Archiv- und Ablagesysteme

Inhaltsverzeichnis

1 Vorwort

2 Einleitung

3 Allgemeines
3.1 Planung der Archivierung
3.2 Aufbau des Archives
3.3 Führung des Archives

4 Archiv- und Ablagesysteme der Firma W Betriebsgesellschaft mbH
4.1 Zweck der Archivierung und Dokumentenverwaltung
4.2 Geltungsbereich der Archivierung und Dokumentenverwaltung
4.3 Beschreibung des Aktenplanes und Schriftgutarten
4.3.1 Akten
4.3.2 Sonstige aufzubewahrendes Schriftgut
4.3.3 Weglegesachen
4.4 Äußere Ordnung der Akten
4.4.1 Aktenablage
4.4.2 Ablagesystem
4.4.3 Aktenplan
4.5 Innere Ordnung der Akten
4.5.1 Auszeichnung des Schriftgutes
4.5.2 Einordnung des Schriftgutes in die Akten
4.5.3 Numerierung der Aktenblätter
4.5.4 Inhaltsverzeichnis
4.6 Ordnung des sonstigen Schriftgutes
4.6.1 Belege
4.6.2 Datenträger
4.6.3 Drucksachen und Bücher
4.6.4 Urkundenverträge oder ähnliches
4.6.5 Weglegesachen
4.7 Verwaltung der Akten in den Abteilungen
4.7.1 Aktenverwalter
4.7.2 Wiedervorlagen
4.7.3 Akteneinsicht
4.7.4 Aktenausleih
4.7.5 Aktenauskünfte
4.7.6 Aktenaufsicht
4.8 Aufbewahrungsfrist
4.8.1 Aufbewahrungsvorschriften
4.8.2 Aufbewahrungsfristen
4.8.3 Überwachung der Aufbewahrungsfristen
4.8.4 Aufbewahrungsort
4.9 Archivwürdige Akten / Vernichtungswürdige Akten
4.9.1 Allgemeines
4.9.2 Aussonderung der abgabefähigen Akten
4.9.3 Prüfung der Akten auf Archivwürdigkeit
4.9.4 Aktenvernichtung
4.10 Datensicherung (DV)
4.11 Dokumentenverwaltung

5 Zusammenfassung

6 Glossar

7 Abkürzungsverzeichnis

8 Literaturverzeichnis

9 Anlagen

1. Vorwort

Die W GmbH ist ein Unternehmen der B Holding AG.

Als erfahrenes Fachunternehmen planen, bauen, finanzieren und betreiben wir Wasserversorgungs- und Abwasserentsorgungssysteme im nationalen und internationalen Bereich.

Die W Betriebsgesellschaft, Tochter der W GmbH, gewährleistet, auf Basis umfangreicher Erfahrung, die gesamte Betriebsführung wasser- und abwassertechnischer Anlagen im technischen und kaufmännischen Bereich. Alle Aufgaben des täglichen Betriebes von Anlagen zur Trinkwassergewinnung, -aufbereitung und –verteilung sowie die Sammlung und Ableitung von kommunalen Abwässern und deren Behandlung in biologischen Abwasserreinigungsanlagen werden durch motiviertes und qualifiziertes Personal durchgeführt. Unsere Kunden und deren Anlagen bilden den Mittelpunkt unserer Aktivitäten und sind Bestandteil unserer Dienstleistung.

Unser Ziel ist eine dauerhafte und vertrauensvolle Zusammenarbeit. Um dies zu ermöglichen, schaffen wir klare Abläufe, sodass der W-Kunde unsere Leistungen kontrollieren und bewerten kann.

Wichtig ist, dass alle Schriften, Verträge etc., die für die Betriebsführung gebraucht werden, ordnungsgemäß abgelegt werden, in den Aktenplan aufgenommen werden und natürlich jederzeit auffindbar sind.

Das System der Erstellung, Pflege (z.B. Änderung, Archivierung etc.), Prüfung, Freigabe und Verteilung von qualitätsrelevanten Unterlagen muss sicherstellen, dass die gültigen zutreffenden Ausgaben der festgelegten Dokumente an allen Stellen verfügbar sind, wo Tätigkeiten ausgeführt werden, die für das wirksame Funktionieren des W-Systems erforderlich sind.

