Home-Office und die Bedeutung des arbeitsrechtlichen Datenschutzes für Unternehmen

Inhaltsverzeichnis

Anmerkung

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1. Einleitung

2. Home-Office in Deutschland
2.1 Definition und Unterschied zwischen Home-Office und Telearbeit
2.2 Home-Office in der Arbeitswelt
2.2.1 Entwicklungsstand in Deutschland
2.2.2 Vor- und Nachteile von Home-Office
2.3. Voraussetzungen und Gestaltung von Home-Office
2.3.1 Grundlegende Voraussetzungen
2.3.2 Rechtliche Voraussetzungen und Schutz des Arbeitnehmers
2.3.3 Technische Voraussetzungen

3 Datenschutz im Home-Office
3.1 Definitionen und das Bundesdatenschutzgesetz
3.2 Maßnahmen zum Datenschutz beim Home-Office
3.2.1 Gesetzliche Bestimmungen
3.2.2 Der betriebliche Datenschutzbeauftragte
3.3 Sicherheitskonzept für das Home-Office
3.3.1 Notwendigkeit eines Sicherheitskonzeptes für Unternehmen
3.3.2 Technische und organisatorische Maßnahmen
3.3.3 Informationssicherheit und Datenschutz
3.3.4 Instrumente zur Umsetzung eines Sicherheitskonzeptes
3.4 Sanktionen und Folgen bei Missachtung des Datenschutzes

4 Datenschutz und Home-Office in der Unternehmenspraxis
4.1 Verbreitung von Home-Office in deutschen Unternehmen
4.2 Die Bedeutung von Insiderinformationen für den Datenschutz
4.3 Entwicklung des Datenschutzes im deutschen Mittelstand
4.4 Sicherheitsrisiko im Home-Office deutscher Unternehmen

5. Kritische Würdigung

Literaturverzeichnis

Rechtsquellenverzeichnis

Rechtssprechungsverzeichnis
1. Bundesverfassungsgericht
2. Landesarbeitsgericht Düsseldorf

Anmerkung

Aus Gründen der besseren Leserlichkeit ist in dieser Arbeit auf eine ge- schlechterspezifische Differenzierung in der Schreibweise verzichtet worden. Wird eine maskuline oder feminine Form im Text verwendet, so bezieht sich diese auf beide Geschlechter.

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1. Einleitung

Die „Niederlande schaffen Recht auf Heimarbeit“ titelte die Frankfurter Allgemeine Zeitung am 16. April 2015. Die Arbeitnehmer erhalten dort per Gesetz die Möglichkeit, nach Absprache mit dem Arbeitgeber von zuhause aus zu arbeiten. Das Parlament möchte mit dem Gesetz die Arbeit flexibili­sieren, eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie ermöglichen und den Berufsverkehr in den Niederlanden reduzieren.¹ Das Home-Office als moderne Arbeitsform wird in Deutschland laut Duden als „Büro im eigenen Wohnhaus“ definiert und hat sich in zahlreichen Unternehmensorganisatio­nen als festes Arbeitszeitmodell etabliert.² Auf der einen Seite neigen Unternehmen zu Aktionismus in Bezug auf die Flexibilisierung der Arbeits­welt. Auf der anderen Seite scheint das Thema Datenschutz bei allen arbeitspsychologischen Argumentationen aus dem Bewusstsein zu geraten. Die Problematik und der gegenwärtige Entwicklungsstand in Deutschland werden im Rahmen dieser Masterarbeit unter dem Titel: „Home-Office und die Bedeutung des arbeitsrechtlichen Datenschutzes für Unternehmen“ dargestellt und kritisch hinterfragt. Ziel dieser Arbeit ist es, arbeitsrechtliche Aspekte in Hinblick auf das Home-Office unter Berücksichtigung daten­schutzrechtlicher Gesetze und Richtlinien darzustellen und mögliche Handlungsempfehlungen aufzuzeigen. Im Anschluss wird eine Studie zum Thema Home-Office und Datenschutz in mittelständischen Unternehmen des amerikanischen Informationsdienstleiters Iron Mountain in Zusammenarbeit mit dem Wirtschaftsprüfungsunternehmen PricewaterhouseCoopers International kritisch analysiert und unter den vorausgegangenen Ergebnis­sen reflektiert. Die Kernthese dieser Masterarbeit lautet: „Welche rechtlichen Vorschriften sind beim Home-Office zu berücksichtigen und auf welchem Entwicklungsstand befinden sich Unternehmen in Deutschland diesbezüg­lich?“

2. Home-Office in Deutschland

2.1 Definition und Unterschied zwischen Home-Office und Telearbeit

Die Thematik des Home-Offices wurde in den vergangenen Jahren zum festen Bestandteil der Arbeitswelt und des Personalmanagements in Deutschland. Durch die vierte industrielle Revolution und dem Arbeitswandel in der Gesellschaft hin zum „Arbeiten 4.0“ erlangen neue Arbeitsformen wie das Home-Office und die Telearbeit zunehmend an Bedeutung.³ Das Arbeiten fernab der arbeitgeberseitigen Büroräume ist bereits seit längerem unter dem Begriff Telearbeit bekannt und bezeichnet laut Definition „de­zentralisierte Bürotätigkeiten mithilfe von Informations- und Kommunikations- techniken“.⁴ Die Interpretation dieser Definition legt den Fokus auf eine digitale, von IT-Systemen gestützte Arbeitsweise, die an nahezu jedem denkbaren Ort außerhalb der Betriebsstätte erfolgen könnte. Dabei sollten jedoch verschiedene Ausprägungen der Telearbeit unterschieden werden. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) definiert vier Formen von Telearbeit: Die heimbasierte und die mobile Telearbeit, die On-Site- Telearbeit und die Arbeit im Telecenter.

