Projekthandbuch

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1. Begriffe „Projekt“ und „Handbuch“
1.1 Projekt
1.2 Handbuch

2. Das Projekthandbuch

3. Aufbau eines Projekthandbuches
3.1 Projektziele
3.2 Projektverantwortlichkeit
3.3 Projektbeteiligte
3.4 Standards, Normen, Richtlinien
3.4.1 Projektbegründung
3.4.2 Der Projektauftrag
3.4.3 Lastenheft
3.4.4 Pflichtenheft
3.4.5 Projektstrukturplan
3.4.6 Netzplan
3.4.7 Ablaufplan
3.4.8 Anforderungskatalog
3.4.9 Kostenpläne
3.4.10 Gewährleistungsbedingungen
3.4.11 Abnahmevereinbarungen
3.4.12 Projektinformationssystem
3.5 Festlegung zum Berichtswesen
3.6 Projekt-Controlling
3.7 Projektabschluss
3.8 Weitere Bestandteile eines Projekthandbuchs

4. Zusammenfassung

5. Literatur- und Linkverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: Konflikt zwischen Auftraggeber und Projektbearbeitern

Abb. 2: Magisches Dreieck

Abb. 3: Vom Projektstrukturplan zum Ablaufplan

Abb. 4: Kostenganglinie

Abb. 5: Kostensummenlinie

Abb. 6: Festzulegende Eigenschaften von Berichten und Protokollen

Abb. 7: Inhalte eines Projektabschlussberichts

Abb. 8: Formular eines Projektabschlussberichts

1. Begriffe „Projekt“ und „Handbuch“

1.1 Projekt

Neben den zahlreichen in der Literatur vorzufindenden Definitionen eines Projekts, brachte die DIN einen erheblichen Fortschritt und Klärung.

Nach DIN 69901 wird ein Projekt als ein Vorhaben, welches im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, definiert.

Die DIN 69901 bezieht diese Einmaligkeit vor allem auf die Zielvorgabe, Begrenzungen (zeitlich, finanziell, personell), Organisationsform oder ganz einfach auf die Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben.^[1]

Unter Einmaligkeit ist dabei der Bezug auf das Vorhaben/Projekt als Ganzes und nicht auf einzelne Aktivitäten des Projektes zu verstehen. Nicht auszuschließen ist, dass auch bei Projekten mit einem hohen Neuheitsgrad Vorgänge auftreten, die bereits in vergangenen Projekten auf dieselbe Art und Weise abgelaufen sind. Schlussfolgernd lässt sich zum Begriff Einmaligkeit festhalten, dass er nicht immer auf den Inhalt der Projektaufgabe, sondern mehr auf die jeweilige Durchführung des Projekts unter den vorzufindenden individuellen Bedingungen der Umwelt zu beziehen ist.^[2]

Projektmerkmale:

Aus den in der Literatur existierenden Definitionen für ein Projekt wurden Merkmale abgeleitet, auf die im Folgenden näher eingegangen werden soll.

- Hinsichtlich der Zielvorgabe unterscheiden sich Sachziele der Unternehmung und Projektziele. Im Gegensatz zu den Sachzielen einer Unternehmung entfallen die dem Projektleiter vorgegebenen Zielsetzungen nach dem Projektabschluss. Zu Beginn eines Projekts ist die Zielvorgabe oft nicht explizit vorgegeben und bedarf einer Präzision in einem Zielfindungsprozess; auch aufgrund veränderter Umweltbedingungen können sich Leistungsziele im Laufe eines Projektes ändern.
- Die zeitliche Determination ist ein Attribut, dass bei der Definition von Projekten eine Hilfestellung leistet. Projekte sind zeitlich begrenzt, haben einen Anfangs- und Endzeitpunkt und durchlaufen in der Regel verschieden Phasen.
- Das Merkmal der Neuartigkeit ist für den Projektbegriff nicht bestimmend, weswegen er in der Definition nach DIN 69901 auch nicht enthalten ist. Die Neuartigkeit spielt vor allem bei einem Forschungs- und Entwicklungsprojekt eine Rolle, wobei man hier häufig nur von relativer Neuartigkeit spricht, da das Projekt lediglich für das Unternehmen neuartig ist.
- Projekte sind komplex, da sie die gewöhnlichen Organisationsformen überschreiten. In der Regel versteht man darunter Anstrengungen einmaliger Art, die keine Wiederholungen früheren Arbeitens darstellen. Was jedoch die Vergleichbarkeit zweier Projekte betrifft, können keine Aussagen der Art „Projekt x ist komplexer Projekt y" getroffen werden, da es für die Komplexität von Projekten keinerlei Messvorschrift gibt.
- In der DIN-Norm ist das Attribut finanzielle Begrenzung enthalten, worunter zu verstehen ist, dass für jedes Projekt ein Budget vorgegeben ist, dessen Einhaltung durch spezielle Kalkulationsverfahren überwacht wird.
- Das Merkmal der rechtlichen Zuordnung ist bei Projekten selbstverständlich die in einem Unternehmen realisiert werden. Sind mehrere Unternehmen an einem Projekt beteiligt bedarf es entsprechender Regelungen und spezieller Organisationsformen.

