Wie erstellt man eine Präsentation? Theoretische Analyse und Fallbeispiel

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

A: Zuhöreranalyse

B: Zielsetzung und Kernbotschaft der Präsentation

C: Das Konzept der Präsentation
Die Vorbereitung
Die Einleitung
Der Hauptteil

D: Gestaltung der PowerPoint-Präsentation

E: Erfolgsversprechende Faktoren

F: Lernerkenntnisse

Literaturverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Folie fünf aus der Power-Point Präsentation 15

A: Zuhöreranalyse

Die 20-minütige Präsentation zum Thema „Präsentationstechnik als Schlüsselkompetenz“ soll vor ca. 20 Mitgliedern des Vereins für zukünftige Führungskräfte „High Potentials“ abgehalten werden. Die Größe der Gruppe spricht für eine heterogene Zusammensetzung bezüglich Vorwissen, Interessen und Einstellung.

Betrachtet man die Altersstruktur, welche zwischen 18 und 30 Jahren liegt, und die unterschiedlichen beruflichen Hintergründe, inklusive der Berufserfahrung, so lässt sich vermuten, dass manche Mitglieder bereits positive sowie negative Erfahrungen mit Präsentationen sammeln konnten und dementsprechend über ein gewisses Vorwissen verfügen, während andere nur wenige bis keine Erfahrung machen konnten und somit nahezu unwissend in die Präsentation gehen.

Ausgehend davon ist anzunehmen, dass die Erwartungen an die Präsentation unterschiedlicher Natur sind. So ist ein Teilnehmer mit negativen Erfahrungen wahrscheinlich an inhaltlichen Aspekten und der Verbesserung seiner Kommunikation interessiert, während ein Neuling Wert auf den grundlegenden Aufbau und der Vorbereitung einer Präsentation legt.

Bezogen auf alle Teilnehmer lässt sich sagen, dass Kompetenzen im Bereich Präsentationstechniken erworben oder weiter ausgebaut werden sollen, da sie später Führungskräfte werden, die ihre Angestellten von den eigenen Ideen begeistern und dabei Persönlichkeit und Souveränität ausstrahlen müssen.¹

B: Zielsetzung und Kernbotschaft der Präsentation

Ziel meiner Präsentation ist es, die Teilnehmer, innerhalb der vorgegebenen Zeit von 20 Minuten, über die Gestaltung einer Präsentation zu informieren. Ausgehend von der zuvor durchgeführten Zuhöreranalyse soll auf die Vorbereitung einer Präsentation sowie auf die praktische Umsetzung eingegangen werden.

Die Kernbotschaften „Erfolg liegt in der Vorbereitung!“ und „Der Erste Eindruck zählt, der letzte bleibt!“ sollen während meiner Präsentation an meine Zuhörer weitergetragen werden.

C: Das Konzept der Präsentation

Die Vorbereitung

Um die Präsentation möglichst interessant zu gestalten bedarf es einer guten Vorbereitung. Die Zielgruppe und das Ziel der Präsentation wurden bereits definiert, sodass meine Planung eine klare Ausrichtung hat.

Da es sich um den Erwerb von Präsentationskompetenzen handelt, soll meine eigene Präsentation ein direktes Beispiel für die Teilnehmer sein. Eine gute inhaltliche Vorbereitung und eine klare Strukturierung bilden den Grundbaustein. Des Weiteren soll mein eigenes Auftreten, bezogen auf das Aussehen, den Einsatz der Stimme und die Körpersprache, die Kernaussagen der Präsentation widerspiegeln. Der gezielte Einsatz von Medien soll meine Aussagen unterstützen und hervorheben. Dazu verwende ich als Hauptmedium eine Power-Point Präsentation, ein Whiteboard als Dauermedium und ein Flipchart, welches spontan in die Präsentation eingebracht wird und somit mein Spontanmedium darstellt.²

Meine Körpersprache und meine verbalen Aussagen müssen übereinstimmen, um Glaubwürdigkeit auszustrahlen, zudem ist die eigene Einstellung zum Thema entscheidend dafür, ob meine Präsentation überzeugt oder nicht.³