Die heimbasierte Telearbeit gliedert sich einerseits in die Arbeit, die aus­nahmslos von zuhause verrichtet wird und andererseits in die alternierende Telearbeit, die eine Kombination aus Heimarbeit und Präsenzzeiten im Betrieb des Arbeitgebers darstellt. Die mobile Telearbeit, auch „Mobile Work“ genannt, bezeichnet die Arbeit ohne einen festgelegten Arbeitsplatz. Gearbeitet wird von unterschiedlichsten Orten aus: Von Zuhause, im Café oder sogar im Flugzeug. Bei der Arbeit im Telecenter wird in fest eingerichte­ten Bürokomplexen gearbeitet, die häufig von mehreren Arbeitgebern gemeinsam ausgestattet und finanziert werden. Unterschieden werden können zwei gängige Formen. Zum einen die Satellitenbüros, welche sich im Besitz eines Unternehmens befinden, aber außerhalb der eigentlichen Organisationsstruktur liegen. Zum anderen die Nachbarschaftsbüros, die eine räumlich Nähe zum Wohnort des Arbeitnehmers aufweisen und von mehreren Unternehmen gemeinsam genutzt werden.

Die unterschiedlichen Formen der Telearbeit verdeutlichen, dass das Home­Office deutlich von der Telearbeit abzugrenzen ist. Das Home-Office wird umgangssprachlich häufig auch als Synonym für die Form der alternierenden Telearbeit verwendet, ist jedoch als eigenständiger Begriff zu definieren. Das Home-Office bezeichnet explizit die Arbeit eines Mitarbeiters von Zuhause aus und somit die physische Anwesenheit des Arbeitnehmers in den eigenen vier Wänden. Telearbeit hingegeben kennzeichnet eine Arbeitsform, die an einem anderen Ort als den Büroräumen des Arbeitgebers verrichtet wird, unabhängig davon, ob in den eigenen vier Wänden, in separat angemieteten Räumlichkeiten oder einem Café.⁵ Die Analyse der Definition zeigt, dass Home-Office zwar zur Kategorie der alternierenden Telearbeit gezählt werden kann, mit dieser jedoch nicht gleichbedeutend ist.

2.2 Home-Office in der Arbeitswelt

2.2.1 Entwicklungsstand in Deutschland

Die gegenwärtige Entwicklung und der Trend von Unternehmen, Home­Office als Form der Arbeitsgestaltung anzubieten, haben sich in den vergangenen Jahren zunehmend etabliert. In Deutschland bieten 30 Prozent der Betriebe ihren Mitarbeitern die Möglichkeit an, die Arbeit von Zuhause aus zu erledigen. Bei den Betrieben mit mehr als 500 Beschäftigten sind es sogar fast 50 Prozent, die Home-Office als Arbeitsform ermöglichen. Jedoch ist in Deutschland immer noch die Anwesenheitskultur für die Mehrzahl der Unternehmen das gängige Arbeitsmodell. Home-Office wird aktuell lediglich als Ergänzung zu den Präsenzzeiten im Büro des Arbeitgebers angeboten und sehr unregelmäßig von den Arbeitnehmern in Anspruch genommen. In erster Linie sehen die Arbeitgeber die Möglichkeit von zuhause zu arbeiten als Ausnahme für außergewöhnliche Situationen. Demzufolge arbeiten insbesondere Mitarbeiter in leitenden Positionen mit einem hohen Termin­druck und Frauen mit Kindern unter 14 Jahren gelegentlich im Home-Office. Im Arbeitsvertrag ist die Heimarbeit bei ungefähr 16 Prozent der Angestellten vertraglich geregelt. Bei den anderen 84 Prozent der Angestellten in Deutschland besteht keine Vereinbarung zum Home-Office, unabhängig davon, ob diese tatsächlich ausgeübt wird oder nicht. Dies zeigt, dass Regelungen bezüglich des Home-Office im Arbeitsvertrag häufig gar nicht thematisiert werden und erst im Laufe des Beschäftigungsverhältnisses Bedeutung erlangen. Die Gründe dafür sind unterschiedlich. Zum einen pflegen die Vorgesetzten häufig eine Präsenzkultur und bevorzugen eine physische Anwesenheit der Mitarbeiter im Büro. Zum anderen lassen sich gerade im Dienstleistungssektor zahlreiche Tätigkeiten nicht von zuhause verrichten, sodass Home-Office aufgrund der Arbeitsaufgabe nicht möglich ist. Darüber hinaus sind in etlichen Unternehmen die technischen Vorausset­zungen für Home-Office nicht gegeben.⁶ Folglich ist die Möglichkeit des Home-Office in Deutschland nach aktuellem Stand zwar durchaus bekannt und wird in einigen Unternehmen auch bereits angeboten, jedoch liegt Deutschland im europäischen Vergleich hinter dem Durchschnitt. Die skandinavischen Länder sind laut einer Studie wesentlich aufgeschlossener gegenüber der Arbeit von Zuhause. Der Anteil der Beschäftigten, die gelegentlich von Zuhause aus arbeiten, liegt dort dreimal so hoch wie in Deutschland.⁷

2.2.2 Vor- und Nachteile von Home-Office

Die Argumentation im Hinblick auf die Vor- und Nachteile von Home-Office ist aus drei Perspektiven zu führen: Die Perspektive des Arbeitgebers, des Arbeitnehmers und der Gesellschaft.

