Konzeption eines deutsch-italienischen Rockfestivals

Inhaltsverzeichnis:

1. Aufgabenstellung

2. Das 'Rocking al Sole' Team

3. Vorbereitungsphase: 03.04.04 bis 03.06.04
3.1 Termin- und Ortfindung
3.2 Soll-Finanzplan
3.3 Sponsoren
3.4 Bandsuche in Berlin und Italien
3.4.1. Deutsche Bands
3.4.2 Italienische Bands
3.4.3. Kommunikation vor Ort in Italien: 30.04.04 bis 08.05.04
3.4.3.1. Treffen der Bands in Livorno: 05.05.04
3.4.3.2. Aracnofobia Unplugged in Campo al Sole: 05.05.04
3.5 Vermarktung und Werbung
3.5.1. Plakataktion
3.5.2 Flyeraktion
3.5.3. Medien
3.6 Die Heiße Phase

4. Das Rocking al Sole Wochenende: 03.06.04 bis 06.06.04
4.1 Ankunft der Italienischen Bands: 03.06.04
4.2 Der Konzerttag: 04.06.04
4.2.1 Konzertvorbereitungen: 10:00 Uhr bis 19:15 Uhr
4.2.3. Ist-Finanzplan
4.3 Der Tag danach: 05.06.04
4.4 Abfahrt: 06.06.04

5. Der Vorhang fällt

1. Aufgabenstellung

Im Rahmen des Seminars 'Integriertes Managementtraining' des Lehrstuhls Umweltmanagement haben wir, Tanja Brück, Sebastian Haase und Sebastian Iring, das Projekt 'Rocking al Sole', welches die Planung, Organisation und im besten Fall die Durchführung eines deutsch-italienischen Rockfestivals beinhaltete, übernommen. Die Realisierung des Projektes stand für uns von Anfang an fest. Im Folgenden werden wir unsere dafür notwendigen organisatorischen Maßnahmen in zeitlicher Abfolge erläutern und darüber hinaus auf das letztendlich realisierte 'Rocking al Sole' Wochenende näher eingehen.

In dieser schriftlichen Arbeit gehen wir in Kapitel 2 detailliert auf das 'Rocking al Sole' Team ein. Kapitel 3 beschreibt die Vorbereitungsphase, welche die Terminierung und Ortfindung, das geplante Finanzierungskonzept, die Akquirierung der Sponsoren und der Bands aus Deutschland und Italien sowie die geeignete Marketingstrategie umfasst. Die Evaluation der im Vorfeld getätigten Handlungen und die Beschreibung der durchgeführten Veranstaltung werden in Kapitel 4 präsentiert.

Let the show begin!

2. Das 'Rocking al Sole' Team

2.1. Sebastian Iring

Nach dem Abitur und einem eineinhalbjährigen Zivildienst in Brasilien begann Sebastian Iring, im Wintersemester 00/01, Volkswirtschaftslehre an der Freien Universität Berlin zu studieren. Nach Abschluss des Grundstudiums verbrachte er ein Semester an der University of Helsinki. Seitdem er in Berlin wohnt, engagiert er sich bei der 'fsi' (Fachschaftsinitiative des Fachbereichs Wirtschaftswissenschaft) sowie der studentischen Selbstverwaltung des Wohnheimes Goerzallee. Durch diese Tätigkeiten sammelte er bereits viele praktische Erfahrungen im Eventbereich.

2.2. Tanja Brück

Im Anschluss an das bestandene Abitur im Sommer 01 absolvierte Tanja Brück ein Praktikum bei dem Radiosender 'BB Radio', bei dem sie erste Erfahrungen im Eventbereich sammeln konnte. Dort hat sie u. a. bei der Organisation und Durchführung von Außenveranstaltungen mitgeholfen. Seit dem Wintersemester 01 studiert sie an der Freien Universität Berlin Betriebswirtschaftslehre und schloss im März 03 ihr Vordiplom erfolgreich ab. Nebenbei arbeitet sie auf Konzerten in der 'Waldbühne' und 'Parkbühne Wuhlheide' im Cateringbereich. Außerdem war sie bereits auf der 'Bambi-Verleihung' und der 'DaimlerChrysler' Hauptversammlung als Hostess tätig. Um ihre Englischkenntnisse aufzubessern, verbrachte sie den Sommer 02 in den USA und besuchte dort das 'Henry Ford Community College'. Tanja wird das Wintersemester 04/05 an der Business School in Pécs (Ungarn) als Erasmusaustauschstudentin verbringen. Sie kann sich gut vorstellen, nach dem erfolgreichen Abschluss ihres Studiums als Eventmanagerin tätig zu werden.

