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E-Procurement. Beschaffung über das Internet

Seminararbeit 2017 30 Seiten

BWL - Beschaffung, Produktion, Logistik

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1 Einleitung

2 Gliederung

3 Definition E-Procurement

4 Ziele des E-Procurement
4.1 Routinearbeiten
4.2 Beschaffung außerhalb standardisierter Beschaffungswege
4.3 Beschaffungszeit
4.4 Beschaffungskosten
4.5 Einsatz E-Procurement-Lösungen, Daten und Fakten

5 Voraussetzungen E-Procurement
5.1 Technische Voraussetzungen
5.2 Electronic Data Interchanger
5.3 Extensible Markup Language
5.4 Change-Management

6 Potentielle Beschaffungsgüter beim elektronischen Einkauf
6.1 ABC-Analyse

7 Aufgaben des Einkaufs
7.1 Strategischer Beschaffungsprozess
7.2 Operativer Beschaffungsprozess

8 E-Ordering
8.1 Sell-Side-Modell
8.2 Buy-Side-Modell
8.3 Catalogue-Based-Marketplace-Modell

9 E-Sourcing
9.1 E-Ausschreibung
9.2 E-Auktion
9.2.1 Englische Auktion
9.2.2 Holländische Auktion

10 Fazit

11 Literaturverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Ablauf Sell-Side-Lösung

Abbildung 2: Ablauf Buy-Side-Lösung

1 Einleitung

Das Ende der 90er Jahre bewirkte, bedingt durch den Internet-Boom, einen wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Strukturwandel. Durch innovative Informationstechnologien wie der Digitalisierung, der Entwicklung der Rechnerleistung und der Zunahme der Vernetzung weltweit, entstanden neue Möglichkeiten für Unternehmen zur Beschaffung über das Internet, auch bekannt als E-Procurement.

Durch die allgemein angespannte Marktsituation, u.a. verursacht durch die Globalisierung, verkürzten Produkt- und Technologielebenszyklen, wird es für Unternehmen immer schwerer Güter und Dienstleistungen zu konkurrenzfähigen Preisen anbieten zu können.[1] Um konkurrenzfähig zu sein bzw. sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen, beschäftigen sich Unternehmen mit der Identifikation von Kostensenkungspotentialen. Dabei spielt neben den Bereichen wie der Produktion und dem Vertrieb der Einkauf einen signifikanten Faktor. Dies erfolgt getreu dem kaufmännischen Motto „Der Gewinn liegt im Einkauf“[2]

Eine mögliche Lösung zur Reduktion von Prozess- und Transaktionskosten sowie zur Optimierung der Prozesslaufzeiten wurde während des Internet-Booms in der Beschaffung von Gütern über das Internet gesehen.

Das Anfangsstadium war für viele Unternehmen zunächst von Enttäuschungen geprägt. Die Gründe hierfür lagen oftmals in der mangelhaften Pflege von elektronischen Katalogdaten, fehlenden Standards und einer Vielzahl an unterschiedlichen Datenformaten. Als Resultat daraus entstanden viele Kompatibilitätsproblemen zwischen den eingesetzten elektronischen Lösungen. Auf der anderen Seite gab es auch Erfolgsmeldungen. So bot Festpool, ein Hersteller von handgeführten Elektrowerkzeugen, seinen Außendienstmitarbeitern, Fachhändlern und Großkunden, einen elektronischen Zugriff auf seine angebotenen Produkte über zwei Marktplätze. Um dies zu ermöglichen, wurden Stammdaten in eine einheitliche Metastruktur sowie Produktdaten in eine Mediendatenbank übertragen und die Datenbank mit dem internetbasierten Bestellsystem verknüpft.

Die durchschnittliche Fehlerrate sank durch die Vermeidung von Medienbrüchen. Da 80% der Bestellungen nun online abgewickelt werden, senkten sich zum einem die Prozesskosten und zum anderen reduzierten sich die Prozesslaufzeiten. So ist laut Aussage von dem Informations-Manger der Muttergesellschaft TTS Tooltechnic Systems AG, eine Optimierung von drei Tagen auf wenige Minuten möglich.[3]