Aus Sicht der Arbeitgeber wird die Möglichkeit des Home-Office als Chance gesehen, in Zeiten des Fachkräftemangels qualifizierte Mitarbeiter für das eigene Unternehmen zu rekrutieren. Die arbeitgeberseitige Förderung der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben in Form von Home-Office ist für eine erfolgreiche Mitarbeiterbindung unerlässlich geworden. Darüber hinaus bietet Home-Office die Chance, die Qualität der Arbeitsergebnisse zu steigern, da die Mitarbeiter in einer ungestörten Atmosphäre häufig effizienter arbeiten. Ein weiterer Vorteil des Home-Office für Arbeitgeber liegt in der optimaleren Kapazitätsauslastung der Arbeitszeiten, da diese flexibler gestaltet und somit wirtschaftlicher genutzt werden können. Allerdings bringt das Angebot des Home-Office auch einige Nachteile für den Arbeitgeber mit sich. Beispiels­weise können die Arbeitnehmer nicht von Synergieeffekten im Team und des persönlichen Kontakts mit den Kollegen profitieren. Darüber hinaus ist die Kontrolle der Arbeitsergebnisse seitens der Vorgesetzten bei der Arbeit vom Home-Office schwieriger und mit einem größeren Aufwand verbunden.⁸

Für den Arbeitnehmer ist die Möglichkeit des Arbeitens von Zuhause ebenfalls mit einigen Vorteilen und Nachteilen verbunden. Zum einen wird dadurch die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben insbesondere bei der Kinderbetreuung und der Pflege von Familienangehörigen begünstigt. Zum anderen empfindet der Mitarbeiter die ruhige und ungestörte Arbeitsat­mosphäre zuhause als Ausgleich zum häufig von Termindruck und Stress geprägten Arbeitsumfeld im Betrieb, wodurch psychischen und physischen Krankheiten vorgebeugt werden kann. Darüber hinaus entfällt die Fahrtzeit zum Betrieb, wodurch eine Kostenreduktion in Bezug auf Sprit und Ausga­ben für öffentliche Verkehrsmittel erzielt wird. Die Zeitersparnis aufgrund des entfallenden Anfahrtsweges ermöglicht dem Arbeitnehmer die Zeit, morgens und abends für die eigene Familie oder Freizeitgestaltung zu nutzen. Dieser Vorteil birgt jedoch gleichzeitig auch einen erheblichen Nachteil. Die Vermischung und fehlende Trennung von Beruf und Privatleben führt häufig dazu, dass der Arbeitnehmer auch außerhalb der vorgesehenen Arbeitszei­ten für die Firma tätig ist. Dadurch entstehen nachweislich mehr Überstun­den als es durch die Anwesenheit im Betrieb der Fall wäre. Im Schnitt arbeiten Mitarbeiter im Home-Office gut vier Stunden mehr als die vereinbar­te Wochenstundenanzahl.⁹ Einen weiteren Nachteil sehen viele Mitarbeiter in verschlechterten Karrierechancen. Durch die starke Anwesenheitskultur in Deutschland führt die Arbeit von Zuhause aus zu einer nachteiligen Leis­tungseinschätzung seitens des Vorgesetzten aufgrund fehlender Präsenz am Arbeitsplatz. Die physische Abwesenheit wird häufig gleichbedeutend mit mangelnder Produktivität und Einsatzbereitschaft gesehen und wird vom Arbeitnehmer als Nachteil bei ernsthaften Karriereambitionen gesehen.¹⁰ Für die Gesellschaft bietet Home-Office ebenso Vor- und Nachteile wie auch für den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer. So können durch Home­Office beispielsweise der Arbeitsmarkt und die Beschäftigungsmöglichkeiten flexibler gestaltet werden. Erwerbstätige, die ohne diese Arbeitsform möglicherweise keiner Beschäftigung nachgehen könnten, weil zum Beispiel die Arbeit und das Privatleben nicht vereinbar wären, erhalten somit die Chance, am Wachstum der Wirtschaft zu partizipieren. Des Weiteren werden durch die Möglichkeit des Home-Office die Umwelt und die Infrastruktur geschont, da weniger Berufstätige zur Arbeitsstätte pendeln müssen. Insbesondere in Ballungsgebieten, in denen der Wohnraum knapp und eine Vielzahl von Arbeitnehmern morgens vom Land in die Stadt fahren müssen, kann die Verkehrslage entzerrt werden.¹¹ Ein Nachteil des Home-Office für die Gesellschaft besteht in der empfundenen Ungerechtigkeit. Das Gefühl einer Zwei-Klassen-Gesellschaft zwischen den Arbeitnehmern, die die Möglichkeit erhalten, gelegentlich und bei Bedarf von Zuhause aus zu arbeiten und denen, die gezwungen sind täglich den Weg zur Arbeit zurückzulegen, führt zu einer Spaltung der Gesellschaft. Besonders Arbeit­nehmer in kleinen und mittelständischen Unternehmen blicken häufig mit Neid auf die Angestellten in Konzernen, in denen Heimarbeit zunehmend als selbstverständlicher Bestandteil der Personal- und Unternehmenspolitik gesehen wird.¹²

