Inventurarten und deren Durchführung in der Praxis

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Anhangsverzeichnis

1 Einleitung und Zielsetzung

2 Grundlagen der Inventur
2.1 Inventurbedeutung
2.2 Aufgaben der Inventur
2.3 Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur

3 Überblick über die verschiedenen Arten der Inventur

4 Differenzierung nach der Art der Bestandsermittlung
4.1 Körperliche Inventur bei Vermögensgegenständen mit physikalischer Dimension
4.1.1 Anwendungsbereich
4.1.2 Fallbeispiel einer körperlichen Bestandsaufnahme im Handel
4.2 Buchinventur
4.3 Anlageninventur bei Gütern des beweglichen Anlagevermögens

5 Differenzierung nach dem Zeitpunkt der Bestandsermittlung
5.1 Stichtagsinventur als klassische Inventurart
5.1.1 Beschreibung zweier Anwendungsmöglichkeiten
5.1.2 Kritische Betrachtung der Stichtagsinventur
5.2 Zeitverschobene Inventur mit dem Ergebnis eines wertmäßigen Inventars
5.2.1 Begriff und Wesen
5.2.2 Fallbeispiel einer zeitverschobenen Inventur vor dem Bilanzstichtag
5.2.3 Anwendungseinschränkungen der zeitverschobenen Inventur in der Praxis sowie deren Vor- und Nachteile
5.3 Permanente Inventur als Kombination aus körperlicher und buchmäßiger Bestandsermittlung
5.3.1 Neue Rolle für die Lagerbuchführung
5.3.2 Die permanente Inventur in der Praxis
5.3.3 Vorzüge und Probleme bei der Anwendung der permanenten Inventur

6 Differenzierung nach dem Umfang der Bestandsermittlung
6.1 Stichprobeninventur bei ABC-Teilen
6.2 Große Vorräte als Voraussetzung der Stichprobeninventur
6.3 Durchzuführende Schritte
6.4 Vor- und Nachteile der Stichprobeninventur
6.5 Fallbeispiel einer Stichprobenaufnahme im Handel

7 Sonstige Inventurarten
7.1 Gruppenbewertung mit gewogenem Durchschnittswert
7.2 Festwertbildung

8 Negative Beeinflussung der Inventurfunktionen durch Inventurdifferenzen

9 Zentrale Ergebnisse und Ausblick

Anhang I

Anhang II

Anhang III

Literaturverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1 Überblick über die Inventurarten

Abb. 2 Systematik der Datenerfassung

Abb. 3 Grundsystem der ausgeweiteten Stichtagsinventur

Abb. 4 Verfahrenstechnischer Ablauf der Stichprobeninventur

Abb. 5 Zählaufwand bei Voll- und Stichprobeninventur

Abb. 6 Entstehungsgründe für Inventurdifferenzen

Anhangsverzeichnis

Anhang I Die GoI als Bestandteil der GoB

Anhang II Aufnahmeblatt der manuellen körperlichen Vollinventur bei Inventurissimo

Anhang III Aufnahmeblatt der manuellen Stichprobeninventur bei Inventurissimo

1 Einleitung und Zielsetzung

Die Inventur zählt zu den ältesten Rechenwerken des Rechnungswesens. Trotz der ständig voranschreitenden Entwicklungen in der IT-gestützten Logistik hat sie für das kaufmännische Handeln noch nicht an Bedeutung eingebüßt; sie ist vielmehr gerade heutzutage als entscheidendes Bindeglied zu sehen, das den Zusammenhang zwischen den bücherlichen Aufzeichnungen und der Realität gewährleistet. Hierbei steuert die Inventur einen erheblichen Anteil zur Qualitätssteigerung der Lagerbuchführung eines Unternehmens bei und beeinflusst somit maßgeblich Unternehmensplanung, -steuerung und -organisation.

Für eine Bestandsaufnahme stehen in der Praxis mehrere verschiedene Verfahren zur Auswahl, wobei jede einzelne mit verschiedenen Vorzügen und Nachteilen bezüglich der Durchführung in der Praxis behaftet ist.

Ziel dieser Arbeit ist es, dem Leser die Anwendung dieser verschiedenen Inventurarten in der Praxis anhand von Wesensbeschreibungen und Fallbeispielen näher zu bringen und ihm mittels Nennung von Vorteilen sowie praktischen Problemen der einzelnen Verfahren ein umfassendes Bild über das Thema „Arten der Inventur und deren Durchführung in der Praxis“ zu geben. Hierbei sollen neben den gesetzlichen Grundlagen auch die Gefahrenquellen für sog. Inventurdifferenzen vermittelt werden.