2.3. Sebastian Haase

Sebastian Haase studiert seit dem Wintersemester 99/00 am Fachbereich Wirtschaftswissenschaft der Freien Universität Berlin den Studiengang Volkswirtschaftslehre. Sein Grundstudium schloß er nach sechs Semestern ab und ging dann über das Erasmusaustauschprogramm für zwei Semester an die Budapest Business School nach Ungarn. Seit acht Jahren ist er in der Musikbranche tätig. Einerseits nahm er als Musiker in den Bands 'daneben' (Schlagzeuger), 'Schmärzgrentze' (Gitarre), 'Flying Octopus' (Gitarre und Backgroundgesang) und 'Manipulation' (Gitarre) sowie an mehreren Projekten teil. Andererseits hat er ein Praktikum bei dem Alternative Rockmagazine 'Whiskey Soda' im Internet mit den Schwerpunkten Redaktion und Veranstaltungsservice und ein Praktikum bei dem 'Livezone' Team der Weissen Rose in Berlin mit dem Schwerpunkt Booking^[1], Management, Licht- und Tontechnik erfolgreich absolviert. Im Rahmen seines VWL- Studiums spezialisiert er sich auf Musik- und Eventmanagement.

2.4. Featuring

Uns dreien war völlig klar, dass dieses Projekt mit Hilfe von außen wesentlich einfacher durchführbar sein würde. Aus diesem Grund haben wir uns u. a. an Gunnar Meden gewandt, mit dem Sebastian H. bereits seit Juli 2003 Konzerte für die 'Livezone', eine Kooperation von Musikern, die in der Weissen Rose Konzerte organisiert und durchführt, zusammenarbeitet. Gunnar stand uns während des gesamten Projektes beratend zur Seite.

Für organisatorische Fragen und Reiseberatung holten wir den langjährigen Freund von Sebastian H., Uwe Giese, ins Team.

Mirko Leyh vervollständigte das 'Rocking al Sole' Team. Er ist u. a. der Bassist von der Band 'Flying Octopus' und macht eine Ausbildung zum Grafikdesigner. Wir übertrugen ihm die Verantwortung für das Design der Flyer, Plakate und Backstagepässe.

3. Vorbereitungsphase: 03.04.04 bis 03.06.04

3.1. Termin- und Ortfindung

Sebastian H. berichtet:

Da ich in der Weissen Rose tätig bin, bot es sich an, das 'Rocking al Sole' Festival auch in diesem Hause zu veranstalten. Die 'Weisse Rose' ist ein Jugendkulturzentrum und wurde 1955 vom Bezirksamt Schöneberg eröffnet. Aufgrund der sehr guten technischen Ausstattung konzentriert sich die 'Weisse Rose' darauf, in Kooperation mit Jugendlichen Veranstaltungen durchzuführen. Der Konzertraum ist für ca. 400, der Vorraum für etwa 300 Zuschauer ausgelegt. In dieser Größenordnung ist die Bühne eine der größten Live-Bühnen Berlins [Anhang 1]. Bei der Terminfindung kamen uns die Angestellten des Veranstaltungsortes sehr entgegen. Zu allererst wollten wir das Festival am 12.06.04 durchführen. Dies war jedoch aus zweierlei Gründen ungünstig. Erstens würde Herr Prof. Dr. Stitzel an diesem Wochenende mit dem Seminar 'Ökologisch orientierte Unternehmensführung' in Tornow auf Seminarfahrt sein und zweitens würde an diesem Tag die Eröffnung der Fußball-Europameisterschaft stattfinden. Sicherlich hätte man über mehrere Beamer die Eröffnung und die Spiele live übertragen können, aber wer hätte sich da noch für die Bands auf der Bühne interessiert?