2.3. Voraussetzungen und Gestaltung von Home-Office

2.3.1 Grundlegende Voraussetzungen

Die Entwicklung der vergangenen Jahre, die zunehmende Flexibilisierung der Arbeitswelt und die damit einhergehenden Veränderungen der Arbeits­gestaltung, führen dazu, dass die Thematik des Home-Office eine stärkere Bedeutung für die Unternehmen erlangt. Für zahlreiche Betriebe gehört die Möglichkeit der Arbeit von Zuhause aus zu einem festen Leistungsbestand­teil, den sie ihren Mitarbeitern bieten. Allerdings ist die Einführung des Home-Office nicht ohne weiteres möglich. Sowohl für das Unternehmen als auch für dessen Mitarbeiter ist die Vereinbarung von Telearbeit und Home­Office an einige grundlegende Voraussetzungen gebunden, um effizient arbeiten und die vorgeschriebenen Zielsetzungen erreichen zu können. Die Organisationsstruktur bildet die Grundvoraussetzung für die Einführung von Home-Office. Die Gestaltung der Arbeitsabläufe, Arbeitszeiten und Prozesse innerhalb eines Unternehmens müssen auf die Realisierung von Home­Office ausgelegt sein. Dies setzt voraus, dass zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer feste Vereinbarungen in Bezug auf die Arbeitszeit getroffen werden. Der Arbeitnehmer hat sich bei der Telearbeit etwa an die gleichen Kernarbeitszeiten zu halten, die auch bei Anwesenheit im Betrieb gelten. Zu dieser Zeit hat der Arbeitnehmer eine jederzeitige Erreichbarkeit zu gewähr­leisten. Darüber hinaus ist die Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer so zu gestalten, dass ein reibungsloser Informationsaustausch zu jeder Tagesszeit sichergestellt werden kann.

Ein weiterer wichtiger Punkt, um produktiv im Home-Office arbeiten zu können, ist die Eignung. Zum einen bezieht sich diese auf die gestellten Aufgaben. Diese müssen dahingehend ausgewählt werden, dass sie überhaupt dafür geeignet sind, von Zuhause aus bearbeitet zu werden. Zum anderen bezieht sich die Eignung auf den Arbeitnehmer, und dass dieser in der Lage ist, anhand seiner Kompetenz und Motivation die Aufgabenstellung selbstständig und zielführend vom Home-Office aus zu lösen.¹³ Für den Arbeitnehmer, der in den eigenen vier Wänden arbeitet, spielt nicht nur die Selbstmanagementkompetenz eine wichtige Rolle. Ebenso ist es unerläss­lich, dass ein stetiger Informationsaustausch zwischen dem Betrieb und dem Mitarbeiter zuhause gewährleistet ist. Zum einen ist der stetige Austausch von Informationen essentiell, um die benötigten Informationen für die Arbeitsbewältigung zur Verfügung zu stellen. Zum anderen wird dadurch das Arbeitsklima trotz Abwesenheit im Betrieb positiv beeinflusst. Sowohl der Telearbeiter als auch die Mitarbeiter im Betrieb können durch einen intensi­ven Informationsaustausch den Teamzusammenhalt stärken und einer Isolation des Arbeitnehmers zuhause entgegenwirken.¹⁴

Die Regelung zum Home-Office ist in vielen Unternehmen eine ergänzende Möglichkeit, die Arbeitsbedingungen für die eigenen Mitarbeiter flexibel zu gestalten. Die Mehrheit der Betriebe bietet Home-Office jedoch ausschließ­lich ergänzend zu festen Präsenzzeiten in betriebseigenen Räumlichkeiten an. Die grundlegenden Voraussetzungen für Home-Office unterscheiden sich demnach dahingehend, unter welchen Umständen Telearbeit angeboten wird, wie häufig diese ausgeführt wird und welchem Zweck sie dient.

2.3.2 Rechtliche Voraussetzungen und Schutz des Arbeitnehmers

Die Entscheidung, ob ein Arbeitnehmer die Möglichkeit erhält, im Home­Office zu arbeiten, ist nicht nur von der Organisationsstruktur eines Unter­nehmens und dessen internen Regelungen abhängig. Die Berücksichtigung des Arbeitsrechts und allgemeiner gesetzlicher Bestimmungen gelten bei der Telearbeit ebenso, wie bei der Arbeit im Betrieb.

