Transferreport: Organisation. Aufgaben, Notwendigkeit sowie Vor- und Nachteile des Organisierens

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abkürzungen

1 Einleitung

2 Begriff des Organisierens
2.1 Vor- und Nachteile des Organisierens

3 Aufbauorganisation des Lahn-Dill-Kreises

4 Prozessbetrachtung Belehrungen nach §§ 42, 42 Infektionsschutzgesetz
4.1 IST-Zustand
4.2 SOLL-Zustand

5 Fazit

Quellenverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1 - Aufbauorganisation des Lahn-Dill-Kreis 3

Abkürzungen

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

Anschließend an das Seminar ‚Organisation‘ ist ein Transfer-Dokumentations-Report zu erstellen. Der Report soll aufzeigen, wie der Studierende das Thema Organisation auf das eigene Unternehmen bzw. Projekt umsetzen kann.

Zuerst wird ein kurzer Einblick in das Thema Organisation mit Hinblick auf die Aufgaben, die Notwendigkeit sowie die Vor- und Nachteile des Organisierens gegeben.

Im folgenden Kapitel soll das Thema auf den Kreisausschuss des Lahn-Dill-Kreises übertragen werden. Es erfolgt die Darstellung der Aufbauorganisation des Lahn-Dill-Kreises. In Verbindung mit dem vorangegangenen Kapitel wird ein ausgewählter Ausschnitt eines Ablaufes des Fachdienstes Infektionsschutz und Umweltmedizin mittels einer Prozessbetrachtung vorgenommen. Hier ist der IST-Zustand des definierten Prozesses, sowie der SOLL-Zustand des Prozesses herausgearbeitet worden.

Abschließend werden im Fazit die Kernaussagen dieses Transfer-Dokumentations-Reports zusammengefasst und in Bezug auf die Zielstellung der Arbeit reflektiert. Letztendlich wird ein Ausblick auf weiterführende Aufgaben gegeben.

2 Begriff des Organisierens

Aus dem Aufgabenumfang und durch viele verschiedene Aufgaben eines Unternehmens ergibt sich die Notwendigkeit, ein Unternehmen zu organisieren. Es ist zum Beispiel unmöglich, dass ein Mensch 100 000 Autos allein bauen und vermarkten kann. Der Aufgabenumfang würde dies gar nicht zulassen. Auch werden unterschiedliche Fachkenntnisse verlangt^[1].

Somit dient Organisation der Delegation von Entscheidungen und der planmäßigen Aufgabenverteilung in einem arbeitsteiligen Unternehmen^[2].

Als Aufgabe des Organisierens muss zunächst festgestellt werden, welche Aufgaben im Unternehmen durchzuführen sind. Dann muss festgelegt werden, wie diese Aufgaben sinnvoll als Aufgabenpakete für eine Stelle und dann weitergehend für Abteilungen, Bereiche usw. zusammengefasst werden können. Eine Stelle definiert den Aufgabenumfang für eine Person, eine Abteilung umfasst mehrere Stellen^[3]. Aus den dargestellten Aufgaben des Organisierens wird der Begriff Organisation wie folgt definiert: „Organisation ist die Summe aller Maßnahmen, mit denen eine Verteilung von Aufgaben auf Personen und Sachmitteln vorgenommen wird, um die Ziele eines Unternehmens zu erreichen“^[4].

Formal wird weiterhin zwischen Aufbau- und Prozessorganisation unterschieden. Die Aufbauorganisation bestimmt die Zuordnung von Sachaufgaben im Unternehmen auf Stellen und regelt die Beziehung zwischen diesen Stellen unter Berücksichtigung der Unternehmensziele. Die Prozessorganisation, welche früher als Ablauforganisation bekannt war, regelt die zur Aufgabenerfüllung notwendigen Abläufe zwischen den Stellen zur Erreichung der Unternehmensziele^[5].

2.1 Vor- und Nachteile des Organisierens

Aus den Aufgaben und der Notwendigkeit des Organisierens ergeben sich Vor- und Nachteile.

Als Vorteil von Organisation ist zu nennen, dass sie eine Entlastungsfunktion für die Unternehmensleitung bietet. Die Rationalisierungsfunktion durch Arbeitsteilung und die Kostenminimierung durch Ermöglichung einer Massenproduktion lassen sich als weitere Vorteile identifizieren.

