Ansätze, Möglichkeiten und Grenzen des Informationsmanagements am Beispiel des Logistikdienstleisters Dachser GmbH & Co. KG

Inhalt

1 Einleitung

2 Hintergründe
2.1 Definitionen
2.2 Die Entstehung des Informationsmanagements

3. Einordnung und Bedeutung des Informationsmanagements für ein Unternehmen
3.1 Nutzen eines Informationsmanagements
3.2 Dienstleistungsspezifische Determinanten
3.3 Das GAP-Modell
3.4 Aufgabenorientierte Ansätze
3.5 Controlling

4 Modelle für die Umsetzung eines Informationsmanagementsystems
4.1 Organisation des Informationsmanagements
4.2 Informationssystemarchitektur
4.3 Implementierung des Informationsmanagement

5 Praxisvergleich
5.1 Vorstellung des Unternehmens Dachser
5.2 Das Informationsmanagement der Firma Dachser
5.3 Bewertung der Umsetzung

6. Fazit

Literaturverzeichnis

1 Einleitung

Dem Begriff der Information begegnet man in nahezu fast allen Bereichen des täglichen Lebens, in den verschiedensten Zusammenhängen und in den unterschiedlichsten Medien. Ebenso spielen Informationen für die Entscheidungsfindung in Unternehmen eine bedeutende Rolle. Die Tatsache, dass die Information einem eigenen Managementbereich zugeordnet werden kann, verdeutlicht diese Wichtigkeit. Aus diesem Grund ist das Informationsmanagement als Führungsaufgabe anerkannt und rückt in den Mittelpunkt dieser Betrachtung. Durch Globalisierung und Outsourcing und damit verbundenen firmenübergreifenden Produktionsketten einerseits und steilen Hierarchien in immer größeren Konzernen andererseits gewinnt ein effektives und effizientes Informationsmanagement immer mehr an Bedeutung.

Dem gegenüber steht ein wachsendes Angebot an Kommunikationsmitteln, die für moderne Betriebe unverzichtbar geworden sind.^[1] Das Informationsmana­gement muss also die Verknüpfung der theoretischen Ansätze mit den technischen Möglichkeiten zu einem effizienten und effektiven Informations­mana­gementsystem leisten. Diese Hausarbeit soll die wissenschaftlichen Ansätze, die theoretischen Möglichkeiten, aber auch die Probleme bei der Umsetzung eines Informationsmanagementsystems aufzeigen. Das Hauptaugenmerk ist nach der Einführung der relevanten Begrifflichkeiten auf das strategische Konzept eines solchen Systems gelegt. Am Beispiel der Niederlassung Herne des Logistikunternehmens „Dachser GmbH & Co. KG“ wird anschließend die Übertragbarkeit der theoretischen Ansätze auf die Praxis untersucht.

2 Hintergründe

2.1 Definitionen

Um den Begriff Informationsmanagement erklären zu können, muss er zunächst in seine Bestandteile, das heißt Information und Management, zerlegt werden. Während Management generell als Planung, Steuerung, Durchführung und Kontrolle von strategischen, taktischen und operativen Zielen für das gesamte Unternehmen bezeichnet werden kann, ist eine Definition des Informationsbegriffs schwieriger. Allein die Zahl von annähernd 160 Erklärungen, die bis 1978 veröffentlicht wurden, zeigt, dass die Auslegung des Terminus Information sehr facettenreich ist.^[2] Einer der Gründe ist in den breit gefächerten Anwendungsgebieten, in denen Information eine Rolle spielt, zu sehen. Aber auch die Frage, ob es sich um eine Information handelt oder nur um eine Nachricht, wird in der Literatur kontrovers betrachtet. Eine Nachricht, beziehungsweise ein Datum, bezeichnet eine sinnvolle Abfolge von Zeichen, die für Absender und Empfänger der Nachricht eine übereinstimmende Bedeutung haben.^[3] Erst der Wert der Nachricht für die Ziele des Empfängers, lässt ein Datum zur Information werden. Andererseits werden manche als Nachrichten klassifizierten Daten durch eine Veränderung der Umwelt zu Informationen. Also gilt es, den Informationsbegriff um die Daten zu erweitern, die einen Einfluss auf Unternehmensentscheidungen haben.^[4]

Die Zusammenführung der beiden Begriffe zum Informationsmanagement ergibt somit die Planung, Steuerung, Durchführung und Kontrolle aller Informationsaktivitäten in allen Bereichen des Unternehmens unter der Mitarbeit der Unternehmensführung zur nachhaltigen Erhöhung des Unternehmenserfolgs.^[5] Als System wird „eine Menge von Elementen (Objekten, Subsystemen) und die zwischen ihnen bestehenden Beziehungen“^[6] bezeichnet.

