Projektmanagement am Beispiel einer Fallstudie zur "Veränderung des Angebotes und der Vielfalt in einer Schulkantine"

Inhaltverzeichnis

Deckblatt

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1. Einleitung

2. Die Projektvorbereitung
2.1 Der Projektleiter
2.1.1 Aufgaben des Projektleiters
2.1.2 Kompetenzen des Projektleiters
2.2 Das Projektteam
2.3 Die Projektziele
2.4 Die Risikoanalyse
2.5 Der Projektauftrag

3. Die Projektplanung
3.1 Der Projektphasenplan
3.2 Der Projektstrukturplan
3.3 Die Arbeitspakete
3.4 Der Terminplan
3.5 Die Einsatzmittelplanung
3.6 Die Kostenplanung

4. Die Projektsteuerung
4.1 Die Dokumentation
4.2 Die Meilensteintrendanalyse
4.3 Der Soll-Ist-Vergleich

5. Der Projektabschluss

Literaturverzeichnis

Internetquellen

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Projektauftrag „Veränderung des Anagebots und der Vielfalt in einer Schulkantine“

Abbildung 2: Projektphasenplan „Veränderung des Anagebots und der Vielfalt in einer Schulkantine“

Abbildung 3: Projektstrukturplan

Abbildung 4: Kostenplan „Veränderung des Anagebots und der Vielfalt in einer Schulkantine“

1. Einleitung

Das Projektmanagement gewinnt in der heutigen Zeit immer mehr an Bedeutung. Durch einen steigenden Konkurrenzdruck, sich schnell ändernde Markt- und Kundenstrukturen, komplexen Zusammenhängen und Wirkmechanismen sowie kürzeren Produktionslebenszyklen, ist das Projektmanagement ein enorm wichtiges Instrument in Unternehmen.¹

Das Projektmanagement wurde in den 50er Jahren entwickelt und wird heute zur Lösung bei Problem- und Krisensituationen in allen Bereichen des Managements wie dem Personalwesen, Marketing, in öffentlichen Verwaltungen und bei Organisationen und Finanzen, in allen Unternehmen eingesetzt.²

Der Begriff „Projekt“ wird laut DIN 69901 als ein „Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben, projektspezifische Organisation“, definiert.³

De vorliegende Fallstudie beschäftigt sich mit dem fiktiven Projekt „Veränderung des Angebotes und der Vielfalt in einer Schulkantine“. Zunächst wird die Projektvorbereitung dargestellt. Hier soll die auf die Bedeutung des Projektleiters mit seinen Aufgaben und Kompetenzen, das Projektteam, die Projektziele sowie die Risikoanalyse und der Projektauftrag eingegangen werden.

Im weiteren Verlauf wird ein Projektphasenplan mit den sogenannten Meilensteinen, ein Terminplan und die Kostenplanung erstellt.

Im Anschluss daran folgen die Dokumentation der Projektentwicklung sowie der Soll-Ist-Vergleich. Der Projektabschluss wird in Kapitel 5 dargestellt.

2. Die Projektvorbereitung

„Sage mir wie Du Dein Projekt beginnst und ich sage Dir, wie es endet!“⁴

Die Projektvorbereitung ist der erste Schritt und bildet das Fundament des zukünftigen Projektes. In der Vorbereitung wird der fachliche Inhalt durch eine Situations- und Anforderungsanalyse festgelegt und eine Präzisierung der Leistungs- und Projektziele erarbeitet. Der weitere Verlauf der Projektvorbereitung sieht es vor, das die betriebswirtschaftlichen Parameter des Projektes, über eine Grob- und Einsatzmittelplanung, wie z.B. Projektteam, Personalkapazität und Geld- und Betriebsmittel festgelegt wird.⁵

Bei diesem Projekt handelt es sich nicht um ein klassisches Unternehmensprojekt, sondern um ein Organisationprojekt, bei dem der schulische Förderverein ein externes Projektteam beauftragt. Die Besonderheit eines Organisationsprojektes ist, dass es ein komplexes und einmaliges Vorhaben darstellt, welches sich nur auf das Projekt selbst konzentriert und somit die bestmöglichsten Ergebnisse erzielt.⁶

2.1 Der Projektleiter

Der Projektleiter hat eine Führungsaufgabe und ist für die erfolgreiche und effiziente Durchführung des Projektes zuständig. Er trägt somit die Verantwortung für jede Entscheidung die im Projekt getroffen wird und muss dabei die Qualität, die Kosten und die Termine berücksichtigen.

