Wissensmanagement, Dokumentenmanagement, Information- /Collaboration Management als Beitrag zu nachhaltiger Unternehmensführung

Gliederung

1 Einleitung
1.1 Problemstellung
1.2 Vorgehensweise

2 Grundlagen des Wissensmanagement
2.1 Begriffsklärung
2.2 Notwendigkeit
2.3 Nutzen
2.4 Wissensträger
2.5 Unternehmenskultur

3 Wissensmanager
3.1 Instanz
3.2 Aufgaben

4 Wissensmanagementeinführung
4.1 Einführungsprozess
4.2 Initiierungsphase
4.3 Analysephase
4.4 Gestaltungsphase

5 Umsetzung
5.1 Methoden
5.2 Yellow Page

6 Bausteine des Wissensmanagement
6.1 Konzept
6.2 Wissensidentifikation
6.3 Wissenserwerb
6.4 Wissensentwicklung
6.5 Wissensverteilung
6.6 Wissensnutzung
6.7 Wissensbewahrung
6.8 Wissensziele
6.9 Wissensbewertung

7 Dokumentenmanagement
7.1 Eingliederung
7.2 Dokumente
7.3 Aufgaben und Ziele

8 Information- / Collaboration Management

9 Schlussbemerkung

Anhang

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Wissensmanagement im Mittelstand

Abbildung 2: Wissensträger

Abbildung 3: Der Wissensmanagementprozess

Abbildung 4: Kernprozesse des Wissensmanagements

Abbildung 5: Yellow Page bei Novartis

1 Einleitung

1.1 Problemstellung

Die vorliegende Arbeit soll die Möglichkeiten des Einsatzes von Wissensmanagement im Unternehmen untersuchen. In der Managementlehre existieren mannigfaltige Methoden den Unternehmensprozess effizienter zu gestalten. Untersuchungen weltweit haben gezeigt, dass die Berücksichtigung von Wissen im Unternehmen oft vernachlässigt wird. Aus diesem Grund wurde das folgende Zitat in der Siemens AG geprägt: „Wenn Siemens wüsste, was Siemens weiß.“ Dieser Ausspruch ist ein Beleg dafür, dass sich auch große Konzerne mit der Frage der optimalen Organisation von Wissen, als eine bedeutende Unternehmensbasis, beschäftigen.^[1] Auf weltweiten, globalisierten und sich ständig wandelnden Märkten wird es immer wichtiger die richtigen Informationen, zu der richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar zu machen. Diese Aufgabe stellt sich häufig als sehr komplex dar. Wissen ist genau genommen nicht greifbar und somit stellt das Lokalisieren und Organisieren des Wissens eine Herausforderung dar. Verschiedenste Methoden aus dem Wissensmanagement sollen bei der Lösung dieser Aufgabe als Unterstützung dienen. Dokumentenmanagement, Information- und Collaboration Management sind weitere Themenkomplexe aus der Managementlehre. Einige Verfahren ähneln oder gleichen denen aus dem Wissensmanagement. Jedoch gibt es einzelne Unterschiede, welche in dieser Arbeit ebenfalls aufgezeigt werden sollen.

1.2 Vorgehensweise

In den Grundlagen soll eingangs durch Begriffsklärung in das Thema eingeführt werden. Anschließend wird die Notwendigkeit von Wissensmanagement erläutert, allgemein und in Bezug auf eine Studie der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG aus dem Jahre 2001. Ferner werden die Arten der Wissensträger zur Identifikation von Wissen im Unternehmen unterschieden. Als letzter Punkt im Teil der Grundlagen soll auf die Wichtigkeit der Unternehmenskultur als Voraussetzung einer optimalen Umsetzung von Wissensmanagement eingegangen werden. Im Punkt drei werden die Position des Wissensmanagers und dessen Aufgaben skizziert. Eine dieser Aufgaben wird im Abschnitt vier dieser Arbeit erläutert, dies ist die Einführung von Wissensmanagement und der damit verbunden Tätigkeiten. Erst dann, wenn ein Wissensmanagement aufgebaut ist, kann wie im Abschnitt fünf dieser Arbeit beschrieben, der Einsatz von Methoden wie zum Beispiel die Yellow Page hilfreich sein. Anschließend werden die Kernprozesse des Wissensmangements anhand eines Konzeptes nach Probst darlegt. Der siebte und achte Abschnitt dieser Arbeit befasst sich mit Dokumenten- sowie Information- / Collaborationmanagement. Hierbei sollen jedoch diese Managementarten nur in Grundzügen aufgezeigt werden. Das abschließende Fazit soll im Anschluss den vorliegenden Text abrunden.

