Wie vermeidet man unnötig zeitkostende Faktoren und setzt die verfügbare Zeit für die ertragreichen Tätigkeiten ein?

Inhaltsverzeichnis

1 EINLEITUNG

2 THEORETISCHE GRUNDLAGEN DES ZEITMANAGEMENTS
2.1 DEFINITION DES Z EITMANAGEMENTS
2.2 HERAUSFORDERUNGEN AN DAS ZEITMANAGEMENT
2.2.1 PERFEKTIONISMUS
2.2.2 PROKRASTINATION
2.2.3 ZIELLOSIGKEIT
2.3 M ETHODEN DES ZEITMANAGEMENTS5
2.3.1 ZIELE
2.3.2 Prioritaten setzen
2.3.3 ZEITPLANUNG
2.3.4 PAUSENMANAGEMENT

3 ANWENDUNG VON ZEITMANAGEMENT-TECHNIKEN

4 FAZIT

ANHANG

5 LITERATURVERZEICHNIS

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Pareto-Zeitprinzip

Abbildung 2: Eisenhower-Prinzip

Abbildung 3: ALPEN-Methode

Abbildung 4: GANTT-Chart

1 Einleitung

„Die Uhr ist nicht die Zeit“¹

Unser Zeitverstandnis ist von den allerseits prasenten Uhren gepragt.² Fundamental sind jedoch die mechanisch gemessene Uhrzeit und die lebendige, variable Naturzeit zu dif- ferenzieren.³ Mit der Etablierung der Uhr in der Moderne unterscheiden die Menschen exakt ob es sieben oder acht Uhr ist. Zuvor orientierten sie sich anhand der Sonne, des Glockenschlages und des Hahnenkrahens. Nun kann der Mensch die genaue Uhrzeit fur ein Vorhaben wahlen. Zunachst brachte dieser Wandel mehr Freiheit fur den Menschen. Allerdings kamen ferner Entscheidungsprobleme dazu, da von nun an die bekannten Zeitsignale zusatzlich mit Blick auf die Uhr abgestimmt werden mussen. Dies war der Anbeginn der viel bejammerten zeitlichen Entscheidungsschwierigkeiten.⁴

Diese Entscheidungen erfordern einen souveranen Umgang mit der Zeit, die sogenannte Zeitkompetenz. „Zeitkompetenz ist die Handlungsfahigkeit, die es einer Person ermog- licht, selbstorganisiert in bestimmten Situationen Zeit zu verwenden, um kreative An- satze zu finden oder eine spezifische Vorgehensweise zu entwickeln, damit gesteckte Ziele erreicht oder Probleme gelost werden.“⁵

Diese Seminararbeit ergrundet sowohl unnotig zeitkostende Faktoren, als auch wie mit Hilfe von Zeitmanagement-Techniken, die verfugbare Zeit fur die ertragreichen Tatig- keiten eingesetzt werden kann. Hierfur wurde eine umfassende Literaturrecherche durchgefuhrt. Herangezogen wurden fundierte Quellen aus Fachliteratur der Universi- tatsbibliotheken, der Betriebsbibliothek und dem Internet.

2 Theoretische Grundlagen des Zeitmanagements

2.1 Definition des Zeitmanagements

Zeitmanagement ist eine Kunst, durch die ein moglichst hoher Nutzen aus der verfugba­ren Zeit realisiert werden soll.6 Dies gelingt durch die entschlossene und lineare An- wendung erprobter Arbeitstechniken.⁶ Durch die intensive Beschaftigung mit der Zeit, wird ein besseres Gefuhl fur sie entwickelt, so dass auch Zeitangaben fur beliebige Vor- haben oder Fristen realistischer eingeschatzt werden konnen.⁷

2.2 Herausforderungen an das Zeitmanagement

Durch gutes Zeitmanagement wird die verfugbare Zeit effizienter genutzt.⁸ Erschwert wird dies jedoch durch Streben nach Perfektion⁹, Prokrastination¹⁰ und Ziellosigkeit.¹¹

2.2.1 Perfektionismus

„Gut ist gut genug - perfekt ist nicht besser“¹²

Durch ubertriebenen Perfektionismus, so dass die Konzentration zu sehr auf kleine De­tails liegt, entsteht ineffizientes Verhalten. Im Arbeitsalltag wird dieses Verhalten bei- spielsweise im geschaftlichen Schriftverkehr hervorgerufen. Angenommen beim Ver- senden eines Angebotes an einen Kunden. Die Erstellung dieser kurzen E-Mail bedarf zwei Minuten. Um sich zu vergewissern, dass sich weder Rechtschreib- noch Gramma- tikfehler eingeschlichen haben, wird die Nachricht vor dem Versand noch einmal ge- sichtet. Ist diese fehlerfrei, konnte die E-Mail ubermittelt werden. Nun kommt jedoch der Zeitfresser Perfektionismus, der fortwahrend wertvolle Zeit stiehlt. Nun werden verwendete Formulierungen und Worter in Frage gestellt: Klingt die Schlussformulie- rung, dass man fur Ruckfragen zur Verfugung steht, zu standardisiert? Und ist als Hin- weis fur das angehangte Dokument anbei oder hier schoner? Diese Grubelei uber die perfekten Formulierungen dauert womoglich viermal so lang, wie das eigentliche Er- stellen der E-Mail.¹³