In Deutschland besteht kein allgemeiner rechtlicher Anspruch auf die Arbeit im Home-Office. Die Entscheidung, ob ein Arbeitnehmer von Zuhause aus arbeiten darf, obliegt allein dem Arbeitgeber.¹⁵ Das Weisungsrecht gemäß (gem.) § 106 Gewerbeordnung (GewO) ermöglicht dem Arbeitgeber Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleitung festzusetzten, sofern diese nicht durch den Arbeits- oder Tarifvertrag oder eine andere Vereinbarung schriftlich festge- legt ist.¹⁶ Jedoch schränkte das Landesarbeitsgericht Düsseldorf das Direktionsrecht dahingehend ein, dass dieser bei fehlenden schriftlichen Vereinbarungen die Arbeit im Home-Office nicht einseitig anordnen kann. Der Wortlaut des „billigem Ermessen“ in § 106 GewO geht von einer angemessenen Bestimmung der Arbeitsbedingungen seitens des Arbeitge­bers aus. Die einseitige Anordnung zur Heimarbeit erfüllt diese Anforderung nicht. Bei fehlenden arbeitsvertraglichen Vereinbarungen bezüglich des Ortes der Arbeit ist immer vom Sitz des Arbeitgebers auszugehen. Die Regelungen zum Home-Office unterliegen der schriftlichen Darlegung im Arbeitsvertrag und bedürfen einer außerordentlichen betriebsbedingten Änderungskündigung.¹⁷

Die Voraussetzung für die Einführung von Home-Office-Regelungen setzt die Einhaltung der arbeitgeberseitigen Fürsorgepflicht gem. §§ 617 bis 619 BGB voraus. Diese wird insbesondere im Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), dem Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) und der Arbeitsstättenverordnung (Ar- bStättV) geregelt. Letztere erlangt auch bei der Telearbeit besondere Bedeutung, wurde im vergangenen Jahr vollständig überarbeitet und ist Ende Dezember 2016 in Kraft getreten. Die Verordnung definiert laut § 2 Abs. 7 ArbStättV Telearbeitsplätze als „fest eingerichtete Bildschirmarbeits­plätze im Privatbereich der Beschäftigte(n)“. Die gesetzliche Definition unterscheidet sich folglich von den Formen der Telearbeit in der Literatur. Daraus lässt sich ableiten, dass keine allgemeingültige Darlegung von Telearbeit existiert und die Auslegung dieser Arbeitsform vom jeweiligen Einzelfall abhängt. Unabhängig davon trägt der Arbeitgeber gem. § 1 Abs. 1 ArbStättV in jedem Fall die Verantwortung für die „Sicherheit und den Schutz der Gesundheit der Beschäftigten beim Einrichten und Betreiben von Arbeitsstätten“. Als solche gelten auch Tele- und Home-Office-Arbeitsplätze. Die Novellierung der ArbStättV hat zum Ziel, insbesondere die Regelungen zur Telearbeit und Home-Office zu vereinfachen. Damit greift der § 1 Abs. 3 Nr. 1 iVm. § 3 Abs. 1 ArbStättV, wonach der Arbeitgeber „bei der erstmali­gen Beurteilung der Arbeitsbedingungen und des Arbeitsplatzes“ die Sicherheit und den Schutz des Beschäftigten zu überprüfen hat. Dabei ist festzustellen, ob der Beschäftigte einer Gefahr „beim Einrichten und Betreiben von Arbeitsstätten ausgesetzt“ ist. Die Auslegung der Gesetzge­bung lässt darauf schließen, dass der Arbeitgeber dazu verpflichtet sein könnte, den Arbeitnehmer zuhause zu besuchen und die dortigen Gegeben­heiten des Home-Office zu überprüfen.¹⁸ Diese Verordnung steht jedoch im Konflikt mit dem Grundgesetz. Nach Artikel (Art.) 13 ist die Wohnung eines jeden Bundesbürgers „unverletzlich“. Das bedeutet, dass dem Arbeitgeber nicht gestattet ist, ohne vorheriges Einverständnis des Arbeitnehmers den Heimarbeitsplatz in Bezug auf die Einhaltung der ArbStättV zu überprüfen. Grundsätzlich empfiehlt es sich daher, bereits vor der Einrichtung des Home­Office eine schriftliche Vereinbarung auszuarbeiten, in der der Arbeitnehmer sich mit der Überprüfung der Einhaltung der ArbStättV durch den Arbeitgeber einverstanden erklärt.¹⁹

Eine Musterklausel für die Darlegung im Arbeitsvertrag könnte wie folgt formuliert sein:

Der Arbeitgeber ist berechtigt, unter Einhaltung geltender Ankündigungsfristen Zutritt zum Home-Office aus sachlichen Gründen zu erlangen und sich von der Einhaltung rechtlicher Vorschriften zu überzeugen.²⁰