Dann wurde der 05.06.04 ins Auge gefasst, welcher sich Mitte April als völlig suboptimal herauskristallisierte, da Lenny Kravitz in der 'Waldbühne' rocken sollte. Dies bedeutete, dass wir 25.000 potentielle Kunden nicht hätten erreichen können. Des Weiteren wurde das 'Emergenza Bandwettbewerb' Finale in der Columbiahalle mit ca. 4.000 Gästen aus der Underground-Szene Berlins an diesem Tag angesetzt.

Was nun? Uns blieb nur noch die Möglichkeit auf einen Freitagstermin auszuweichen, da wir das Festival definitiv vor der Campo Abschlusspräsentation durchführen wollten. Also entschieden wir uns für den 04.06.04, was sich als äußerst günstig herausstellen sollte. Bis auf einige kleine Klubs, wie z. B. das 'Wild at Heart' in Kreuzberg (ca. 200 Gäste), blieben uns größere Konkurrenzveranstaltungen in Berlin erspart. Als einzige nennenswerte Großveranstaltungen seien 'Rock im Park' in Nürnberg und 'Rock am Ring' am Nürburgring zu erwähnen, die sich vom 04.06.04 bis zum 06.06.04 erstreckten und somit ihre Gäste sowieso für das gesamte Wochenende in Anspruch nahmen. Die Vorzeichen für ein Gelingen des Festivals standen vor diesem Hintergrund zu diesem Zeitpunkt bereits gut.

3.2. Soll-Finanzplan

Über die finanzielle Ausgangssituation informiert nun Tanja:

An den Anfang der Planung eines solchen Festivals gehört eine genaue Kalkulation der Kosten. Gleich in der ersten Sitzung wurde ein Soll-Finanzplan aufgestellt, welcher fast wöchentlich den neusten Gegebenheiten angepasst wurde. Da der Ort des Festivals, die 'Weisse Rose', bereits feststand, konnten viele der anfallenden Kosten und Einnahmen relativ gut kalkuliert werden. Normalerweise würden bei der Buchung eines Veranstaltungsortes in dieser Größenordnung für einen Konzertabend Fixkosten (Raummiete, PA-Anlage^[2], Lichttechnik, Reinigung) in Höhe von ca. 1.000,- € entstehen. Die Verantwortlichen ließen sich schnell für unser Projekt begeistern, da sie sich positive Synergien für die Zukunft erhofften (siehe Punkt 3.4.3.1.) und überließen uns den Raum und die Technik für den Abend kostenfrei. Positiv hat sich hier die gute Beziehung von Sebastian H. zu den Mitarbeitern der Weissen Rose ausgewirkt. Klar war auch, dass die 'Weisse Rose' die Einnahmen aus den verkauften Getränken des Abends erhält. So bestand unsere einzige Einnahmequelle aus den Eintrittsgeldern. Da unser Projekt von der 'Livezone' mit unterstützt wurde, haben wir deren übliche Eintrittspreise übernommen; 5,- € normal und 4,- € ermäßigt (Schüler, Studenten). Um den Break Even zu berechnen, gingen wir von einem fiktiven Eintrittspreis von 4,30 € aus, da weitaus mehr Gäste zu ermäßigten Preisen erwartet wurden.

Als nächstes versuchten wir, die anfallenden Kosten zu ermitteln. Für den Abend erhält der Tontechniker pauschal 150,- € und die Lichttechnik 50,- €. Weiterhin benötigten wir einen Sicherheitsdienstdienst, für den wir einen Betrag von 200,- € angesetzt hatten. Wir planten zwei Securities à 13,- € pro Stunde ein. Für die Mitarbeiter der Getränketheke fallen für einen Abend 50,- € an, die uns die 'Weisse Rose', genau wie die Gema-Gebühren^[3] (i. d. R. circa 130,-€ pro Veranstaltung), erlassen hat. Da wir hier bereits wussten, dass der Konzerttag ein sehr langer und anstrengender Tag für alle Beteiligten werden würde, beschlossen wir, den Bands ein Catering im Wert von 100,- € bereitzustellen.

