in der Dienstleistung
7.5 Der Einfluss der Rechtsform

8 Fazit

Quellenverzeichnis

Anhang

1 Einleitung

Seit einigen Jahren ist in deutschen Städten zu beobachten, dass sich Fremdenverkehrsstellen vermehrt dem Thema Tagungen und Kongresse widmen, welchem in Fachkreisen ein großes Zukunftspotenzial vorausgesagt wird. Um dieses Vorhaben effektiv und effizient zu realisieren, bestehen vielerorts der Wunsch und die Notwendigkeit zur engen Zusammenarbeit zwischen den Fremdenverkehrsbüros und kongressrelevanten Unternehmen und Institutionen bzw. zum Ausbau des Kongresswesens im Allgemeinen. Eine Möglichkeit kann in der Verschmelzung eines Fremdenverkehrsbüros und eines Kongressbüros bestehen. Eine solche Zusammenführung kann verschiedene Möglichkeiten der Optimierung bieten, sei es eine Kostenreduktion, eine Verbesserung des Images oder ähnliches. In jedem Fall spielt der Begriff Synergie in diesem Zusammenhang eine zentrale Rolle. In der folgenden Ausarbeitung soll erklärt werden, aus welchen Gründen und mit welchen Erwartungen ein Fremdenverkehrsbüro und ein Kongressbüro fusionieren könnten. Ebenso geht es um die Frage nach der tatsächlichen Existenz solcher Fälle im Deutschlandtourismus und um alternative Wege, um dieselben Ziele zu erreichen wie durch die Verschmelzung eines Kongressbüros mit einem Fremdenverkehrsbüro. Die Autorin beruft sich hierbei auf eigens durchgeführte Befragungen von Geschäftsführern und Marketingverantwortlichen verschiedener Fremdenverkehrsorganisationen.

Begonnen wird jedoch zunächst mit der Definition grundlegender Terme und relevanten Daten und Fakten zum Städtetourismus, gefolgt von Kapiteln, welche zum einen die Aufgaben der Fremdenverkehrs- und Kongressbüros näher beleuchten, zum anderen Trends vorstellen, die sich im deutschen Städtetourismus zunehmend abzeichnen. Den Kern der Arbeit bilden das Thema Fusionen im Allgemeinen mit ihren Vor- und Nachteilen und ein Praxisbeispiel über die Osnabrück Marketing und Tourismus GmbH, die eine eigene Kongressabteilung innerhalb der Organisation errichtet hat. Abgeschlossen wird mit einer Gegenüberstellung wichtiger Aspekte von Fusionen sowie Gründungen eigener Kongressbüros in Fremdenverkehrsstellen und einer zusammenfassenden Stellungnahme.

2 Grundlagen und Definitionen

2.1 Der Kongress

Ein Kongress wird definiert als eine „Zusammenkunft oder Tagung zum Zweck politischer oder wissenschaftlicher Besprechungen“^[1] Er ist eine Form der Veranstaltung. Das folgende Schaubild zeigt, welche Veranstaltungen im Allgemeinen existieren und wie sie sich voneinander unterscheiden.

Abb. 1: Abgrenzung verschiedener Veranstaltungsarten^[2]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Eine detailliertere Differenzierung nach verschiedenen Veranstaltungsmerkmalen findet sich in Anhang A.

Wenn im Folgenden von Kongressbüros die Rede ist, bedeutet dies nicht, dass sich diese Büros ausschließlich auf Kongresse fokussieren; zumeist widmen sie sich einem breiten Portfolio von Veranstaltungen d.h. auch den im Schaubild dargestellten Seminaren, Tagungen etc. Kongress- und Tagungsveranstaltungen können auch definiert werden als „ein- bis mehrtägige Zusammenkünfte vorwiegend ortsfremder Personen zum beruflichen Informationsaustausch.“^[3] Sie sind das Hauptgeschäftsfeld der Kongressbüros.