Das Informationsmanagementsystem lässt sich in drei Bereiche gliedern, die Informationsquellen, die Verarbeitungs-, Speicherungs- und Übermittlungs­elemente und den Informationsempfänger. Die Informationsquellen lassen sich ebenfalls wieder teilen: einerseits in interne und externe, andererseits in unternehmens- und marktbezogene Quellen. Eine interne marktbezogene Quelle ist beispielsweise die absatzwirtschaftliche Statistik eines Unternehmens. Als externes Beispiel kommt ein Marktforschungsinstitut in Frage. Eine externe unternehmensbezogene Quelle kann ein Consultant sein und im internen Bereich das Controlling. Die Informationsverarbeitung, -speicherung und -übermittlung ist technisch orientiert. Neben den softwaregestützten Systemen fallen in diese Kategorie auch Mitarbeiter, die mit der Bearbeitung der Daten betraut sind. Der Informationsempfänger ist in der Regel ein Mitarbeiter oder ein Kunde.^[7]

Da in dieser Hausarbeit das Informationsmanagement speziell für den Bereich der Logistik betrachtet wird, muss die Bedeutung von Logistik und Dienstleistung noch geklärt werden. Der Begriff Dienstleistung ist kaum mit einer eindeutigen Definition zu belegen, da das Spektrum der Anwendungsfelder vielfältig ist. Fast jede Tätigkeit impliziert zu einem Teil eine Dienstleistung.^[8] Eine Annäherung an den Begriff ist auch über seine typischen Merkmale möglich zu denen auch die Immaterialität zählt. Die Mehrzahl der Dienstleistungen hebt sich durch gerade dieses Merkmal von den Sachgütern ab. Ebenfalls charakteristisch ist die Integration des externen Faktors, also die Beeinflussung des Produkts durch die Mitarbeit des Kunden. Je mehr dieser sich einbringt, desto höher ist der Informationsgehalt für den Ersteller der Dienstleistung und die zu erwartende Kundenzufriedenheit. Daher ist als weiteres Merkmal eine fehlende Vergleichbarkeit zu nennen. Da die Partizipation des Kunden nicht immer die Gleiche ist, kann man im Gegensatz zu Produktionsgütern eine identische Leistung kaum erbringen. Die Prozess- und die Ergebnisdimension fallen zusammen, womit nachträgliche Verbesserungen nahezu unmöglich gemacht werden.

Als Folge dieses „Uno-actu Prinzips“ ist in der Regel weder eine Teilbarkeit, noch die Lagerung einer Dienstleistung möglich. Als letztes Merkmal soll die Intangibilität einer Dienstleistung erwähnt werden. Das bedeutet, dass der Kunde vor der Leistungserstellung keine Möglichkeit hat das Produkt zu begutachten. Viele der oben genannten Kriterien beinhalten Ausnahmen, aber die Gesamtheit der Merkmale fasst das generelle Verständnis des Begriffs Dienstleistung zusammen.^[9] Die Logistik beschäftigt sich mit der „Planung, Gestaltung, Abwicklung und Kontrolle des gesamten Material- und des dazugehörigen Informationsflusses“^[10] in der kompletten Wertschöpfungskette. Daran ist zu erkennen, dass der Informationsfluss sowohl zwischen der Unternehmensführung und den ausführenden Stellen, als auch im Zusammenwirken mit Lieferanten und Kunden von Bedeutung ist. Auf letzteres wird diese Arbeit nicht näher eingehen, weil es sich um sehr individuelle Beziehungen und Systeme handelt. Ebenso wird die technische Komponente nicht näher ausgeführt, da die betriebswirtschaftlichen Komponenten in dieser Arbeit im Vordergrund stehen.