2 Grundlagen der Inventur

Um das nötige Basiswissen für diese Studienarbeit zu vermitteln, werden in diesem Kapitel das Wesen einer Inventur und des damit einhergehenden Inventars in Verbindung zu deren gesetzlichen Grundlagen erläutert. Daran anknüpfend werden die Aufgaben der Inventur sowie Grundregeln der Inventurvorbereitung und -durchführung, die sog. Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur (GoI), näher gebracht.

2.1 Inventurbedeutung

Jeder Kaufmann hat nach § 240 Abs. 1 und 2 HGB zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres ein Inventar aufzustellen. Diese handelsrechtliche Verpflichtung wird durch § 140 AO in das Steuerrecht übernommen und durch § 141 AO auf einen größeren Personenkreis ausgedehnt.

Als Inventar bezeichnet man umgangssprachlich die zum Betrieb eines Unternehmens gehörigen Einrichtungsgegenstände. Im Rechnungswesen hingegen ist das Inventar ein im Anschluss an eine Inventur über Vermögensgegenstände und Schulden nach Art, Menge und Wert einzeln aufgezeichnetes Bestandsverzeichnis (vgl. Alisch u.a. 2004, S. 1591). Um ein solches Verzeichnis erstellen zu können, ist also eine vorhergehende sog. Inventur nötig. Darunter versteht man nach dem Direktor des Instituts für Betriebswirtschaftslehre an der Universität Darmstadt, Herrn Quick, „… das genaue Aufzeichnen aller Vermögensgegenstände … und aller Schulden …, die in einem bestimmten Zeitpunkt in einem Unternehmen vorhanden sind“ (vgl. Quick 1990, S.1).

Der Inventurbegriff wird außerdem noch im engeren Sinne gebraucht, indem der Umfang der zu erfassenden Vermögensgegenstände insofern eingeschränkt wird, dass Inventur das Erfassen von Vorratsvermögen beschreibt. Diese Definition begründet sich damit, dass die Aufnahme des Vorratsvermögens in der Praxis zumeist den größten Arbeitsaufwand aufweist sowie die größten Schwierigkeiten birgt und des Weiteren die übrigen Vermögensgegenstände und Schulden weitestgehend ohne körperliche Inventur^[1] erfasst werden können (vgl. Quick 1990, S. 1 f.). Das Inventar muss gemäß § 257 HGB zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

2.2 Aufgaben der Inventur

Die Zwecke eine Inventur durchzuführen spiegeln sich in den drei grundlegenden Inventurfunktionen

- Ordnungsfunktion,
- Gläubigerschutzfunktion sowie
- Kontrollfunktion

wider (vgl. Stuers 2005, S. 6).

Um eine Bilanz zur Darlegung eines Jahresabschlusses sachgerecht und vollständig aufstellen zu können, ist ein Inventar nötig. Grundlage für dieses Verzeichnis stellt die Inventur dar.^[2] Somit ist eine Inventur Voraussetzung zur Erstellung einer Bilanz und nimmt dadurch eine Ordnungsfunktion für den Jahresabschluss ein.

Zum Schutz der Gläubiger trägt die Inventur bei, indem sie über das Inventar verhindert, dass im Konkursfalle Vermögenswerte unbemerkt dem Zugriff der Gläubiger entzogen werden können. Hierzu ist es erforderlich, dass die Vermögensgegenstände nach Menge und Wert aufgezeichnet sind (vgl. Stuers 2005, S. 6 f.).

Eine Kontrollfunktion erfüllt die Inventur insofern, dass mit deren Hilfe die vorgenommenen Dispositionen sowie der Stand und die Entwicklung des Unternehmens beurteilt werden können, was wesentliche Voraussetzung für Planung, Steuerung und Organisation eines Unternehmens ist. So können Organisations- und Dispositionsfehler der Lagerhaltung, wie beispielsweise das Vorhandensein von Lagerhütern, anhand der durch Inventur gewonnenen Informationen über Altersstruktur, den Erhaltungszustand und die Verwertbarkeit der Bestände aufgedeckt und zukünftig vermieden werden. Des Weiteren können mittels der Inventur die durch Diebstähle abgegangenen Bestände festgestellt werden. Das Personal kann hinsichtlich Veruntreuungen kontrolliert werden, was eine abschreckende Wirkung erzielt (vgl. Quick 2000, S. 6; Stuers 2005, S. 7).

