Ziel- und Zeitmanagement. Erfolgsfaktoren und deren Bedeutung

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung

2 Definition Zeitmanagement

3 Elementare Methoden des Ziel- und Zeitmanagements
3.1 Die Zielsetzung
3.2 Die Zeitplanung
3.2.1 Rationelles Arbeiten nach Descartes
3.2.2 Die ALPEN-Methode -5­3.3 Priorisierung
3.3.1 Das Pareto - Prinzip
3.3.2 Die ABC - Analyse
3.3.3 Die Eisenhower - Methode
3.4 Handlung und Kontrolle

4. Fazit

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Das Pareto - Prinzip

Abbildung 2: Das Eisenhower - Prinzip

1 Einleitung

״Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen."^[1], sagte Lucius Annaeus Seneca (4 V. Chr. - 65 n. Chr.) In der heutigen Gesellschaft wird erwartet, immer mehr Arbeit in immer weniger Zeit zu leisten.

Ein vernünftiges Zeitmanagement kann dafür sorgen, dass wir unsere Zeit effektiv nutzen können, obwohl es im Grunde nicht die Zeit ist, die wir managen, sondern die Aufgaben, die wir innerhalb unserer begrenzten Zeit organisieren.

Um seinen Arbeitsalltag sowohl lukrativ, als auch möglichst stressfrei zu bewältigen, helfen die in diesem Assignment vorgestellten Methoden und die daraus resultierenden Erfolgsfaktoren.

Im Vordergrund steht zunächst die Frage, was Zeitmanagement ist. Anschließend werden Methoden zur Organisation vorgestellt, ihre Funktionsweise näher erläutert und auf die Erfolgsfaktoren eingegangen.

Abschließend werden die wesentlichen Erkenntnisse zusammengefasst und kritisch hinterfragt.

2 Definition Zeitmanagement

Das Zeitmanagement im Berufsalltag umfasst die Vorgehensweisen zur Aufgabenbearbeitung innerhalb der zur Verfügung stehenden Zeit. Diese Vorgehensweisen beinhalten die Zieldefinierung, die methodische Planung, die Priorisierung und das Erkennen und Eliminieren von Zeitfressern.^[2] Im folgenden Kapitel werden diese einzelnen Methoden erläutert.

3 Elementare Methoden des Ziel- und Zeltmanagements

Es gibt verschiedene Methoden, welche dem Menschen helfen, seine gesetzten Ziele In einer bestimmten Zelt zu erreichen. Werden diese Methoden In den alltäglichen Arbeitsprozess Integriert, können Sie zu einem gewinnbringenden und stressfreien Ergebnis führen.

3.1 Die Zielsetzung

Im ersten Schritt des Zeltmanagements geht es um die Deflnlerung der eigenen Ziele. Die Zielsetzung Ist deshalb so wichtig, well anderenfalls keine Erfolge elntreten können. Ohne Erfolgserlebnisse sinkt die Motivation und somit kommt es zur Antriebslosigkeit.

Ohne Ziele hilft selbst die beste Zeltplanung und Arbeitsmethodik nicht weiter. Daher muss der Endzustand des eigenen Handels Im Vorhinein festgelegt werden. Je genauer die Ziele definiert sind, desto besser können diese auch kontrolliert und umgesetzt werden.^[3]

Eine bekannte Formel zur Zielfindung Ist die SMART-Methode.^[4]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

״Ein nach der SMART-Methode formuliertes Ziel Ist dann eindeutig, wenn es alle fünf Kriterien erfüllt."^[5] Da jedoch vor allem die Kriterien attraktiv und realistisch gegeneinander abgewogen werden müssen, kann es Vorkommen, dass ein Ziel zwar attraktiver wird, wenn die Erwartungen zunehmen, aber die Erreichbarkeit unrealistisch wird.^[6]

3.2 Die Zeitplanung

3.2.1 Rationelles Arbeiten nach Descartes

Eine bis heute häufig angewandte Arbeitsmethode wurde im Jahr 1673 vom Universalwissenschaftler René Descartes (1596-1650) formuliert. Bei der sogenannten ״Salami- Taktik" werde alle großen Vorhaben oder Ziele in kleinere Aktivitäten beziehungsweise ״Scheibchen" aufgespaltet und nacheinander in folgender Reihenfolge abgearbeitet:^[7]

1. Schriftliche Formulierung des Zieles / Vorhabens
2. Zerlegung der Gesamtaufgabe in einzelne Teile
3. Ordnen der der Teilaufgaben nach Terminen und Priorität
4. Erledigen aller Aufgaben und die Kontrolle des Ergebnisses^[8]

Durch das Anwenden dieser Methode dient jede (Zwischen-) Zielerreichung als Erfolg und somit der Steigerung der Motivation, um die weiteren Aufgaben zu meistern.