Folgende in der DIN-Norm nicht enthaltenen Projektmerkmale sollen an dieser Stelle der Vollständigkeit halber trotzdem aufgeführt werden.

- Unter dem Merkmal Interdisziplinarität ist die fachabteilungsübergreifende Kombination von Spezialisten zu verstehen.
- Das Charakteristikum der Außergewöhnlichkeit lässt sich auf Projekte nur sehr begrenzt anwenden, da nicht geklärt ist, was als außergewöhnlich zu gelten hat.

Aus der Praxis wird das Projekt im Wesentlichen durch folgende Kriterien definiert:

Ein Projekt ist ein Vorhaben, welches in vorgegebener Zeit und mit beschränktem Aufwand ein eindeutig definiertes Ziel erreichen soll, wobei der genaue Lösungsweg weder vorgegeben noch bekannt ist.

Alternativ zur obigen bereits aufgeführten Sichtweise kann "Einmaligkeit" auch unter dem Blickwinkel bestehender Risiken bzgl. Kosten, Zeit und Qualität definiert werden.

Die ICB ergänzt die Definition nach DIN noch durch zwei weitere Definitionen.

Zum einen kann ein Projekt auch als eine Art "Blackbox" beschrieben werden, in der ein Projekt ein Vorhaben ist, bei dem es zur Neuorganisation von Personal-, Sach- und Finanzmittel und zur Durchführung eines einmaligen Leistungsumfangs unter Zeit- und Kostenvorgaben kommt, mit dem Ziel, durch quantitative und qualitative Ziele beschriebene nutzbringende Änderungen herbeizuführen. Das Projekt ist folglich durch den Input eines bestimmten Aufwandes und den Output messbarer Ergebnisse definiert. Zum anderen beschreibt die zweite Definition ein Projekt durch seinen internen Aufbau.

Ein Projekt beschreibt demnach eine einmalige Gesamtheit abgestimmter Aktivitäten die Anfangs- und Endpunkte aufweisen und von Personen oder Organisationen durchgeführt werden die das Ziel verfolgen festgelegte Termin-, Kosten- und Leistungsziele zu erreichen. Das Projekt wird hier also durch seine Strukturierung in Arbeitspakete beschrieben.^[3]

1.2 Handbuch

Unter einem Handbuch ist ein Buch in einem handlichen Format, das den Stoff eines bestimmten Wissensgebietes abdeckt, zu verstehen. Zur Sicherung einer einheitlichen Handhabung eines Projekts in einem Unternehmen ist es erforderlich „Spielregeln" zu vereinbaren. Diese stellen Vorgaben dar und müssen für das anwendende Unternehmen spezifisch erarbeitet werden.^[4]

Das Handbuch ist als eine aktuelle Arbeits- und Verständnishilfe mit folgenden Bestandteilen zu verstehen:

- Darstellung organisatorischer Grundlagen
- Erklärung von Begriffen zum allgemeinen Verständnis und zur einheitlichen Anwendung
- Funktions- und Kompetenzzuordnung
- Instrumente, Methoden und Regeln zur Arbeit

Ein Handbuch soll den Beteiligten helfen die Instrumente und Funktionen zu verstehen und sie anwenden zu können. Darüber hinaus soll das Handbuch seinen Benutzern zielgerichtete Antworten auf Fragen geben.