2.2 Die Entstehung des Informationsmanagements

Die Bedeutung des Informationsmanagements für ein Unternehmen wurde erst seit den siebziger Jahren des zwanzigsten Jahrhunderts anerkannt. Eher zufällig wurde es im Zuge des „Paperwork Reduction Act“ entwickelt. Im Jahre 1974 wurde die „Commission on Federal Paperwork“ eingesetzt, um die opulente Daten- und Schriftenverarbeitung der US-Bundesbehörden zu reduzieren. Drei Jahre später stellte die Kommission ihren Bericht vor und forderte darin die Einführung eines „Information Ressource Management“. Diese hatte festgestellt, dass der Umgang mit Informationen bis dahin noch nicht verbindlich festgelegt wurde und daraus eine Unordnung an Daten und Dokumenten entstanden war. In dem Bericht wurde der Wert der Information als Wirtschaftsgrundlage festgestellt und die Integration eines Managementsystems als Führungsaufgabe gefordert. Wiederum drei Jahre später, 1980, wurden die Forderungen der „Commission of Federal Paperwork“ in dem „Paperwork Reduction Act“ umgesetzt. Fast zeitgleich wird die Wirtschaft auf das Informationsmanagement aufmerksam. Das Verständnis des Informationsmanagements war auf Grund des abstrakten Begriffs zunächst weit gefächert. Ende der achtziger Jahre setzte sich die Betrachtungsweise von Information als Führungsaufgabe auch in Deutschland mehr und mehr durch. Seit diesem Zeitpunkt wurden Informationssysteme zunehmend mit Datenverarbeitungs-, Kommunikationssystemen und der Personal- und Organisationswirtschaft in Verbindung gebracht. Eine eindeutige Definition ist daher, auf Grund der vielen Komponenten und der speziellen Strukturen eines jeden Unternehmens bis heute kaum möglich.^[11]

3. Einordnung und Bedeutung des Informationsmanagements für ein Unternehmen

3.1 Nutzen eines Informationsmanagements

Zieht ein Unternehmen die Einrichtung eines Informationsmanagementsystems in Erwägung, so hinterfragt es zunächst den Nutzen.^[12] Dazu ist eine Betrachtung des Erfolgspotentials hilfreich. Das Erfolgspotential besteht aus einer Reihe von Erfolgsfaktoren die von der Unternehmensstruktur abhängig sind. Erfolgsfaktoren sind wettbewerbsrelevante Einflussgrößen. Wenn eine dieser Determinanten langfristig positiv auf den Unternehmenserfolg wirkt, stellt sie ein Potential dar.^[13] Es gilt daher zu prüfen, ob das Informationsmanagement als Erfolgsfaktor zu betrachten ist. Zur Analyse kann man beispielsweise das „Resource Based View-Modell“ (RBV) heranziehen. In diesem Modell wird von einem Wettbewerbsvorteil durch einen effizienteren Umgang mit den Ressourcen ausgegangen.^[14] Daraus leitet sich die Frage ab, ob die Information als solch eine Ressource beziehungsweise als Erfolgsfaktor zu sehen ist. Der Grundgedanke ist, dass die Wettbewerber den Vorteil über einen langen Zeitraum nicht ausgleichen können. Als logische Konsequenz darf der Ressourceneinsatz nicht leicht nachzuahmen oder anderweitig substituierbar sein, was über eine gewachsene Unternehmensspezifität zu erreichen ist.^[15] Damit ist eine, aus der Unternehmensphilosophie oder Corporate Identity gewachsene Unternehmenskultur gemeint, durch die sich ein Betrieb von der Konkurrenz abgrenzen kann. Um der Betrachtung einen Sinn zu geben, muss ein Nutzen für das Unternehmen aus diesem Ressourcenvorteil entstehen.^[16] In der Regel dürfte das Informationsmanagement eines Logistikunternehmens diese Bedingungen erfüllen, da es an den Zielen des Unternehmens ausgerichtet, auf die Erfordernisse von Kunden und Mitarbeitern abgestimmt wird und damit eine Differenzierung beinhaltet.

