Kommunikative Strukturen - Analyse von Kommunikativen Strukturen in Bildungseinrichtungen und Darstellung entsprechender Methoden und Lösungsansätze

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

2. Innerbetriebliche Kommunikation
2.1. Kennzeichen der innerbetrieblichen Kommunikation
2.2. Bedeutung der internen Kommunikation

3. Formelle und informelle Kommunikation

4. Kommunikation und Organisationskultur

5. Kommunikation und Personalführung

6. Kommunikation und Personalentwicklung

7. Zusammenfassung

8. Literaturverzeichnis

1. Einleitung

Gegenstand dieser wissenschaftlichen Abhandlung im Rahmen des Pilot-Moduls „Personalplanung und Personalentwicklung“ ist die Darstellung von Kommunikationsprozessen in Organisationen, insbesondere in Bildungseinrichtungen in Bezug auf Personalentwicklung. Der Kommunikation wird als einem Element der Gestaltung von Prozessen in Organisationen schon seit langem eine tragende Rolle beigemessen. Allerdings geht sie dabei häufig vom klassischen Sender-Empfänger Modell aus. Hahne spricht gar von einem Gleichgewicht zwischen Informationsversorgung und Informationsnachfrage innerhalb des Kommunikationsprozesses. Die Informationen sollen adressatengerecht aufbereitet, ein „Kommunikationsmanagement“ etabliert werden. Hierbei übernimmt die Kommunikation in Arbeitsorganisationen verschiedene Funktionen, auf die in dieser Abhandlung eingegangen wird.

Organisationen werden mittels ihrer Ziele und Zwecke beschrieben, an denen sich die Organisation der Strukturen und Abläufe und auch die Ausführungen von Kommunikationsprozessen in der jeweiligen Einrichtung orientiert. Der organisatorische Rahmen, in denen Kommunikation stattfindet orientiert sich an den Struktur der Arbeitsteilung, des hierarchischen Aufbaus, der festgelegten Arbeitsabläufe, Regeln und Vorschriften.

Als Basis des gesamten Projekts wurden die kommunikativen Strukturen aufgezeigt, um in einem weiteren Schritt Lösungsansätze zur Personalentwicklung zu erarbeiten, die mit Praxisbeispielen und Personalentwicklungsmethoden vervollständigt wurden.

DieseArbeit beschäftigt sich mit einer theoretischen Betrachtung von Kommunikationselementen, wie Informationswegen, formeller und informeller Kommunikation und Empfängerhorizonten.

2. Innerbetriebliche Kommunikation

In Organisationen gibt es verschiedene Kommunikationsmuster- und Strukturen. Als Basis für die innerbetriebliche Kommunikation und Kommunikation überhaupt sollen in diesem Arbeitspaket des Gesamtprojektes die theoretischen Grundlagen dargestellt werden.

Kommunikation kann nach Schulz von Thun an drei verschiedenen Stellen ansetzen.

1. intrapersonale Kommunikation als Austausch, der innerhalb eines Individuums, z.B. bei der Aufnahme von Daten aus der Umwelt, abläuft;
2. interpersonale Kommunikation als Austausch zwischen mindestens zwei Einzelpersonen (Gesprächspartnern);
3. mediengebundene Kommunikation (Massenkommunikation) als Austausch zwischen den »Medienkonsumenten«.

Bei dem letztgenannten Ansatz werden weniger der einzelne noch die Interaktion zwischen mehreren in den Vordergrund gestellt, sondern eher die Zustände, unter denen Menschen zusammenkommen und ihnen bestimmt Umgangsformen aufzwingen. „So mag eine hierarchisch gegliederte Arbeitswelt, die einigen wenigen den Aufstieg ermöglicht, die aber gleichzeitig auf Kooperation angewiesen, eine Kommunikation mit „doppeltem Boden“ nahe legen: vorgeblich kooperativ, aber heimlich rivalitätsorientiert“. (Schulz von Thun, 1978). Dieser Aspekt ist für die hier vorliegende Arbeit von besonderer Bedeutung.

Alle drei Ansätze sind für die innerbetriebliche Kommunikation zu berücksichtigen. Watzlawick et.al. schreiben im Vorwort ihres Klassikers zur menschlichen Kommunikation, dass…“offensichtlich ist, dass der Mensch von den ersten Tagen seines Lebens an die Regeln der Kommunikation zu erkennen beginnt, obwohl diese Regeln selbst, dieser Kalkül der menschlichen Kommunikation, ihm kaum jemals bewusst werden.“ (Watzlawick, Bevain, Jackson 1969, S. 13)

Neben dem Begriff der Kommunikation steht die Information. Beide Begriffe sind zentral Begriffe der Sprachwissenschaft und nicht eindeutig definiert. Im Zusammenhang mit der hier dargestellten Thematik, die auch technische Kommunikationssysteme beinhaltet und damit Informationsweitergabe und –verarbeitung, werden zunächst beide Begriffe näher beleuchtet.