2.2 Der Städtetourismus

Laut Aussage des Deutschen Tourismusverbandes sind die deutschen Städte der größte Publikumsmagnet für den Tourismus in Deutschland. Dabei stehen für die Touristen die verschiedensten Motive zum Antreten einer Reise in eine deutsche Stadt im Vordergrund.^[4] Der geschäftlich bedingte Reiseverkehr, welcher den Kongress- und Tagungstourismus beinhaltet, ist ein wichtiger Bestandteil des Städtetourismus. Wie er sich in die verschiedenen Arten des Städtetourismus einfügt, wird in der folgenden Abbildung deutlich:

Abb. 2: Städtetourismus – Kategorien^[5]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Der Tagungs- und Kongresstourismus ist im Großen und Ganzen fast ausschließlich für Städte von Bedeutung, dort insbesondere für die größeren, die aufgrund ihrer gut entwickelten allgemeinen wie auch touristischen Infrastruktur eine hohe Attraktivität für Geschäftsreisende vorweisen können.

2.3 Das Fremdenverkehrsbüro

Fremdenverkehrsbüros sind Fremdenverkehrsorganisationen. Fremdenverkehrsorganisationen werden definiert als „alle Institutionen, die an ihrem Ort privatwirtschaftlich oder staatlich den Tourismus fördern.“^[6] Heute wird für professionell agierende Fremdenverkehrsbüros und Touristikbüros oftmals auch der Begriff Tourismusmarketingorganisation gebraucht und soll auch in der vorliegenden Ausarbeitung als Synonym verwendet werden.

3 Aufgaben und Tätigkeitsfelder von Touristikstellen

3.1 Das Fremdenverkehrs- und Kongressmarketing als Teil des Stadtmarketings

In den letzten Jahren hat in deutschen Städten die Bedeutung des Stadtmarketings und der Stadtentwicklung stark zugenommen. Stadtmarketing bedeutet „ein Zusammenwirken einer Stadt mit ihren Interessengruppen.“^[7] Zu den Mitwirkenden im Stadtmarketing zählen Fremdenverkehrsämter ebenso wie Kulturvereinigungen, Medien, Sportvereine, wissenschaftliche Institute, Verwaltungsgremien, Gastronomen, Industrieverbände und viele mehr. Mithilfe eines ganzheitlichen Stadtmarketings sollen die Wünsche und Ziele der Interessensgruppen gemeinsam zum Wohle der Stadt angestrebt werden, und die sture Verfolgung individueller Ziele der einzelnen Gruppen ohne Rücksicht aufeinander soll vermieden werden. Stadtmarketing soll durch Kommunikation, Kooperation und Koordination die Entwicklungspotenziale einer Stadt als Ganzes ausschöpfen.^[8]

Ein ganzheitliches Stadtmarketing umfasst die folgenden Themenfelder:

- Tourismusmarketing
- Standortmarketing / Wirtschaftsförderung
- Citymarketing – für den Einzelhandel in der Innenstadt
- Kommunales Marketing – Dienstleistungen für Bürger
- Tagungs- und Kongressmarketing
- Kulturmarketing
- Regionalmarketing
- Eventmarketing
- Sportstättenmarketing
- Sonstiges – z.B. Natur / Umwelt und Soziales^[9]

Es sind vielerorts Stadtmarketingorganisationen entstanden, die versuchen, alle der oben aufgeführten Aufgabenfelder abzudecken und dabei allen Beteiligten gerecht zu werden. In Anbetracht dieser Entwicklung muss das Tourismusmarketing seine Rolle in den Städten neu definieren. Es gibt einerseits die Möglichkeit, dass der Tourismus die Führungsrolle im Stadtmarketing übernimmt, andererseits kann es ebenso passieren, dass der Tourismus in die zweite Reihe gedrängt wird und neue Beziehungen zu den anderen Interessensgruppen, etwa aus dem Eventbereich oder dem Einzelhandel herstellen oder bereits bestehende Partnerschaften intensivieren muss.^[10]

Grundsätzlich ist der Tourismus aufgrund seiner wirtschaftlich großen Bedeutung ein wichtiger Faktor in deutschen Städten. Das städtische Tourismusmarketing hat die Aufgabe, Wettbewerbsvorteile der Stadt herauszuarbeiten und die Stadt dementsprechend zu positionieren. Es soll das Themenmarketing ausbauen, das Angebot verschiedener Tourismuspartner bündeln, kunden- und serviceorientiert handeln – sowohl im Innen- als auch im Außenmarketing – und außerdem bestehende Märkte betreuen und neue Märkte erschließen und effiziente Kommunikations- und Distributionsinstrumente nutzen.^[11]

3.2 Aufgaben einer klassischen Fremdenverkehrsstelle

Fremdenverkehrsstellen nehmen eine Vielzahl von Funktionen und Aufgaben wahr, die in der folgenden Abbildung dargestellt werden.

