Diplom-Reader - Wissenswertes zur Diplomarbeit und zur Textverarbeitung mit Word 2000

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Warum ein Diplom-Reader?

1 Die Diplomarbeit
1.1 Was will eine Diplomarbeit eigentlich?
1.2 Die erste Gliederung
1.3 Informationen beschaffen
1.4 Informationen ordnen und auswerten
1.4.1 Karteikarten
1.4.2 Ordner
1.5 Jetzt kann’s losgehen
1.6 Zitieren
1.7 Literaturverzeichnis
1.8 Typographie und Formale Ordnung
1.8.1 Makrotypographie
1.8.2 Mikrotypographie
1.8.3 Formale Aspekte

2 Einsatz der Textverarbeitung
2.1 Arbeitsplatz und Dokument organisieren
2.2 Bildschirmansichten
2.3 WORKSHOP: Formatvorlagen effektiv einsetzen
2.3.1 Dokumentvorlagen
2.3.2 Layout
2.3.3 Marginalspalte
2.3.4 Kopf- und Fußzeile
2.3.5 Wechselnde Kopf- und Fußzeilen
2.3.6 Formatvorlagen für Kopf- und Fußzeilen
2.3.7 Kopf- und Fußzeilen in komplexe n Dokumenten
2.4 Allgemeines zur Formatierung
2.4.1 Kleine nützliche Werkzeuge
2.4.2 Zeichen
2.4.3 Absatz
2.4.4 Tabstopps
2.5 Überschriften
2.6 Fußnoten
2.7 Besonderheiten
2.7.1 Abschnitte verwenden
2.7.2 Feldfunktion sinnvoll einsetzen
2.7.3 Inhaltsverzeichnis
2.7.4 Querverweise
2.7.5 Beschriftungen
2.7.6 Autokorrektur
2.7.7 Nummerierung/Aufzählung
2.8 Tabellen und Graphiken
2.8.1 Tabellen
2.8.2 Einfache Graphiken erstellen
2.8.3 Diagramme (Graph-Objekt)
2.8.4 Bearbeiten
2.9 Ausdruck
2.10 Speichern
2.11 Dateiübergreifende Inhaltsverzeichnisse
2.12 Hilfe

3 Links im Internet

4 Checkliste

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Formale Ordnung der Arbeit:

Abbildung 2: Das Dialogfeld Extras fi Optionen fi Ansicht

Abbildung 3: Das Dialogfenster Formatvorlage

Abbildung 4: Das Dialogfenster Neue Formatvorlage

Abbildung 5: Das Dialogfeld Dokumentenvorlage und Add-Ins

Abbildung 6: Einstellung für Positionsrahmen

Abbildung 7: Kopfzeile in der Layoutansicht

Abbildung 8: Unterschiedliche Marginalienspalten

Abbildung 9: Zeichenformatvorlage gilt für die gesamte Fußzeile

Abbildung 10: Das Dialogfeld Manueller Wechsel

Abbildung 11: Das Dialogfeld Seite einrichten

Abbildung 12: Das Dialogfeld Kopf- und Fußzeile:

Abbildung 13: Das Dialogfeld Tabulator

Abbildung 14: Das Dialogfeld Inhaltsverzeichnis

Abbildung 15: Das Dialogfeld Optionen für Inhaltsverzeichnis

Abbildung 16: Das Dialogfeld Inhaltsverzeichnis aktualisieren

Abbildung 17: Das Dialogfeld Querverweis

Abbildung 18: Das Dialogfeld Beschriftung

Abbildung 19: Das Dialogfeld AutoKorrektur

Abbildung 20: Das Dialogfeld Tabelle einfügen

Abbildung 21: Die Symbolleisten Grafik und Zeichnen

Warum ein Diplom-Reader?