Jedoch ist es wichtig, sich nicht zu viel vorzunehmen und sich nicht zu überfordern, um neben den langfristigen Zielen, nicht die kurzfristigen Wünsche zu übersehen.^[9]

3.2.2 Die ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode geht zurück auf den deutschen Wirtschaftsautor und Ökonom Lothar J. Seiwert. Hierbei geht es nicht um das gleichnamige Gebirge, es handelt es sich um ein leicht zu merkendes Akronym. Dabei steht jeder Buchstabe für eine durchzuführende Maßnahme:¹⁰

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Wichtiger Bestandteil der ALPEN-Methode ist die Erstellung einer To-Do-Liste im ersten Schritt: Sie enthält einen ersten groben Überblick über alles, was am Tag ansteht. Im zweiten Schritt wird geplant, wie viel Zeit die Aufgaben beanspruchen. Diese Einschätzungen sollten realistisch sein, um sich nicht zu demotivieren. Im Schritt drei werden Pufferzeiten eingeplant, um Unterbrechungen und Ablenkungen mit einzubeziehen. Die Pufferzeiten können nach verschiedenen Regeln geplant werden. Beispielweise besagt die 60/40 Regel, ״dass man 60 Prozent des Tages fest für Aufgaben verplanen und die restlichen 40 Prozent für Eventualitäten reservieren sollte."^[11] Im vierten Schritt geht es darum, die anstehenden Aufgaben kritisch zu hinterfragen. Hierzu kann unter anderem die Methode nach Eisenhower angewandt werden, (siehe Punkt 3.3.3). Im letzten Schritt kontrolliert und analysiert man alle einzelnen Punkte, welche anfangs aufgelistet wurden, hingehend auf die Qualität und die Zeit. Wenn Aufgaben nicht erledigt werden konnten, werden sie erneut eingeplant.^[12]

Es gibt allerdings auch kritische Aspekte der ALPEN - Methode, da man meist keinen vollständigen Überblick über den Folgetag haben kann. Meist ergeben sich die besonders dringenden Aufgaben erst am Tag, an dem sie erledigt werden müssen. Somit obliegt die Einordnung nicht mehr bei einem selbst, sondern ist durch den Vorgesetzten, den Kunden oder durch andere Termine bestimmt. Die erstelle To - Do - Liste kann infolgedessen unrelevant werden.^[13]

[...]

^[1] Heidenberger, B., O.J. https://www.zeitblueten.com/news/zitate-zeit/

^[2] Vgl. Prof. Dr. Knoblauch, J., 2015, s. 4

^[3] Vgl. Knoblauch, J., 2015, s. 12 f.

^[4] Vgl. Windolph, A., O.J. https://proiekte-leicht-gemacht.de/blog/pm-methoden-erklaert/smarte-ziele- formulieren/

^[5] Warketin, N. 2017 https://karrierebibel.de/smart-methode/

^[6] Vgl. Warketin, N., 2017 https://karrierebibel.de/smart-methode/

^[7] Vgl. Seiwert, L, 2018 s. 31

^[8] Vgl. Seiwert, L, 2018 s. 31

^[9] Vgl. Seiwert, L, 2018 s. 32

^[10] Seiwert, L. ,2018 S.41

^[11] Kisner, A., o.J. https://www.seo-trainee.de/effektives-zeitmanagement/

^[12] Vgl. Studitemps GmbH, o.J. https://www.iobmensa.de/ratgeber/karriere/zeitmanagement/alpen-methode

^[13] Vgl. Studitemps GmbH, o.J. https://www.iobmensa.de/ratgeber/karriere/zeitmanagement/alpen-methode