Certificación en ISO9001:2015 de Especialidades Mecanicas. Actualización de software para control estadístico de la calidad

Resumen — El siguiente reporte se hablará acerca del proyecto que se realizó en la empresa ESPECIALIDADES MECÁNICAS en el periodo Enero-abril del 2018 el cual fue llamado “Seguimiento para certificación de ESPECIALIDADES MECANICAS en ISO9001:2015” el cual se realizó para darle seguimiento al proceso de certificación de la empresa y apoyo en diferentes actividades para lograr las metas establecidas. Para ello se realizaron diferentes capacitaciones, auditorías internas, revisión y actualización de documentos.

Con la aplicación del proyecto se logró obtener 8 inconformidades menores. La cual al ser corregidas y enviadas en un periodo no mayor a 60 días después de la auditoria externa se habrá obtenido la certificación de calidad.

Palabras Clave: Normas ISO, Auditoria, procedimiento, capacitación.

I. INTRODUCCIÓN

Especialidades Mecánicas es una empresa que se dedica a la fabricación de piezas metalmecánicas, la cual se encuentra en operación desde 1991, poco a poco se ha ido posicionando en el mercado, Las piezas que fabrica son especiales dependiendo el pedido, característica y modo de maquinar, de ahí el nombre de la empresa.

Algunos de los clientes con los que cuenta la empresa es Tachi´s, OBARA, INTRADEMEX, NISSAN, K&S entre otros.

El área en el que fue empleado el proyecto es en el sistema de gestión de calidad que entró en funcionamiento el día 1 de septiembre del 2017, para buscar la certificación en ISO 9001:2015. Iniciando el proceso para la primera etapa el cual es realizar un diagnóstico para conocer cuál es el grado de cumplimiento que tiene la organización con los requisitos de la norma ISO 9001:2015, a partir del mismo trazar un plan de trabajo, donde se detallan las actividades, con sus plazos y responsables, que se llevaron a cabo a lo largo del proyecto.

El objetivo del proyecto fue rediseñar e implementar las metodologías y registros que cuenta Especialidades Mecánicas con el objeto de buscar la certificación en ISO 9001:2015. Para generar una forma de mejorar continuamente los procesos internos, obteniendo así un mayor rendimiento y, por lo tanto, una satisfacción mayor de los clientes.

Los resultados fueron satisfactorios, la empresa logró pasar la segunda etapa de certificación con ocho inconformidades menores los cuales al ser corregidos y enviados en un plazo establecido de tiempo lograría que Especialidades Mecánicas obtuviese el certificado en calidad ISO 9001:2015.

II. MARCO TEÓRICO

En la empresa de Especialidades Mecánicas se está llevando a cabo la certificación en ISO9001:2015 que nos habla sobre gestión de la calidad expresan de forma transparente la idea de la adopción de un enfoque basado en procesos. El enfoque basado en procesos va a requerir un conjunto de valores compartidos, actitudes y comportamientos, centrados en la satisfacción de las necesidades del cliente y en la fijación de objetivos cada vez más ambiciosos. De este modo, el encaminamiento hacia la satisfacción de las necesidades de los clientes, ya sean estos internos o externos; debe implicar a la totalidad de la cadena de aprovisionamiento desde el suministrador hasta el cliente, en la mejora de la calidad, demostrando el compromiso, el liderazgo y la participación de la dirección. Para lograr implantar esta norma en la empresa lo primero que se hace es un análisis sobre los objetivos estratégicos de la empresa y de la estructura de a misma como son todos y cada uno de los departamentos que la constituyen. Una vez terminado este análisis se comienzan a desarrollar diferentes procedimientos, así como cada uno de los registros que lo complementan e instrucciones de trabajo de la forma en que debe estar realizado para cada una de las áreas que constituyen a la empresa, esto para tener un mejor control y un aseguramiento de calidad en cada una de estas. Estos procedimientos deben de contener una estructura que cualquier persona sea capaz de entender.

Normas ISO

ISO 9000 es un conjunto de normas sobre calidad y gestión de calidad, establecidas por la Organización Internacional de Normalización (ISO). Se pueden aplicar en cualquier tipo de organización o actividad orientada a la producción de bienes o servicios. Las normas recogen tanto el contenido mínimo como las guías y herramientas específicas de implantación como los métodos de auditoría.

ISO 9000 especifica la manera en que una organización opera sus estándares de calidad, tiempos de entrega y niveles de servicio. Existen más de 20 elementos en los estándares de esta ISO que se relacionan con la manera en que los sistemas operan.

