Modellierung von Geschäftsprozessen

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1 Einleitung

2 Grundlagen
2.1 Geschäftsprozess, Prozess und Workflow
2.2 Prozessmodellierung

3 Prozessmodellierungsnotationen EPK und BPMN
3.1 Organisationen hinter den EPK und BPMN
3.2 Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK)
3.3 Business Process Model and Notation (BPMN)

4 Prozessanalyse
4.1 Erläuterung Prozessanalyse
4.2 Prozessanalyse als Bestandteil des Business (Process) Reengineering
4.3 Rollen
4.4 Phasen
4.4.1 Analyse vorbereiten
4.4.2 Erhebung der Informationen
4.4.3 Dokumentation der Analyseergebnisse

5 Gründe für die Geschäftsprozessmodellierung

6 Fazit

7 Literaturverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Bestandteile eines Workflowmanagement Systems

Abbildung 2: Hauptbestandteile der EPK Notation..

Abbildung 2: Prozessmodell - Besprechung Supportfall - EPK

Abbildung 4: Hauptbestandteile der BPMN Notation..

Abbildung 5: Prozessmodell - Exemplarischer Auftragsabwicklungsprozess - BPMN...

Abbildung 6: Phasen der Prozessanalyse.

1 Einleitung

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, dass sie ihren Kunden ihre Dienstleistung beziehungsweise ihre Produkte nicht nur zu einem passenden Preis, sondern auch in entsprechender Qualität liefern muss. Dies ist existentiell für die Befriedigung der Kundenbedürfnisse und dient damit der Sicherung sowie der Erweiterung des eigenen Kundenstammes. Erschwerend kommt hinzu, dass viele Unternehmen unter dem Druck konkurrierender Wettbewerber stehen. Um sich im Konkurrenzkampf zu behaupten ist es deswegen wichtig, dass die internen Strukturen und Prozesse eine ausreichende Effizienz und Qualität aufweisen. In dieser Hinsicht soll die Modellierung vorhandener Geschäftsprozesse Unternehmen unterstützen um erfolgreich im Markt zu bestehen, sich zielorientiert auch an den Bedürfnissen der Kunden auszurichten, interne Optimierungspotentiale aufzuzeigen und einen wachsenden Prozesswildwuchs zu bekämpfen. Um in Sachen Qualität und Preis mithalten zu können, sind effiziente Prozesse notwendig, hierfür ist die Grundlage die Prozessmodellierung. Sie ermöglicht die Prozesse zu identifizieren, dokumentieren und auf Basis messbarer Kriterien zu optimieren. Dabei ist die Modellierung nicht auf ein einzelnes Aufgabengebiet des Unternehmens beschränkt, sondern findet in der gesamten Wertschöpfungskette Anwendung.

Das Ziel dieser Seminararbeit ist es, dass der Leser erkennt wie wichtig die Prozessmodellierung für einen wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens ist. Dazu werden zuerst die Grundlagen sowie zwei Notationen erläutert. Darauf aufbauend wird die Prozessanalyse beschrieben woran sich ein Kapitel anschließt, welches noch einmal den Stellenwert der Prozessmodellierung beschreibt.

2 Grundlagen

Für das weitere Verständnis dieser Seminararbeit ist es wichtig, dass bestimmte Begriffe bekannt sind. So findet eine Abgrenzung der Begriffe Geschäftsprozess, Prozess und Workflow statt. Ebenfalls wird die Prozessmodellierung grundlegend erklärt und die enge Verbindung zwischen der Prozessmodellierung und Workflowmanagement-Systemen angesprochen.