2 Grundlagen des Wissensmanagement

2.1 Begriffsklärung

Wissen gilt als wichtigster Produktionsfaktor der Zukunft.^[2] Eine einheitliche Definition des Begriffs existiert nicht. Aus diesem Grund soll für diese Arbeit die folgende Herleitung dienen. Daten stellen das so genannte Rohmaterial dar. Werden diese Daten strukturiert, so bezeichnet man sie als Informationen. Durch ein Vernetzen von Informationen wiederum entsteht Wissen. Dem Träger – dem Menschen – ermöglicht dieses Wissen Aktionen in Gang zu setzen. Somit ist dies die höchste der beschriebenen Ebenen und verknüpft Informationen intelligent miteinander. Wissen ist daher das Ergebnis eines Erkenntnisprozesses.^[3] Es kann nutzbringend eingesetzt werden und wird aus diesem Grund häufig als vierter der drei primären Produktionsfaktoren bezeichnet. Wissen ist zudem der einzige Produktionsfaktor, der sich allein durch Gebrauch vermehren kann.^[4] Der Begriff des Managements kann als Funktion oder Institution unterschieden werden. Der Ursprung des Wortes liegt im lateinischen manum agere, was soviel bedeutet wie an der Hand führen.^[5] Als Institution ist Management eine leitende Instanz mit Entscheidungs- und Anordnungskompetenzen.^[6] Die Hauptaufgabe im Managementprozess besteht im Entscheiden und Durchsetzen. Als Hauptfunktionen können die folgenden Prinzipien genannt werden: Planen und Kontrollieren, Koordinieren sowie das Führen.^[7] Werden die beiden Begriffe Wissen und Management zu Wissensmanagement verbunden, so wird von einer Gesamtheit organisationaler^[8] Strategien zur Schaffung einer ’intelligenten’ Organisation gesprochen.^[9] Nachhaltige Unternehmensführung ist auf die Zukunft gerichtet. Diese Führungskonzeption hat zum Ziel das Unternehmen langfristig zu entwickeln. Hierbei spielen neben ökonomischen Überlegungen auch soziale und ökologische Ziele eine bedeutende Rolle.^[10] Nicht der kurzfristige Erfolg ist entscheidend, sondern eine langfristige und stetige Entwicklung eines Unternehmens. Hierunter fallen zum Beispiel Investitionen in die Zukunft durch Forschungs- & Entwicklungsprojekte, Mitarbeiterqualifikation und Mitarbeiterzufriedenheit, etc. Entscheidungen im Unternehmen können irreversibel sein und die Existenz der Organisation gefährden. Aus diesem Grund ist es notwendig alle Entscheidungen abzuwägen und mögliche Rückkopplungen zu bedenken.^[11]