Sistema de Gestión de Calidad

Un Sistema de Gestión es un conjunto de elementos relacionados entre sí orientados en una forma de trabajar basado en procesos, con una política de trabajo para alcanzar objetivos. Dichos elementos pueden ser recursos humanos, recursos económicos, infraestructura y equipos, conocimientos y experiencia, etc.

Un Sistema de Gestión puede tratar una sola disciplina o varias dependiendo de los recursos utilizados y los objetivos a alcanzar: Sistema de Gestión de Calidad, Sistema de Gestión Ambiental, Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, Sistema de Gestión de Seguridad Alimentaria, Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

TPM es una filosofía de mantenimiento cuyo objetivo es eliminar las pérdidas en producción debidas al estado de los equipos, o en otras palabras, mantener los equipos en disposición para producir a su capacidad máxima productos de la calidad esperada, sin paradas no programadas. Esto supone:

- Cero averías
- Cero tiempos muertos
- Cero defectos achacables a un mal estado de los equipos
- Sin pérdidas de rendimiento o de capacidad productiva debidos al estos de los equipos

Se entiende entonces perfectamente el nombre: mantenimiento productivo total, o mantenimiento que aporta una productividad máxima o total.

La figura muestra etapas para implementar un TPM

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Fuente: Sitio WEB

Producción

El área de producción tiene un objeto claro: atender las necesidades de los clientes de la forma más eficiente y menos costosa, dentro de unos estándares de calidad. Para ello se deberá decidir el plan de producción en función de las previsiones de ventas. Esto supone adecuar la capacidad de producción (limitada por la maquinaria, las materias primas y los operarios) para abastecer correctamente a los clientes.

Procesos

Los procesos de manufactura describen la transformación de las materias las primas en productos terminados para su posterior comercialización. En ocasiones son conocidos por el término de industria secundaria, como, por ejemplo, en la industria manufacturera de acero. Los documentos proporcionan material explicativo teórico relacionado con los procesos de manufactura, su desarrollo y aplicación en diversos entornos industriales.

Calidad

Definición de la norma ISO 9000: “Calidad: grado en el que un conjunto de características inherentes a un objeto (producto, servicio, proceso, persona, organización, sistema o recurso) cumple con los requisitos.”1​

- La calidad significa aportar valor al cliente, esto es, ofrecer unas condiciones de uso del producto o servicio superiores a las que el cliente espera recibir y a un precio accesible. También, la calidad se refiere a minimizar las pérdidas que un producto pueda causar a la sociedad humana mostrando cierto interés por parte de la empresa a mantener la satisfacción del cliente.
- Una visión actual del concepto de calidad indica que calidad es entregar al cliente no lo que quiere, sino lo que nunca se había imaginado que quería y que una vez que lo obtenga, se dé cuenta que era lo que siempre había querido.

III. METODOLOGÍA

Etapa 1. Análisis de la Situación Actual: En esta etapa se plantean algunas preguntas que nos indicarán el estado actual de la empresa para poder planear la implantación. Es muy importante tener en cuenta en donde se encuentra la empresa en esos momentos para establecer un punto de partida, y de este conocer y planear hacia donde queremos llegar estableciendo los objetivos de calidad y metas para el Sistema de Gestión de Calidad.

Debemos preguntarnos y responder a preguntas como, ¿Cómo y en qué estado se encuentra la empresa? (Está comenzando, con sistemas y procesos o sin ellos, preparados para un cambio, etc.), ¿Qué es lo que está haciendo en el presente? (Para el control de sus operaciones, relación con clientes y otros recursos), ¿Cómo lo está haciendo?, ¿Qué es lo que debe hacer?, ¿Qué es lo que no debe hacer?, ¿Cómo lo debe hacer?, ¿Qué pasos debe seguir?, Hasta donde quiere llegar?, etc.

Etapa 2. Mapeo de Procesos: En esta etapa se establecen y registran los procesos actuales de la empresa para tener una mejor visión de estos y así conocer su interacción con otros departamentos y áreas, para saber que tipo de información fluye entre ellos.

Estos son analizados para que posteriormente sean modificados y adaptados a las mejores prácticas conocidas en el giro y para el bien común de la organización.

Los procesos nos van a ayudar a tener una visión clara de lo que queremos hacer para establecer sistemas, controles e indicadores de calidad para el óptimo funcionamiento de cada parte del Sistema de Gestión de Calidad.