Ob auch ein finanzieller Nutzen entsteht muss als Nächstes betrachtet werden. Dabei kann man verschiedene Ansätze wählen. Neben den Potentialkosten, die durch eine bessere Koordination und kürzere Bearbeitungszeiten sinken, kann man beispielsweise auch auf Prozesskosten- und Gewinnebene Vorteile herausfiltern. So können, nach CLEMONS und ROW, die Transaktionskosten, also die Gebühren, die neben der eigentlichen Anschaffung anfallen durch das Informationsmanagement und die dadurch verbesserte Markttransparenz gemindert werden.^[17] Auf weitere Ansätze wird noch einmal unter Punkt 3.5 eingegangen. Außerdem kann das Unternehmen die Kundenanforderungen genauer analysieren und die Produktpalette darauf anpassen. Ebenso könnte man versuchen eine Standardisierung oder besser eine Spezialisierung voranzutreiben, während gleichzeitig nach potentiellen neuen Kunden, die in das Zielgruppensegment des Unternehmens passen, gesucht wird (siehe auch 3.2).^[18]

Insgesamt wird festgestellt, dass die Bedeutung des Erfolgsfaktors Information als Bestandteil eines Produktes immer mehr zunimmt. Dies betrifft nicht nur Dienstleistungen, bei denen der Informationsanteil offensichtlich ist, sondern auch Sachgüter, die erst durch ihren Informations- und Dienstleistungsanteil marktfähig werden.^[19] Das heißt, dass die Meinung stärker durch die Informationen die ein potenzieller Käufer über das Produkt erhält geprägt sind als durch die tatsächlichen objektiven Eigenschaften des Produktes.^[20] Die Information hat jedoch nicht nur Einfluss auf Dienstleistungen oder Produkte, sondern auch in einem hohen Maß auf Entscheidungen, die in Unternehmen getroffen werden. Um Entscheidungen situationsgerecht fällen zu können, ist der tatsächliche Informationsgrad zu bestimmen. Dieser setzt sich aus der Division der tatsächlich vorhandenen Information und der notwendige Information zusammen.^[21]

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^[1] Brockhaus, R.: (1992) Informationsmanagement, (S.14)

^[2] Steinbuch, K.: (1978) Maßlos informiert, (S.48)

^[3] Gabriel, R. / Beier, D.: (2002) Informationsmanagement, (S.30)

^[4] Brockhaus, R.: (1992): Informationsmanagement, (S.12)

^[5] Büttgen, M.: (2000): Marktorientiertes Informationsmanagement, (S.10)

^[6] Biethahn, J. / Muksch, H. / Ruf, W.: (1991) Ganzheitliches Informationsmanagement (S.88)

^[7] Büttgen, M.: (2000): Marktorientiertes Informationsmanagement, (S.27ff.)

^[8] Büttgen, M.: (2000): Marktorientiertes Informationsmanagement, (S.15)

^[9] Büttgen, M.: (2000): Marktorientiertes Informationsmanagement, (S.20)

^[10] Schulte, C.: (1995) Logistik, (S.1)

^[11] Gabriel, R./Beier, D.:(2002) Informationsmanagement in Organisationen, (S.17)

^[12] Krcmar, H.: () (S.281)

^[13] Grünig, R./Heckner, F./Zeus, A.: (1996) Methoden zur Identifizierung, (S.4)

^[14] Büttgen, M.: (2000) Marktorientiertes Informationsmanagement, (S.75)

^[15] Büttgen, M.: (2000) Marktorientiertes Informationsmanagement, (S.50)

^[16] Vgl. Rasche, C.: (1994) Wettbewerbsvorteile durch Kernkompetenzen, (S. 69 ff.)

^[17] Büttgen, M.: (2000) Marktorientiertes Informationsmanagement, (S.48)

^[18] Corsten, H.: (1998) Ansatzpunkte für ein Rationalisierungsmanagement, (S.613 f)

^[19] Ulrich, R.: (1987)Informationsmanagement in Versicherungsunternehmen, (S.28)

^[20] Brockhaus, R.: (1992) Informationsmanagement, (S.23)

^[21] Wittmann, W.: (1982) Betriebswirtschaftslehre Band 1, (S.212)