2.1 Geschäftsprozess, Prozess und Workflow

Ein häufig verwendeter Begriff ist der Geschäftsprozess. Es gibt hierzu mehrere Interpretationen. Zum einen versteht man unter Geschäftsprozess alle betrieblichen Prozesse zur Erreichung des Unternehmensziels, zum anderen wird der Begriff oft auch nur für eine Teilmenge der betrieblichen Prozesse verwendet, die sich bestimmte Eigenschaften teilen. Nach Schantins Definition eines Geschäftsprozesses, hat dieser eine sachlich logische Reihenfolge an Vorgängen beziehungsweise Prozessen, mit dem Kundenbedürfnis als initialen Auslöser. Mit entsprechenden Inputs wird ein Output erzeugt, bei dem es sich um die betriebliche Leistungserbringung handelt, welche das Ziel hat, das Kundenbedürfnis zu befriedigen (vgl. Schantin, 2004, p. 41). Geschäftsprozesse tragen dabei direkt und indirekt zum Geschäftsergebnis bei. Beispielsweise ist die Implementierung eines Software-Features ist ein direkter Beitrag zum Geschäftsergebnis. Die Freigabe eines Urlaubsantrages ist dagegen ein indirekter Beitrag (vgl. Koch, 2015, p. 6). Bei genauerer Betrachtung eines Geschäftsprozesses, lässt sich dieser in viele kleine Teilprozesse unterteilen. Zusammen ergeben Sie den Geschäftsprozess. Diese Untergliederung lässt sich soweit detaillieren, dass am Ende als Ergebnis eine Arbeitsanweisung für den einzelnen Mitarbeiter resultieren kann (vgl. Koch, 2015, pp. 1-5).

Bei einem Workflow handelt es sich um eine Ansammlung von Prozessen die zeitlich und logisch voneinander abhängig sind. Zu jedem Teilprozess sind die Inputs und mögliche Outputs bekannt. Als Basis für Workflows dienen Prozessmodelle. Erst durch diese sind die klaren Abläufe und Abhängigkeiten ersichtlich, die für die Gestaltung des Workflows notwendig sind. Das Ziel ist eine automatisierte Steuerung des Arbeitsablaufes (vgl. Rosemann, Kugeler and Becker, 2012, p. 61).

Erweitert wird dies durch die elektronische Unterstützung von Workflows. Hierbei wird von sogenannten Workflowmanagement Systemen gesprochen. Diese übernehmen die Koordination der Aufgabendurchführung, interpretieren und reagieren auf vordefinierte

Ereignisse und können zuständigen Personen die notwendigen Dokumente an zentraler Stelle zur Verfügung stellen. Zusätzlich wird eine Überwachung vorhandener Workflows ermöglicht (vgl. Koch, 2015, pp. 258-259). Laut Gabler hat ein Workflowmanagement - System die Abbildung 1: Bestandteile eines Workflowmanagement Systems dargestellten Bestandteile. Das Modellierungswerkzeugt dient zur (Prozess-)Modellierung des eigentlichen Workflows. Die Workflow-Engine übernimmt die Koordination der Workflows und eine Benutzeroberfläche dient dem Anwender zur Nutzung des Workflowmanagement-Systems. Abschließend gibt es eine Monitoring Komponente, die Kennzahlen erfasst um auf Optimierungspotentiale hinzuweisen (vgl. Prof. Dr. Lackes and Dr. Siepermann, 2004).

Abbildung 1: Bestandteile eines Workflowmanagement Systems

Abbildung in dieser leseprobe nicht enthalten

Quelle: Eigene Darstellung

2.2 Prozessmodellierung

Bei der Prozessmodellierung handelt es sich um die grafische Aufbereitung der im Unternehmen vorhandenen Prozesse. Durch die Darstellung in einer einfach zu verstehenden Grafik, ist ein schneller Überblick über die einzelnen Arbeitsschritte, dazugehörige Inputs sowie Outputs und Verantwortlichkeiten möglich. Bei der Modellierung wird ein Abbild der Wirklichkeit, auf entscheidende Punkte reduziert, dargestellt. Grundsätzlich geht aus der Modellierung eines Prozesses hervor welchen Schritt, Status gab es vor dem aktuellen Schritt sowie welcher Input ist notwendig für welchen Output und wer ist zuständig. Nach jedem Schritt gibt es einen Status und abhängig vom Status können mehrere unterschiedliche Schritte erfolgen. Eine Herausforderung der Modellierung ist es, das Themengebiet soweit wie notwendig herunter zu brechen und gleichzeitig für den Anwender übersichtlich zu gestalten. (vgl. Liebetruth, 2016, pp. 27-29). Bei größeren Prozessabläufen ist es auch möglich größere Unterprozesse auszulagern, welche die Übersichtlichkeit des Modells erschweren würden. Diese Unterprozesse können dann in ein weiteres Modell ausgelagert werden. Hiermit bleibt die Übersicht erhalten und die Prozesse können so in beliebiger Tiefe spezifiziert werden (vgl. IBM Deutschland GmbH, no date). Die Basis für den Modellierer ist jedoch die Entscheidung hinsichtlich der zu verwendenden Notation. Bei einer Notation handelt es sich in diesem Fall um ein System mit vereinbarten Zeichen/Symbolen das im Rahmen der Prozessmodellierung Anwendung findet. Hier gibt es von verschiedenen Organisationen differierende Standards, die jeweils für sich definiert und auf ein spezielles Fachgebiet ausgerichtet sind (vgl. ‘Prozess- und IT-Modellierung

- ArchiMate, BPMN, DMN und EPK verbinden’, 2017).

