Projektmanagementsoftware. Ein Marktüberblick

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

1. Einleitung
1.1 Allgemeines und Motivation
1.2 Aufbau der Arbeit

2. Begriffsdefinitionen
2.1 Projekt
2.2 IT-Projekt
2.3 Management
2.4 Projektmanagement
2.5 Projektmanagementsoftware

3. Projektmanagementsoftware
3.1 Arten der Projektmanagementsoftware
3.1.1 Single Project Management Software
3.1.2 Multi Project Management Software
3.1.3 Enterprise Project Management Software
3.1.4 Nicht spezifische Projektmanagementsoftware
3.2 Anforderungen an eine Projektmanagementsoftware
3.2.1 Gruppierung von Managementaufgaben
3.2.2 Aufgabengebiete innerhalb der Gruppen
3.3 Projektmanagement – Tools
3.4 Auswahl der passenden Projektmanagementsoftware
3.5 Bestehende Projektmanagementsoftware
3.5.1 Microsoft Project – Single Project Management Software
3.5.2 PLANTA Project – Multi Project Management Software
3.5.3 InLoox – Enterprise Project Management Software

4. Fazit

Literatur- / Quellenverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1 - verschiedene Kategorien von Projektmanagementsoftware

Abbildung 2 – M-Modell nach Ahlemann

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1 - Auswahlhilfe

1. Einleitung

1.1 Allgemeines und Motivation

Ein neue Idee wird kreiert, etwas Neues soll entstehen, es wird, wie man es fachbezogen nennt, ein Projekt erstellt. Schaut man in die Geschichte zurück, so ist erkennbar, dass schon die alten Ägypter mit dem Bau der Pyramiden Projekte verfolgt haben. Wird heute ein Haus gebaut, ist das Zusammenwirken der Handwerker auf der Baustelle und die Ausarbeitung der Pläne auch ein Projekt. Und wenn sich Geschäftsleute zusammensetzen, um die bestehenden Strukturen eines Unternehmens auf den Prüfstand zu stellen und etwaige Probleme ausfindig machen wollen, ist dieses genauso ein Projekt.

Dadurch, dass heutzutage Personen aus verschiedenen Kulturen häufiger zusammenarbeiten, oder der Zeit- und Kostendruck im internationalen Wettbewerb gewachsen ist, ist die Komplexität der Projekte höher geworden. Die Ansprüche und Anforderungen an solche sind stark gestiegen, ohne die entsprechende Projektmanagementsoftware ist es meist nicht mehr möglich, ein Projekt erfolgreich durchzuführen. Doch wieweit wird eine entsprechende Hilfestellung durch eine Projektmanagementsoftware gegeben, wäre man heutzutage überhaupt noch in der Lage, Projekte ohne den Einsatz einer solchen Software durchzuführen?

1.2 Aufbau der Arbeit

Auf den folgenden Seiten soll auf die Definitionen verschiedener Begriffe, die mit "Projekt" und "Projektmanagementsoftware" zusammenhängen, eingegangen werden. Desweiteren werden die Arten und Anforderungen an eine solche Software sowie deren Einsatzgebiete beschrieben. Zudem wird ein Überblick über bereits bestehende und auf dem Markt verfügbaren Software-Angebote gegeben. Da sich diese wissenschaftliche Ausarbeitung auf das Thema "Projektmanagement-Software" bezieht, wird ein Grundwissen im Thema Projektmanagement vorausgesetzt. Diese wissenschaftliche Arbeit ist unterteilt in Einleitung, Hauptteil und Schluss.

2. Begriffsdefinitionen

In diesem Abschnitt sollen grundlegende Begriffe definiert werden, um einen Ansatz und Überblick für die folgenden Kapitel zu erhalten.

2.1 Projekt

"Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist“. (Fiedler, 2010, Seite 5)

Der Begriff Projekt ist im heutigen Alltagsleben sehr weit gefasst. Ob jetzt eine Musikgruppe ein neues Album aufnimmt, oder aber der Verkehrsminister eine neue Autobahn bauen lassen will, der Begriff "Projekt" ist immer mit dabei. So können alle Menschen mit diesem Begriff etwas anfangen, er verschafft Sicherheit im Gespräch. Da aber jeder den Begriff gebrauchen kann, kann man sich nicht mehr sicher sein, dass wenn beide das Gleiche sagen, sie auch das Gleiche meinen. Dennoch können daraus einige Eigenschaften abgeleitet werden, die für jedes Projekt eindeutige Merkmale sein können.¹

- klare Aufgabendefinition
- abgrenzbar von den operativen Aufgaben eines Unternehmens
- eindeutiger Start- und Endtermin
- Innovativ, die Aufgabe wurde in dieser Form noch nicht durchgeführt
- konkurrierend um Ressourcen
- hohes Risiko

Zudem bildet das Projekt innerhalb eines Unternehmens eine eigene Organisationsform, um einen geordneten Ablauf und direkte Zuweisungen von Aufgaben innerhalb des Projekts zu ermöglichen.²

2.2 IT-Projekt

IT -Projekte haben die gleichen Eigenschaften wie normale Projekte, sind jedoch darauf ausgelegt, sich mit der Entwicklung und Gestaltung von Informations- & Kommunikationssystemen (IKT) zu befassen³.