Etapa 3. Documentación de Política y Plan de Calidad: Debemos tener en cuenta que sin un Plan y sin una Política de Calidad no podríamos implementar un Sistema de Gestión de Calidad. En esta etapa es donde vamos a documentar el plan y la política.

El Plan de Calidad es un documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico.

La Política de Calidad debe incluir el objetivo de calidad principal, el compromiso que existe con el cliente, y de qué manera se va a lograr a través de una mejora continua.

Etapa 4. Elaboración de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo: La documentación de los procesos y procedimientos se llevan a cabo en esta etapa y es donde vamos a plasmar todo lo que hacemos, como lo hacemos, los alcances y quienes son los responsables de cada actividad

Algunos procedimientos son obligatorios por la norma ISO 9001:2008. En los siguientes elementos de la norma deben existir procedimientos documentado: Elementos 4.2 Requisitos de la Documentación, 8.2 Seguimiento y Medición, 8.3 Control de Producto No Conforme, y 8.5 Mejora.

Existen 4 niveles de documentos en un Sistema de Gestión de Calidad:

1er Nivel: Incluye el Manual de Calidad
2do Nivel: Incluye los Procedimientos
3er Nivel: Incluye las Instrucciones de Trabajo
4to nivel: Incluye los Registros o Formatos

Etapa 5. Elaboración del Manual de Calidad: El Manual de Calidad es la descripción de la norma ISO 9001 en los procesos de la empresa. Contiene todos los procedimientos documentados de la organización en todos sus niveles.

El tamaño de este manual puede diferir, dependiendo de la organización, alcance, productos, complejidad de procesos y competencia del personal.

Etapa 6. Capacitación: Esta etapa es la más difícil de todas, ya que significa cambiar la mentalidad del recurso humano hacia un cambio basado en normas y procesos controlados. Siempre existen personas en la empresa que se van a resistir al cambio, pero debemos de ser insistentes y constantes en la concientización para lograr un cambio en donde todos estemos en el mismo barco. Si esto no sucede, simplemente el sistema no va a funcionar.

En esta etapa debemos capacitar a todo el personal sobre el tema ISO 9001 como una herramienta para mejorar las actividades de la empresa y hacerlos conscientes de lo que significa trabajar con un Sistema de Administración de Calidad.

Hacerles ver todo lo que conlleva la certificación, cuáles son los objetivos y las nuevas políticas, cuáles son las ventajas de trabajar con el nuevo sistema de calidad total, cuáles son los controles e indicadores a seguir, cuáles son las herramientas que se van a utilizar para las acciones correctivas y preventivas, etc.

Etapa 7. Implementación: Una vez creado, desarrollado y estructurado todo lo anterior, además de la capacitación al personal, llega la etapa de la implementación, en donde se pone en marcha todo el sistema y el personal comienza con el uso de esta herramienta.

Lo que antes se hacía de una manera, en esta etapa se deja de hacer como antes, y se comienza con la nueva estructura.

Etapa 8. Primera Auditoria Interna: En un Sistema de Gestión de Calidad siempre debe de haber revisiones a dicho sistema para ver cómo está operando, observar las fallas para corregirlas y detectar oportunidades de mejora para el crecimiento del mismo.

Se deben de realizar auditorías internas periódicamente, pero en este caso, en esta Etapa 8, comenzaremos por la primera, para ver como realmente se ha implementado el sistema y detectar posibles fallas para corregirlas antes de la pre-auditoria externa, que posteriormente nos llevará a la auditoria externa y a la certificación.

Etapa 9. Revisión General: Debemos de hacer una revisión general de cómo este resultando la implementación y de cómo está funcionando el nuevo sistema. Debemos revisar las fallas encontradas en la Etapa 8, y ver la manera de corregirlas y evitar que vuelvan a suceder. Para esto vamos a realizar acciones correctivas y preventivas dependiendo del caso (Etapa 10).

Debemos también revisar y observar detenidamente las partes o actividades que están impactando de manera positiva al sistema de calidad total, para reforzarlas e implementarlas en las áreas en donde el sistema este débil y necesite un empuje mayor.

Etapa 10. Acciones Correctivas y Preventivas: Debemos generar las Acciones Correctivas y Preventivas de los resultados de la primera auditoria interna y la revisión general, para comenzar a trabajar sobre las observaciones y/o No Conformidades encontradas en el Sistema de Gestión de Calidad.

Lo recomendable en esta etapa, es crear un sistema que te permita gestionar las solicitudes de las acciones correctivas y preventivas, comúnmente llamado CAR System (Corrective Action Request System) o Sistema SAC (Sistema de Solicitud de Acciones Correctivas), y que te ayudarán a darle un seguimiento a estas solicitudes.

