Dokumentenmanagementsysteme. Optimierung von Dokumenten und Workflows

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung

2 Dokumentenmanagement Systeme (DMS)
2.1 Definition
2.2 Begriffsabgrenzung

3 Begrifflichkeiten
3.1 Das Dokument
3.2 Workflow
3.3 Die Digitale Signatur

4 Warum DMS?

5 Anforderungen an ein DMS System

6 Technologie
6.1 Bestandteile eines DMS
6.2 Archiv
6.3 Retrieval und Recherche
6.4 Dokumentenerfassung
6.5 Indizierung der Dokumente
6.6 Viewer
6.7 Export von Dokumenten
6.8 Benutzer- und Zugriffsmanagement
6.9 Workflow Management

7 Einführung von DMS – Probleme und Chancen
7.1 Risikobetrachtung
7.2 Betriebswirtschaftliche Betrachtung von DMS
7.3 Preise eines DMS
7.4 Rahmenbedingungen / Rechtliche Grundlagen

8 Marktüberblick

9 Fazit und Ausblick

Anhang
Glossar
Abbildungsverzeichnis
Literaturverzeichnis

1 Einleitung

„Wissend ist, wer weiß, wo er findet, was er noch nicht weiß.“^[1]
Dieses Zitat von Georg Simmel trifft die Situation der heutigen Informationsgesellschaft nur zu genau. Die Fähigkeit, Informationen jeglicher Art zu verwalten, unabhängig davon, wo und in welcher Form sie gelagert sind, ist eines der Hauptziele von Dokumentenmanagementsystemen (im weiteren „DMS").

Mit dem folgenden Werk soll ein Überblick über die Funktionsweise und den Nutzen von DMS Systemen gegeben werden. Darüber hinaus werden neben Vorteilen und Kosten auch der derzeitige DMS Markt sowie zu beachtende Normen bei der Einführung eines DMS Systems betrachtet.

2 Dokumentenmanagement Systeme (DMS)

Die Definitionen von DMS sind heute vielseitig und haben sich im Laufe der Jahre geändert. Unter „Definition“ werden verschiedene Erklärungen und deren Entwicklung im zeitlichen Verlauf betrachtet, um im Anschluss eine eigene, zeitgemäße Definition zu finden. Da der Begriff des DMS durch sie Systemnähe mit anderen Systemen nur schwer von diesen Abzugrenzen ist, und in der Praxis immer wieder Verwechslungen auftauchen, wird unter „Begriffsabgrenzung“ das DMS und seine Position in der Welt der Informationssysteme erklärt.

2.1 Definition

Systeme, die die Verwaltung von Dokumenten zur Aufgabe haben, gibt es schon seit Einführung der Computer in Unternehmen und sogar davor, in Form von komplexen Aktenablagen. Eine der ersten Definitionen von DMS kommt von Peter Stahlknecht. Stahlknecht sieht in DMS eine veränderte Form herkömmlicher Aktenverwaltung mit Aktenschränken, Ordnern und Akten. Hierbei werden Dokumente nicht mehr in Aktenordnern abgelegt sondern auf optischen Speicherplatten, die als „opto-elektronische Aktenschränke“ benutzt werden, gespeichert. Das Widerauffinden (Retrieval) erfolgt über Verzeichnisse, die nach der traditionellen Hierarchie (Aktenschrank, Ordner, Dokument) aufgebaut sind.^[2] Für Stahlknecht war DMS ein System, dessen Nutzung vornehmlich für Banken, Versicherungen und Verwaltungen sinn gemacht hat. Andere Organisationen als Nutzer von DMS kamen für Ihn nicht in Frage. Mehlich beschreibt DMS als eine spezielle Art von Legacy Systemen, die für die Recherche, Archivierung und Vorgangsbearbeitung (Workflows) von Dokumenten zuständig sind. Diese DMS Systeme sind nach Mehlich oftmals proprietäre Insellösungen, die in die übrige IT-Umgebung aus Legacy-, ERP-, und PC gestützten Verfahren allenfalls gering integriert sind. DMS Systeme können sich aber zu umfassenden Wissensmanagement- bzw. Knowledge Management Systemen ausweiten. Mehlich erwähnt auch, dass die zunehmende Nutzung von Internettechnologien und die damit verbundene Speicherung von Daten in Datenbanken eine Ablösung bzw. Veränderung von DMS bedeutet. Dokumente würden zukünftig nicht mehr auf optischen Speichermedien gehalten sondern in Form von Web-Content für den Browserzugriff bereitgestellt.^[3] Die Migration von Insellösungen zu integrierten Systeme wird hierbei als Paradigmenwechsel^[4] im Dokumentenmanagement bezeichnet.