Von den verschiedenen Modellierungsnotationen, werden im Kapitel 5 Prozessmodellierungsnotationen die EPK und BPMN Notation vorgestellt.

3 Prozessmodellierungsnotationen EPK und BPMN

Innerhalb dieses Kapitels werden zwei Notationen vorgestellt. Neben einer Erklärung der Notationen und deren Besonderheiten folgt auch eine Übersicht über die Hauptbestandteile der jeweiligen Notation.

3.1 Organisationen hinter den EPK und BPMN

Die einzelnen Notationen wurden von unterschiedlichen Organisationen für bestimmte Anwendungsszenarien entwickelt. Im Folgenden wird auf die Notationen der Ereignisgesteuerten Prozesskette (EPK) und Business Process Model Notation (BPMN) eingegangen. Während BPMN von der Object Management Group gepflegt wird, gibt es bei EPKs keine Institution die diese Notation weiter pflegt. Die EPK Notation wurde vom Institut für Wirtschaftsinformatik an der Universität des Saarlandes entwickelt. Sie ist eine zentrale Komponente im SAP R/3-Framework und wurde auch ins ARIS-Framework von IDS-Scheer integriert und somit zu einer gebräuchlichen und bekannten Methode in der Geschäftsprozessmodellierung (vgl. Fraunhofer Gesellschaft zur Förderung der angewandten Forschung e.V, 2007; vgl. ‘Prozess- und IT-Modellierung - ArchiMate, BPMN, DMN und EPK verbinden’, 2017).

3.2 Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK)

EPKs wurden mit dem Ziel entwickelt Nutzer ohne Kenntnisse von Prozessmodellierungen anzusprechen. Das Ergebnis ist eine grafische Darstellung eines Kontrollflusses. Jede EPK hat einen definierten Start und ein definiertes Ende. Dazwischen gibt es drei Hauptkomponenten in Form von Aktivitäten, Ereignissen und Konnektoren. Als erstes kommt immer ein Ereignis. Zum Beispiel „Die Bestellung für eine Pizza ist eingegangen“. Auf dieses Ereignis folgt eine passende Aktivität wie „Aufträge erfassen“. Sind die Aufträge erfasst, gibt es das dazugehörige Ereignis „Aufträge sind erfasst“ woraufhin eine Aktivität sein könnte „Pizza backen“. Bei allen Schritten gibt es neben Inputs und Outputs auch die sogenannten Konnektoren. Diese verbinden die einzelnen Elemente miteinander. Zur Erhöhung der Flexibilität gibt es nicht nur aufeinander folgende Ereignisse, sondern auch UND, OR und XOR Konnektoren (vgl. Rosemann, Kugeler and Becker, 2012, pp. 67- 71). Eine Übersicht über die wichtigsten Elemente ist in Abbildung 2: Hauptbestandteile der EPK Notation zu sehen.

Abbildung 2: Hauptbestandteile der EPK Notation

Abbildung in dieser leseprobe nicht enthalten

Quelle: Horst, 2017

Ein Beispiel EPK Prozessmodell ist in Abbildung 3 zu sehen. Dabei handelt es sich um einen Ausschnitt eines größeren EPKs, welches die Bearbeitung eines Supportfalls behandelt. Dies zeigt einen kurzen Ausschnitt bei dem um die Besprechung eines Support- Falls geht. Es sind mehrere Abteilungen eingebunden und es gibt einen Input in Form von Informationen zum Support-Fall sowie Konfigurationen und Logs. Nach der Besprechung gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder die Vorgehensweise für den 1. Level Mitarbeiter ist geklärt oder es wurde eine Eskalation besprochen. In diesem Fall wird der Fall an den 2. Level weitergereicht. An dieser Stelle wurde der weitere Ablauf dann in ein anderes Modell ausgegliedert.

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