In einer Projektleitervereinbarung wird vor Beginn des Projektes die zu übertragenden Aufgaben, Verantwortungen und Vollmachten vereinbart, um sicherzustellen, dass diese im Gleichgewicht sind.⁷

2.1.1 Aufgaben des Projektleiters

Der Projektleiter wird nicht nur als Verwalter sondern auch als Manager des Projektes angesehen. Er übernimmt bei der Durchführung seiner Aufgaben ein hohes Maß an Verantwortung und muss gewisse Risiken eingehen und Investitionen tätigen die für den Erfolg des Projektes unerlässlich sind. Dabei muss er sich ergebene Chancen erkennen und sie aktiv nutzen.⁸

Zu den wesentlichen Aufgaben des Projektleiters, die sich nach Größe und Komplexität des Projektes richten, gehören:

- Die Erstellung und W artung der Projektpläne
- Die Zusammensetzung und Führung des Projektteams
- Das Projektmarketing
- Das Projektcontrolling, - Dokumentation- und Abschluss
- Die Gestaltung der Projektorganisation, - Kommunikation- und Kultur
- Die Mitarbeit bei der Projektdefinition⁹

2.1.2 Kompetenzen des Projektleiters

Als Kompetenzen werden die einzelnen Fähigkeiten einer Person beschrieben, die sich im Laufe des Lebens erwerben oder weiterentwickeln lassen. Im Bezug auf den Projektleiter der im Laufe eines Projektes komplexe Aufgaben zu erfüllen hat, sind diverse Kompetenzen unabdingbar.

Diese Kompetenzen werden in verschiedene Kompetenzbereiche unterteilt wie in Fach, -Methoden, - Selbst, -Sozial-und Führungskompetenzen. Zudem muss ein Projektleiter noch über die unternehmerische Kompetenz verfügen.

Die Fachkompetenz dient als Basis und vereint Wissen und die Erfahrung aus verschiedenen Fachbereichen. Mit den erlernten Fachkompetenzen kann der Projektleiter die Aufgaben bewältigen. Um für das Projekt entsprechende strategische Ablaufpläne zu entwickeln und wichtige Entscheidungen treffen zu können, sollte der Projektleiter Methodenkompetenzen in den Bereichen der Projektmanagementmethoden, des strategischen Steuerungsmethoden und der Allgemein Arbeitsmethode besitzen. Das ein Projekt Durchhaltevermögen und Disziplin voraussetzt, ist es wichtig Selbstkompetenzen zu beherrschen, um so den Arbeitsablauf zu organisieren. Die Arbeit an einem Projekt kann nur in einem Team erfolge. Für die Teamarbeit sind für den Projektleiter Sozialkompetenzen von hoher Bedeutung. Sie ermöglichen es Entscheidungen zu treffen, im Team zu arbeiten und Konflikte und Probleme zu vermeiden und zu lösen. Zudem ermöglichen sie dem Projektleiter, innerhalb und außerhalb des Unternehmens zu kommunizieren, diplomatisch vorzugehen, sich durchzusetzen und Teams zu entwickeln.

Als Führungskraft muss er delegieren, motivieren, kooperieren und Erfahrung in der Teamführung und in der Kritik mitbringen. Daher sind entsprechende Führungskompetenzen unabdingbar. Den unternehmerischen Führungskompetenzen werden die Fähigkeiten zu planen, organisieren, Risiken einzugehen, Chancen zu erkennen, mit Zahlen und Gelder umgehen und Strukturen eigener und fremder Unternehmen erkennen zu können, zugeordnet. Diese Kompetenzen sind nötig, da ein Projekt im Prinzip als eigener, selbstständiger Teil des Unternehmens angesehen werden kann.

