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Unterweisung sachlich vollständige Rechnungskontrolle nach den gesetzlichen Vorschriften

Unterweisung / Unterweisungsentwurf 2018 7 Seiten

AdA Kaufmännische Berufe / Verwaltung

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

1. Ausgangssituation
1.1. Beschreibung der Ausgangssituation
1.2. Beschreibung und Analyse der Aufgaben- / Problemstellung
1.3. Zielformulierung
1.3.1. Richtlernziel
1.3.2. Groblernziel
1.3.3. Feinlernziel
1.3.4. Operationalisiertes Feinlernziel
1.4. Lernzielbereiche
1.4.1. Psychomotorischer Bereich
1.4.2. Kognitiver Bereich
1.4.3. Affektiver Bereich
1.4.4. Lernzielkontrolle
1.5 Erwartungen an den Auszubildenden und Zielperson
1.6. Ort der Unterweisung
1.7. Zeitlicher Rahmen der Unterweisung
1.6 Einordnung in den Ausbildungsrahmenplan

2. Methodenwahl und Begründung

3. Arbeitsmaterialien

4. Ablauf der Unterweisung
4.1. Vorbereitung und Einleitung
4.1.1. Kontakt herstellen und begrüßen
4.1.2. Lernziel nennen
4.1.3. Ängste abbauen
4.2. Durchführung des Lehrgespräches
4.3. Lernerfolgskontrolle
4.4. Abschluss

1. Ausgangssituation

1.1. Beschreibung der Ausgangssituation

1.2. Beschreibung und Analyse der Aufgaben- / Problemstellung

In das Berufsfeld eines/-r Auszubildenden zum/ -r Kaufmann/ -frau für Büromanagement gehört das Prüfen von Rechnungen als wichtiger Bestandteil des erlernten Inhalts der Zeit in der Buchhaltung. In unserem Un­ternehmen haben wir mit den unterschiedlichsten Rechnungen zu tun. In der Buchhaltung werden wöchent- lieh bis zu 100 Rechnungen bearbeitet. Für ein Unternehmen ist es enorm wichtig, dass durch die korrekte Prüfung und Weiterverarbeitung die Zahlungsflüsse immer gewährleistet ist. Der Prozess für die Rechnungs­Prüfung ist den Mitarbeitern der Buchhaltung bekannt. Wir arbeiten hierauch nach dem Vier-Augen-Prinzip, da wichtige Aufgaben - wie die Rechnungsprüfung - nicht von einer einzelnen Person durchgeführt werden sollen oder dürfen. Diese Prüfungen sollen in Zukunft nach Anweisung auch von unserem/ -r Auszubildenden durchgeführt werden können. Um ein Gefühl für die einzelnen Arbeitsschritte zu bekommen, ist eine Unter­Weisung unerlässlich. Hierbei wird auch ein wichtiges Augenmerk auf den Datenschutz und die richtige Wei- terverarbeitung der Rechnungen gelegt.

1.3. Zielformulierung:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Lernzielbereich

In der Unterweisung werden folgende Lernzielbereiche (psychomotorisch, kognitiv und affektiv) angesprochen. Demnach entspricht die Unterweisung dem ganzheitlichen Lernen.

1.3.1. Psychomotorischer Bereich

Der/ Die Auszubildende soll nach dieser Unterweisung die Rechnungsprüfung durchführen können. Er/ Sie soll nach dem Prüfen der Rechnung diese mit seinem/ ihrem Kürzel abzeichnen bzw. ggf. einen kleinen Vermerk schreiben, wieso die Rechnung fehlerhaft ist.

Dieser Lernbereich wird kurz angeschnitten und eher nur nebensächlich. Die anderen beiden Lembe- reiche (kognitiv und affektiv) sind in dieser Unterweisung stärker vertreten.

1.3.2. Kognitiver Bereich

Der/ Die Auszubildende soll verstehen, warum besondere Vorsicht beim Umgang mit Rechnungen nö­tig ist. Er/ Sie lernt, welche besonderen Verhaltensregeln und gesetzliche Vorschriften bei der Rech­nungsprüfung beachtet werden müssen. Insbesondere wird er/ sie wissen, welche Informationen auf Rechnungen für die weitere Bearbeitung wichtig sind und ohne welche Informationen Rechnungen ggf. nicht gültig sind oder die Buchhaltung bei der weiteren Bearbeitung auf Probleme Stoßen wird.