Einleitung Keine Panik vor der Diplomarbeit - dieser Diplom-Reader wird hel fen, einen besseren Einstieg in die Diplomarbeit zu bekommen. Hier findet man Tipps & Tricks zum WIE, nicht zum WAS ! Der erste Schritt ist immer der schwerste, aber auch dann kommen immer wieder kri tische Situationen. Zwei Dinge will ich erreichen. Zum einen zeichne ich in etwa den methodischen Weg nach, den ich selber in meiner Diplomarbeit von der ersten Idee an gegangen bin. Auf keinen Fall handelt es sich dabei um die einzig richtige Lösung, und vielleicht wird der ein oder andere mit diesem Vorgehen gar nicht zurecht kommen.

MS-Word 2000 Der zweite Punkt ist der Computer. Die Textverarbeitung unter MS Word 2000 bietet ungeahnte Möglichkeiten, das Erstelle n von länge ren Texten zu erleichtern. Auf die wichtigsten werde ich im 2. Kapitel (ab S. 25) hinweisen.

Selbstverständlich gelten alle TIPPS & TRICKS dieses Readers auch für Haus - oder Projektarbeiten oder andere längere, strukturierte Texte. Wer schon mal an einer „kleinen“ Arbeit geübt hat, hat es spä ter viel viel leichter!

Noch ein paar Hinweise zu diesem Diplom-Reader: Der allgemeine Text ist in Arial (Schriftart) geschrieben. Beispiele, die das geschrie bene erklären, stammen aus meiner eigenen Diplomarbeit und sind in Times New Roman geschrieben. Befehlsabfolgen werden kursiv und mit einem Pfeil (fi) dargestellt. Eine gesonderte Unterscheidung zwischen Menüs, Menüoptionen, Registerkarten, Auswahl- und Ein stellungsoptionen sowie Befehlsschaltflächen [OK] treffe ich nicht. Datei fi Speichern unter ... fordert den Nutzer beispielsweise auf, das aktuelle Dokument unter einem bestimmten Dateinamen zu speichern. Auf weitere Möglichkeiten (Dateityp, Speicherort) gehe ich nicht gesondert ein, wenn die Standardeinstellung verwendet werden kann.

1 Die Diplomarbeit

1.1 Was will eine Diplomarbeit eigentlich?

Jeder, der eine Diplomarbeit schreibt, muss sich darüber im klaren sein, dass die nächsten Monate mehr oder weniger einem Thema gehören. Eine große Gefahr liegt sicherlich darin, dass man sich ein Thema ausgesucht hat, das aus den ve rschiedensten Gründenüberhaupt nicht durchführbar ist. Zuerst muss der Autor ein wirkliches Interesse an seinem Thema haben. Ansonsten schlägt die Anfangseuphorie nur zu schnell in negativen Stress um. Im Idealfall macht die Arbeit im Laufe der Zeit immer mehr Spaß!

Thema planen und abstimmen So weit sind wir aber noch nicht. Zuerst sollte jeder sich (und seinen Prüfer) fragen, was er oder sie mit der Arbeit erreichen will. Ver- schiedene Möglichkeiten bieten sich an:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Die Kombinationsmöglichkeiten sind gewaltig. Das Thema steht nicht nach 15 Minuten Überlegung auf dem Papier. Hin- und Her- überlegen, entscheiden und umentscheiden sind jetzt wichtige Schritte. Hilfreich kann an dieser Stelle ein großes Stück Papier (Stichwort MIND-MAP)sein, das irgendwo an der Wand hängt. Hier werden erst mal alle Gedanken gesammelt und später kann Ordnung entstehen, indem erste Verknüpfungen hergestellt werden. Eine nicht allzu kleine Palette von Farbstiften ist überaus hilfreich.

Adressaten der Arbeit Auch die Frage, für wen man die Arbeit schreibt, ist nicht ganz unin teressant. Sind es nur die beiden Prüfer und das FH-Archiv, oder soll beispielsweise die Institution oder Firma, über die man schreibt, auch einen Nutzen daran haben? Beim Schreiben kommt der ein oder an dere sicher an den Punkt, an dem er feststellt, dass die ganze Sache doch recht schwer zu lesen ist. Na gut! Im Normalfall ist eine Dip- lomarbeit ja auch kein publizistisches Werk wie etwa ein Zeitungsar tikel. Auf alle Fälle sollte man diesbezüglich mit dem Prüfer Rück sprache halten. Folgendes Problem taucht auf: Will ich ‘wissenschaftlich’ schreiben, entstehen automatisch lange, ver schachtelte Sätze. Gleichzeitig soll der Inhalt aber verständlich ausgedrückt werden. Die Kunst liegt darin, beide Ansprüche zu erfüllen.