Die unterschiedlichen Kompetenzen sowie die erforderlichen Rahmenbedingungen sind Voraussetzung für einen erfolgreichen Projektleiter.⁹

2.2 Das Projektteam

Das Projektteam setzt sich aus dem Kernteam, den ständigen Mitarbeitern, den zeitweiligen Mitarbeitern aus dem Unternehmen und externen Mitarbeitern zusammen. Zusammengestellt wird das Team von dem Projektleiter und dem Lenkungsausschluss. Die Teammitglieder sind nach ihrer Fachkompetenz und Abteilungszugehörigkeit auszuwählen. Zudem sollen sich die Teammitglieder fachlich und persönlich gut ergänzen, um einen wesentlichen Beitrag zum Projekterfolg zu leisten. Die Aufgaben und Zuständigkeiten sollten innerhalb des Teams verteilt werden.¹⁰

2.3 Die Projektziele

Als Ziel wird, ein angestrebter Soll-Zustand oder eine gewünschte Wirkung, beschrieben. Ein Projektziel beschreibt ein zukünftiges Ergebnis, dass durch das betreffende Projekt erreicht werden soll.¹¹

Um Projektziele zu ermitteln müssen zunächst die Vorstellungen und Interessen der jeweiligen Stakeholder gesammelt werden. Hier eignet sich eine Projektumfeldanalyse um diese für das Projekt vollständig zu ermitteln. Zudem sollen die unternehmerischen Rahmenbedingungen und die Ist-Situation analysiert, Projektziele parallellaufender Projekte eingefordert, die Unternehmensstrategie- und Ziele berücksichtigt, Gesetzliche Anforderungen beachtet, Anforderungen des Qualitätsmanagements aufgenommen und Verträge von z.B. Lieferanten, Kooperationspartnern usw. konsultiert werden. Nach der Analyse müssen die Ziele schriftlich festgehalten werden. Die Zielanalyse dient dazu, die formulierten Ziele kritisch zu prüfen und zu klassifizieren. Ein Ziel ist realistisch, vorstellbar, liegt in der Zukunft, wird durch aktives Handeln erreicht, will erreicht werden, wird bewusst angestrebt und ist lösungsneutral formuliert.

Im weiteren Verlauf ist es nötig die klassifizierten Ziele zu operationalisieren, d.h. messbar zu machen, um die Erreichung der Ziele beurteilbar zu machen. Für den Projektleiter stellen operationalisierte Ziele ein Führungsinstrument dar, welches dem Projektteam aufzeigt, welche Zielerreichung angestrebt werden soll. Die operationalisierten Ziele sind in Muss - und Kann-Ziele zu unterscheiden. Bei den Kann-zielen entscheidet der Auftrag über die Gewichtung. Die Gewichtung der Ziele kann mithilfe der Stufenweisen Gewichtung oder der Präferenzmatrix erfolgen. Die stufenweise Gewichtung entspricht der Vogelperspektive, da die wichsten Ziele von oben nach unten Prozentual ausgeführt werden. Bei der Präferenzmatrix wird die Froschperspektive angewandt. Hierbei werden die Ziele auf der untersten Hierarchiestufe angewandt und mit jedem anderen Ziel verglichen. Das präferierte Ziel wird im Schnittpunkt notiert. Nachdem Vergleich aller ziele, wird die Anzahl je Ziel summiert und die entsprechende Gewichtung berechnet. Daraus ergibt sich die Reihenfolge der Ziele. Der Zielentscheid wird durch die Zieldokumentation herbeigeführt.

Als letzter Schritt sollen die definierten Projektziele mit dem Projektteam besprochen und die Ziele für jedermann sichtbar aufgezeigt werden. Im weiteren Verlauf des Projektes ist es wichtig, regelmäßig auf die Ziele hinzuweisen, sie zu überprüfen und die schrittweise Zielerreichung anzuerkennen.¹³

2.4 Die Risikoanalyse

Die Risikoanalyse ist ein wichtiger Bestandteil des Projektes, da jedes Projekt Risiken mit sich bringt. Der Nutzen ist es Risiken zu erkennen, zu bewerten, zu vermeiden oder ihre Folgen zu mindern. Nach dem Entwurf des Projektplanes werden die einzelnen Bestandteile des Projektes auf ihre Risiken überprüft und Maßnahmen der Risikominderung eingesetzt. Zudem kann sie dem Projektteam helfen, sich gegenseitig besser einzuschätzen und so die Aufgaben für jedes Mitglied besser zu verteilen.