Nun zu unseren Hauptkosten: Die Reisekosten der italienischen Bands; ein heftig diskutierter Streitpunkt in unserer Runde. Kann man den italienischen Musikern eine 16-stündige Autofahrt zumuten oder kommen diese nur nach Berlin, wenn wir ihnen ein Bahn- oder Flugticket bezahlen? Doch das würde teuer werden. Da wir gerade selbst ein Ticket in Höhe von 70,-€ pro Person für Hin- und Rückflug mit der Billigflug - Airline 'Ryan Air' in die Toskana gebucht hatten, lag uns folglich noch der günstigste Flugpreis vor. Doch dann stünden die Italiener erst auf dem Flughafen Hamburg-Lübeck. Von dort würde also noch eine Zugfahrt nach Berlin von ungefähr 30,- € hinzukommen. Wenn nun wirklich drei Bands à fünf Personen per Flugzeug nach Berlin kämen, würden sich die gesamten Reisekosten auf 1.500,- € belaufen.

Über die Internetseite der Deutschen Bahn (www.bahn.de) wurde ein Preis von 136,-€ pro Person ermittelt. Somit haben wir diese Alternative aus unserer Planung gestrichen. Wir zogen nun doch die Anreise mit dem Auto näher in Betracht. Bei einem durchschnittlichen Benzinverbrauch von 8 l auf 100 km zu 1,- € und einer Gesamtstrecke von ca. 1.400 km (Livorno-Berlin), beläuft sich die Summe pro Band auf 224,- € für Hin- und Rückfahrt. Für drei Bands entstehen Kosten in Höhe von 672,- €. Das hörte sich doch schon viel besser an als die beiden anderen Alternativen. Wir einigten uns, mit unserem Charme die Italiener von der Idee der Autofahrt zu überzeugen und setzten den oben genannten Betrag in unseren Finanzplan. Während unserer Seminarfahrt nach Italien wurden wir im Gespräch mit Rainer und Andrea, den beiden Betreuern, darauf hingewiesen, dass noch mit 80,- € Maut in Österreich und Italien für beide Strecken zu rechnen sei. Dadurch stockten wir den Betrag auf 300,-€ pro Band auf und haben die restlichen 4,- € zu unseren Gunsten abgerundet.

Die Unterbringung der Italiener erwies sich als geringfügigeres Problem, da wir drei uns einig waren, dass jeder eine Band aufnehmen und beherbergen würde. Da Sebastian zu diesem Zeitpunkt noch im Studentenwohnheim wohnte und man dort 10,- € pro Nacht für ein Gästezimmer zahlen muss, stiegen unsere Kosten erneut um weitere 30,- €. Glücklicherweise konnte er im April seinen geplanten Umzug realisieren, hatte nun auch Platz für eine fünfköpfige Band und wir konnten den Betrag streichen. Pauschal setzten wir noch 50,- € Benzinkosten für das gesamte Festivalwochenende an.

Unser Ziel war es die anfallenden Kosten zu decken. Dies konnten wir nur mit einer kalkulierten Zuschauerzahl von 392 zahlenden Gästen erreichen. Also bildete die Vermarktung des Festivals einen relevanten Teil unserer Aufgabe. Um viele Leute zu erreichen, haben wir uns entschieden, farbige Flyer auf Hochglanzpapier (170 g) entwerfen und drucken zu lassen. Die kostenlosen aber unspektakulären zweifarbigen Flyer der Weissen Rose hätten diese Ansprüche nicht erfüllt. Anstatt den von uns berechneten 400,- €, konnten wir durch Mirkos Hilfe 15.000 Exemplare bei der Firma 'Laserline' für einen Betrag von 233,45 € beziehen. [Zusatzmaterial]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Die 2.000 Plakate haben wir kostenlos über die 'Weisse Rose' in der Druckerei des Rathauses Schöneberg drucken lassen, da diese unseren finanziellen Rahmen gesprengt hätten, wenn wir farbige Plakate im DIN A 3 Format bei einer privaten Druckerei in Auftrag gegeben hätten. [Zusatzmaterial]

Da sich bis zu diesem Punkt in dem Soll-Finanzplan schon eine beträchtliche Summe an Ausgaben angesammelt hatte, und wir drei im „worst case Szenario“ den Verlust hätten tragen müssen, beschlossen wir, auf die angebotene Hilfe unserer Freunde zurückzugreifen.