Die Einleitung

Zu Beginn starte ich meine Präsentation mit einer Einleitung, in der ich die Teilnehmer begrüße und mich persönlich sowie das Thema vorstelle. Die Vorstellung beinhaltet ebenso einen kurzen Überblick über meine Ziele und Kernbotschaften der Präsentation, sowie die darauf basierende Gliederung.⁴ Ich verweise noch auf das zuvor ausgehändigte Handout, welches Zusatzinformationen beinhaltet und für ergänzende Mitschriften genutzt werden kann. So wird neben der akustischen und visuellen Wahrnehmung auch der haptische Sinn beansprucht und die Wirkung der Präsentation verstärkt. Durch die Möglichkeit später noch einmal auf die Präsentation zurückgreifen zu können, wird zudem die Wirkung der Präsentation verlängert.⁵

Zur Interessengewinnung und Einführung in das Thema folgen zwei bis drei Anekdoten, wie mir Präsentationstechniken im beruflichen Alltag helfen konnten und welche negativen wie positiven Erfahrungen ich machen musste. Durch diese Individualisierung des Vortrags kann ich über meinen persönlichen Bezug zur Thematik berichten und dabei Emotionen beim Publikum ansprechen.⁶

Visuell unterstützt wird dies durch eine Power-Point Präsentation, auf deren ersten Folie sich die Thematik und mein Name befindet und die mittels eines Beamers auf eine Leinwand, für alle sichtbar, projiziert wird. Außerdem habe ich meine Kernbotschaften vorab auf ein Whiteboardgeschrieben, sodass ich auf diese während der Präsentation immer wieder hinweisen kann und die Teilnehmer sich diese in Erinnerung rufenkönnen. Aufgestellt habe ich das Whiteboard etwas seitlich von mir, für alle sichtbar, damit die Information nicht zu präsent ist und die Aufmerksamkeit der Zuhörer bei mir bleibt.⁷ Für die Einleitung kalkuliere ich drei Minuten Sprechzeit ein.

Der Hauptteil

Für den Hauptteil der Präsentation plane ich ca. 15 Minuten Sprechzeit. Außerdem wird dieser nochmals in zwei Teilbereiche gegliedert. Der erste Teil beschäftigt sich mit den inhaltlichen Aspekten einer Präsentation und wird mir Power-Point Folien unterstützt. Der zweite Teil thematisiert die praktische Umsetzung und wird auf einem Flipchart visualisiert. Hierbei halte ich mich an der regulären Sprechzeit von ca. 1,5 Minuten pro Folie.⁸

Teil 1: Inhaltliche Aspekte

Um Unklarheiten zu beseitigen beginne ich zunächst mit einer Definition: „Präsentation ist die vorwiegend sachorientierte Vermittlung eines Themas durch einen Redner an ein Publikum, wobei er visuelle Medien zur Unterstützung seiner Rede einsetzt.“⁹

Demnach „reden“ bei einer Präsentation - anders als bei Vorträgen oder Referaten - Zwei: der Redner und das Medium!

Dazu gestalte ich eine zweite Folie, auf der lediglich die Kernaussagen der Definition „Vermittlung von Sachverhalten“, „Publikumsorientiert“ und „Visualisierung“ nebeneinander zu sehen sind.

Weiterführend steige ich nun in die Vorbereitung von Präsentationen ein. Hierzu wende ich mich dem Whiteboard zu, zeige auf die erste Kernbotschaft und wiederhole diese laut. „Erfolg liegt in der Vorbereitung!“ wird das erste sein, was die Teilnehmer hören werden. So mache ich kurz auf das Flipchart aufmerksam und gebe der Botschaft eine besondere Bedeutung.

Im Sinne einer guten Vorbereitung weise ich auf die Notwendigkeit einer Zuhöreranalyse hin. Sie ist oft ausschlaggebend dafür, ob eine Präsentation erfolgreich oder ein Flop ist, denn je nach Größe der Gruppe können aufgrund des Alters, des beruflichen Hintergrundes oder berufliche Erfahrungen Vorwissen, Erwartungen und Motive sehr unterschiedlich ausfallen und somit den Inhalt einer Präsentation stark beeinflussen. Nur bei einer vorhergehenden Analyse können alle Bedürfnisse erfüllt werden.¹⁰ Hier wird der Begriff „Publikumsorientiert“ aus der Definition im Zusammenhang mit der Zuhöreranalyse gebracht.