Etapa 11. Segunda Auditoria Interna (Opcional): Para asegura que todo este marchando de la mejor manera antes de la pre-auditoria externa, y que las acciones correctivas y preventivas resultantes de la primera auditoria interna se estén resolviendo desde su causa raíz y en tiempo, una segunda auditoria interna se puede llevar a cabo.

Esta auditoria es opcional, si tú crees que con la primera auditoria interna es suficiente como para saber que tu sistema está realmente funcionando como debe, entonces no es necesaria esta etapa, pero si ves que a lo mejor le hace falta una pequeña afinación, entonces si te recomiendo que realices esta segunda auditoria.

Etapa 12. Acciones Correctivas y Preventivas (Opcional): Al igual que la etapa 10, estas acciones correctivas y preventivas se generan de la segunda auditoria interna, la cual también puede ser opcional.

Etapa 13. Procesos de Análisis y Mejora: En esta etapa tenemos que analizar los resultados obtenidos durante las auditorias y las acciones correctivas implementadas y completadas. De esta manera vamos a poder identificar que observaciones fueron No Conformidades y que observaciones fueron Oportunidades de Mejora.

Las Oportunidades de Mejora se tienen que agrupar en un sistema aparte, para que posteriormente se le dé su debido seguimiento, e ir implementando estas mejoras dentro del Sistema de Gestión de Calidad, incrementando así la madurez del sistema y mejorando cada vez más su gestión para detectar a mayor detalle nuevas Oportunidades de Mejora o No Conformidades, y que nos ayuden a mejorar la calidad del producto.

Etapa 14. Auditoria Externa: Al llegar a esta etapa del proceso ya debimos haber pasado por una pre-auditoria externa por parte de un organismo externo. Esta pre-auditoria nos va a servir para ver cómo estamos preparados ante la auditoria externa antes de la certificación por parte del organismo certificador.

Al término de la pre-auditoria, debemos hacer las solicitudes de acciones correctivas y preventivas que se necesiten para trabajar sobre las observaciones encontradas durante esta.

Se programa posteriormente la auditoria externa y se ejecuta. Al término de esta, al igual que la pre-auditoria, se hacen las solicitudes de acciones correctivas y preventivas que se requieran según lo que los auditores externos hayan encontrado como No Conformidades Mayores y/o No Conformidades Menores.

Etapa 15. Certificación: En caso de encontrar No Conformidades, el organismo auditor da un plazo de 30 días para que la empresa trabaje sobre estas No Conformidades solucionándolas desde la causa raíz.

Aquí se describe el proceso que se llevó a cabo para realizar el proyecto, la descripción de equipo, técnicas, métodos, etc. La metodología debe presentarse en orden secuencial. El objetivo primordial es proporcionar al lector información detallada acerca de la forma en que se realizó el estudio. La metodología debe estar presentada de tal forma de que otra persona pueda reproducir el proyecto.

IV. RESULTADOS

Por naturaleza del proyecto, es necesario mostrar como resultados graficas que nos muestren como fue el comportamiento en cuestión de el llenado de ciertos documentos, o la elaboración del TPM,

En general fue satisfactorio poder implementar varias formas de trabajo nuevos y que, a pesar de la resistencia al cambio por parte de los operarios, si se han visto mejoras significativas.

En el área de mantenimiento se implementó el llenado del TMP y el aumento del llenado tuvo un aumento significativo.

En la tabla siguiente se muestra los resultados obtenidos en las encuestas que se aplicaron en las áreas funcionales de la empresa.

Resultados obtenidos de las encuestas

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Fuente: ESPECIALIDADES MECANICAS, Documentos del área de sistema de gestión de calidad

* Llenado del TPM en todas las áreas

En el área de producción se pudo realizar la implementación de la correcta utilización de las hojas de ruta ya que muchas de estas se perdían o simplemente no se realizaban

En el área de compras, se verificaron y se actualizaron todos los documentos de estudio de factibilidad.

En el área de seguridad e higiene se pudo implementar el sistema de orden y limpieza “SOL” cumpliendo todas las áreas con ello.

Los resultados obtenidos algunos pueden ser demostrados por medio de gráficas, otros hace falta porcentajes para poder realizar representación gráfica.