Zweifellos ist eine prazise Arbeitsweise zum Beispiel in Prasentationen oder wichtigen Briefen angemessen. Jedoch sind von Pedanterie zeugende Handlungen Zeitverschwen- dung, denn der Kunde aus dem Beispiel legt gewiss keinen Wert darauf, ob in der E­Mail anbei oder hier steht. Hier ist es elementar die richtige Prioritat zu setzten und das zentrale Ziel der Nachricht zu erfullen.¹⁴

2.2.2 Prokrastination

In manchen Situationen kann ein adaquates Aufschieben von zu erledigenden Angele- genheiten wirksam sein. Beispielsweise im Falle des Wartens auf erforderliche Informa- tionen oder bei akuten Konzentrationsproblemen.¹⁵

Unnotiges Aufschieben von Tatigkeiten oder haufiges Unterbrechen des Arbeitens ist jedoch eine Arbeitsstorung. Diese, umgangssprachlich Aufschieberitis genannte, Ar- beitsstorung kann schwerwiegende Folgen haben. Beispielsweise das Aufschieben von falligen Bestellvorgangen in einem Produktionsunternehmen. Werden diese verzogert, kann es zu Materialengpassen kommen, welche die Produktion beeintrachtigen.¹⁶

Um der Prokrastination ein Ende zu setzten, muss zunachst die Ursache ergrundet wer- den: Fehlt eine Frist, das Interesse, oder ist es vielleicht sogar die Angst Erwartungen nicht gerecht werden zu konnen? Auch unklare Ziele konnen der Grund sein, weshalb Tatigkeiten aufgeschoben werden. Nachdem die Ursache der Prokrastination festgestellt wurde, ist es an der Zeit neue Denk- und Verhaltensweisen einzustudieren. Diese Her- ausforderung hat positive Auswirkungen sowohl auf die Arbeitsweise, als auch auf die eigene Personlichkeit.¹⁷

Beispielsweise kann das Fuhren eines Tagebuches Abhilfe leisten. In diesem werden alle Tatigkeiten mit Zeitangaben protokolliert, so dass sich ein Muster ergibt, wann welche Aufgaben aus welchen Grunden aufgeschoben werden. Eine Erkenntnis konnte sein, dass begonnene Tatigkeiten haufig fur Kaffee- oder Snackpausen unterbrochen werden. Mit Selbstdisziplin konnen diese Gewohnheiten verandert werden. Von nun an fungieren die Pausen als Belohnung fur fertiggestellte Aufgaben.¹⁸

Fur Aufgaben ohne vorgegebenen Fertigstellungstermin, ist die Bearbeitungsdauer zu schatzen und selbstorganisiert festzulegen. Dies sorgt der Entstehung von Gemachlich- keit vor. Das parkinsonsche Gesetz besagt: „Arbeit dehnt sich in genau dem MaB aus, wie Zeit fur ihre Erledigung zur Verfugung steht, und nicht in dem MaB, wie komplex sie tatsachlich ist.“¹⁹

Zudem gilt die These fur Tatigkeiten, die gerne vertagt werden: Einfach anfangen. Wird erst einmal mit der Aufgabe begonnen, erscheint sie gar nicht mehr so unattraktiv, wie zunachst befurchtet wurde.²⁰

Im Zuge einer interessanten Methode gegen Prokrastination, pragte Brian Tracy die Worte „Eat that frog!“²¹. Fur die groBte und wichtigste Aufgabe, die gerne aufgescho- ben wird und die im Moment den groBten positiven Effekt hat, ist sich gedanklich ein Frosch vorzustellen. Angenommen ein lebender Frosch muss gegessen werden. Wurde dieser davor lange angestarrt werden? Sicherlich nicht. Im Ubertragenen Sinne heiBt es also sofort loslegen und nicht lange mit sich selbst diskutieren.²² Dieser Frosch ist gleich zu Beginn eines Arbeitstages zu verspeisen. Dies schafft den Tag uber die beru- higende Gewissheit, dass das Unangenehmste bereits erledigt ist.²³ AuBerdem heiBt es, wenn zwei Frosche gegessen werden mussen, sollte mit dem Hasslicheren begonnen werden. Demnach wird zuerst die groBere, schwierigere und wichtigere Aufgabe bear- beitet.²⁴

2.2.3 Ziellosigkeit

Wenn keine klaren Ziele festgelegt sind, stiften auch die besten Arbeitsmethoden keinen Sinn. Denn wenn das zu erreichende Ergebnis gar nicht oder nur grob festgelegt ist, bleiben freudige und motivierende Erfolgserlebnisse durch die Zielerreichung aus. Feh- lende Erfolge konnen die Ursache fur die Entstehung von Minderwertigkeitsgefuhlen sein. Denn ohne ein festgelegtes Ziel fehlt das Bewertungskriterium, durch den der Ar- beitseinsatz messbar ist.²⁵