1.3.3. Affektiver Bereich

Der/ Die Auszubildenden lernt während der Unterweisung wie wichtig das genaue Prüfen der Rech­nungen ist. Er/ Sie soll sensibilisiert werden, auch vermeintlich leichte Routinearbeiten sorgfältig zu erledigen. Die Einstellung bezüglich der Sorgfältigkeit wird hierdurch bestärkt und das Verantwor­tungsbewusstsein weiter ausgebaut.

1.3.4. Lernzielkontrolle

Das Lernziel ist erreicht, wenn der Auszubildende in der Lage ist, selbständig und richtig die eingehen­den Rechnungen zu prüfen und dabei alle wichtigen Inhalte erkennt und bemerkt, wenn notwendige Informationen fehlen.

1.5. Erwartungen an den Auszubildenden und Zielperson

Der/ Die Auszubildende hat bereits einen generellen Überblick über die buchhalterischen Aufgaben an unserem Standort erhalten. Bisher erfolgten allgemeine Gespräche zur Einführung. Eine Unterweisung zu diesem Thema erfolgte noch nicht. Der/ Die Auszubildende ist mit einigen allgemeinen Begriffen vertraut. Weiterhin ist der/ die Auszubildende darüber informiert, dass die Unterweisung auch Grund­lagen zur ordnungsgemäßen Buchführung beinhaltet. Es besteht die Erwartung, dass der/ die Auszubil­dende der Unterweisung konzentriert und interessiert folgt.

Das Konzept richtet sich an eine/־n Auszubildende/־n als Kaufmann/ -frau für Büromanagement im 23. Ausbildungsmonat, d.h. im zweiten Lehrjahr.

1.6. Ort der Unterweisung

Die Unterweisung findet im Büro des Ausbilders statt. Es ist ein leerer Schreibtisch vorhanden, welcher genügend Platz bietet um die nötigen Arbeitsmaterialen übersichtlich ausbreiten zu können. Das Büro wird vor der Unterweisung ausreichend vorbereitet und die Unterweisung wird nicht gestört.

1.7. Zeitlicher Rahmen der Unterweisung

Die Unterweisung findet vormittags statt, da die Konzentrationsfähigkeit höher ist. Die Dauer beträgt ca. 15 Minuten.

1.8. Einordnung in den Ausbildungsrahmenplan

Betroffen von der Unterweisung ist die kaufmännische Steuerung (§4 Abs. 2 Nr. 25)

2. Methodenwahl und Begründung

Da die sachliche Rechnungskontrolle ein eher theoretisches Thema ist, wurde die Methode der Durchführung eines Lehrgespräches gewählt. Bei dieser Methode erarbeitet der/ die Auszubildende die Lösungen und wichtigen Punkte selbstständig und hat somit einen höheren Lernef­fekt. Der Ausbilder leitet das Lehrgespräch mit geschickt gestellten Fragen. Das Lehrgespräch motiviert den/ die Auszubildende/-n, da er/ sie die Inhalte zukünftig auch allein und eigenständig Umsetzen darf. Des Weiteren erhält der Ausbilder durch die Antworten des/ der Auszubildenden auch gleich eine Rückmeldung, ob der/ die Auszubildende die Inhalte verstanden hat oder nicht.

3. Arbeitsmaterialien

Für die Durchführung der Lehrunterweisung werden folgende Arbeitsmaterialien benötigt:

- Flipchart
- 3 Muster-Rechnungen
- Karteikarten
- Stifte
- Checkliste

4. Ablauf der Unterweisung

4.1. Vorbereitung und Einleitung

Die Unterweisung muss gut vorbereitet und strukturiert sein. Störungen müssen während der Unter­Weisung weitgehend vermieden werden. Alle erforderlichen Materialen und Hilfsmittel liegen am Ar­beitsplatz.