2.2 Notwendigkeit

Wissen ist in allen Unternehmensbereichen die Voraussetzung für die Leistungserstellung beziehungsweise -erbringung. Ein Unternehmen ist Teil seiner Umwelt. Die Unternehmensumwelt ist wiederum einem ständigen Veränderungsprozess unterworfen. Täglich entsteht neues Wissen, wohingegen vorhandenes Wissen zur selben Zeit veraltet.^[12] Hieraus leitet sich die Notwendigkeit von Wissensmanagement ab. Nur Unternehmen, die sich den aktuellen Situationen auf ihren Märkten anpassen, erfüllen zum einen die Wünsche der Kunden und können sich zum anderen gegenüber ihrer Konkurrenz behaupten. Wissen prägt in zunehmenden Maße die Produkte von Unternehmen. Dies gilt vor allem für Unternehmen, die überwiegend wissensbasierte Produkte, wie zum Beispiel Beratung, Weiterbildung oder Informationsverarbeitung anbieten.^[13] Für die gestiegene Bedeutung von Wissen kann auch folgender Vergleich herangezogen werden. Der Softwarehersteller SAP übertrifft mit seiner Marktkapitalisierung von 50,51 Mrd.^[14] Euro an der Börse den Automobilhersteller Volkswagen mit 14,53 Mrd.^[15] Euro um das dreieinhalb fache. Dieser Vergleich zeigt, dass ein Unternehmen wie SAP mit überwiegend intellektuellem Kapital gegenüber Volkswagen mit umfangreichen Produktionsanlagen, Gebäuden und Grundstücken durchaus höher bewertet sein kann.^[16] Wissensintensive Unternehmen sind besonders durch eine zunehmende Projekt- und Kundenorientierung geprägt. Dieser Umstand hat wechselnde Anforderungen an die Mitarbeiter zur Folge und resultiert aus der Notwendigkeit das Wissen in Organisationen zu lenken.^[17] Die Halbwertszeit des weltweiten Wissens soll laut Schätzungen im Jahre 1800 noch 100 Jahre betragen haben. Das beutet, es verdoppelte sich in einem Zeitraum von 100 Jahren. In der heutigen Zeit geht man davon aus, dass sich das weltweite Wissen innerhalb von fünf Jahren verdoppelt. Diese Vermehrung von Wissen entwickelt sich exponentiell.^[18] Jene Zahlen machen auch deutlich, dass es für den Einzelnen unmöglich ist, einen Überblick über das gesamte Wissen zu erhalten. Ein weiteres gutes Beispiel, das diese rasante Entwicklung illustriert, ist eine Werbung des Automobilherstellers BMW AG. BMW warb damit, dass schon beim Start des Motors ihres Spitzenprodukts mehr Daten verarbeitet werden, als vor 30 Jahren beim Start der V-Rakete, die Neil Armstrong auf den Mond brachte.^[19] Wissen kann daher als ein Hauptfaktor, der den Erfolg eines Unternehmens bestimmt, bezeichnet werden.

2.3 Nutzen

Das Beratungsunternehmen KPMG führte im Jahre 2001 eine Untersuchung zur Bedeutung von Wissensmanagement für die mittelständische Wirtschaft durch. Zunehmender Konkurrenzdruck lässt den Mittelstand über die Implementierung von Wissensmanagement im Unternehmen nachdenken. Das Ziel der Befragung war es herauszufinden, welchen Nutzen sich die Unternehmen von dieser Managementmethode versprechen. Entscheidende Anstöße sich mit diesem Thema zu beschäftigen, können vielfältig sein. Beispielsweise aufgrund eines drohenden Generationswechsels im Unternehmen kann wichtiges Wissen verloren gehen. Weiterhin verlieren mittelständische Unternehmen aufgrund ihrer besonderen Spezialisierung bei Wechsel oder im schlimmsten Fall beim Tod eines Mitarbeiters einen bedeutenden Teil ihres Wissens.^[20] Um diesen Gefahren entgegenzuwirken, können Maßnahmen aus dem Wissensmanagement den Wissenserwerb, die Speicherung und die Sicherung organisieren helfen.^[21] Wie in Abbildung eins zu sehen, verspricht sich der Mittelstand hauptsächlich eine Sicherung einer hohen Produktqualität und ein verbessertes Kundenmanagement. Durch Optimierung der Produktqualität und dem verbesserten Kontakt zum Kunden können sich Unternehmen von der Konkurrenz abheben. Somit kann der Einsatz von Wissensmanagement die Konkurrenzfähigkeit verbessern oder zumindest auf einem konstanten Niveau halten.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Wissensmanagement im Mittelstand

Quelle: wissensmanagement, Das Magazin für Führungskräfte, Oktober 2005.