Kommunikation kann als Prozess verstanden werden, wobei Information eher als Ware von Kommunikation verstanden werden kann. Die Abgrenzung zwischen Kommunikation und Information besteht vor allem darin,…„dass in einem unabhängig von Personen existierenden Text Information steht“ (Witzer, S. 23). Information ist somit gleichzusetzen mit „autonomen Text“, also der vollständigen Loslösung von ihrem Produzenten mit dem Anspruch der universellen Verwendbarkeit. Dagegen steht der Begriff der Kommunikation, der vor allem durch das Attribut „sozial“ seine Bedeutung erhält^[1]. (ebd., S. 23)

2.1. Kennzeichen der innerbetrieblichen Kommunikation

Die innerbetriebliche Kommunikation ist in vielen Merkmahlen ähnlich der Kommunikation der Menschen in anderen Lebensbereichen, denn es sind immer Menschen, die miteinander kommunizieren. Eine Besonderheit sind die organisatorischen Rahmenbedingungen, die durch die Organisation gesetzt werden. Die Struktur der Arbeitsteilung, die hierarchische Aufbau, festgelegte Arbeitsabläufe, Regeln und Vorschriften bilden diesen Rahmen und versetzen die Organisationen in der Lage innerbetriebliche Kommunikation zu steuern, zu kontrollieren und zu prägen. Gerade im arbeitsorganisatorischen Kontext ist Kommunikation im Gegensatz zu anderen Lebensbereichen eingeschränkt, denn es müssen Menschen miteinander in Kontakt treten, die sich im privaten Bereich eventuell aus dem Weg gehen würden.

2.2. Bedeutung der internen Kommunikation

Bildungsorganisationen müssen sich einem immer stärkeren Wettbewerb stellen und um am Markt bestehen zu können bedarf es einer permanenten Kommunikation und Interaktion sowohl innerhalb der Organisation als auch zwischen ihnen und ihrer Umwelt.

MEIER (2000, S. 22) unterscheidet zwischen der Informations- und Dialogfunktion der innerbetrieblichen Kommunikation, wobei er erstere weiter in Anordnungs- und Koordinationsfunktion und letztere in Orientierungs- und Kontaktfunktion differenziert. Ihm zufolge hat die Anordnungsfunktion die Aufgabe, den Arbeitsablauf betreffende Anordnungen, Anweisungen und Erklärungen zu vermitteln. Aufgrund des Konkurrenzdrucks in einer sich ständig wandelnden Umwelt ist es dabei wichtig, dass der Informationsfluss schnell und reibungslos verläuft, wobei die Zusammenhänge und der Nutzen der einzelnen Arbeitsabläufe im Gesamtablauf verständlich werden. Durch diese Kenntnis sind die Mitarbeiter in der Lage, die Arbeit im Hinblick auf die Organisation und deren Ziele, leichter, sicherer und schneller auszuführen. Die Koordinationsfunktion hat das Ziel, verschiedene Arbeitsprozesse unterschiedlicher innerbetrieblicher Gruppen aufeinander abzustimmen und die einzelnen Arbeitsgruppen auf ein gemeinsames Ziel auszurichten. Auftretende Dysfunktionen im Arbeitsprozess könnten auf eine gestörte innerbetriebliche Kommunikation hinweisen. Daraus lässt sich schließen, dass nur Transparenz und Offenheit bezüglich der Koordination von Information und eine effektive Planung und Abstimmung der Arbeitsabläufe gewährleisten. Nur durch eine offene Thematisierung der aktuellen Unternehmenspolitik, der Entwicklung der Märkte und Branchen und der internen Entwicklung kann eine Orientierung der Mitarbeiter erreicht werden. Erst durch diese Kenntnisse sind die Mitarbeiter in der Lage, sich effektiv und zielgerichtet auf die Belange der Organisation einzusetzen. Außerdem wird das Gefühl von Mitverantwortung und Motivation gestärkt, was wiederum zum Mitdenken anregt. MEIER (a.a.O., S. 24f) beschreibt neben der Orientierungsfunktion auch die Kontaktfunktion innerbetrieblicher Kommunikation. Aufgrund psychischer und sozialer Bedürfnisse ist es wichtig, dass in einer Organisation persönliche Kontakte aufgenommen und gepflegt werden können. Daraus folgt, dass innerbetriebliche Kommunikation nicht ausschließlich auf arbeitsrelevante Themen beschränkt ist.

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^[1]Vgl. Merten, K.: a.a.O. S. 162: „Kommunikation als flüchtiges kleines Sozialsystem ist, verkürzt gesagt, Keimzelle aller größeren Sozialgebilde.“