Unterlagen, die das W-System beschreiben, sind nach einem einheitlichen Schlüssel gekennzeichnet:

W-Handbuch:

- Abschnittsnummer (z.B. 04.01); entspricht der ISO 9001
- Gültigkeitsdatum (gültig ab)
- Revisionsnummer (z.B. 3); die Erstausgabe ist Revision 0

W-Verfahrensanweisungen:

- W-VA 04.01.02/1
- 4.01 entspricht dem Abschnitt des Handbuchs

- .02 ist die 2. W-VA zu dem Abschnitt
- /1 ist der Änderungsindex/Revision

(1=Erstausgabe)

Ausführungsanweisung:

- AA 04.01.02.03/1

(AA) - 4.1 entspricht dem Abschnitt des Handbuchs

- .02 ist die 2. W-VA zu dem Abschnitt

- .03 ist die 3. DA zu der 2.QVA

- /1 ist der Änderungsindex/Revision

(1=Erstausgabe)

Formblatt

- F04.03.08/1

(F) - 04.03 entspricht dem Kapitel des Handbuchs

- 08 ist das 8. Formblatt zu diesem Abschnitt

- /1 ist der Änderungsindex/Revision

(1=Erstausgabe)

Die Erstellung, Pflege, Archivierung, Verteilung und Verfolgung von Änderungen wird zentral über den Qualitätsbeauftragten geregelt. Näheres beschreibt die zu diesem Abschnitt gehörende Dokumentenmatrix bzw. eine W-VA.

2. Einleitung

„Archive sind das Gedächtnis der Verwaltung und Geschäftsführung, zugleich aber seit Jahrhunderten wichtigstes Quellenreservoir für Geschichts- und Gesellschaftswissenschaften.“ (Zitat: Eckhart G. Franz, Einführung in die Archivkunde, 5.Auflage, 1999, Primus, Darmstadt)

Archive als von herrschaftlicher Seite organisierte Sammlungen von genau bestimmtem Schriftgut gibt es seit der Zeit, als sich feste Staaten mit Verwaltung zur Herrschaftsausübung ausbildeten. So fanden Archäologen bei allen Hochkulturen Archive, in denen Gesetzestexte, Staatsverträge oder anderweitige Unterlagen von politischer Bedeutung aufbewahrt wurden.

Meistens waren die Archive gleichzeitig mit Bibliotheken oder bestimmten Behörden und deren Schreibstuben (Kanzleien) verbunden. In den alten Hochkulturen hatten die Archive überwiegend eine rechtssichernde Bedeutung – eine Funktion, die sie lange Zeit auch in unserem Kulturbereich hatten. Die Archivalien waren anfangs bei den übrigen wertvollen Gegenständen des jeweiligen Besitzers in der Schatzkammer untergebracht (Schatzarchiv). Mit der Erstarkung der Territorien in Deutschland und den zunehmenden Spannungen zwischen den Fürsten und dem Reich waren zum Ausbau eigenen Herrschaft eine Ordnung der eigenen Territorialverwaltung und deren Unterlagen notwendig, so dass mehr und mehr reine Archive eingerichtet bzw. aus den Schatzkammern und Behörden ausgegliedert und von den Hausarchiven getrennt wurden. Auch die Wiedereinführung des Römischen Rechts und die damit verbundene schriftliche Prozeßführung bedingte ein geordnetes Archivwesen auf Seite des Reiches (Archiv des Reichskammergerichtes). Auch die geistlichen Landesherren und die Klöster sowie die Städte führten Archive.

Heutzutage ist die Archivierung auch in bestimmten Berufszweigen gesetzlich vorgeschrieben. Laut Handelsgesetzbuch (HGB) §257 „Aufbewahrung von Unterlagen; Aufbewahrungsfristen“ ist jeder Kaufmann verpflichtet bestimmte Unterlagen für zehn bzw. sechs Jahre aufzubewahren (siehe §257 HGB sowie § 147 AO im Anhang).

Aktenpläne dienen der postkoordinierten Klassifikation der Kompetenzen, die als präkoordinierte Klassifikation des Schriftgutes genutzt wird. Sie sind Teil eines Systems von Hilfsmitteln für die Organisation der Arbeit mit dem Schriftgut. In der praktischen Arbeit sind sie besonders effizient einzusetzen, wenn sie mit Aktenverzeichnissen ergänzt werden. Der Aktenplan gibt an, in welchen Zusammenhängen Akten stehen können. Das Aktenverzeichnis (Archiv) nennt die tatsächlich entstandenen Akten. Beide Instrumente nutzen die gleiche Gliederungsstruktur , die auf der Grundlage der Aufgaben -gliederung erstellt wird.