2.3 Methoden des Zeitmanagements

Um den Berufsalltag moglichst ertragreich zu koordinieren, mussen Ziele klar definiert und verfolgt werden.²⁶ Besonders effektiv ist die Anwendung von zielfuhrenden Ar- beitsmethoden wie das Setzen von Prioritaten²⁷ und das Erstellen von Zeitplanen.²⁸ Uber die zu planende Arbeitszeit hinaus, werden auch die Pausen im Zuge des Pausen- managements koordiniert. Pausen beugen Ermudung vor, sichern die Konzentrationsfa- higkeit und steigern die Produktivitat.²⁹

2.3.1 Ziele

Mehr Zeit fur das Jogging aufzuwenden ist ein Wunsch, kein Ziel. Ziele setzten bedeu- tet, dass Bedurfnisse, Wunsche und Aufgaben als konkrete Absicht formuliert werden. Handlungen sind speziell auf die Erfullung dieser Ziele auszurichten. Entsprechend des einleitend genannten Beispiels, wurde die Zielformulierung lauten: Jeden Dienstag und Donnerstag wird punktlich Feierabend gemacht, um zehn Kilometer joggen zu gehen. Somit ist dieses Ziel geplant und realisierbar. Die Zielformulierung enthalt konkrete, uberprufbare und messbare Angaben. Als Motivation hilft die Teilnahme bei einem Wettkampf, so dass diese Laufveranstaltung als Meilenstein gesetzt wird, an dem der Erfolg des Trainings kontrolliert wird.³⁰

[...]

¹ Geissler, K. A., Geissler, J., Time is honey, 2015, S.62.

² Vgl. Geissler, K.A., Geissler, J., Time is honey, 2015, S.62.

³ Vgl. Geissler, K.A., Geissler, J., Time is honey, 2015, S.63.

⁴ Vgl. Geissler, K.A., Geissler, J., Time is honey, 2015, S.65.

⁵ Hellert, U., Arbeitszeitmodelle der Zukunft, 2014, S.36.

⁶ Vgl. Puschel, E., Selbstmanagement, 2010, S.62.

⁷ Vgl. Seiwert, L.J., Mehr Zeit fur das Wesentliche, 1991, S.14.

⁸ Vgl. Puschel, E., Selbstmanagement, 2010, S.62.

⁹ Vgl. Seiwert, L.J., Mehr Zeit fur das Wesentliche, 1991, S.14.

¹⁰ Vgl. Sieck, H., Aktionspunkt: Zeitmanagement, 2010, S.30.

¹¹ Vgl. Dodd, P., Sundheim, D., Zeitmanagement, 2010, S.69.

¹² Vgl. Briese-Neumann, G., Zeitmanagement im Beruf, 1997, S.75. Sieck, H., Aktionspunkt: Zeitmanagement, 2010, S.31.

¹³ Vgl. Sieck, H., Aktionspunkt: Zeitmanagement, 2010, S.31.

¹⁴ Vgl. Sieck, H., Aktionspunkt: Zeitmanagement, 2010, S.31-32.

¹⁵ Vgl. Dodd, P., Sundheim, D., Zeitmanagement, 2010, S.69.

¹⁶ Vgl. Dodd, P., Sundheim, D., Zeitmanagement, 2010, S.69.

¹⁷ Vgl. Dodd, P., Sundheim, D., Zeitmanagement, 2010, S.69-70.

¹⁸ Vgl. Dodd, P., Sundheim, D., Zeitmanagement, 2010, S.70.

¹⁹ Vgl. Parkinson, C. N., Parkinsons Gesetz, 2015 zitiert nach Mohrmann, M., Lean Projektmanagement 2013, S.63.

²⁰ Vgl. Dodd, P., Sundheim, D., Zeitmanagement, 2010, S.71.

²¹ Tracy, B., Eat That Frog, 2007, S.8.

²² Vgl. Tracy, B., Eat That Frog, 2007, S.10-11.

²³ Vgl. Tracy, B., Eat That Frog, 2007, S.10-11.

²⁴ Vgl. Tracy, B., Eat That Frog, 2007, S.10-11.

²⁵ Vgl. Briese-Neumann, G., Zeitmanagement im Beruf, 1997, S.75.

²⁶ Vgl. Briese-Neumann, G., Zeitmanagement im Beruf, 1997, S.74.

²⁷ Vgl. Seiwert, L.J., Mehr Zeit fur das Wesentliche, 1991, S.129.

²⁸ Vgl. Seiwert, L.J., Mehr Zeit fur das Wesentliche, 1991, S.90.

²⁹ Vgl. Hellert, U., Arbeitszeitmodelle der Zukunft, 2014, S.175.

³⁰ Vgl. Briese-Neumann, G., Zeitmanagement im Beruf, 1997, S.74.