Sollte der Beschäftigte dem nicht zustimmen, können die einzuhaltenden Anforderungen nicht gewährleistet werden, sodass von einer Telearbeit abzuraten ist.²¹ In jedem Fall schreibt die ArBStättV vor, dass gem. § 1 Abs. 3 Nr. 2 iVm. § 6 Abs. 1 ArbStättV dem Beschäftigten „ausreichende und angemessene Informationen anhand der Gefährdungsbeurteilung“ zur Verfügung zu stellen sind. Der Arbeitgeber ist folglich verpflichtet, den Arbeitnehmer auf alle Gefahren hinzuweisen, die sich aus der Telearbeit ergeben können. In der heutigen Arbeitswelt wird beim Home-Office idR. über den Computer oder den Laptop gearbeitet, sodass die Novellierung der ArbStättV die ursprüngliche Bildschirmarbeitsverordnung (BildscharbV) außer Kraft gesetzt hat und diese in die ArbStättV integriert wurde. Diese soll sowohl den Arbeitgebern als auch den Arbeitnehmern mehr Freiraum in Bezug auf die Gestaltung von Telearbeitsplätzen ermöglichen. Der Gesetz­geber erwirkt damit, dass die Digitalisierung der Arbeitswelt und die zuneh­mende Vereinbarkeit von Beruf und Familie in Form von Home-Office flexibler genutzt werden kann und nicht durch starre Gesetze restringiert wird. Dennoch ist der Arbeitgeber gem. § 3 Abs. 7 ArbStättV dafür verant­wortlich, die Telearbeitsplätze in den Privaträumen des Arbeitnehmers ordnungsgemäß einzurichten. Einerseits ist die benötigte Ausstattung für das Home-Office bereitzustellen und diese auch in Betrieb zu nehmen. Aufwen­dungen für die ordnungsgemäße Ausführung der Arbeit im Home-Office sind dem Arbeitnehmer gem. § 670 BGB zu ersetzen. Andererseits sind die Regelungen bezüglich der Telearbeit arbeitsvertraglich festzulegen, wie etwa die wöchentliche Arbeitszeit, in der von Zuhause aus gearbeitet werden darf und die Dauer, für die der Heimarbeitsplatz bestehen bleibt.²² Die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) in Bezug auf die Dauer der Arbeitszeit gem. § 3 S. 1 ArbZG ist zu gewährleisten. Die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit unterliegt gem. § 16 Abs. 2 S. 1 ArbZG der Auszeichnungspflicht und ist vom Arbeitgeber nachzuweisen.²³ Entspre­chende Formulierungen sollten im Arbeitsvertrag aufgenommen werden:

Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt 40 Stunden. Während der Tätigkeit im Home-Office gelten die betriebsüblichen Arbeitszeiten. Der Arbeitnehmer kann die Dauer seiner täglichen Arbeitszeit eigenverantwortlich festlegen. Seine Arbeitszeiten erfasst der Arbeitnehmer unter Beachtung der Vorgaben des ArbZG in schriftlicher oder elektroni­scher Form.²⁴

Eine Kontrolle in Bezug auf den eingerichteten Arbeitsplatz in den Privaträu­men des Arbeitnehmers beschränkt sich auf die erstmalige Einrichtung des Telearbeitsplatzes gem. § 3 Abs. 3 ArbStättV. Der Arbeitgeber hat die sogenannte Gefährdungsbeurteilung jedoch vor der erstmaligen Tätigkeit des Mitarbeiters im Home-Office zu beurteilen.²⁵ Der Gesetzgeber sieht vor, dass der Arbeitgeber bei der Vereinbarung von Home-Office-Regelungen mit dem Arbeitnehmer „dieselben arbeitsschutzrechtlichen Vorschriften wie die Beschäftigten, die im Betrieb ihre Arbeitsleistung erbringen“, zu treffen hat.²⁶ Es ist somit im Interesse eines jeden Arbeitgebers, die gesetzlichen Vor­schriften zur Gestaltung von Telearbeitsplätzen einzuhalten, um einem Verstoß gegen die ArbStättV entgegenzuwirken. Dieser kann einerseits die Erhebung von Bußgeldern zur Folge haben. Andererseits könnte auch der Verlust der Gewerbeerlaubnis und somit die Existenzgefährdung eines jeden Betriebes drohen. Darüber hinaus hat die mangelhafte Einhaltung der Verordnung zur Konsequenz, dass die Mitarbeiter gesundheitliche Be­schwerden davon tragen und ihre Arbeitskraft nicht mehr zur Verfügung steht. Der Ersatz eines qualifizierten Arbeitnehmers bringt erhebliche Mehrkosten mit sich, als es die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen von vornherein getan hätte.²⁷

2.3.3 Technische Voraussetzungen

Die Arbeit im Home-Office ist für Unternehmen nicht nur mit arbeitsrechtli­chen Voraussetzungen verbunden. Ebenso sind technische Gegebenheiten zu berücksichtigen, damit Arbeitnehmer von Zuhause aus arbeiten können. Die technischen Voraussetzungen für die Einrichtung eines Home-Office- Arbeitsplatzes gehen mit den sicherheitstechnischen Anforderungen an einen Heimarbeitsplatz einher. Für Unternehmen sind sowohl informations- als auch sicherheitstechnische Voraussetzungen zu berücksichtigen, damit die Datensicherheit gewährleistet ist.²⁸ Im Nachfolgenden werden zunächst die technischen Anforderungen an den Home-Office-Arbeitsplatz erörtert. Die sicherheitstechnischen Bestimmungen werden in Kapitel 3 umfassend erläutert.