Manfred Precht bezeichnet Dokumentenmanagementsysteme als zentrale Informationsbehälter, in denen sowohl gescannte unstrukturierte Dokumente (NCI-Dokumente) als auch strukturierte Dokumente (CI-Dokumente) aus z.B. einer Textverarbeitung abgelegt werden. Precht betont dabei, dass DMS Systeme nur in Verbindung mit der Nutzung von Anwendungsprogrammen und Workflowsystemen (siehe: „3.2 Workflow“) Sinn machen.^[5] Da die Abgrenzungen des Begriffs „DMS“ durch die verschiedenen Definitionen und die zahleichen technischen Veränderungen im Laufe der Jahre nicht klar erkennbar sind bzw. sich ständig ändern, sei abschließend eine eigene Definition gegeben:

Am Anfang standen spezielle Lösungen wie die Nutzung nur einmal beschreibbarer digitaler optischer Speicher, die sich nicht mit herkömmlichen Magnetplatten-orientierten Betriebssystemen vertrugen. Hieraus entwickelten sich dann in den 80er Jahren spezielle Anwendungsfelder wie elektronische Archivierung, Scannen, OCR etc. Die 90er Jahre brachten dann das „klassische Dokumentenmanagement“ hervor. Diese DMS- Anwendungen hatten monolithischen Charakter, das heisst, sie standen parallel neben den Anwendungen, in denen Daten erzeugt und verarbeitet wurden. Technologische Innovationen in den vergangenen Jahren ließen dann das DMS und Anwendungsprogramme verschmelzen, so dass DMS-Funktionen nun auch in Betriebsystemen und Anwendungsprogrammen integriert sind. DMS Systeme sind keine Insellösungen mehr, sondern Bestandteil einer vernetzten IT-Infrastruktur zur kontrollierten Nutzung elektronischer Dokumente, unabhängig von Anwendung, Ort, Zeit und Erzeuger. Der Zugriff und die Bearbeitung von Dokumenten geschehen bei heutigen DMS Systemen oftmals nur noch über einen einfachen Web-Browser. Dies bringt eine wesentliche Flexibilität mit sich, da keine aufwendigen Softwareprogramme auf Clients installiert werden müssen.

2.2 Begriffsabgrenzung

Die Grenzen zu anderen Systemen wie CMS oder auch Knowledge Management Systemen ist durch die Integration des DMS in die IT-Infrastruktur von Unternehmen und Organisationen nicht mehr eindeutig erkennbar. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer der Hamburger Unternehmensberatung PROJECT-CONSULT, spricht daher auch seit Jahren von Document Related Technologies (DRT) als Überbegriff für diese Systeme, um dem engen DMS-Begriff seine Grenzen zu nehmen (siehe hierzu: 3.1 Das Dokument). DRT hat sich in der Branche auch als Fachausdruck durchgesetzt. Alle heutigen Definitionen von DMS haben gemeinsam, dass DMS nur noch elektronisch mittels Informationstechnologie erfolgt. Eine Unterscheidung zwischen manuellem DMS (mDMS) und elektronischem DMS (eDMS) ist nicht mehr üblich. DMS wird als ein Bestandteil des Informationsmanagements gesehen, ist aber keinesfalls damit gleichzusetzen. Informationsmanagement geht von einem logistischen Gedanken aus: Die Ressource Information kann ähnlich wie andere Produktionsfaktoren geplant, beschafft, gesteuert und verarbeitet werden.^[6]