Erste Informations beschaffung Zum jetzigen Zeitpunkt fängt auch die Suche nach ersten Informati onsquellen an. Gesucht wird eher allgemein, da sowieso noch nicht klar ist, was genau das Thema sein wird. Kreuz- und querlesen heißt das Gebot der Stunde. Zeitschriften, Zeitungen, Bücher, Fernsehbe richte u.a. können auch hilfreich sein, um den bisherigen Überlegun gen einen aktuellen Bezug zu geben. Wichtig ist schon zum Anfang, dass man spezifische Informationen genau festhält, die Berge an Infos rund um den Schreibtisch werden sehr schnell wachsen (vgl. 1.4.1 , S. 11).

1.2 Die erste Gliederung

Die erste Gliederung gibt nicht nur dem Prüfer eine erste Übersicht über das Thema, sondern dient lange Zeit als ganz persönliche Handlungsanweisung. Die gesammelten Stichpunkte auf dem gro ßen Blatt Papier sollten nach und nach in eine logische Reihenfolge gebracht werden. Die Kapitel und Unterkapitel werden erkennbar, man gewinnt eine erste konkretere Idee, wie die Arbeit letztendlich aussehen könnte. Unwahrscheinlich ist, dass diese erste Gliederung der Gliederung der fertigen Arbeit entspricht. Die einzelnen Gliede rungspunkte sind später in Bezug auf das Ordnen der Informationen noch wichtig. Ein paar zusätzliche Stichpunkte schaden nie.

PC-Tipp Beim tippen der einzelnen Gliederungspunkten viel Platz lassen. Schriftliche Ergänzungen und noch mehr Ergänzungen werden nötig!

Schon zu diesem frühen Zeitpunkt sollte man das dezimale Gliederungssystem anwenden:

1 - 1.1 - 1.1.1 usw.; genauso wie dieser Reader gegliedert ist.

Vorsicht Zu viele Gliederungsebenen können leicht ve rwirrend wirken, auch wenn sie logisch richtig sein mögen. Ich schlage höchstens 4 Gliede rungsebenen vor. Tieferliegende Gliederungspunkte sollten zu einer gemeinsamen Überschrift zusammengefasst werden. In jeder Glie derungsebene müssen mindestens zwei gleichwertige Punkte ste hen. Beispielsweise darf 2.3.1 nie alleine stehen, sondern der Punkt

2.3.2 muss folgen. Nach der letzten Gliederungsziffer steht kein Punkt.

Beispiel 1: Erste Gliederung (Auszug)

1 Das Arbeitsförderungsreformgesetz

1.1 Ausgangslage / Warum eine Reform?

1.2 Überblick: Vom AFG zum AFRG

1.2.1 Geschichte / Einordnung in der Gesetzeslandschaft (jetzt SGB III) kurz

1.2.2 Gesetzesbegründung / Stellungnahmen / Kritik: Inwieweit schafft das AFRG neue Arbeitsplätze, daran könnte der Erfolg gemessen werden.

1.2.3 Ziele (besonders: neue undefinierte Ziele; Anlehnung an Finanzpolitik)

1.3 Informationen beschaffen

Informationen gibt es wie Sand am Meer! Die hohe Kunst besteht nun darin, genau die relevanten Informationen zu finden und für die Arbeit nutzbar zu machen. In der heutigen ‘Informationsgesellschaft’ dürfte es nicht allzu schwer sein, an die richtigen Informationen her an zu kommen. Die Bewertung und Verwertung in der Arbeit sind viel schwieriger.