4.1.1. Kontakt herstellen und begrüßen

Ich begrüße den/ die Auszubildende freundlich und erkundige mich nach seinem/ ihrem Befinden und seinen/ ihren Aktivitäten am vergangenen Wochenende. Ich eröffne also zur Lockerung der Atmo­Sphäre einen kurzen Smalltalk. Dieser dient zur Entspannung der Atmosphäre und soll dem/ der Auszu­bildenden die Hemmungen nehmen.

4.1.2. Lernziel nennen

Anschließend erkläre ich dem/ der Auszubildenden das Lernziel um dem/ der Auszubildenden klar zu machen, was er/ sie aus der heutigen Unterweisung mitnehmen soll und was er/ sie im Unternehmen mit dem gelernten Wissen anfangen kann. Somit kann er/ sie am Ende selbst überprüfen, ob das Ziel erreicht wurde.

4.1.3. Ängste abbauen

Ich nehme ihm evtl, vorhandene Ängste in dem ich erkläre, dass jede Tätigkeit einer Übung bedarf und er ja zum Lernen bei uns ist. Weiterhin biete ich an, dass ich bei Rückfragen und Unklarheiten gerne jederzeit zur Verfügung stehe.

4.2. Durchführung des Lehrgespräches

Ich erarbeite gemeinsam mit dem/ der Auszubildende/ -n den Sinn der sachlichen Rechnungskontrolle von Eingangsrechnungen nach den gesetzlichen Vorschriften und die Folgen, wenn eine Rechnung nicht korrekt ausgestellt sein sollte. Durch geschickt gestellte Fragen soll der/ die Auszubildende alle zu prüfenden Daten einer Eingangsrechnung erarbeiten. Hat er/ sie einen richtigen Punkt genannt, so darf er/ sie diesen auf eine Karteikarte schreiben, welche an das Flipchart angebracht sind. Zusätzlich nenne ich dem/ der Auszubildenden noch einige interessante Hintergrundinformationen zu den von ihm/ ihr genannte Daten. Wurden alle wichtigen Punkte genannt und alle Karteikarten mit den richti­gen Begriffen beschriftet, darf der/ die Auszubildende das gelernte noch einmal in eigenen Worten zu­sammenfassen. Er/ Sie kann natürlich jederzeit Rückfragen stellen, falls er etwas nicht verstanden hat und ich helfe ihm/ ihr auf die Sprünge, wenn ihm/ ihr die Bedeutung eines Begriffs nicht mehr einfällt.

Anschließend setzen wir uns gemeinsam an einen Tisch und ich überreiche dem/ der Auszubildenden eine Checkliste auf der alle vorher genannten Informationen zusammengefasst notiert sind.

Ich überreiche ihm/ ihr außerdem eine Musterrechnung bei der er/sie selbstständig mit Hilfe der Checkliste Punkt für Punkt überprüfen soll. Währenddessen stelle ich ihm/ ihr geschickte Fragen um zu sehen, ob er/ sie auch versteht was gerade getan wird. Nach der Rechnungskontrolle halte ich den/ die Auszubildende/ ■n erneut dazu an, Fragen zu stellen, falls noch etwas unklar ist. Falls er/ sie Fragen hat, beantworte ich diese natürlich. Bestehen daraufhin keine weiteren Fragen gehen wir zur Lerner­folgskontrolle über.

4.3. Lernerfolgskontrolle

Dem/ Der Auszubildenden wird eine weitere Musterrechnung ausgehändigt. Diese Rechnung soll er/ sie nun selbstständig wie zuvor erlernt auf die sachliche Richtigkeit nach den gesetzlichen Vorschriften prüfen. Ich halte mich hierbei etwas im Hintergrund und kontrolliere nur unauffällig, ob der/ die Aus­zubildende alles richtig macht.

4.4. Abschluss

Ich lobe den/ die Auszubildenden für die guten Leistungen und die gute Mitarbeit. Ich wiederhole nochmals das Lernziel und gebe dem/ der Auszubildenden den Hinweis diese Unterweisung in sein Be­richtsheft zu schreiben. Wir verabschieden uns.

[...]

Details

Seiten
7
Jahr
2018
ISBN (eBook)
9783668737006
Dateigröße
1.8 MB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v430227
Institution / Hochschule
IHK für München und Oberbayern – IHK Akademie
Note
1
Schlagworte
Rechnungskontrolle gesetzliche Vorschriften

Autor

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