Es istwichtig zu wissen, was mit einer Präsentation bei den Zuhörern erreicht werden soll, daher wird anhand der Zielgruppe, noch vor der Stoffsammlung, ein klares Ziel formuliert, welches dem Publikum vorgetragen wird. Zu beachten ist hier, dass die Formulierung möglichst kurzgehalten wird, damit es spezifisch bleibt.¹¹

Meine Aussagen unterstütze ich, parallel zum Gesprochenen, visuell in einer dritten Folie. Sie zeigt eine Dartscheibe, in dessen Mitte ein Pfeil steckt. Um die Scheibe herum befinden sich unterschiedliche Tiere, die für das Publikum mit unterschiedlichen Bedürfnissen stehen. Die Grafik trägt den Titel „Zielgerichtet für ein bestimmtes Publikum“. Schaubilder stellen Zusammenhänge übersichtlicher dar und haben den Vorteil, dass sie länger in Erinnerung bleiben und beim Publikum einen nachhaltigen Eindruck hinterlassen.¹²

Als Beispiel werde ich meine eigenen Vorbereitungen zur Präsentation heranziehen.

Die vierte Folie, trägt den Titel „KERN(-botschaft)“ und zeigt einen Apfel, der bis auf das Kerngehäuse aufgegessen wurde.

Erst nach der Zuhöreranalyse und der Zielsetzung kann der Inhalt gezielt gesammelt, selektiert und strukturiert werden.¹³ Dabei gilt es herauszufiltern, was die zentralen Botschaften sind, die von den Zuhörern mit nach Hause genommen werden sollen. Dazu werden Kernbotschaften formuliert, die das Wesentliche einer Präsentation symbolisieren und die Vielfalt von Informationen auf zentrale Aussagen reduzieren. Ideal sind kurze, klare Aussagen, die sich die Zuhörer leicht merken können.¹⁴

Eine gute Formulierung gelingt, wenn sich Kernbotschaften an den zuvor definierten Zielen orientieren. Sie ergeben sich aus inhaltlichen Schwerpunkten und dienen als Orientierungshilfe bzw. roter Faden durch die Präsentation, weshalb sie noch vor der Stoffsammlung ausgearbeitet werden sollten. Unerfahrene Präsentatoren können dies aber auch nach der Stoffsammlung machen.¹⁵ Zudem fällt die richtige Wortwahl während der Präsentation umso einfacher, je klarer die zu transportierenden Botschaften sind.¹⁶ Erfolg liegt also in der Vorbereitung!

Als Beispiel werde ich meine eigenen Vorbereitungen zur Präsentation heranziehen.

Auf der fünften Folie wird eine Maus gezeigt, die in drei Teilbereiche gegliedert ist. Die Teile Kopf, Rumpf und Gesäß tragen jeweils den Titel Einleitung, Hauptteil und Schluss.Der Titel der Grafik lautet „Gliederung“.

Um während der Präsentation einen logisch strukturierten Aufbau der Rede zu gewährleisten, wird eine Gliederung eingesetzt. Sie ermöglicht eine thematische Planung der Präsentation und dient dem Redner sowie den Zuhörern als Orientierungshilfe.¹⁷ Allgemein bekannt ist hier die Dreigliedrigkeit in Einleitung, Hauptteil und Schluss. Zu beachten ist hier die zeitliche Aufteilung.

Die Einleitung wird standardgemäß als Begrüßung und zur Vorstellung der Person sowie des Themas genutzt und sollte ca. 15 % der Präsentation in Anspruch nehmen. Gleichzeitig leitet sie in den Hauptteil über.¹⁸ Der Hauptteil dient dazu, die Zuhörer durch das Thema zu führen und Wissen weiterzugeben. Hier findet sich die zweite Botschaft der Definition „Vermittlung von Sachverhalten“ wieder. Da die Aufmerksamkeit der Zuhörer am Anfang und am Schluss am größten ist, ist es besonders wichtig den Hauptteil spannend zu gestalten um die Aufmerksamkeit aufrecht zu erhalten.^{19 20} Mit einem Anteil von 75 % dominiert dieser Teil die Präsentation. Der Schlussteil, mit ca. 10% Präsentationszeit, bildet das Ende des Vortrags und kann, je nach Zielsetzung, unterschiedliche Funktionen und Gestaltungsmöglichkeiten haben. Beispielhaft sei hier die Zusammenfassung, die Take Home Message, eine Diskussionseröffnung oder eine Fragerunde genannt.