Unsere Helfer sollten in folgenden Bereichen eingesetzt werden:

- Layout der Flyer, Plakate und Backstagepässe
- Moderator
- Kasse und Stempel
- Lichttechnik
- Backstagesecurity
- Kameraführung und Fotos
- Cateringvorbereitung
- Flyer- und Plakatverteilung
- DJ

In der Vorbereitungsphase fielen Ausgaben an, die wir durch einen zinslosen Kredit über 300,- € aus der 'fsi' Kasse decken konnten.

Die folgende Tabelle zeigt den ursprünglichen Soll-Finanzplan vom 13.03.04 in Gegenüberstellung mit dem korrigierten Soll-Finanzplan vom 03.06.04:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 1: Überblick der Soll-Kosten in €

3.3. Sponsoren

Tanja schreibt über den Kampf, Sponsoren zu akquirieren:

Mit dieser Kalkulation stellten wir uns nicht zufrieden, da uns bewusst war, dass es sehr schwer sein würde, mindestens 392 Personen in die 'Weisse Rose' zu bekommen. Eine einzige Einnahmequelle ist eindeutig zu wenig und so beschlossen wir Sponsoren zu akquirieren. Hochmotiviert trafen wir uns am Dienstag, den 16.03.04, und überlegten, wie wir hierbei am besten vorgehen sollten. Tanja: „Schreiben wir einen netten Brief?“ Sebastian I.: „Der landet doch eh nur unbeantwortet im Müll!“

So beschlossen wir, uns zunächst telefonisch mit den zuständigen Mitarbeitern der Unternehmen in Verbindung zu setzen und ihnen auf Anfrage ein schriftliches Konzept zukommen zu lassen. Daraufhin verfassten wir einen Brief [Anhang 2], der einen kurzen Überblick über unser Vorhaben und unsere Leistungen gibt. Der Telefonkampf begann [Anhang 3].

Die Auswahl geeigneter Sponsoren trafen wir anhand unserer strategischen Überlegung, sich auf eine bestimmte Zielgruppe zu fokussieren. Diese setzte sich hauptsächlich aus Personen zwischen 16 und 24 Jahren zusammen. Spontan fielen uns Handy-, Zigaretten- und Alkopopfirmen ein. Hier bekamen wir auch schon die ersten Probleme. Schließlich sollte das Konzert in einem Jugendkulturzentrum stattfinden, indem der Vertrieb und die Vermarktung jugendgefährdender Produkte untersagt sind. So fielen viele potenzielle Sponsoren bereits weg. Nachdem wir anfangs hauptsächlich große Markenunternehmen angesprochen hatten, stellten wir schnell fest, dass wir mit diesem Projekt zu klein für sie waren. Sie beschäftigen sich ausschließlich mit Sponsoring für Veranstaltungen ab 1.000 Personen, welche wir nicht vorweisen konnten, da maximal 700 Gäste in die 'Weisse Rose' passen. Andere ließen uns nicht einmal mit den Zuständigen persönlich sprechen und so hatten wir keine Chance, sie für unser Vorhaben zu begeistern. Bei 'Coca Cola' wurde uns z.B. am Empfang mitgeteilt, dass, wenn der Sport- und Eventmanager Herr Cawi alle Sponsorenanfragen entgegennehmen würde, er seine eigentliche Arbeit gar nicht mehr verrichten könnte, und er so ausschließlich per Fax erreichbar sei.

[...]

^[1] Englisches Wort für das Buchen von Bands

^[2] PA (public adress) = Beschallungsanlage; siehe www.net-lexikon.de/PA.html (Zugriff am 25.06.04)

^[3] „Die GEMA (Gesellschaft für Musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte) ist eine Verwertungsgesellschaft, die in Deutschland die Aufführungs- und Vervielfältigungsrechte von denjenigen Komponisten, Musikern und Verlegern von Musikwerken vertritt, die in ihr Mitglied sind.“ Definition von der Internetseite: http://www.net-lexikon.de/GEMA.html (Zugriff am 23.06.04)