Im Gegensatz zu den Vorteilen sind auch Nachteile zu nennen. Ein kritischer Nachteil, der durch den Einsatz von Organisation eintreten kann, sind Erfolgseinbußen, die durch bürokratische Routineentscheidungen passieren. Auch Motivationseinbußen durch einen eingeschränkten Entscheidungsspielraum und mangelnde Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen lassen sich oftmals nicht von der Hand weisen^[6].

3 Aufbauorganisation des Lahn-Dill-Kreises

„Eine Aufbauorganisation legt die Rahmenbedingungen der Aufgabenteilung und des hierarchischen Grundgerüstes fest“^[7]. Somit bestimmt eine Aufbauorganisation die Struktur eines Unternehmens und regelt, welche Aufgaben von welchen Mitarbeitern wie zu erledigen sind. Dabei wird auch festgelegt, wer wem die Anweisungen für diese Aufgaben geben kann, d.h. wer die die Führung und Verantwortung für welches Personal übernimmt. Das hierarchische Gefüge wird Organigramm genannt^[8]. Nachfolgend wird ein Überblick über die Aufbauorganisation der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreises gegeben.

Abbildung 1 - Aufbauorganisation des Lahn-Dill-Kreis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Intranet des Lahn-Dill-Kreis^[9]

Der Lahn-Dill-Kreis ist ein Landkreis in Hessen im Regierungsbezirk Gießen. Der Verwaltungssitz liegt in der Kreisstadt Wetzlar und die Nebenverwaltungsstellen befinden sich in Herborn und Dillenburg.

Der Lahn-Dill-Kreis ist eine öffentlich-rechtliche Gebietskörperschaft, deren Handeln durch die Organe Kreistag und Kreisausschuss bestimmt wird. Das oberste Organ ist der Kreistag. Er trifft alle wichtigen Entscheidungen und überwacht die gesamte Verwaltung. In dieser Rubrik wird die Arbeit des Kreistages dokumentiert. Der Kreisausschuss als weiteres Hauptorgan hat die Aufgabe, die laufenden Geschäfte der Verwaltung zu erledigen. Der Verwaltungsvorstand des Kreisausschuss setzt sich aus dem Landrat sowie dem Ersten, hauptamtlichen und ehrenamtlichen Kreisbeigeordneten zusammen. Dem Verwaltungsvorstand sind die Fachbereiche 1 bis 4 mit Stabstellen unterstellt. Die Fachbereiche 1 bis 3 werden nochmals in Abteilungen gegliedert; der Fachbereich 4 gliedert sich nicht auf. Jedem Fachbereich sind eine oder mehrere Abteilungen zugeordnet (siehe Abbildung 1). Die Abteilungen wiederum gliedern sich in Fachdienste.

Die Abteilung Gesundheit ist im gesamten Verwaltungsaufbau dem Fachbereich 3 – Gesundheit, Jugend und Soziales angegliedert. Der Hauptamtliche Kreisbeigeordnete des Fachbereichs ist Herrn Stephan Aurand. Die Abteilung gehört zum öffentlichen Gesundheitsdienst (ÖGD) und stellt im engeren Sinne die Gesundheitsfachverwaltung dar. Die Abteilung, welche in der Vergangenheit ‚Gesundheitsamt‘ hieß, ist als vor Ort tätige Behörde Teil des öffentlichen Gesundheitsdienstes^[10]. Die Abteilung Gesundheit des Lahn-Dill-Kreises wird von Frau Dr. Heltweg geleitet. In der Abteilung gibt es vier Fachdienste:

- Gutachten und Gesundheitsplanung,
- Infektionsschutz und Umweltmedizin,
- Kinder- und Jugendgesundheit,
- Sozialer Dienst für erwachsene psychisch kranke und behinderte Menschen.

Die vier Fachdienste weisen alle ein unterschiedliches Spektrum an Aufgaben auf, was die Stakeholder^[11] der Abteilung Gesundheit sehr vielfältig macht.

Der Fachdienst Infektionsschutz und Umweltmedizin gehört zu der Abteilung Gesundheit der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreises. Die Aufgaben der Abteilung Gesundheit ergeben sich aus den Landesgesetzten, beispielsweise ist hier das „Hessische Gesetz über den öffentlichen Gesundheitsdienst (HGöGD) vom 28. September 2007“^[12] zu nennen. Zu den Aufgaben des Fachdienstes Infektionsschutz und Umweltmedizin zählen unter anderem:

- die Abwehr gesundheitlicher Gefahren von der Bevölkerung,
- die Prävention und Bekämpfung übertragbarer Krankheiten beim Menschen,
- die Überwachung der Einhaltung von Hygieneanforderungen,
- sowie die Erfassung und Bewertung von Infektionskrankheiten.