Gründe für ein bisheriges Zögern in der Umsetzung von Wissensmanagement wurden ebenfalls in der KPMG Studie erfragt. Zum einen scheuen Unternehmen den Aufwand und die Durchführung wird als zu komplex eingestuft. Ferner können aus Zeitgründen keine Mitarbeiter für die Bewältigung dieser Aufgabe abstellt werden und letztlich fehlt es an einer eindeutigen Strategie, weil dem Thema Wissen bisher kaum Beachtung geschenkt wurde.^[22]

[...]

^[1] Vgl. Ronzheimer, M., Siemens: The E-Driven Company, in BerliNews, 11.10.2000, Online im Internet: http://www.berlinews.de/archiv/1351.shtml, Stand: 4.1.2006.

^[2] Vgl. Mandel, H./Reinmann-Rotmeier, G., Wissensmanagement, S. 4.

^[3] Vgl. Amelingmeyer, J., Wissensmanagement, S. 41.

^[4] Vgl. Probst, G./Raub, S./Romhardt,K., Wissen Managen, S. 17.

^[5] Vgl. Rescheneder, K., M- wie Management, 7.04.2005, Online im Internet: http://www.quality.de /quality-forum/2005/messages/19666.htm, Stand: 4.01.2006.

^[6] Vgl. Schierenbeck, H., Grundzüge der Betriebswirtschaftslehre, S. 85.

^[7] Vgl. O.V., 4managers, Management (by), Online im Internet: www.4managers.de, Stand: 4.01.2006.

^[8] Organisational nach WILLKE ist in dieser Arbeit im Sinne von unternehmerisch zu verstehen.

^[9] Vgl. Willke, H., Systematisches Wissensmanagement, S. 39.

^[10] Vgl. Wöhe, G., Einführung in die Allgemeine BWL, S. 99 f.

^[11] Vgl. Leisten, R./Krcal, H. (Hrsg.) Nachhaltige Unternehmensführung, S. 23 f.

^[12] Vgl. Amelingmeyer, J., Wissensmanagement, S. 1-4.

^[13] Vgl. a. a. O., S. 16-21.

^[14] Vgl. Comdirect Bank, Kurssuche, Online im Internet: www.comdirect.de, Stand: 8.01.2006.

^[15] Vgl. a. a. O., Stand: 8.01.2006.

^[16] Vgl. Probst, G./Raub, S./Romhardt,K., Wissen Managen, S. 19.

^[17] Vgl. Mandel, H./Reinmann-Rotmeier, G., Wissensmanagement, S. 30.

^[18] Vgl. Probst, G./Raub, S./Romhardt,K., Wissen Managen, S. 23., Vgl. auch: Ranftl, J., Forum für Wissenschaft, Industrie und Wirtschaft, 22.11.2004, Online im Internet: http://www.innovations-report.de/html/berichte/bildung_wissenschaft/bericht-36608.html, Stand: 4.01.2006.

^[19] Vgl. Mandel, H./Reinmann-Rotmeier, G., Wissensmanagement, S. 101.

^[20] Vgl. Rohleder, N., wissensmanagement, Das Magazin für Führungskräfte, Oktober 2005, Online im Internet: URL: http://www.wissensmanagement.net/online/archiv/2005/10_2005/kmu_1005.shtml, Stand: 4.01.2006.

^[21] Vgl. Haun, M., Handbuch Wissensmanagement, S. 199-202.

^[22] Vgl. Rohleder, N., wissensmanagement, Das Magazin für Führungskräfte, 10/2005, Online im Internet: http://www.wissensmanagement.net/online/archiv/2005/10_2005/kmu_1005.shtml, Stand: 4.01.2006.