In Deutschland verfügt die Mehrheit der Arbeitnehmer, die von Zuhause aus arbeiten, über ein firmeneigenes Notebook. Für die Einrichtung eines Telearbeitsplatzes spielen fest eingerichtete Personal Computer (PC) kaum mehr eine Rolle. Die wichtigsten Equipments bilden heute das Notebook oder der Laptop, das Smartphone und Tablets. Die mobilen Endgeräte ermöglichen ein flexibles Arbeiten sowohl Zuhause als auch im Betrieb und sind daher für viele Unternehmen die erste Wahl bei der Bereitstellung der notwendigen Hardware für das Home-Office.²⁹ Eine weitere wichtige Voraussetzung bei der Einrichtung eines häuslichen Arbeitsplatzes bildet eine stabile, schnelle und vor allem sichere Internetverbindung. Um effizient in den eigenen vier Wänden arbeiten zu können, benötigen Arbeitnehmer eine Breitbandversorgung, die einen schnellen Datenaustausch gewährleis­tet. Allerdings ist ein Anschluss über DSL-Lite hinaus häufig nur in Großstäd­ten gegeben, sodass die Anbindung in ländlichen Regionen eine große Herausforderung darstellt. Ohne einen leistungsstarken Anschluss können benötigte Daten und Zugriffe auf den Firmenserver nicht gewährleistet werden.³⁰ Aus sicherheitstechnischen Gründen empfiehlt es sich, neben dem privaten Internetanschluss einen weiteren Zugang für betriebliche Zwecke einzurichten. Ein Datenaustausch über private Netzwerkzugänge birgt eine erhöhte Gefahr des Datenverlusts oder der Manipulation sowie der mögli­chen Übermittlung von Schadsoftware. Die Einrichtung eines Heimarbeits­platzes ist daher zwingend von einem firmeninternen IT- Sicherheitsbeauftragten durchzuführen, aufbauend auf einem betrieblichen Sicherheitskonzept für das Home-Office.³¹ Dieses basiert vornehmlich auf einem sicheren Datenaustausch zwischen dem Betrieb und dem Heimar­beitsplatz. Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz (BfDI) empfiehlt dafür die Einrichtung eines eindimensionalen VPN-Tunnels.³² Die Bezeichnung VPN steht für Virtual Private Network, eine End-to-End-Verbindung zwischen zwei Endgeräten über ein öffentliches Netzwerk.³³ In der Praxis erfolgt die digitale Übertragung der Daten über das Internet. Aus diesem Grund muss auf beiden verwendeten Endgeräten eine spezielle VPN-Software installiert werden. Diese stellt sicher, dass der Datenverkehr über das öffentliche Netz gegenüber fremden Zugriffen abgegrenzt ist. Dadurch entsteht ein soge- nannter VPN-Tunnel. Eine gewissenhafte Installation der Software und die Einrichtung des VPN-Tunnels gewährleisten einen zuverlässigen Schutz der Datenübertragung vor Dritten und sind für Unternehmen bei der Einrichtung von Home-Office-Arbeitsplätzen zwingend notwendig.³⁴ Die Installation sollte durch einen IT-Experten durchgeführt werden, um eine einwandfreie und sichere Anwendung zu gewährleisten. Im Zuge der Installation des VPN- Tunnels empfiehlt sich ebenfalls die Einrichtung eines Remote-Access. Dieser Fernzugriff, auch Fernwartung oder Teleservice genannt, bietet Unternehmen die Möglichkeit, durch eine Spezialsoftware den Computer des sich im Home-Office befindenden Mitarbeiters bei Bedarf fernzusteuern. Dadurch können sich zuständige Netzwerk- und Systemadministratoren bei Bedarf auf das System des Mitarbeiters zuhause schalten, Hilfestellung leisten und Probleme beheben.³⁵ Voraussetzung dafür ist eine Public-Key- Infrastruktur (PKI). Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) bezeichnet diese auch als „Infrastruktur für öffentliche Schlüssel“, eine Rangfolge digitaler Zertifikate und asymmetrischer Verschlüsselungen, um den jeweiligen Nutzer zu identifizieren. Die Erstellung elektronischer Ausweisdokumente ist für die Übermittlung sensibler Daten zwingend notwendig. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass der jeweils andere Teilnehmer einer Helpdesk-Sitzung Zugriff auf den Desktop des Mitarbeiters erhält, ohne dass Daten von Externen abgegriffen oder manipu­liert werden können. Ein solcher Kryptographie-Schlüssel besteht aus einem öffentlichen und einem privaten Schlüssel und einer Gültigkeitsdauer, nach dessen Ablauf der Schlüssel verfällt und aus Sicherheitsgründen ein neuer angefordert werden muss. Für die Fernwartung im Home-Office tauschen der Arbeitnehmer Zuhause und der Systemadministrator der IT-Abteilung ihre jeweiligen Schlüsselungen aus, sodass auf das Netzwerk des Mitarbeiters zugegriffen werden kann. Folglich kann die Identifizierung des Nutzers sichergestellt, ein Zugriff von Unbefugten verhindert und eine verschlüsselte Übertragung der Daten gewährleistet werden.³⁶ Die technischen Grundvo- raussetzungen sind für die Etablierung von Home-Office zwingend erforder­lich. Allerdings sind nicht alle theoretisch und technisch machbaren Maß­nahmen gesetzlich erlaubt oder mit firmeninternen Bestimmungen vereinbar. Die Berücksichtigung geltenden Rechts sollte für ein Unternehmen stets höchste Priorität haben und vor der Einführung des Home-Office genaues­tens geprüft werden. Insbesondere Datenschutzbestimmungen unterliegen dieser Anforderung. Zum einen im Hinblick auf die datenschutzrechtlichen Vorschriften seitens des Gesetzgebers. Zum anderen in Bezug auf unter­nehmensinterne, sensible Daten die nicht an die Öffentlichkeit gelangen dürfen, da sie strategische, taktische und operative Informationen enthalten. Nicht nur die Einhaltung von Gesetzen, sondern auch die mögliche Existenz­gefährdung des Unternehmens bei der Verwendung von Daten außerhalb der betrieblichen Räumlichkeiten sind unabdingbar.