Durch die Erfassung des Unternehmensvermögens und somit auch des Bestandes an Vorräten mittels der Inventur, ist die Voraussetzung dafür geschaffen, den Periodenverbrauch der abgelaufenen Periode zu ermitteln, falls in der Bestandsbuchführung die Abgänge nicht fortlaufend erfasst werden^[3] (vgl. Quick 2000, S. 6).

2.3 Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur

Nach § 238 Abs. 1 Satz 1 HGB^[4] ist jeder Kaufmann verpflichtet, seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens in den von ihm zu führenden Büchern nach den sog. Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)^[5] ersichtlich zu machen.

Einen Teilbereich der Generalklausel GoB stellen die Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur (GoI) dar, welche sich aus den GoB ableiten. Quick fasst die GoI als „… Regeln, die … ein auf fachgerechte und ordnungsmäßige Aufnahme der Vermögensgegenstände bedachter Kaufmann … bei der Vorbereitung und Durchführung der Inventur anwendet“, zusammen (vgl. Quick 2000, S. 9 f.).

Die GoI im Einzelnen sowie deren „Verzahnung“ mit den GoB werden in Anhang I dargestellt.

3 Überblick über die verschiedenen Arten der Inventur

Die vom Gesetzgeber erlaubten Verfahren den Unternehmensbestand aufzunehmen, lassen sich nach Art, Zeitpunkt und Umfang der Bestandsermittlung sowie weiteren Inventurerleichterungen differenzieren. Diese verschiedenen Inventurarten werden in den folgenden Kapiteln 4 bis 7 charakterisiert, deren Anwendung in der Praxis näher beschrieben und mit Fallbeispielen unterlegt sowie eine kritische Betrachtung einiger Arten vorgenommen.

Einen Überblick über die Inventurarten gibt folgende Abbildung:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Überblick über die Inventurarten (Eigene Erstellung in Anlehnung an Scharf 1993, S. 15)

4 Differenzierung nach der Art der Bestandsermittlung

Bezüglich der Art der Bestandsermittlung treten in der Praxis die drei verschiedenen Aufnahmeverfahren körperliche Inventur, Buchinventur sowie Anlageninventur auf, die in folgendem Kapitel praxisorientiert „durchleuchtet“ werden.

4.1 Körperliche Inventur bei Vermögensgegenständen mit physikalischer Dimension

4.1.1 Anwendungsbereich

Bei einer körperlichen Inventur können all jene Vermögensgegenstände erfasst werden, die durch eine physikalische Dimension beschreibbar sind. Hierzu sind

- unbewegliches Anlagevermögen (u.a. Grundstücke, Gebäude),
- bewegliches Anlagevermögen (z.B. Maschinen, Fuhrpark, Betriebs- und Geschäftsaus-stattung),
- Vorratsvermögen (wie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Handelswaren, fertige und unfertige Erzeugnisse) als auch
- Kassenbestand

zu zählen (vgl. Scharf 1993, S. 15 f.).

Abhängig von der Art der Dimension sowie der Beschaffenheit des Vermögensgegenstandes werden bei der Erfassung die verschiedenen Aufnahmetechniken Zählen, Messen, Wiegen und Schätzen angewandt. So könnten beispielsweise in der Automobilproduktion die Bestände der produzierten PKW gezählt, der vorhandene Treibstoff gemessen, die Bestände an Schmierfetten gewogen sowie die der Schrauben^[6] geschätzt werden.

Um den Aufwand einer körperlichen Bestandsaufnahme zu verringern, bedienen sich die eine Inventur durchführenden Unternehmen heutzutage zumeist technischer Hilfsmittel, die die Aufnahme und die damit verbundene Datenerfassung rationalisieren. Eine Übersicht der in der Praxis angewandten Erfassungssysteme für Inventurdaten wird in folgender Abbildung dargestellt:

[...]

^[1] Vgl. 4.1

^[2] Vgl. 2.1

^[3] Verbrauch = Anfangsbestand + Zugänge – Endbestand laut Inventur

^[4] Siehe auch § 243 Abs. 1 HGB

^[5] Genauer: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung i. w. S.

^[6] Da der Arbeitsaufwand für das Zählen und der Inventurzweck in einem unangemessenen Verhältnis zueinander stehen würden.