Abb. 3: Aufgaben einer Fremdenverkehrsstelle^[12]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Was sich hinter den in der Abbildung aufgeführten Schlagworten verbirgt, wird nachfolgend kurz erklärt:

- Information: Beantworten von Anfragen
- Buchung: Vermittlung von Unterkünften und Tagungsräumen
- Koordination: Entwicklung eines Tourismuskonzeptes mit Leistungsträgern und Anspruchsgruppen und Abstimmung der Angebote mit den Leistungsträgern
- Pauschalen: Zusammenstellung von Pauschalangeboten mit besonderen Programmen bzw. zu besonderen Anlässen
- Veranstaltungen: Kreation und Durchführung von besonderen Veranstaltungen (events) mit dem Ziel, Besucher und Touristen anzuziehen
- Akquisition: aktiver Verkauf von Tagungen und Zusammenarbeit mit Reiseveranstaltern
- Gästebetreuung: Organisation von Unterhaltungsprogrammen, Gäste-, Stadtführungen, Rundfahrten, Rahmenprogrammen für Tagungen, Ausflügen und ähnliches
- Werbung: Bekanntmachen des Ortes und Herausstellen spezieller Angebote.^[13]

Es ist zu beachten, dass nicht jede Fremdenverkehrsstelle alle diese Aufgaben erfüllen muss und sich die Fremdenverkehrsbüros ebenso in der Wahl ihrer Schwerpunkte unterscheiden. Da die oben genannten Tätigkeitsfelder verhältnismäßig allgemein gehalten sind, ist es sinnvoll, diese übergeordneten Aufgaben weiter zu unterteilen. Wie dies in der Praxis aussehen kann, verdeutlicht die in Anhang B eingefügte Tabelle. Sie zeigt beispielhaft eine detaillierte Beschreibung der Aufgaben, Ziele und Hauptgeschäftsfelder der Dresden-Werbung und Tourismus GmbH.

3.3 Aufgaben eines Kongressbüros

In der Literatur ist es schwer, Ausführungen zu den Aufgaben eines Kongressbüros zu finden. Zudem waren von der Autorin keine Kongressbüros, die für das Kongressmarketing und –management einer bestimmten Stadt zuständig sind und völlig autonom sind, ausfindig zu machen. Aus diesem Grund wurden die Kongresswebsites verschiedener Tourismusmarketingorganisationen zu Rate gezogen. Die Untersuchung hat ergeben, dass sich die Kongressabteilungen / Kongressbüros dieser Organisationen den folgenden Aufgaben widmen:

- Termin- und Location-Beratung
- Kostenplanung für Veranstaltungen
- Reservierung der Veranstaltungsstätten inkl. der notwendigen Technik
- Koordination professioneller Dienstleistungspartner, z.B. Cateringfirmen und

Restaurants

- Vorbereitung von Site Inspections
- Reservierung von Hotelkontingenten für die Veranstaltungsteilnehmer
- Organisation von Rahmenprogrammen, Transfers und ähnlichem
- Erstellen von Programmheften und anderen Tagungsunterlagen
- Begrüßung der Gäste durch Vertreter der Stadt

Auch hier gilt, wie bei den Fremdenverkehrsbüros, dass nicht alle Kongressbüros alle diese Funktionen zwingend wahrnehmen müssen, sondern dass das Aufgabenspektrum und die Festlegung der Aufgabenschwerpunkte variieren können.

Es ist heute in Anbetracht knappen Personals und daraus oft resultierender Zeitnot bei den Unternehmen für den Kongresskunden von Vorteil, wenn das Kongressbüro einen Full-Service bietet, d.h. dass es die Veranstaltung komplett von A - Z organisiert und der Kunde nur einen Ansprechpartner hat, der ihm in allen Belangen weiterhelfen kann. So können auch unnötige Überschneidungen und Koordinationsprobleme vermieden werden. Die meisten Kongressbüros / Kongressabteilungen haben das erkannt, richten sich nach den Wünschen der Kundschaft und bieten eben genau diese „Leistung aus einer Hand“ an.

