Workflow-Management und Anwendungen in der Praxis

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1. Einleitung

2. Der Begriff Workflow Management

3. Motivation für Workflow Management Systeme
3.1 Einsatzgebiete von Workflow Management Systemen
3.2 Ziele des Workflow Management Systems

4. Ableitungen von Workflows und deren Umsetzung

5. Praxisbeispiele
5.1 Workflow für Bedarfsanforderungen
5.1.1 Nutzen
5.1.2 Ablauf des Workflows Bestellanforderung
5.1.3 Kritische Erfolgsfaktoren
5.2 Staffware 97 und Staffware Global
5.2.1 Positionierung
5.2.2 Architektur
5.2.3 Schnittstellen
5.2.4 Funktionskomponenten

6. Zusammenfassung und Schlussbetrachtung

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Workflow Referenz Modell

Abbildung 2: Reisekostenabrechnung

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Funktionskomponeten

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1. Einleitung

Workflow Management hat längst den Sprung von der rein wissenschaftlichen Betrachtung in die kommerzielle Praxis geschafft. Seit den 90er Jahren hat sich die Nachfrage des Marktes nach integrierter Softwareentwicklung und integrierten Softwaresystemen stark erhöht. Beiden Anforderungen kann Workflow Management gerecht werden und kann somit profitieren [Jablonski et alter, 1997, S.5].

Als ein Thema der Wirtschaftsinformatik beinhaltet Workflow Management im Besonderen Themen des Business Engineerings, da Geschäftsprozessmodellierung, Prozessoptimierung und Business Process Reengineering eine große Rolle bei der Entwicklung neuer Workflow Systeme spielen. Dies resultiert daraus, dass der Einführung eines Workflow Systems eine Analyse der vorhandenen Prozessen vorausgeht.

Ziel dieser Arbeit ist es zunächst im zweiten Kapitel den Begriff des Workflow Managements dem Leser näher zu bringen. Dabei wird aufgezeigt, dass es noch keine einheitliche Begriffswelt im Umfeld des Workflow Managements gibt. Im dritten Kapitel wird auf Aufgaben und Verbesserungspotenziale durch Workflow Managment eingegangen. Auf die Modellierung von Workflows und die Überführung von Arbeitsabläufen in Workflows wird im Kapitel 4 der vorliegenden Arbeit Bezug genommen. Zur Abrundung wird als Praxisbeispiel die Einführung einer Workflow Management Anwendung am Beispiel des Bestellanforderungsprozesses aufgezeigt. Staffware als Workflow Management Software soll am Ende der Arbeit als ein in der Praxis verwendetes System beschrieben werden, um einen Eindruck der Mächtigkeit von Standardsoftware in diesem Bereich zu erhalten.

2. Der Begriff Workflow Management

Die Workflow Management Coalition ist eine non-profit Organisation mit dem Ziel durch die Entwicklung von Standards und einer allgemeinen Fachsprache die Potenziale des Workflow Konzepts voll auszunutzen. Man kann davon ausgehen, dass auch zukünftig die Workflow Management Coalition federführend auf diesem Gebiet sein wird, da sich in dieser internationalen Institution Anbieter, Kunden und Forschungseinrichtungen wiederfinden.

An dieser Stelle sei auf das Referenzmodell der Workflow Management Coalition in Abbildung 1 verwiesen, das als Grundlage für Funktionen und Schnittstellen von Workflow Systemen dienen soll.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Workflow Referenz Modell

(Quelle:[Workflow Management Coalition, http://www.wfmc.org/standards/model2.htm, Zugriff am 30.12.2005])

Erläuterung der Grafik:

Interface 1: Process Definition Tools; Definition einer standardisierten Schnittstelle zwischen Prozessdefinierung, Modellierungswerkzeugen und der Workflow Engines.

Interface 2: Workflow Client Application; Definition des Application Programming Interfaces für Clients, um Services der Workflow Engine anzufordern, welche die Kontrolle der Fortschritte, der Aktivitäten und Einzelaufgaben ermöglichen.

Interface 3: Invoked Application; eine Standardschnittstellendefinition von Application Programing Interfaces, um der Workflow Engine das Starten von verschiedenen Anwendungen durch allgemeine Agent Software zu ermöglichen.

Interface 4: Workflow Interoperability; Definition von Workflow Interoperabilitätsmodellen und zugehörigen Standards, um die Zusammenarbeit zu unterstützen.

Interface 5: Administration & Monitoring Tools; Definition von Monitoring und Kontollfunktionen.

[sinngemäße Übersetzung von Workflow Management Coalition, http://www.wfmc.org/standards/model.htm, Zugriff am 30.12.2005]

Durch die Workflow Management Coalition werden die Begriffe Workflow und Workflow Management synonym verwendet.

„The automation of a business process, in whole or part, during which documents, information or tasks are passed from one participant to another for action, according to a set of procedural rules.” [Workflow Management Coalition, 1999, S. 8]

Im Gegensatz dazu verwenden Jablonski et alter unterschiedliche Definitionen für die Begriffe Workflow und Workflow Management.