Detaillierte Informationen über den Inhalt von Einteilung, Hauptteil und Schluss, sowie den Gestaltungsmöglichkeiten werden aus zeitlichen Gründen ausschließlich im Handout ausführlicher behandelt.

Das Verfolgen eines Roten Fadens während der Präsentation, weist auf eine logisch aufeinander aufbauende Struktur hin. Klare Aussagen und systematische Begründungen helfen dem Zuhörer zusätzlich das Gesagte besser nachzuvollziehen und Zusammenhänge zu bilden.²¹ Für ein besseres Verständnis ist es zudem wichtig, Informationen strukturell aufzubereiten und den Inhalt hierarchisch nach Bedeutung zu priorisieren.²²

Um die Präsentation abzurunden werden - wie aus der Definition bereits hervorgeht - Medien zur Visualisierung eingesetzt. Sie dienen der Unterstützung von Präsentationen, sichern ein leichteres Verständnis für den Inhalt und sind zentral für die Aufmerksamkeit der Zuhörer.²³ Diese haben nur eine begrenzte Aufnahmekapazität und nehmen nur wenige Informationen mit nach Hause. Die Höhe der Aufmerksamkeit der Zuhörer ist entscheidend dafür, wie viele Informationen gespeichert werden, daher sollte bei einer Präsentation eine besonders hohe Aufmerksamkeit erreicht werden.²⁴ Dies gelingt besonders durch eine gute Medienauswahl, welche von verschiedenen Faktoren abhängt.²⁵ Zusätzlich wird die Aufmerksamkeit durch einen gelegentlichen Medienwechsel gesteigert, da unterschiedliche Informationskanäle angesprochen werden und somit eine Übermüdung vermieden wird.²⁶ Allerdings sollte hier beachtet werden, dass nicht zu viele Medien eingesetzt werden, sodass es zu einer Reizüberflutung kommt, da dies beim Zuhörer eher Verwirrung als Klarheit schafft.

Die,am häufigsten eingesetzten Medien sind die Tafel, das Whiteboard, die Pinnwand, das Flipchart, der Overheadprojektor und der Beamer mit PC und Präsentationssoftware. Die Vor- und Nachteile der jeweiligen Medien und die Auswahlfaktoren werden aus Zeitgründen im Handout näher erläutert.

Begleitend dazu wird eine sechste Folie gezeigt, die eine Karikatur von einer sogenannten Medienschlacht zeigt. Zu sehen ist ein Lehrer, der sich zeitgleich sämtlicherMedien bedient, sodass auf „derBühne“eine unübersichtliche Präsentation stattfindet.

[...]

¹ Vgl. C. Ahrens, L. Ahrens, (2015), S. 1

² Vgl. Hey, B., (2011), S. 56

³ Vgl. Thiele, A. (2004), S. 26

⁴ Vgl. Renz, K.-C., (2016), S. 54

⁵ Vgl. Engelfired, J., Zahn, S., (2012), S. 118

⁶ Vgl. Prof. D. Arenberg, P. (2015), S. 61

⁷ Vgl. Mohr, P., (2011), 263

⁸ Vgl. Bergener, K., (2018), S. 90

⁹ Blod, G., (2010), S. 7

¹⁰ Vgl. Thiele, A., (2012), S. 127

¹¹ Vgl. Lang, A., et.al., (2003), S. 109

¹² Vgl. Franz, S., (2008), S. 298-299

¹³ Vgl. Thiele, A. (1996), S. 24

¹⁴ Vgl. Achouri, C., (2011), S. 226

¹⁵ Vgl. Prof. Dr. Arenberg, P., (2015), S. 59

¹⁶ Vgl. Lamprecht, P.C., (2017), S. 40

¹⁷ Vgl. Motte, P., (2009), S. 77

¹⁸ Vgl. Grass, B., Ant, M., Chamberlain, J.R., Rorig, H., (2008), S. 56

¹⁹ Vgl. Renz, K.-C., (2016), S.56

²⁰ Vgl. Hofmann, E., (2007), S. 66

²¹ Vgl. Blod, G., (2010), S. 74

²² Vgl. Hashmi, A.A., (2012), S. 157

²³ Vgl. Grzella, M., Kähler, K., Plum, S., (), S. 82

²⁴ Vgl. Renz, K.-C., (2016), S. 70

²⁵ Vgl. Quilling, E., Nicolini, H. J., (2009), S. 34

²⁶ Vgl. Weyer, B., (), S. 209