Das E-Procurement sich bereits heute schon in Unternehmen etabliert hat, zeigt eine Studie des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik aus dem Jahre 2015. Hierbei wurden insgesamt 197 Unternehmen, darunter 90 große Unternehmen mit mehr als 2000 Mitarbeitern und 115 kleine Unternehmen und mittelständische Unternehmen über den Stand der Nutzung elektronischer Beschaffung befragt. Es stellte sich zum einem heraus das 74,7 % der Unternehmen elektronische Kataloge einsetzen. Zum anderen gaben die Unternehmen an, dass sie langfristig gesehen nicht auf den Einsatz von elektronischen Katalogsystemen verzichten können.[4]

2 Gliederung

Diese Wissenschaftliche Arbeit soll einen Überblick über das Thema Internet und Beschaffung geben. Der Aufbau dieser Arbeit ist so strukturiert, dass anfänglich der Begriff und die Ziele des E-Procurements erläutert werden. Dabei wird vor allem auf die Probleme der klassischen Beschaffung näher eingegangen und mithilfe einer Studie belegt, welche Potentiale der Einsatz von E-Procurement bewirkt. Anschließend werden die nötigen Voraussetzungen für E-Procurement und die Aufgaben des Einkaufs beschrieben. Daraufhin erfolgt eine Analyse der Möglichkeiten der internetbasierten Beschaffung. Hierbei werden potentielle Beschaffungsgüter, die sich für den elektronischen Einkauf eignen, klassifiziert und anschließend entsprechende EProcurement-Lösungen mit ihren jeweiligen Vor- und Nachteilen vorgestellt. Abschließend werden die durch den Einsatz von E-Procurement resultierenden Chancen und Risiken für Unternehmen näher beschrieben.

3 Definition E-Procurement

E-Procurement ist ein Teil vom Electronic Business (E-Business). E-Business steht im Allgemeinen für die Abwicklung und Unterstützung von Geschäftsprozessen zwischen Marktteilnehmern über das Internet. Die Marktteilnehmer setzen sich aus Business (Unternehmen), Consumer (Konsumenten) und Government (Behörden) zusammen und können in unterschiedlichen Konstellationen in Beziehung zueinanderstehen. Ein Beispiel für eine Business to Consumer Beziehung (B2C) ist ein Leistungsaustausch zwischen einem Unternehmen und einem Endkunden.[5]

Der Begriff E-Procurement steht für die elektronische Beschaffung von Produkten oder Dienstleistungen über digitale Netzwerke. E-Procurement fungiert als eine Plattform in der Net-Economy und setzt seinen Fokus auf den Leistungsaustausch zwischen dem Unternehmen und seinen Lieferanten (B2B).

Im Vergleich zur klassischen Beschaffung werden beim E-Procurement sämtliche beschaffungsbezogene Aktivitäten, die sich aus strategischen Aufgaben und operativen Tätigkeiten zusammensetzen, durch die Verwendung von Informations- und Kommunikationstechnologien elektronisch unterstützt und über digitale Netzwerke abgewickelt.[6]

4 Ziele des E-Procurement

Die Ziele des E-Procurement erschließen sich aus den Problemen der klassischen Beschaffung, die mit Hilfe der elektronischen Unterstützung gelöst werden sollen.

4.1 Routinearbeiten

In der traditionellen Beschaffung wird viel Zeit für wiederkehrende Aufgaben aufgewendet. Dies betrifft vor allem die operative Beschaffung. Die wiederkehrenden Aufgaben setzen sich vor allem aus der Identifikation von potentiellen Lieferanten, der manuellen Suche nach Produkten in Printkatalogen, dem Produktvergleich, der manuellen Erfassung und der Verbuchung der Rechnung zusammen.[7]

Laut Studien lassen sich ca. 70 % aller Einkaufsvorgänge in Unternehmen der Kazuordnen. Somit wird der Einkäufer gezwungenviel Zeit für Routineaufgaben aufzuwenden, anstatt sich mit wichtigen strategischen Aufgaben, wie der Beschaffungsmarktforschung, der Vertragshandlungen oder dem Lieferantenmanagement zu beschäftigen.[8]

4.2 Beschaffung außerhalb standardisierter Beschaffungswege

Oftmals werden zu beschaffene Güter oder Dienstleistung außerhalb ausgehandelter Verträge bezogen, auch als Maverick Buying bekannt. Dieser Zustand tritt auf wenn andere Abteilungen Beschaffungen ohne die Einbindung des Einkaufs tätigen. Somit kann der Einkauf von vorher verhandelten Konditionen in einem Rahmenvertag zwischen Dienstleister und Unternehmen nicht profitieren. Neben dem Maverick Buying wird durch die Beschaffung vieler kleiner Einzelaufträge mit geringem Wert zum einem das Potential von möglichen Mengenrabatten nicht ausgeschöpft und zum anderen ziehen viele kleine Bestellungen erhebliche Transaktionskosten nach sich, die im ersten Moment für den Besteller nicht ersichtlich sind.[9]

