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Ausfüllen des Reisekostenabrechnungs-Formulars (Unterweisung Bürokaufmann / -kauffrau)

Unterweisung / Unterweisungsentwurf 2005 11 Seiten

AdA Kaufmännische Berufe / Verwaltung

Leseprobe

Inhalt

1 Theoretische Grundlagen der Unterweisung
1.1 Adressatenbeschreibung

2 Sachanalyse
2.1 Vorstruktur
2.2 Hauptstruktur
2.3 Nachstruktur

3 Formulierung und Taxonomierung von Lernzielen

4 Methodische und mediale Einweisung
4.1 Stufen der Unterweisung
4.2 Unterweisungsformen
4.3 Medieneinsatz

5 Lernkontrolle

6 Praktische Umsetzung der Unterweisung

1 Theoretische Grundlagen der Unterweisung

1.1 Adressatenbeschreibung

Unterwiesen werden soll ein 22 jähriger Auszubildender mit der Mittleren Reife. Er befindet sich im zweiten Ausbildungsjahr. Seit kurzem befindet er sich in der Division Finishing East Abteilung. Diese Abteilung betreut die Verkäufe der Finishing Produktsparte in fernöstliche Länder wie China, Japan, Korea, Thailand, Indien usw. Der Auszubildende versteht die Grundzüge des Verkaufsprozesses. Er hat eine gute Auffassungsgabe. Ihm fehlt es leicht unbekannten Lernstoff zu erfassen und anschließend wiederzugeben. Der Azubi ist ein offener Mensch und fragt bei Problemen oder Unklarheiten gerne nach. Die Lern- und Leistungsbereitschaft wird deshalb als hoch eingestuft.

2 Sachanalyse

2.1 Vorstruktur

Vorausgegangen ist eine Unterweisung über das Ausfüllen von Reiseanträgen. Es wurden dort der Aufbau und Nutzen des Reiseantrags erläutert. Weiterhin bekam er dort eine Einführung zum Thema „Kostenstelle“.

2.2 Hauptstruktur

Falls die Kosten die den Mitarbeiter durch eine Dienstreise entstehen nicht durch das Unternehmen im Voraus bezahlt werden (Reisekostenvorschuss wird im Normalfall nur an Mitarbeiter mit ständiger Reisetätigkeit wie z.B. die Techniker gewährt), muss der betroffene Mitarbeiter die entstandenen Kosten selber vor Ort bezahlen. Diese Kosten werden nach der Dienstreise durch die Vorlage der Belege zurück erstattet. Dieser Vorgang sollte allerdings zeitnah d.h. innerhalb der ersten Woche nach der Rückkehr erfolgen.

Es gibt in jeder Abteilung eine Person, die sich um Geschäftsreisen der Mitarbeiter d.h. um z.B. die Buchung der Reisemittel (Fahrkarten, Flugscheine, Visa, Mietwagen, Taxi usw.), Unterkunft und Ausfüllen des Reisekostenabrechnungsformulars kümmert. Nach der Vorlage der Belege wird das Abrechnungsformular ausgefüllt. Dazu trägt man den Namen, Personalnummer, Abteilung, Telefonnummer, Kostenstelle, Reisedauer und Zweck der Reise usw. ein. Besondere Sorgfalt sollte auf die Währung gelegt werden: denn falls es sich nicht um EUR handelt muss auch der Wechselkurs ins Formular eingetragen werden. Wenn die Bezahlung mit Kreditkarte erfolgt, sieht man aus der Kreditkartenabrechnung den jeweiligen Wechselkurs, bei Barzahlung dagegen nimmt man den Tageskurs von oanda[1] an dem die Zahlung erfolgt wurde.

Wenn das Formular fertig ausgefüllt wird, wird das Datum eingetragen und die Belege an den Antrag angetackert. Anschließend wird das Formular vom Reisenden und dem Abteilungsleiter unterschrieben und bei der Buchhaltung eingereicht. Diese sammelt die Reisekostenabrechnungen mit den Belegen und schickt alle einmal im Monat (Mitte des Monats) an ein Dienstleistungsunternehmen. Dieses Unternehmen macht die Reisekostenabrechnung (z.B. Berechnung der Tagespauschale) und sendet eine Info darüber welchen Geldbetrag jeder Reisende zurückerstattet bekommt an unser Unternehmen zurück. Wir buchen dies in SAP und überweisen das Geld auf das Konto des jeweiligen Mitarbeiters.

2.3 Nachstruktur

Da Bewirtungsbelege laut der Richtlinie für Dienstreisen nicht zusammen mit der Reisekostenabrechnung eingereicht werden dürfen[2], wird sich die nächste Unterweisung mit der Abrechnung der Bewirtungsbelege handeln.

3 Formulierung und Taxonomierung von Lernzielen

Richtziel

Der Auszubildende soll nach der Unterweisung in der Lage sein ein Reisekostenabrechnungsformular selbstständig auszufüllen.

[...]


[1] http://www.oanda.com/convert/fxhistory?lang=de

[2] „Aufwendungen für die Bewirtung von Geschäftspartnern sind keine Reisekosten und daher, unter Beifügung sämtlicher Belege, gesondert abzurechnen.“Auszug aus der TFL Dienstreise Richtlinie

Details

Seiten
11
Jahr
2005
ISBN (eBook)
9783638614962
ISBN (Buch)
9783638922586
Dateigröße
441 KB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v70177
Institution / Hochschule
Duale Hochschule Baden-Württemberg, Lörrach, früher: Berufsakademie Lörrach
Schlagworte
Ausfüllen Reisekostenabrechnungs-Formulars Bürokaufmann

Autor

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Titel: Ausfüllen des Reisekostenabrechnungs-Formulars (Unterweisung Bürokaufmann / -kauffrau)