Darüber hinaus ist es so, dass die Kongressbüros die aufgeführten Aufgaben nicht alleine realisieren können, sondern nur mit kompetenten Partnern an ihrer Seite. Diese Partner – seien es Kongresshäuser, Beherbergungsbetriebe, Cateringfirmen oder Veranstaltungstechniker – können dabei als Lieferanten oder Leistungsträger für das Kongressbüro gesehen werden, oder aber, wie dies heute vermehrt der Fall ist, als gleichwertige Partner, die eine gemeinsame Vermarktung ihres Angebotes anstreben. In Köln beispielsweise, wo die Köln Tourismus GmbH der erste Ansprechpartner für Tagungen und Kongresse ist, ist die Kooperation „Köln plus Partner“ entstanden. Sie besteht derzeit aus der Köln Tourismus GmbH sowie sieben Unternehmen aus der Region, die sich in irgendeiner Weise auf Veranstaltungen spezialisiert haben.^[14] Das gemeinsame Ziel all dieser Incoming- und Kongress-Spezialisten besteht darin, Köln als attraktive und moderne Destination für nationale und internationale Veranstaltungen zu positionieren. Der Vorsitzende von Köln plus Partner, Dr. Martin Schose, glaubt fest an den Erfolg der Partnerschaft: „Mit gemeinsamen Werbeaktionen und gezielter Öffentlichkeitsarbeit werden die Kölner Incoming-Agenturen zukünftig mit der Köln Tourismus GmbH noch mehr Tagungen, Kongresse und Incentives in die Domstadt holen.“^[15] Auch in anderen deutschen Städten sind solche Kongressinitiativen bereits entstanden oder in der Entwicklung. Nähere Erläuterungen hierzu finden sich an späterer Stelle.

[...]

^[1] Vgl. o.V.: Neues großes Lexikon in Farbe, Köln, 1992, S.460.

^[2] www.austriatourism.com/.../8998/2006E_Kapitel%20III_Definitionen%20Kongresswesen%20f%FCr%20%D6sterreich.pdf, 9.10.2006

^[3] Schreiber, M.-T.: Kongress- und Tagungsmanagement, München, Wien, 2002, S.4.

^[4] Vgl. o.V.: Grundlagenuntersuchung Städte- und Kulturtourismus in Deutschland, Deutscher Tourismusverband e.V. Bonn, Juli 2006, S.4ff.

^[5] Meier, I.: Städtetourismus, Trier, 1994, S.7.

^[6] Schroeder, G.: Schroeder – Lexikon der Tourismuswirtschaft, Hamburg, 1998, S. 132.

^[7] Koch, T.: Stadtmarketing – Praxishandbuch für kommunales Management, Saarbrücken, 2006, S.27.

^[8] Vgl. Koch, T.: Stadtmarketing – Praxishandbuch für kommunales Management, Saarbrücken, 2006, S.27/28.

^[9] Vgl. Hollbach-Grömig, B. et al: Stadtmarketing – Bestandsaufnahmen und Entwicklungstrends, Allgemeine Information des Deutschen Instituts für Urbanistik, Berlin, 2005, zitiert nach o.V.: Grundlagenuntersuchung Städte- und Kulturtourismus in Deutschland, Deutscher Tourismusverband e.V., Bonn, Juli 2006, S.136.

^[10] Vgl. o.V.: Grundlagenuntersuchung Städte- und Kulturtourismus in Deutschland, Deutscher Tourismusverband e.V. Bonn, Juli 2006, S.136.

^[11] Vgl. ebenda, S.124.

^[12] eigene Darstellung in Anlehnung an Mundt, J.W.: Einführung in den Tourismus, München, Wien, 2001, S. 293/294.

^[13] Vgl. Mundt, J.W.: Einführung in den Tourismus, München, Wien, 2001, S. 293/294.

^[14] Vgl. www.koeln.de/tourismus/koelntourismus/kongresse/, 15.10.2006

^[15] www.koeln.de/tourismus/koelntourismus/kongresse/, 15.10.2006