Organisation eines Kindersportfestes

Inhaltsverzeichnis

1 . VORWORT

2 . EINLEITUNG

3 . EIN JAHR VOR DER VERANSTALTUNG
3.1 ZIELPLANUNG
3.2 ERSTE SCHRITTE
3.3 RAHMENPROGRAMM
3.4 RÄUMLICHKEITEN
3.5 ESSEN UND TRINKEN
3.6 FINANZIERUNG
3.7 WERBUNG & SPONSORING
3.8 ENTWURF & DRUCK VON WERBEMATERIAL
3.9 RECHTLICHE ASPEKTE UND VORSCHRIFTEN
3.10 THEMA DES KINDERSPORTFEST

4 . SECHS MONATE VOR DER VERANSTALTUNG
4.1 PLANUNG EINES GENAUEN ABLAUFS
4.2 ERÖFFNUNG
4.3 HAUPTTEIL
4.3.1 Stationsbetrieb
4.3.2 Wettkampf
4.3.3 das Glück entscheidet
4.4 SCHLUSS
4.5 URKUNDEN UND PREISE

5 . ZWEI BIS DREI MONATE VOR DER VERANSTALTUNG
5.1 PLANUNG DER STATIONEN
5.2 ERSTELLEN EINES DIENSTPLANS

6 . UNMITTELBAR VOR DER VERANSTALTER

7 . WÄHREND DER VERANSTALTUNG

8 . NACH DER VERANSTALTUNG

9 . SCHLUSSWORT

10 . LITERATURVERZEICHNIS

1. Vorwort

Wir haben das Thema " Organisation eines Kindersportfestes" gewählt, da wir davon überzeugt sind, dass dies eine Aufgabe ist, die wir in unserem späteren Berufsleben noch oft bewältigen werden. Unabhängig davon, wo es uns nach unserer Ausbildung hinziehen wird, in eine Schule, in einen Verein, selbstständig tätig oder in ein Rehabilitationszentrum – ein Sportfest wird überall gerne veranstaltet. Ein Sportfest bietet eine gute Möglichkeit, Bewegung und Sport Kindern wie auch Erwachsenen näher zubringen und sie somit zu motivieren Sport zu betreiben.

Bislang konnten wir, bei der Organisation eines Kindersportfestes bzw. Sportfestes in unseren Vereinen sowie Julia auch während ihres Reha-Praktikums mitwirken und so auch in diesem Bereich schon einige Erfahrungen sammeln. Dies hat uns große Freude bereitet, jedoch auch gezeigt, wie viel Aufwand und Anstrengung hinter so einer Veranstaltung steht. Diese Seminararbeit bietet uns eine gute Möglichkeit, uns mit dieser Materie vertieft auseinanderzusetzen, ein Konzept zu erstellen und so ein gutes Grundgerüst für die Organisation weiterer Sportfeste zu erstellen.

2. Einleitung

Als Erstes möchten wir die Wörter Sportfest, Organisation und Planung, auf denen unsere Arbeit aufgebaut ist, genauer erläutern.

2.1 Was bedeutet Sportfest?

Ein Sportfest ist eine festliche Veranstaltung einer Schule, eines Vereins oder dgl. mit sportlichen Wettkämpfen und Darbietungen.

(vgl. Duden Sportfest)

2.2 Was ist Organisation?

Organisation (vom Griechischen Organon = Werkzeug) lässt sich am treffendsten mit „Bewerkstelligung“ übersetzen und bedeutet soviel wie Planung und Durchführung eines Vorhabens.

(vgl. Wikipedia Organisation)

2.3 Was ist Planung?

Planung ist ein systematischer Prozess zur Festlegung von Zielen und künftigen Handlungen.

Planung ist als menschliche Fähigkeit die gedankliche Vorwegnahme von Handlungsschritten, die zur Erreichung eines Zieles notwendig scheinen. Dabei entsteht ein Plan, gemeinhin als eine zeitlich geordnete Menge von Daten.

(vgl. Wikipedia Planung)

Planung ist die gedankliche Vorwegnahme der betrieblichen Ziele und der Prozesse, die zur Errichtung dieser Ziele erforderlich sind. Planmäßiges Vorgehen gehört zu den Kriterien von Rationalität und Intelligenz.

3. Ein Jahr vor der Veranstaltung

Je nach Größe der Veranstaltung sollte frühzeitig ein Konzept erstellt und ein Thema gewählt werden.

3.1 Zielplanung

Die ersten Überlegungen wenn man ein Kindersportfest organisieren möchte sollten sein:

- Was ist das Ziel Ihres Sportfestes? Was möchte man erreichen?
- Möchte man neue Kunden für Ihren Sportverein werben.
- Ist es als Abschlussfest gedacht?
- Organisiert man das Fest für einen Verein, eine Schule, einen größeren Konzern z.B. für eine Versicherung?
- Welche Zielgruppen soll angesprochen werden?