2. Das Projekthandbuch

Nach der DIN 69905 werden in einem Projekthandbuch Informationen und Regelungen zusammengestellt, die für den Zeitraum der Planung und Durchführung eines Projektes geltend sind. Das Projekthandbuch enthält die speziell für ein Projekt geltenden Vereinbarungen und stellt gegebenenfalls eine Ergänzung des Projektmanagementhandbuchs^[5][6] dar.

Ein Projekthandbuch stellt somit die Planungsdokumente zusammen, wohingegen zur Projektdokumentation jene Dokumente zu zählen sind, die während des Projekts entstehen und Ergebnisse desselben aufzeigen. Projekthandbuch und Projektdokumentation werden häufig unter dem Begriff Projektakte zusammengefasst, die für alle Teammitglieder entweder über ein EDV-System zugänglich ist oder in Papierform vorliegt.^[7]

Der Zweck des Projekthandbuches liegt in einer Zielvereinbarung zwischen dem Auftraggeber und dem Verantwortlichen des Projektteams, dem Projektleiter und stellt eine Art Dokumentation dar in der alle projektrelevanten Ziele, Vereinbarungen sowie Rahmenbedingungen zusammengefasst sind. Das Handbuch wird zwischen Auftraggeber und Projektleiter für die am Projekt Beteiligten vereinbart und ist Arbeits- und Bewertungsgrundlage für dieselben.

Die Möglichkeiten zur Interpretation der Projektziele werden durch das Handbuch minimiert, die Bearbeitungssicherheit bei den Beteiligten dagegen erhöht. Um eine Basis für das Berichtswesen zu schaffen, ist das Projekthandbuch eine wesentliche Grundlage. Weiterhin ermöglicht es Änderungs- und Zusatzwünsche die während des laufenden Projektes auftreten transparent zu machen. Dem Projektleiter kommt die Aufgabe zu das Handbuch stetig fortzuschreiben und es nach Beendigung des Projekts bezüglich der Zielerreichung und -erfüllung zu bewerten.

Mit dem Projekthandbuch soll verhindert werden, dass eine Projektidee geboren wird, welche durch die Unternehmensleitung zur Realisierung veranlasst wird, ohne jegliche Definition und Dokumentation des Projekts sowie seiner inhaltlichen, personellen, finanziellen und terminlichen Zielfestlegung. Denn ein solcher unklarer Auftrag mit unklaren Zielsetzungen würde oftmals zu einem Konflikt zwischen dem Auftraggeber, der bezüglich des Projektergebnisses genaue Zielvorstellungen hat, und den Bearbeitern des Projekts deren Meinung nach der Projektauftrag eindeutig verstanden wurde, führen (vgl. Abb.1).

Im schlimmsten Fall kann dies zum Abbruch des Projekts, zu hohen Kosten für Nachbesserungen des Projektergebnisses oder zur Hinnahme oder Beseitigung von Qualitätsmängeln führen, wodurch Zeitabweichungen und Verluste finanzieller Art eintreten. Solche Misserfolge wirken sich auf die am Projekt beteiligten Personen, die im Unternehmen häufig Langzeitwirkung haben, demotivierend aus. Aus einem solchen Zusammenhang heraus ist das Projekthandbuch unersetzlich während des gesamten Projekts. Das Handbuch sollte frühzeitig in der Vorbereitung des Projekts eingesetzt werden und es ist zwingend notwendig sowohl die internen als auch externen Kunden einzubeziehen um die Aufgaben, die dem Projektteam aufgetragen wurden, transparent zu gestalten.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Konflikt zwischen Auftraggeber und Projektbearbeitern

Quelle: In Anlehnung an: Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V.: Projektmanagement Fachmann, Band 1, 6. Auflage 2001, RKW-Verlag Eschborn, S. 144.

Im folgenden Kapitel wird auf die Inhalte des Projekthandbuchs näher eingegangen, wobei die Inhalte nicht nach dem V-Modell festgelegt werden, welches der bundesdeutsche Standard für IT-Projekte der öffentlichen Hand ist, sondern nach einem für alle Unternehmensgrößen und Branchen Gültigen.

