Auftragsabwicklung im Projektmanagement - Von der Anfrage zur Vertragsunterzeichnung

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung

2 Ausschreibung/Anfrage

3 Bearbeitung der Anfrage und Erstellung eines Angebotes

4 Bewertung der Angebote

5 Verhandlungen

6 Paraphierung, Abschluss und Inkrafttreten des Vertrages

7 Literaturverzeichnis

1 Einleitung

„Es gab Zeiten, in denen Maschinen und Ausrüstungen per Handschlag in Auftrag gegeben wurden, der Kaufpreis erst nach Fertigstellung entsprechend dem Aufwand abzurechnen war und alle Beteiligten dabei am Ende mit dem Geschäft zufrieden waren. Diese Zeiten sind seit langem vorbei.

Die Internationalisierung der Geschäfte, Komplexität und Größenordnung der Anlagen, die damit verbundene Beteiligung einer hohen Anzahl von Fachleuten verschiedener Disziplinen, das unternehmerische Risiko sowie seine Auswirkungen auf den Unternehmensertrag, lassen die vorgenannte einfachste Form der Auftragsentstehung und Auftragsabwicklung nicht mehr zu.“^[1]

Der Ablauf von der Entscheidung, eine Leistung von einem externen Anbieter erbringen zu lassen, bis zum Inkrafttreten des Vertrages gliedert sich in folgende Abschnitte:

- Anfrage
- Angebot
- Bewertung der Angebote
- Vertragsverhandlungen und Vertragsunterzeichnung.

Folgende Abbildung stellt die Verknüpfung der Auftraggeber- und Auftragnehmeraktionen dar.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Verknüpfung der Auftraggeber-/Auftragnehmeraktionen
Quelle: Vgl. Madauss, B.: Handbuch Projektmanagement, 5., überarb. u. erw. Aufl., Stuttgart: Schäffer-Poeschel, 1994, S. 364.

2 Ausschreibung/Anfrage

Sobald ein Auftraggeber entschieden hat ein Projekt nach außer Haus zu vergeben, müssen Angebote eingeholt werden. Dabei gibt es prinzipiell zwei unterschiedliche Möglichkeiten:

- Öffentliche Ausschreibung
- Anfrage an ausgewählte Anbieter.

Bei der öffentlichen Ausschreibung wird das Vorhaben öffentlich publiziert und die Ausschreibungsunterlagen werden allen interessierten Anbietern zur Verfügung gestellt. Die öffentliche Ausschreibung ist vor allem bei Aufträgen staatlicher Stellen üblich bzw. verpflichtend. Im EU-Raum müssen die Aufträge europaweit ausgeschrieben werden.

Bei einer Anfrage an ausgewählte Anbieter trifft der Auftraggeber bereits eine Vorauswahl und stellt die Ausschreibungsunterlagen nur einem begrenzten Anbieterkreis zur Verfügung. Der Auftraggeber fordert diese potenziellen Auftragnehmer zur Abgabe eines Angebotes auf. (“Request for Proposal”)

Zunehmend verbreitet sich in der Beschaffung auch die Verwendung elektronischer Medien wie zum Beispiel Internet oder andere Computernetze. Beispiele hierfür sind das Electronic Request for Quotation (E-RfQ) oder das E-Bidding.

Unter E-RfQ versteht man die elektronische Anfrage nach einem Angebot für ein bestimmtes Produkt oder Material. Ein E-RFQ geht in der Regel einem E-Bidding voraus.

E-Bidding ist eine umgekehrte elektronische Auktion, (engl. reverse auction).

Bei der umgekehrten Auktion steht ein Einkäufer mehreren Verkäufern gegenüber. Die Lieferanten unterbieten den aktuellen Einkaufspreis schrittweise gegenseitig. In der Regel erhält der Lieferant mit dem niedrigsten Gebot den Zuschlag. Dem tatsächliche Auktionsprozess geht üblicherweise eine eingehende Analyse der technischen Spezifikationen der bietenden Firmen voraus.^[2]

Ab Mai 2002 schreibt das Bundesamt für Beschaffung erstmals einen Einkauf online aus. Ab Herbst 2002 sollen an einigen Hochschulen Reverse Auctions zugelassen werden. Nach Schätzung von Experten könnte der Staat bis zu 25 Milliarden Euro jährlich sparen.^[3]

Im Rahmen der Projektabwicklung ist die Verwendung von E-Commerce jedoch noch ohne Bedeutung.

Zur Erstellung einer Angebotsaufforderung sind beim Auftraggeber umfangreiche Vorbereitungsarbeiten notwendig, um über die entsprechenden Informationen zur Erstellung der Ausschreibungsunterlagen zu verfügen.

Gerade bei großen Forschungs- und Entwicklungsvorhaben ist diese Konzept- und Definitionsphase umfangreich. In der Luft- und Raumfahrt ist es üblich, dass öffentliche Auftraggeber potenzielle Anbieter auch schon an der Bearbeitung von Konzept- und Definitionsstudien beteiligen. Das hat den Vorteil, dass einerseits ein breites Spektrum an Fachwissen in das zukünftige Projekt einfließt; andererseits hat die Industrie die Möglichkeit, sich auf die neue Aufgabe vorzubereiten.

Für jeden Ausschreibungsvorgang ist vom Auftraggeber eine Angebotsaufforderung zu erstellen, die folgende Elemente beinhalten sollte:

- Ausschreibungsbrief (Anschreiben)
- Produktspezifikation
- Leistungsverzeichnis
- Vertragsbedingungen (ggf. Mustervertrag)
- Allgemeine Ausschreibungsbedingungen
- Bei internationalen Vorhaben die Bedingung zum Mittelrückfluss oder Kompensationsgeschäften.^[4]

Bei der Produktspezifikation und im Leistungsverzeichnis muss der Auftraggeber möglichst präzise Angaben zu den vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen machen. Nur so kann er sicherstellen, dass die potenziellen Auftragnehmer die Anfrage im Sinne des Auftraggebers interpretieren und vergleichbare Angebote abgeben. Ist die zu erbringende Leistung nur vage definiert, besteht die Gefahr, dass die Anbieter bei ihrer Angebotserstellung unterschiedliche Leistungsumfänge berücksichtigen und so auch zu stark unterschiedlichen Preisen kommen. Außerdem wird bei einer genauen Produkt- und Leistungsdefinition eine große Anzahl an Rückfragen vermieden, die unter Umständen eine Verzögerung der Angebotsphase und somit des gesamten Projektes zur Folge hätten.

[...]

^[1] VDI-Gesellschaft Entwicklung, Konstruktion, Vertrieb (Hrsg.): Auftragsabwicklung im Maschinen- und Anlagenbau, Düsseldorf: VDI-Verl., Stuttgart: Schäffer, 1991, S. 17.

^[2] Vgl. Mahr, Stefan: E-Procurement, Referat an der Fachhochschule München, Studiengang Master of Business Administration and Engineering,Vorlesung Grundlagen der Distributions- und Beschaffungslogistik, 7. Nov. 2001.

^[3] Vgl. o.V.: Online sparen. In: Capital, o. Jg., 2002, H. 9, S. 10.

^[4] Vgl. Madauss, Bernd J.: Handbuch Projektmanagement, 5., überarb. u. erw. Aufl., Stuttgart: Schäffer-Poeschel, 1994, S. 365.