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1

Das Alter der Kinder ist ein wesentlicher Punkt für die weitere Organisation des Kindersportfestes. Weitere Punkte sind die voraussichtliche Anzahl und die körperlichen Voraussetzungen der Kinder, falls bekannt.

- Welche Organisationsform eignet sich am besten dafür?

Die Form muss gut überlegt sein, denn darauf baut sich die gesamte weitere Organisation & Planung auf.

- Wo & wann soll das Fest stattfinden?

Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen, die für Ihre Zielgruppen interessant sein könnten, sollte vermieden werden.

- Welches Thema soll das Fest haben und wie groß soll es sein?

Die Größe hängt wesentlich davon ab, wie viel Geld und Platz zur Verfügung steht.

3.2 Erste Schritte

Zuerst sollte man ein Mitarbeiterteam zusammenstellen. Falls möglich nimmt man dafür Spezialisten aus dem Verein oder dem Umfeld der Veranstaltung.

Es muss auch ein Hauptverantwortlichen für jeden Bereich ernannt werden und dies sollte schriftlich festgehalten werden.

3.3 Rahmenprogramm

Entwickelung des Programms, zum Beispiel mit einem Hauptakt, einzelnen Showeinlagen, Musik und Tanz oder prominenten Sportlern (Autogrammstunde).

Außergewöhnliche Programmpunkte ziehen Gäste an und gehören unbedingt auf Ihre Einladungen & Werbemittel.

Wenn man externe Dienstleister beauftragen will, zum Beispiel Akrobaten, Sportler oder einen DJ sollten zuerst mögliche Kosten überprüft werden und ob diese in den Budgetplan passen. Man vergleicht mehrere Angebote und den jeweiligen Leistungsumfang und schließt einen schriftlichen Vertrag ab.

3.4 Räumlichkeiten

Es sollten geeignete Sportstätten ausgewählt werden, die für die geplante Größe des Sportfestes ausreichend ist und es sollte zusätzlich einen Infrastrukturplan erstellt werden.

Wenn man das Sportfest im Freien plant, überlegt man einen Notfallplan für schlechtes Wetter in dem man zum Beispiel auch Hallen reservieren.

Eine rechtzeitige Prüfung, ob die von Ihnen benötigte Ausstattung vorhanden ist oder die Beschaffung jener, sollte durchgeführt werden.

3.5 Essen und Trinken

In dieser Phase sollte auch entschieden werden welche Art von Verpflegung man anbieten möchte oder eine Firma mit dem Catering beauftragt werden. Zusätzlich muss noch entschieden werden ob mit Selbstbedienung oder mit Bedienung angeboten wird.

Zusätzlich erstellt man einen Speise- & Getränkeliste eventuell auch mit Kaffee & Mehlspeisen. Teilen Sie einen Verantwortlichen dafür ein, der dafür zuständig ist, dass alle Lebensmittel zur Verfügung stehen und sich erkundigt ob Eltern der Kinder gerne Kuchen, Aufstriche usw. mitbringen möchten.

Wenn nötig sollten Kühlmöglichkeiten, Warmhaltevorrichtungen, Kaffeemaschinen etc. organisiert werden und der verwendete Stromkreis überprüft werden, ob er für den Anschluss solcher Geräte geeignet ist.

3.6 Finanzierung

Falls externe Geldgeber benötigt werden, sollten Sponsoren und Förderer frühzeitig kontaktiert werden, um deren Wünsche zu berücksichtigen.

Es sollte ein detaillierter Budgetplan mit voraussichtlichen Kosten und Einnahmen erstellt werden und regelmäßig geprüft werden, ob man sich noch im Budgetplan befindet.

Eintritt: Der Eintritt hängt von den Kosten der ausgewählten Acts und vom Aufwand ab.

Es ist jedenfalls für Wechselgeld für den Kantinenbetrieb bzw. die Eintrittskassa zu sorgen.

3 .7 Werbung & Sponsoring

Die Erstellung einer Präsentationsmappe, um sich für mögliche Sponsoren interessant zu machen, sollte frühzeitig erfolgen.

Darin sollte enthalten sein:

- Eventuelle Vereinsphilosophie und -geschichte,
- Struktur
- Ziele und Zukunftsperspektiven
- Beschreibung des Festes & Sponsormöglichkeiten

Der Sponsor wird durch den Druck seines Logos auf Plakate, Transparente, Flyer, Zeitungsinserate, Homepage oder durch den Firmennamen im Veranstaltungsnamen präsentiert. Hier ist zu beachten, dass die Größe des Inserates dem gesponserten Geldbetrag oder Sachwert der jeweiligen Firma gerecht wird.

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