Archiv und Aktenpläne sind also wichtige Hilfsmittel, die es bei der Arbeit zu nutzen gilt!

3. Allgmeines

3.1 Planung der Archivierung

Das Ergebnis zahlreicher Untersuchungen bestätigt es: Die meiste Zeit im Büro wird mit der Suche nach Informationen, Akten und Vorgängen vertan. Deshalb müssen Aktenführung und Registratur so angelegt sein, dass alle Informationen für Entscheidungen schnell zur Verfügung stehen.

Es gibt verschiedene Arten von Archiven: Papier-, Akten- und digitale Archive. Digitale Archive sind z.B. CD-ROM, elektro-optische Speicherplatten u.a., welche innerhalb einer bestimmten Frist lesbar gemacht werden können wie in §146 Abs. 5 AO und §257 Abs. 3 HGB festgelegt wurde.

Als erstes muss geplant werden wo und in welchem System das Archiv-material untergebracht werden soll.

3.2 Aufbau des Archives

Aufgrund der Unordnung des Archivs besteht die erste Aufgabe darin die Ordner zu sortieren, damit alle Ordner des jeweiligen Projektes an einer Stelle zu finden sind. So kann es bei der Beschriftung nicht zu einer Dopplung kommen. Der größte Teil der Arbeit besteht nun darin die Ordner mit der neuen Beschriftung zu versehen und in die Übersicht zu übertragen.

Nachdem dies geschehen ist und die Ordner in ihrer neuen Reihenfolge im Regal stehen, ist dann dafür zu sorgen, dass sich jeder der Mitarbeiter in dem neuen Archiv zurechtfindet und die Sucherei nicht von vorne losgeht. Aus diesem Grund wird der Aktenplan ausgegeben und jeweils in den Büros ausgelegt Darüber hinaus sollte eine Einweisung erfolgen, die meines Erachtens aber erst nach der Erledigung der wichtigsten Punkte des nächsten Punktes (3.3) stattfinden sollte.

3.3 Führung des Archives

Nicht nur die Errichtung eines Archivs bedarf genauster Organisation, sondern auch die Erhaltung der Ordnung und Übersicht. Deshalb wird ein „Überwachungssystem“ gefertigt, damit im Endeffekt kein Ordner verloren gehen kann. Unserer Ansicht nach ist die beste Form dieser „Überwachung“ eine Kartei für jeden Mitarbeiter wie in einer Bibliothek zu führen. Dort hat jeder einzutragen wann er welchen Ordner geholt und wieder zurückgebracht hat. So ist die Akte auch immer auffindbar, wenn sie aus dem Archiv entfernt wurde. Dieses Ein- und Austragen ist natürlich ein absolutes Muß für alle Mitarbeiter. Wenn dies eingehalten wird, so müssten jetzt alle Akten binnen fünf, maximal zehn Minuten gefunden werden.

Wenn diese Kartei eingerichtet ist, kann die Einweisung der Mitarbeiter in das System des Archivs abgehalten werden. Wichtig ist natürlich auch, dass regelmäßig kontrolliert wird, ob nicht jemand zu lange auf den Ordnern „sitzt“ und der Bestand noch in seiner Reihenfolge aufzufinden ist. Wenn sich das eingepegelt hat, so dürfte das Archiv der W Betriebsgesellschaft mbH sehr ergiebig nutzbar sein.

4. Archiv- und Ablagesysteme der Firma W Betriebsgesellschaft mbH

4.1 Zweck der Archivierung und Dokumentenverwaltung

Die Aktenordnung enthält die Grundsätze für die Ordnung und Verwaltung des Schriftgutes der W. Sie soll helfen, das Schriftgut schnell und sicher aufzufinden, um dadurch den Geschäftsbetrieb zu erleichtern und zu beschleunigen.

Es wird die Literaturverwaltung beschrieben. Die Literatur wird systematisch gekennzeichnet und abgelegt, sie beinhaltet ebenso die Vorgehensweise der Bedarfsmeldung und der Ausleihe.

4.2 Geltungsbereich der Archivierung und Dokumentenverwaltung

Die Aktenordnung gilt für die gesamte W und WB, ein­schließlich ihrer externen Büros. Gesetzliche Vorschriften über die Ordnung und Aufbewahrung von Akten auf bestimmten Sondergebieten bleiben hiervon unberührt (z.B. Datenschutz, Abgabenordnung, Klärschlamm usw.).

Dies gilt für Literatur, die im Hause der W und WB vorliegen, ebenso wie für Neuanschaffungen.

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