La empresa al terminar el proyecto y ser realizado el proceso de certificación, la empresa obtuvo 8 inconformidades menores, las cuales al ser corregidas en un plazo no mayor a 60 días esta habrá obtenido la certificación en ISO 9001:2015

V. CONCLUSIÓN

La empresa logró concluir el proceso de certificación de una manera aceptable, a pesar de que fue bastante difícil la resistencia al cambio los documentos, procedimientos e instalaciones lograron obtener en la auditoria externa ocho inconformidades menores las cuales en un periodo de tiempo determinado si son atendidas Especialidades mecánicas habrá obtenido el título de empresa certificada en ISO 9001:2015.

VI. AGRADECIMIENTOS

A Especialidades Mecánicas por permitirme realizar mi proyecto de estancias en sus instalaciones, al ingeniero Miguel Mora Villalobos por su apoyo y consejos, y Alexandra por estar conmigo en los momentos difíciles.

VII. GLOSARIO

Certificación La certificación es la garantía que se entrega o extiende sobre algo y que tiene la misión de afirmar la autenticidad o la certeza de algo, para que no queden dudas respecto de su verdad o que se está ante algo auténtico. Estudio de factibilidad es un instrumento que sirve para orientar la toma de decisiones en la evaluación de un proyecto y corresponde a la última fase de la etapa pre-operativa o de formulación dentro del ciclo del proyecto

Mapeo: Realización de un mapa o conjunto de elementos de un mismo tipo o categoría que tienen una distribución espacial determinada

Metodologia: El término metodología se define como el grupo de mecanismos o procedimientos racionales, empleados para el logro de un objetivo , o serie de objetivos que dirige una investigación científica.

SGC: serie de actividades coordinadas que se llevan a cabo sobre un conjunto de elementos para lograr la calidad de los productos o servicios.

Paileria: Se llama pailería a una especialidad profesional de la rama de fabricación mecánica que tiene como función principal la construcción de depósitos aptos para el almacenaje y transporte de sólidos en forma de granos, líquidos y gas

Productividad: determina la capacidad de un sistema productivo para elaborar los productos requeridos y el grado en que los recursos empleados en el proceso productivo son aprovechados.

Plan estratégico: es una herramienta que recoge lo que la organización quiere conseguir para cumplir su misión y alcanzar su propia visión (imagen futura).

TPM: es una filosofía de mantenimiento cuyo objetivo es eliminar las pérdidas en producción debidas al estado de los equipos, o, en otras palabras, mantener los equipos en disposición para producir a su capacidad máxima productos de la calidad esperada, sin paradas no programada.

VIII. REFERENCIA

- Aenor (2010). La certifi cación de Aenor. El valor de la Confianza. (En línea) [consultado el 24 de marzo del 2018], de: http://www.aenor.es/aenor/certificación/procesos/proceso_certificación_aneor.asp].

- Aenor: UNE-EN-ISO 19011:2002. Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental. Madrid: autor. (En fase de revisión. Consultado borrador).

- Aenor: UNE-EN-ISO/IEC 17021:2006. Evaluación de la conformidad. Requisitos para los organismos que realizan la auditoría y la certificación de sistemas de gestión. Madrid: Autor. Revisión en inglés actualizada ISO/IEC 17021:2011 (Referenciada bajo ISO).

- Vicente Salgado(2015). Título del artículo. Diseño de un Manual de calidad para la implementación de sistema de gestión de calidad ISO 9001:2008 orientado en lograr certificación bajo el sistema de seguridad alimentaria en la empacadora de camarón Davmercorp S.A., volumen (número), páginas 61. Recuperado de http://dspace.ups.edu.ec/handle/123456789/10070. Fecha de consulta: 28 de marzo del 2018

- Jonquiére, M. (2010): Manual de auditoría de los sistemas de gestión. Madrid: Aenor. Junta de Castilla y León (2006): Manual para la implantación de un sistema de gestión de calidad en un archivo. Valladolid. [En línea] (recuperado el 25 de marzo del 2018) de: http:/www.archivoscastillayleon.jcyl.es/web/jcyl/binarios/55/998/MANUAL_CALIDAD,1.pdf?blobheader=application/pdf;charset%3DUTF-8&blobnocache=true.

- Junta de Castilla y León (2010): III Plan de intervención en el patrimonio documental de castilla y León (2010-2015). BOCYL,37, 24/02/2010. (En línea) [consultado el 25 de marzo de 2018] de: http://www.archivoscastillayleon.jcyl.es/web/jcyl/ArchivosCastillaYLeon/es/Plantilla100Detalle/1253861401355/_/1267296087729/Comunicacion.