Grundsätzlich wird bei der Informationssuche zwischen Fakten- und Literatursuche unterschieden.

- Bei der Daten- und Faktensuche wird nach einer Detailin formation (z. B. Einwohnerzahlen, Halbwertszeit eines Ele ments, Arbeitslosenzahlen) gesucht, es handelt sich um di rekte Informationen.
- Bei der Literatursuche sucht man nach Literatur zu einem bestimmten Thema (oder einen bestimmten Titel). Die gefun denen Dokumente dienen als Bezugseinheit für weitere Infor mationen und Fakten, es handelt sich um indirekte Informa tionen.

Bibliotheken Der erste Weg führt sicher jeden in die Bibliothek der eigenen Fach hochschule oder Universität. Mit der Kennzeichnung der einzelnen Themengebiete kennen sich wahrscheinlich nur so richtig die Damen und Herren vom Fach aus. Und auch die Einführungskurse in die

Benutzung der Bibliotheken nutzen Studenten erfahrungsgemäß e her nicht. Aber die Tatsache, dass man jetzt da durch muss , ist auch schon was wert. Nach und nach kriegt man den Überblick - zumindest für sein Fachgebiet.

Mittlerweile sind auch alle Bibliotheken mit elektronischen Recher chesystemen (OPAC = Online Puplic Access Catalog) ausgestattet, so dass theoretisch alles gefunden werden kann, wenn man die rich ten Suchstrategien anwendet. Über das Internet kann man zusätzlich in vielen anderen Bibliothekskatalogen nach Informationen suchen.

Internet Über die Vorzüge des Internets möchte ich mich nicht auslassen. Nur soviel: Es gibt Informationen, und zwar jede Menge. Die Kunst be- steht auch hier wieder darin, die richtigen auszuwählen. Meine Erfa h rung ist, dass man oft nur auf oberflächliche Dinge stößt, die letztendlich auch nicht viel weiterhelfen. In Bezug auf Aktualität ist das Internet allerdings nicht zu schlagen, z. B. die neusten

Arbeitsmarktstatistiken (http://www.arbeitsamt.de) gibt es am besten online. Auch auf die verschiedenen Suchmaschinen möchte ich nicht näher eingehen. Ich selber mache die besten Erfa hrungen mit der Meta-Suchmachine der Universität Hannover (http://www.metager.de).

CD-ROM Der Stellenwert der über CD-ROM vertriebenen Information sink im- mer weiter. Zwar findet man auf CD-ROMs schnell Informationen (z. B. Telefo nbuch, Fahrplanauskunft), doch sind dies meist recht schnell veraltet. Hier spielt wieder das Internet seine Vorzüge aus: seine Aktualität!

1.4 Informationen ordnen und auswerten

Inzwischen ist klar, über welches Thema man schreiben will und wo überall Informationen aufgetrieben werden können. Um von der In formationsflut nicht erschlagen zu werden, sollte man alles möglichst mit System ordnen und auswerten. Anfangs hat man den Eindruck, das exakte Aufschreiben und Systematisieren kostet viel Zeit und man kommt gar nicht weiter. Das stimmt auch! Aber dies ist gleich zeitig die wichtigste Aufgabe während der ganzen Diplomarbeit. Wer gut vorgearbeitet hat, wird beim Erstellen der Arbeit die Vorteile zu schätzen wissen.

1.4.1 Karteikarten

Linierte Karteikarten in der Größe DIN A 6 (Postkarte) sind ideal, um Informationen für die entstehende Arbeit zu sammeln. Folgende Grundsätze sind dabei zu beachten:

- Jeder Aufsatz, jedes Buch oder jedes Kapitel (bei umfangrei chen, informativen Werken) - kurz jeder Text bekommt jeweils eine eigene Karteikarte zugeordnet.
- Die Karteikarten sollten fortlaufend durchnumeriert werden (1, 2, 3,..), mit welchem Text man anfängt ist aber egal.
- Die Karteikarten werden nur einseitig beschrieben (sonst ver liert man den Überblick). Wenn der Platz nicht reicht, nimmt man eine zweite Karte (12a, 12b, 12c, ..).
- Alle Karteikarten enthalten oben Angaben über Autor/ Verfas ser, Titel des Textes (Aufsatzes, Buches, usw.) und den Her kunftsort.
- Natürlich können auch eigene Gedanken, Einfälle, Meinungen oder Ideen ganz leicht und zugänglich auf Karteikarten ‘ge speichert’ werden.