Die Risikoanalyse verläuft in fünf Schritten. Im ersten Schritt sollen alle Risiken identifiziert und aufgelistet werden. Eine Bewertung der Risiken findet zu diesem Zeitpunkt noch nicht statt. Der nächste Schritt dient der Einschätzung der Eintrittswahrscheinlichkeit. Hier ist es wichtig die größten Risiken für den Projekterfolg herauszufinden. Diese wird durch die Gruppe auf einer Skala von eins bis zehn bewertet. Als nächstes wird die Schadenshöhe ermittelt. Der Schaden kann in finanzieller Form, als Zeitverzug, als mangelnde Qualität und sogar als Schaden an Leib und Leben auftreten. Auch hier bietet sich die einfache Skala an, um jedem Risiko die jeweilige Schadenshöhe zuzuordnen. Im vierten Schritt sollen Gegenmaßnahmen für die wesentlichen Risiken entwickelt werden, um die Gefahr durch mögliche Risiken möglichst gering zu halten. Zunächst müssen die wesentlichen Risiken identifiziert werden, da nicht alle Risiken mit Maßnahmen minimiert werden können. Die Identifizierung erfolgt durch die Multiplikation von Eintrittswahrscheinlichkeit € und der Schadenshöhe (S), daraus ergibt sich die Risikopunktzahl (R). Hier gilt je höher die Risikopunktzahl, desto höher ist das Risiko für das Projekt. Die Gegenmaßnahmen sind konkrete Aktivitäten und können präventiv durchgeführt werden, um so die Eintrittswahrscheinlichkeit zu minimieren oder die Schadenshöhe im Eintrittsfall lindern. Der fünfte und letzte Schritt besteht darin, die Risikoanalyse zyklisch durchzuführen. Die frühe Risikoanalyse hilft dabei, dass Projekt besser einschätzen zu können und ist ein Einstieg in das Risikomanagement im Projekt.

Im weiteren Verlauf des Projektes ist es sinnvoll in regelmäßigen Abständen eine Risikoanalyse durchzuführen, um sicherstellen zu können, dass die Ergebnisse den aktuellen Erkenntnisstand wiedergeben.14

2.5 Der Projektauftrag

Ein Projekt, egal wie groß es ist, benötigt immer einen Auftrag der als schriftliches Dokument festgehalten werden muss. Er ist ein fester Vertrag zwischen dem Auftraggeber und dem Projektleiter und enthält alle wichtigen Bestandteile des Projektauftrages.

Zu den wichtigsten eines Projektauftrages gehören:

- Projektname / Titel
- Projektleiter
- Projektziele- und Inhalte
- Aufgaben
- Die zu erarbeitenden Ergebnisse
- Projektbudget
- Rahmenbedingungen / Umfeldanalyse
- Termine / Meilensteine
- Datum und Unterschrift Auftraggeber / Projektleiter¹⁵

[...]

¹ Vgl. Walter, V.: 2006. S. 11

² Vgl. Kuster, J. et al.: 2011. S. 3

³ Vgl. www.pm-handbuch.com (06.12.2016)

⁴ Vgl. Noe, M.: 2006. S. 32

⁵ Vgl. Noe, M.: 2006. S. 32

⁶ Vgl. Holzbauer, U. / Bühr, M.: 2015. S. 47

⁷ Vgl. Behm, W.: 2015. S. 43-44

⁸ Vgl. Hölzle, K.: 2009. S. 19

⁹ Vgl. Vgl. Behm, W.: 2015. S. 44

¹⁰ Vgl. Wagner, R. / Grau, N. (Hrsg.): 2013. S. 84-86

¹¹ Vgl. Zell, H.: 2015. S. 37

¹² Vgl. Führer, A. / Züger, R.: 2010. S. 36

¹³ Vgl. Führer, A. / Züger, R.: 2010. S. 36-44

¹⁵ Vgl. Zimmermann, H.: 2014. S. 43-47