Workflow
„Ein Workflow ist eine zum Teil automatisierte (algorithmische) – von einem Workflow-Management-System gesteuert – ablaufende Gesamtheit von Aktivitäten, die sich auf Teile eines Geschäftsprozesses oder andere organisationelle Vorgänge beziehen. Ein Workflow besteht aus Abschnitten (Subworkflows), die weiter zerlegt werden können. Er hat einen definierten Anfang, einen organisierten Ablauf und ein definiertes Ende. Ein Workflow-Management-System steuert die Ausführung eines Workflows. Workflows sind überwiegend als ergonomische (mit Menschen als Aufgabenträgern) und nicht als technische (z.B. Einsatz von Maschinen) Prozesse zu sehen.“ [Jablonski et alter, 1997, S.490]^[1]

Workflow-Management
„Management umfasst nach allgemeiner Auffassung Handlungen wie Organisieren, Planen, Entscheiden, Kontrollieren, Steuern und Führen. Die Ausübung dieser Handlungen im Zusammenhang mit Arbeitsvorgängen wird beim Einsatz eines Workflow-Management-Systems „Workflow Management“ genannt. Dabei ist die Frage, inwieweit Handlungen wie Organisieren, Planen, Entscheiden, Kontrollieren, Steuern oder Führen durch ein (technisches) System ausgeübt oder unterstützt werden können, durch den Entwicklungsaufwand Workflow-Management-Systemen und Workflow-Management-anwendungen bestimmt.“ [Jablonski et alter, 1997, S.491]^[2]

Heilmann stellt dagegen den Begriff des Workflows mit dem des Geschäftprozesses gleich. [Brahm/Pargmann, 2003, S.3] Somit wird Workflow Management als Kombination von Modellierung, Analyse und Simulation, Steuerung und Protokollierung beliebiger Geschäftsprozesse verschiedenen Detailierungsgrads gesehen. [HMD, 1994, S.8-21]

Die verschiedenen Definitionen und Anschauungen lassen darauf schließen, dass es noch kein einheitliches Konzept zum Umgang mit dem Thema Workflow gibt. Diese Tatsache erschwert den Einstieg in diese Thematik verglichen mit Themen wie das Datenbank Management System, das fundamental durch das Konzept der relationalen Datenbanken und das Entity Relationship Modell geprägt ist. Trotz der Komplexität des Themas entdecken Unternehmen die Chancen durch Workflow Management, wie im nächsten Kapitel dargelegt wird.

3. Motivation für Workflow Management Systeme

Der wachsende Druck auf Unternehmen – nicht zuletzt durch die zunehmende Globalisierung der Wirtschaft – verstärkt das Verlangen nach Lösungen Arbeitsabläufe innerhalb der eigenen Organisation zu optimieren. Unterstützt werden kann dies durch Informationstechnologien wie verteilter Systeme, Internet, elektronische Verwaltung von Dokumenten und elektronischer Geschäftsverkehr. Bei einer reiner Neugestaltung der Prozesse, als Beispiele soll hier die Kundenorientierung, Total Quality Management oder ständige Verbesserung und Wandel dienen, dürfen nicht die Interaktionen und Interdependenzen der Prozesse innerhalb der gesamten Wertschöpfungskette vergessen werden. Workflow Management Systeme leisten an dieser Stelle einen großen Beitrag den informationsintensiven Arbeitsalltag zu bewältigen. [vergleiche Müller/Stolp, 1999, S.2]

„Elektronisch gestützte und geführte Arbeitspläne und –abläufe auch für die nicht produzierenden Unternehmensbereiche schaffen den Schub, die Produktivitätsreserven in eben diesen Bereichen zu mobilisieren.“ [Müller/Stolp, 1999, S.1-2]

3.1 Einsatzgebiete von Workflow Management Systemen

In einem Unternehmen liegen eine Vielzahl von Prozessen vor. Eine mögliche Klassifizierung der Prozesse wäre eine Einteilung in Prozesse, die lediglich organisatorische Abläufe beinhalten auf der einen Seite und Prozesse, die physische Elemente, sowie Transport und Lagerung beinhalten auf der anderen Seite. [vgl. Lehmann, 1999, S.39].

Wichtiger als die oben angesprochene Einteilung scheint jedoch die Eignung von Prozessen bezüglich ihrer Unterstützbarkeit durch Workflow Management. Da in der Regel der Aufwand für die Umsetzung eines Workflow Managements relativ hoch ist, darf das Kosten/Nutzen Verhältnis nicht vernachlässigt werden. Es ist eine kritische Masse an Wiederholungen der Prozesse erforderlich, um einen positiven Effekt für das Unternehmen auf Kostenseite zu erzielen. Vor allem die Ausstattung von einmailgen Projekten mit Workflow Systemen wird nur dann sinnvoll sein, wenn Teilprozesse daraus in ähnlicher Weise wieder verwendet werden können. Um einen Prozess mit Workflow Management schneller und sicherer zu machen, muss der Prozess weitestgehend regelbasiert ablaufen, um eine Modellierung und Definition zu ermöglichen. Ein Prozess der keine Personen einbezieht benötigt kein Workflow Management, da dieser Straight-Thru-Prozess nach dem Start bis zum Ende automatisch abläuft. Ausnahme bleiben kritische selbstablaufende Prozesse dann, wenn diese auf einen Fehler laufen und ein Dialog mit Statusinformationen für den Benutzer starten soll, so kann dies mit Hilfe eines Workflow Management im Hintergrund realisiert werden. Das Potenzial von Workflow Management liegt darin Prozesse zu unterstützen und zu führen an denen mehrere Arbeitsplätze beteiligt sind. Wenn Prozesse koordiniert werden müssen, sei es in Abhängigkeit von Bedingungen einer zeitlichen Abfolge oder eine Fälligkeitsüberwachung der Einzelschritte, so kann dies mit Workflow Management bewerkstelligt werden. Prozesse, welche eine erhöhte Transparenz und Sicherheit aufzeigen müssen, da es sich um Auskunftssysteme für Kunden oder um normenbestimmte Qualitätsanforderungen handelt, können optimal mit einem Workflow Management unterlegt werden. [vgl. Brahm/Pargmann, 2003, S.11]

[...]

^[1] im Original zum Teil kursiv gedruckt

^[2] im Orginal zum Teil kursiv gedruckt