Beispiel 2: Karteikarte mit Erklärungen

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

In die untere Hälfte der Karteikarte trägt man alle wichtigen Informa tionen ein, die beim Lesen der Texte in Bezug auf die eigene Arbeit gefunden wurden. Dann ordnet man die jeweiligen Informationen einem Gliederungspunkt der eigenen Arbeit zu. (z. B.: 1.1 befasst sich mit der Ausgangslage fi Die Information bei Christine Bergmann, dass Arbeitslosigkeit alle öffentlichen Kassen belastet, könnte unter 1.1 Verwendung finden.) Die Angabe der Seitenzahl hilft, die entsprechende Stelle später wiederzufinden.

Um einen noch besseren Überblick zu bewahren, beschriftet man die Karteikarten mit farbigen Stiften. Dabei ordnet man jedem Kapitel eine bestimmte Farbe zu!

Achtung! Gleichzeitig müssen auch im Originaltext die entsprechenden Stellen markieren sein, ansonsten hat man zwar die Kurzinfo auf der Karteikarte, findet später aber den Gesamtzusammenhang nicht mehr wieder. In ausgeliehene Bücher darf man nicht reinschreiben, statt dessen nimmt man Klebezettel oder ähnliches.

Parallel zum Ausfüllen der Karteikarten sollte man das Literaturver zeichnis erstellen. Das hat den Vorteil, dass man alle Texte in der Hand hat und nichts verloren geht. Zudem fallen an dieser Stelle schon Mängel auf (z. B. auf den Kopien fehlen die Seitenangaben, oder man weiß nicht mehr woher der Artikel stammt.) Nachträglich alle Literaturangaben zu suchen, ist gefährlich; leicht geht etwas ver loren. Also schreibt man das Literaturverzeichnis gleich in den Com puter oder eine vollständige Angabe auf die Rückseite der Karteikar te. Was alles in die Literaturangabe gehört, steht in Kapitel 1.7 , S. 18.

1.4.2 Ordner

Ein (später auch mehrere) Ordner hilft, schriftliche Informationen zu sammeln. Gut geeignet sind auch Briefkörbe und Zeitschriftensamm ler. Mit Hilfe von Heftstreifen kann man beispielsweise den Ordner in die Unterpunkte der Gliederung unterteilen. Andere Rubriken können sein:

- Statistiken
- Briefwechsel
- Informationen über/von verschiedene(n) Institutionen
- Internet/CD-ROM Rechercheergebnisse

1.5 Jetzt kann’s losgehen

Ihr seid zum Bücherwurm geworden, die Karteikarten bilden einen

richtig dicken Stapel und ihr wollt mit dem Schreiben beginnen - viel leicht rückt auch der Abgabetermin immer näher? Jetzt erweist sich, wie gut man vorgearbeitet hat: Zunächst werden verschiedene Ü ber-

blicke erstellt, die Auskunft darüber geben, welche Informationen zu welchem Gliederungspunkt gesammelt wurden. Dazu werden alle Karteikarten nach den einzelnen Gliederungspunkten durchsucht, und die Angaben werden im ‘Überblick’ den einzelnen Unterkapiteln zugeordnet. Auch jetzt passiert noch nichts am eigentlichen Text aber immer mit der Ruhe. Bevor man losschreibt, muss man was man alles schreiben kann.

Diese ‘Überblicke’ sind die Grundlage, um eine weitere Gliederung zum jeweiligen Unterkapitel zu erstellen. Sobald der ‘ Fahrplan ’ für das Unterkapitel steht, kann ein erster Textentwurf formuliert werden. Am Anfang ist man sich recht unsicher, ob der Text Sinn macht. In den nächsten Arbeitsschritten wird der Text überarbeitet, ergänzt und korrigiert.