Auch muss DMS von Enterprise Content Management (ECM) abgegrenzt werden. ECM beinhaltet das Content Management (CMS), das die Inhaltegenerierung von Unternehmenswissen meint. Darüber hinaus beinhaltet ECM aber auch die Verwaltung dieses Wissens, was durch DMS durchgeführt wird. Wie schon erwähnt sind all diese Begrifflichkeiten eng miteinander verknüpft und eine klare Abgrenzung ist insbesondere heutzutage durch die Verschmelzung verschiedener Lösungen nicht einfach. Es lässt sich aber festhalten, dass ECM die Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Aufbewahrung und Bereitstellung von elektronischen Inhalten mittels verschiedener Technologien (wie z.B. DMS, CMS, Workflow) meint, aber wiederum nur ein Bestandteil des Informationsmanagements ist.^[7] Eine Systemlösung oder gar ein einzelnes Produkt ist ECM nicht. ECM wird oftmals gleichgesetzt mit dem schon erwähnten Begriff des DRT da beide Begriffe eine zusammenfassende Gruppenbezeichnung sind. Im Folgenden soll aber nur das DMS als Bestandteil dieser Sammelbegriffe und als eigenständige Systemlösung bzw. als Produkt näher betrachtet werden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

(Abbildung 1: Position des DMS im Informationsmanagement)

3 Begrifflichkeiten

Um die Funktion von DMS Systemen zu verstehen und um den Nutzen dieser Systeme zu erkennen, ist es unerlässlich, wesentliche Begriffe, die eng mit dem DMS verknüpft sind, zu betrachten. Im Folgenden sollen dem Leser die Begriffe „Dokument“, „Workflow“ und „Digitale Signatur“ näher gebracht werden, um ein besseres Verständnis von DMS Systemen zu gewährleisten.

3.1 Das Dokument

Der herkömmliche Begriff „Dokument“ besitzt im Deutschen nicht nur den Charakter eines Textes auf Papier sondern auch eine rechtliche Qualität. Von Dokumenten spricht man in Zusammenhang mit Urkunden, Verträgen, Handelsbriefen. Durch Vorschriften des Handelsgesetzbuches, des Bürgerlichen Gesetzbuch und anderer Vorschriften wird dieser Charakter von Dokumenten noch verstärkt.

Im englischsprachigen Umfeld ist der Begriff „Document“ - zumindest in der EDV-Branche - ganz anders besetzt. Bereits die berühmte Endung „.DOC“ zeigt, dass es sich hier um Texte, die mit einer Textverarbeitung erstellt worden sind, handelt. Durch die Speicherung von Dateien aus Office-Anwendungen wurde der Begriff „Dokument“ auch im Deutschen auf elektronische Dokumente beliebigen Inhalts ausgedehnt (z.B. Dateien, Faksimiles, Listen, digitalisierte Sprache, digitalisierte Videos, Screenshots, Protokolldaten und Kombinationen dieser Typen).^[8] Bei der Betrachtung von DMS Systemen fällt der Begriff des „Dokuments“ häufig, da Dokumente das Zielobjekt von DMS Systemen sind. In diesem Zusammenhang wird davon ausgegangen, dass Dokumente eben diese erwähnten digitalen Dateien wie DOCs, JPGs, PDFs, TIFFs etc. sind. Es wird zwischen Dokumenten mit kodierten Informationen (CI-Dokumente, z.B. Word-Dateien, XML-Dokumente) und unkodierten Informationen (NCI-Dokumente, z.B. gescannter Brief) unterschieden. Mit Hilfe von DMS Systemen sollen Dokumente während ihres Lebenszyklus (Erstellung, Bearbeitung, Recherche, Archivierung, Löschung) mit Hilfe von Workflows (siehe hierzu: „3.2 Workflow“) verwaltet werden, um Geschäftsprozesse zu verbessern und Effizienz zu steigern.