4.3 Beschaffungszeit

Wird der Einkaufsvorgang nicht elektronisch unterstützt, so hat dies negative Auswirkungen auf die Beschaffungszeit. Zu der Beschaffungszeit zählen sämtliche Prozesslaufzeiten, die zwischen der Bedarfsermittlung und der Einlagerung der Ware anfallen.[10]

In der Regel wird dem klassischen operativen Beschaffungsprozess ein hoher Bedarf an Personal- und Zeitressourcen zuteil, da z.B. papierbasierte Bestellungen anfälliger gegebenüber Formfehlern sind. Des Weiteren kann die Beschaffungszeit zum einem durch eine ineffektive Kommunikation im Genehmigungsprozess und zum anderen durch die manuelle Rechnungsprüfung weiterhin verzögert werden.[11]

4.4 Beschaffungskosten

Die zuvor beschriebenen Probleme der klassischen Beschaffung beeinflussen die anfallenden Beschaffungskosten. Durch die fehlende elektronische Unterstützung müssen Medienbrüche, wie z.B. die Digitalisierung einer erhaltenen papierbasierten Rechnung und eine Mehrfacherfassung von Daten in Kauf genommen werden.[12]

4.5 Einsatz E-Procurement-Lösungen, Daten und Fakten

Das E-Procurement die Auswirkungen der Probleme der klassischen Beschaffung mindern kann, beweist die Studie des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik aus dem Jahre 2015. Durch die Nutzung von E-Procurement Tools, wie dem elektronischen Katalog, der elektronischen Ausschreibung und den elektronischen Auktionen konnte eine signifikante Senkung der Einstandspreise sowie der Prozesskosten realisiert werden. Auf die E-Procurement Tools wird in Kapitel 8 und 9 näher eingegangen.

Im Falle der katalogbasierten Beschaffung gaben die Unternehmen eine Senkung der Prozesskosten von 26,8 % und eine Senkung der Einstandspreise von 7 % an.

Durch den Einsatz von IT-gestützten Ausschreibungen konnten die Unternehmen die Prozesskosten um 14 % und die Einstandspreise um 9,5% reduzieren. Mit Hilfe von Online-Auktionen war es den Unternehmen zudem möglich, ihre Prozesskosten um 9,4 % und ihre Einstandspreise um 10,6 % zu reduzieren.[13]

Wird im Unternehmen eine Kataloglösung eingesetzt, bewerteten 50,8 % aller Unternehmen eine starke Auswirkung auf die Reduktion der Beschaffungszeit. Bei der Erhöhung der Prozessstabilität und der Vermeidung von Fehlern stimmten 60,5 % der Unternehmen für eine starke Auswirkung. Ebenfalls ähnliche positive Werte ergaben die elektronische Ausschreibung und Auktion.[14]

[...]


[1] Vgl. Wannenwetsch und Nicolai 2002, S. 1.

[2] Vgl. Stoll 2007, S. 1.

[3] Vgl. Computerwoche 2002, S. 32 33.

[4] Vgl. Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik 2015, S. 2.

[5] Vgl. Meier und Stormer 2012, S. 2.

[6] Vgl. Weigel und Rücker 2015, S. 193.

[7] Vgl. Laga 2013, S. 103.

[8] Vgl. Kollmann 2013, S. 109.

[9] Vgl. Laga 2013, S. 104.

[10] Vgl. Arnolds et al. 1998, S. 104.

[11] Vgl. Laga 2013, S. 104.

[12] Vgl. ebd., S. 104.

[13] Vgl. Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik 2015, S. 18.

[14] Vgl. ebd., S. 12.

Details

Seiten
30
Jahr
2017
ISBN (eBook)
9783668671249
ISBN (Buch)
9783668671256
Dateigröße
566 KB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v418162
Institution / Hochschule
FOM Essen, Hochschule für Oekonomie & Management gemeinnützige GmbH, Hochschulleitung Essen früher Fachhochschule
Note
2.0
Schlagworte
E-Procurement E-Ordering Sell-Side-Modell Buy-Side-Modell Catalogue-Based-Marketplace-Modell E-Sourcing E-Auschreibung E-Auktion EDI

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Titel: E-Procurement. Beschaffung über das Internet