Tipp: Verschiedene Arbeitsschritte kombinieren! D. h. nicht zu lange an einer Sache rummachen. Die verschiedenen Schritte weisen unter- schiedliche Schwierigkeitsstufen auf. Vielen fällt das Formulieren des eigenen Textes schwer, andere Arbeiten (Text formatieren, Korrek turlesen, Verzeichnisse erstellen, Fußnoten überprüfen, usw.) gehen leichter von der Hand. Eine gute Mischung ist energiesparend und schont die Nerven!

Beispiel 3: Überblick zum Gliederungspunkt 1.2.3 Übersicht 1.2.3 Ziele der Reform /des AFRG ????

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1.6 Zitieren

Zitate Das richtige Zitieren stellt mitunter eine schwierige Aufgabe dar. Im- mer wieder stellt sich die Frage, was zitierbedürftig ist. Zitiert werden müssen alle Aussagen, Za hlenangaben, Daten, usw., die einer bestimmten Person (Statistik, usw.) zugeordnet werden können. Dass heute der 11. Juni 2002 ist, braucht nicht zitiert zu werden, da diese Tatsache allgemein gültig ist.

Jedes Zitat muss vom Leser/Prüfer nachprüfbar sein. Direkt oder indirekt übernommene Gedanken und Inhalte sind als solche kennt lich zu machen. Indirekte Zitate geben den Inhalt sinngem äß wieder.

Wenn ein Satz oder Wort wortwörtlich (d. h. wie es auch im Origi naltext steht) übernommen wird, handelt es sich um ein direktes Zitat und wird in Anführungszeichen („“) gesetzt. Diese Verwendung er folgt nur, wenn der genaue Wortlaut oder der Begriff besonders wich tig ist. Grundsätzlich sollte man mit direkten Zitaten eher sparsam umgehen. Diese Zitate müssen vollständig und originalgetreu über nommen werden, auch wenn das Original fehlerhaft ist, in einer Fremdsprache verfasst wurde oder der grammatikalische Zusam menhang nicht mit dem eigenen Text übereinstimmt.

Auslassungen von einem Wort oder mehreren Wörtern wird mit zwei bzw. drei Punkten (...) kenntlich gemacht. Wird ein Teil des Zitates an einer anderen Stelle eingefügt, so steht dieses in runden Klammern. Fügt der Autor etwas in das Zitat ein, so schreibt man es in eckige Klammern [STRG + Alt + 8/9].

Beispiel 4: Wörtliches Zitat (1) mit Auslassung (2) und Einfügung (3)

(1) „Die Anziehung der Zumutbarkeitsschraube ist arbeitsmarktpolitisch völlig überflüs-

sig.”¹

(2) Hier findet eine Verschärfung statt, wobei „die Anziehung der Zumutbarkeitsschraube .. arbeitsmarktpolitisch völlig überflüssig (ist).”²

(3) „Die Anziehung der Zumutbarkeitsschraube ist arbeitsmarktpolitisch [und sozialpoli- tisch] völlig überflüssig.”³

Enthält das wörtliche Zitat seinerseits wörtliche Zitate Dritter, so steht dieses in halben Anführungszeichen (‚’).

Kennzeichnung

Sowohl direkte als auch indirekte Zitate müssen gekennzeichnet werden. Dies erfolgt entweder mit Hilfe von Fußnoten⁴ oder dem Kurzbeleg im Text selber. Die Kennzeichnung im laufendem Text kann den Lesefluss unterbrechen, aber auch die Fußnoten lenken den Blick vom Text ab, da man doch interessiert ist, was unten im Fußnotentext noch steht.

[...]

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¹ Steinke 1996, S. 73

² Ebd.

³ Ebd.

⁴ Die ‘4’ ist die Fußnote. Dieser Text ist der Fußnotentext. Achtung!