3.2 Workflow

Der Begriff des „Workflow“ fällt im Bereich von DMS sehr häufig. „Workflow“ ist hierbei abzugrenzen vom Begriff des „Geschäftsprozess“. Ein Geschäftsprozess ist keine Arbeitsanweisung. Ein Geschäftsprozess beschreibt woher Inputs (Informationen, Arbeitsergebnisse, Dokumente) stammen und an wen die Outputs nach Bearbeitung durch einen Mitarbeiter gegeben werden sollen. Ein Workflow (engl. Arbeitsablauf) hingegen beschreibt möglichst genau die auszuführenden Arbeitsschritte, die innerhalb eines Geschäftsprozesses passieren. Workflow-Modelle sollen dabei helfen, die optimale Einbindung verschiedenster Applikationen (Textverarbeitungen, Tabellenkalkulationen, Datenbanken usw.) in die jeweiligen Arbeitsabläufe sicherzustellen.^[9] Darüber hinaus tragen sie ihren Teil bei zu allgemeinen Unternehmenszielen wie der Verkürzung der Durchlaufzeiten, Erhöhung der Prozesstransparenz, Verbesserung der Prozessqualität und Kundenzufriedenheit und natürlich der Verringerung der Prozesskosten.^[10] Denkbare Abläufe, bei denen Workflow Systeme zum Einsatz kommen, sind beispielsweise der Kreditantrag in einer Bank oder die Schadensabwicklung in einer Versicherung. Hier lassen sich Regeln klar definieren und die Prozesse laufen jedes Mal bis auf vordefinierte Ausnahmen genau auf die gleiche Weise ab. Zentraler Gegenstand von Workflowmanagement sind oftmals Dokumente. Im Rahmen von Workflows werden Dokumente erstellt, bearbeitet, archiviert und vernichtet. Workflow Systeme können somit als Bestandteil von DMS Systemen angesehen werden und finden in DMS Systemen auch ihren Ursprung. Viele gängige DMS Systeme haben eine eigene Workflow-Komponente. Das DMS ist dann für den statischen Aspekt der Dokumentenverwaltung verantwortlich und regelt das „Wo ist das Dokument und welchen Inhalt hat es“. Die Workflow-Komponente hingegen bedient sich des DMS und regelt den dynamischen Aspekt des „Wie entsteht das Dokument und wie wird es von wem weiterverarbeitet“.^[11]

[...]

^[1] Georg Simmel (1858-1918), dt. Soziologe u. Philosoph.

^[2] vgl. Stahlknecht, P., Wirtschaftsinformatik, 1993, S. 359f.

^[3] Vgl. Mehlich, H., e-Government, 2002, S.145.

^[4] Paradigma: Ein Beispiel oder Muster. Wissenschaftliche Paradigmen sind allgemeine Betrachtungsweisen der Welt, die unter den Mitgliedern einer wissenschaftlichen Gemeinschaft anerkannt sind und Modelle für akzeptable Problemlösungsverfahren liefern.

^[5] Vgl. Precht, M., EDV-Grundwissen, 1999, S.515.

^[6] Vgl. Scheer, A: Wirtschaftsinfomatik , 1997, S.690.

^[7] Vgl. http://de.wikipedia.org/wiki/Enterprise_Content_Management , 05.05.2005 11:45.

^[8] Vgl. Dokumentenmanagement , http://de.wikipedia.org/wiki/Dokumentenmanagement , 15.05.2005, 17:45.

^[9] Vgl. Das Mobile Glossar für Workflow Management, http://www6.informatik.uni-erlangen.de/research/projects/mobile/glossary.shtml , 08.05.2005 , 20:30.

^[10] Vgl. Workflow Management, http://de.wikipedia.org/wiki/Workflow-Management , 08.05.2005 , 21:00.

^[11] Vgl. Götzer, K., Dokumentenmanagement, 2004, S.12.