2.3 Management

Ein weiterer Begriff, der überall verstanden wird, ist der Begriff Management. Der dahinterstehende Prozess besteht im Wesentlichen aus mehreren Phasen, welche sind:

- Planung
- Organisation
- Durchführung
- Kontrolle⁴

Diese Phasen sind die "Werkzeuge" der Menschen, um die gewünschten Ziele zu beschreiben und auch zu erreichen.

2.4 Projektmanagement

Die Konzepte, die zur Organisation und Leitung von Projekten, und damit bei der Neu- und Umstrukturierung von Systemen verwendet werden, werden unter dem Begriff Projektmanagement zusammengefasst. Durch das Projektmanagement soll sichergestellt werden, dass vorher vereinbarte Ziele im Rahmen diverser Randbedingungen in technischer, zeitlicher und finanzieller Hinsicht erreicht werden.⁵

2.5 Projektmanagementsoftware

Die Software soll die durchzuführenden Phasen bei einem Projekt unterstützen. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, ist es notwendig, dass die Projektmitglieder den gleichen Zugriff auf gleiche Daten und Informationen haben.⁶ Darauf soll im folgenden Kapitel eingegangen werden.

3. Projektmanagementsoftware

In diesem Kapitel wird auf die verschiedenen Arten der Software eingegangen⁷. Desweiteren sollen die Anforderungen und Ansprüche an eine solche Software bestimmt werden. Zudem werden bestehende und sich bereits im Einsatz befindliche Systeme beleuchtet.

Auf der einen Seite sollte klar sein, dass auch das teuerste Tool nicht die Kompetenz, egal ob bei Planung oder Durchführung, des Projektmanagers ersetzt und dass Anwendungskenntnisse in der Bedienung eines Programms nicht mit Projektmanagementwissen verwechselt werden dürfen.

Andererseits besteht Projektmanagement aber zu einem großen Teil aus immer mehr wiederkehrenden Aufgaben und standardisierten Prozessen, für die der Einsatz von solcher Software einen hohen Nutzen darstellt.

3.1 Arten der Projektmanagementsoftware

Verschiedene Arten⁸ von Projektmanagementsoftware können wie folgt in Kategorien sortiert werden:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1 – verschiedene Kategorien von Projektmanagementsoftware

3.1.1 Single Project Management Software

Diese Art von Software wird nur für jeweils ein einzelnes Projekt eingesetzt, bei dem das Projektteam hauptsächlich den Fokus auf die erfolgreiche Bearbeitung und Beendigung des Projekts legt. Hierbei handelt sich meistens um Planungssoftware, mit welchem für die Projektbearbeitung ein Plan erstellt wird und auch weiterverfolgt werden kann, z. B: Microsoft Project oder Open Workbench.

3.1.2 Multi Project Management Software

Bei dieser Art von Software kann nach folgenden Kriterien unterteilt werden, je nachdem, welche Software gerade die sinnvollste für das anstehende Projekt ist:

- planungs-orientiert
- prozess-orientiert
- ressourcen-orientiert
- service-orientiert

Hervorzuheben ist dabei, dass einzelne Projekte bezüglich der konkurrierenden Eigenschaften gegeneinander priorisiert werden, z. B.

- bei Ressourcen
- Kosten
- Zeit
- etc.

Diese Art Software, eine Planungssoftware zur Steuerung und Verwaltung, ist besonders dafür geeignet, wenn mehrere Projekte oder aber auch mehrere Teilprojekte eines Großprojekts zu betreuen sind. Ein Beispiel für eine solche Software stellt Planta Project dar.

3.1.3 Enterprise Project Management Software

Diese Art von Software ist für den unternehmensweiten Einsatz geeignet. Mittels dieser Software werden so anstehende oder bestehende Projekte in die unternehmensweite Planung integriert. z. B. InLoox.

Dadurch, dass diese Art Software aber in andere, z. B. ERP – Software, welche zum operativen Geschäft beiträgt, integriert wird, um dort zu unterstützen, trägt sie kaum etwas zum eigentlichen Projektmanagement bei.

3.1.4 Nicht spezifische Projektmanagementsoftware

Neben der Software, welche explizit zur Projektmanagementsoftware gehört, existieren auch noch zahlreiche Programme, die eigentlich nicht projektmanagement-spezifisch sind, die aber zweckspezifisch genutzt werden können.

Dazu zählen u. a. :

- Office-Anwendungen (z. B. Open Office, Libre Office, MS Office)
- Datenbanksysteme (z. B. MS Access, ORACLE)
- Kreativitätstools und -techniken(z. B. Mind Mapping, Brainstorming)

3.2 Anforderungen an eine Projektmanagementsoftware

Auf dem Markt für Projektmanagementsoftware findet man sehr viele, teilweise sehr unterschiedliche Produkte. Manche Produkte decken eine Vielzahl von relevanten Funktionen ab, andere konzentrieren sich nur auf einen kleineren Teilbereich. So ist die Frage gegeben, welche Anforderungen an die Software gestellt werden.

[...]

¹ vgl. (Wieczorrek & Mertens, 2008, S. 8)

² vgl. (Wieczorrek & Mertens, 2008, S. 62)

³ vgl. (Wieczorrek & Mertens, 2008, S. 10)

⁴ (Litke, 2007, S. 20)

⁵ (Litke, 2007, S. 25)

⁶ http://projektmanagement-definitionen.de

⁷ www.bwl24.net

⁸ www.bwl24.net