[...]

¹ s. Kafsach, H. (16.04.2015): F.A.Z, Niederlande schaffen Recht auf Heimarbeit iVm. BeckOK; Stoffels, M. (25.05.2015): Anspruch auf Home-Office in den Niederlanden und Deutschland.

² s. Duden, Stichwort: Homeoffice.

³ s. BMAS (April 2015): Grünbuch Arbeiten 4.0.

⁴ vgl. Gabler Wirtschaftslexikon, Stichwort: Telearbeit. s. BMAS iVm. BMWi iVm. BMBF (Mai 1998): Telearbeit - Ein Leitfaden für die Praxis,

⁵ s. BMAS iVm. BMWi iVm. BMBF (Mai 1998): Telearbeit – Ein Leitfaden für die Praxis, S. 10 -14.

⁶ s. BMAS (November 2015): MONITOR - Mobiles und eingegrenztes Arbeiten.

⁷ vgl. VCÖ (4/201): Schriftreihe Mobilität mit Zukunft, Publikation.

⁸ s. BMAS iVm. BMWi iVm. BMBF (Mai 1998): Telearbeit - Ein Leitfaden für die Praxis, S. 20.

⁹ s. BMAS (November 2015): MONITOR - Mobiles und eingegrenztes Arbeiten, S. 13ff.

¹⁰ vgl. Hellert, U. (2014): S. 215.

¹¹ s. BMAS iVm. BMWi iVm. BMBF (Mai 1998): Telearbeit - Ein Leitfaden für die Praxis, S. 25.

¹² s. BMAS iVm. BMWi iVm. BMBF (Mai 1998): Telearbeit - Ein Leitfaden für die Praxis, S. 169.

¹³ vgl. Rudow, B. (2014): S. 189.

¹⁴ vgl. BSI (13. EL Stand 2013): M 2.114 Informationsfluss zwischen Telearbeit und Institution.

¹⁵ vgl. Hoppe, C.; Bongers, F. (2014): in AuA , Heft 3, S. 147ff.

¹⁶ vgl. BeckOK ArbR/Tillmanns GewO § 106 Rn. 21-26.

¹⁷ s. BeckOK ArbR; Tillmanns GewO § 106 Rn. 21-26 iVm. LAG Düsseldorf, Urt v. 10.09.2014 - 12 Sa 505/14.

¹⁸ s. BMAS (Dezember 2016): ArbStättV.

¹⁹ vgl. BeckOK; Schwiering; Zurel: Das Homeoffice in der Arbeitswelt 2.0 S. 19 iVm. BSI (13. EL Stand 2013): M 2.113 Regelungen für Telearbeit.

²⁰ vgl. Bissels, A.; Hidalgo, M. (2014): S. 79f vgl. Preis, U. (2015): II T 20 Rn 30.

²¹ s. Arbeit und Arbeitsrecht (AuA), Ausgabe 7 / 2015.

²² vgl. Dietrich, W. (2016): S. 101f iVm. BMAS (Dezember 2016): ArbStättV.

²³ vgl. BeckOK Schwiering; Zurel: Das Homeoffice in der Arbeitswelt 2.0, S. 20.

²⁴ vgl. Bissels, A.; Hidalgo, M. (2014): S. 79f vgl. Preis, U. (2015): II T 20 Rn 30.

²⁵ vgl. BMAS (Dezember 2016): ArbStättV.

²⁶ s. BMAS (Dezember 2016): ArbStättV iVm. Schwarzbach, M. (2016): S. 101ff.

²⁷ vgl. Schwede, J.(2015): S. 20ff.

²⁸ s. BSI (13. EL Stand 2013): M 2.117 Erstellung eines Sicherheitskonzeptes für Telearbeit.

²⁹ vgl. Dell Deutschland (Dezember 2014): The Global Evolving Workforce Study.

³⁰ vgl. Beckedahl, M. (2014): S. 147f.

³¹ vgl. BSI (13. EL Stand 2013): M 3.21 Sicherheitstechnische Einweisung der Telearbeiter.

³² s. BfDI (April 2017): Telearbeit - Ein Datenschutz-Wegweiser.

³³ vgl. Kersten, H.; Klett, G.; Reuter, J.; Schröder, K.-W. (2016): S. 75f.

³⁴ vgl. Bernstein, H. (2015): S. 374.

³⁵ vgl. Lindner-Lohmann, D.; Lohmann, F.; Schirmer, U. (2016): S. 100.

³⁶ s. BSI (2017): Sicherheitsmechanismen in elektronischen Ausweisdokumenten - PKI.