Prinzipiell sieht das V-Modell jedoch folgende Inhalte für ein Projekthandbuch vor:

- Projektbeschreibung
- Aktivitäten- und Produktstreichbedingungen, die für das Produkt gelten. Anleitung zur Durchführung des Projekts
- Liste der auszuliefernden Produkte
- Methoden und Werkzeuge
- Festgelegte Standards und Richtlinien
- weitere Vereinbarungen für das Projekt

3. Aufbau eines Projekthandbuches

3.1 Projektziele

Nach DIN 69901 versteht man unter einem Projektziel ein Ergebnis, welches nachzuweisen ist und/oder eine vorgegebene Realisierungsbedingung der Gesamtaufgabe eines Projektes. Allgemein versteht man unter einem Ziel einen „Zustand der realen Umwelt (Sollzustand) der von den wirtschaftspolitischen Entscheidungen als wünschenswert angesehen wird.“^[8] Vor diesem Hintergrund wäre nach obiger Definition nur das Projektergebnis das Ziel; die Realisierungsbedingungen sowie der Durchführungsrahmen wären lediglich einzuhaltende Nebenbedingungen.

Zu den Zielgrößen sind Leistung, Kosten und Termine zu zählen, die den Kern der vorgegebenen Anforderungen bilden und häufig im sog. magischen Dreieck visualisiert werden (s. h. Abb. 2). Für Unternehmen stellt das Dreieck in der Regel eine Herausforderung dar, da alle drei Ziele nur sehr selten in vollem Umfang gleichzeitig erreicht werden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 2: Magisches Dreieck

Quelle: In Anlehnung an: Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V.: Projektmanagement Fachmann, Band 1, 6. Auflage 2001, RKW-Verlag Eschborn, S. 153.

Im Rahmen des Projektmanagements kommen den Zielen dabei fünf Funktionen zu:

Kontrollfunktion: Das Ziel stellt eine Messlatte zur Beantwortung der Frage nach Erfolg des Projektes dar.

Orientierungsfunktion: Erste richtungsweisende Informationen, die Projektmitarbeitern zeigen, welche grobe Richtung eingeschlagen wird, werden häufig in Form von Projektzielen vorgegeben.^[9]

Verbindungsfunktion: Da die Projektmitarbeiter häufig aus unterschiedlichen Bereichen/ Abteilungen eines Unternehmens stammen und das Projekt häufig unter Zeitdruck steht, können Ziele eine Verbindungsfunktion erfüllen, bei deren Erreichung ein „Wir-Gefühl“ bei den Beteiligten entsteht.

Koordinationsfunktion: Aufgrund der Beteiligung mehrerer Unternehmensbereiche an einem Projekt ist es erforderlich, die Tätigkeiten zu koordinieren. Die Koordination über die Ziele stellt hierbei eine Methode dar, welche die Relationen des Projektteams zu anderen Organisationseinheiten andeutet.

[...]

^[1] Vgl. Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V.: Projektmanagement Fachmann, Band 1, 6. Auflage 2001, RKW-Verlag Eschborn, S. 28.

^[2] Vgl. Dülfer, Eberhard (Hrsg.): Projektmanagement-INTERNATIONAL, 1. Auflage 1982, Schäffer- Poeschel Verlag Stuttgart, S. 11.

^[3] Vgl. o. V.: Projekt, Projekt Magazin 2000-2004. In: http://www.projektmagazin.de/glossar/gl-0059.html, zugegriffen am 09.04.2004.

^[4] Vgl. Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V.: Projektmanagement Fachmann, Band 1, 6. Auflage 2001, RKW-Verlag Eschborn, S. 41 f.

^[5] Vgl. Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V.: Projektmanagement Fachmann, Band 1, 6. Auflage 2001, RKW-Verlag Eschborn, S. 144 f.

^[6] Nach DIN 69905 eine Zusammenstellung von Regelungen, die innerhalb einer Organisation generell für die Planung und Durchführung von Projekten gelten. Es steht hier nicht mehr das Projekt, sondern der Betrieb im Vordergrund. Das PM-Handbuch stellt formell einen Teil des allgemeinen Organisationshandbuchs eines Unternehmens dar.

^[7] Vgl. o. V.: Projekt, Projekt Magazin 2000-2004. In: http://www.projektmagazin.de/glossar/gl-0329.html, zugegriffen am 09.04.2004.

^[8] Vgl. Gabler Wirtschaftslexikon, 12. Auflage 1988, Betriebswirtschaftlicher Verlag Dr. Th. Gabler, Wiesbaden, S. 2869.

^[9] Vgl. Ewert, Wolfgang u. a.: Handbuch Projektmanagement Öffentliche Dienste, 1. Auflage 1966 Bremen, SachBuch Verlag Kellner, S. 91.