Das oberste Motto lautet: Vorbeugen statt Heilen. Der Infektionsschutz versucht die Entstehung von möglichen Krankheiten bereits in der Frühphase zu verhindern. Ziel des Fachdienstes ist es somit, Erkrankungen beim Menschen vorzubeugen, Infektionen frühzeitig zu erkennen und ihre Weiterverbreitung zu verhindern. Die Aufgaben bzw. Leistungen werden von Ärzten, Gesundheitsingenieuren, Hygieneinspektoren und Verwaltungsfachkräften erbracht.

4 Prozessbetrachtung Belehrungen nach §§ 42, 42 Infektionsschutzgesetz

Die Ablauforganisation, auch Prozessorganisation genannt, regelt die zur Aufgabenerfüllung notwendigen Abläufe zwischen den Stellen zur Erreichung der Unternehmensziele^[13]. Sie obliegt den strategischen Führungsbereichen. Die Optimierung ihrer Abläufe bzw. der Ablauforganisation liegt in der Regel im Zuständigkeitsbereich der unteren Führungsebene^[14].

Anhand der Darstellung der Aufbauorganisation des Lahn-Dill-Kreises, welche bis auf den Fachdienst Infektionsschutz und Umweltmedizin heruntergebrochen worden ist, wird nun in diesem Kapitel ein wichtiger Prozess bzw. Ablauf genauer betrachtet.

Da das Projekt ‚Reorganisation des Aktenplanes der Abteilung Gesundheit des Kreisausschusses des Lahn-Dill-Kreises‘ ein komplexes Vorhaben darstellt, müssen im Hinblick auf die Bachelorthesis mehrere Abläufe genauer beleuchtet werden, um das Projekt erfolgreich abschließen zu können. Im Endeffekt wird mit dem Projekt auf eine Ablaufverbesserung in der Abteilung Gesundheit hingewirkt.

Wie schon in Kapitel 3 genannt, besitzt der Fachdienst Infektionsschutz und Umweltmedizin ein breites Aufgabenspektrum, welches täglich zu erledigen ist. Zu diesem Aufgabenspektrum gehört auch der Prozess der Annahme und Durchführung der Belehrung gemäß § 43 Abs. 1 Nr. 1 Infektionsschutzgesetz. Eine Belehrung muss jede Person machen, die gewerbsmäßig folgende Lebensmittel herstellen, behandeln oder in Verkehr bringen und dabei mit ihnen direkt (mit der Hand) oder indirekt über Bedarfsgegenstände (z.B. Geschirr, Besteck und andere Arbeitsmaterialien) in Berührung kommen oder in Küchen von Gaststätten, Restaurants, Kantinen, Cafés oder sonstigen Einrichtungen mit und zur Gemeinschaftsverpflegung tätig sind.

Der Prozess hin von der Annahme bzw. Vergabe der Belehrungstermine bis zum Abschluss der Belehrung wurde im Hinblick auf die Bachelorthesis als Wegbereiter ausgewählt um erste Erfahrungen auf diesem Gebiet zu sammeln. Nachfolgend wird der Prozess einer Prozessbetrachtung unterzogen und es wird ein Vorschlag zur Ablaufverbesserung des IST-Zustandes erarbeitet.

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^[1] Vgl. van Geldern, Michael (2011): Organisieren. 1.Auflage. Nachdruck. Stuttgart: Steinbeis-Edition. S. 16.

^[2] Vgl. Powerpoint-Präsentation. Grundlagen der Organisation. Herr Daniel Heine am 12. und 13. Juni 2015. Folie 4.

^[3] Vgl. van Geldern, Michael (2011): Organisieren. 1.Auflage. Nachdruck. Stuttgart: Steinbeis-Edition. S. 16.

^[4] Ebd.

^[5] Vgl. Ebd.

^[6] Vgl. Powerpoint-Präsentation. Grundlagen der Organisation. Herr Daniel Heine am 12. und 13. Juni 2015. Folie 6.

^[7] Aufbauorganisation. In: rechnungswesen-verstehen.de. Internet: http://www.rechnungswesen-verstehen.de/bwl-vwl/bwl/aufbauorganisation.php (Stand: 15.06.2015, 14:29 Uhr).

^[8] Vgl. Ebd.

^[9] Aufbau der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreises. In: Intranet: http://intranet/cms/de/organisation_1/aufbauorganisation/verwaltungsaufbau_gesamt/verwaltungsaufbaugesamt.html (Stand: 15.06.2015, 14:37 Uhr).

^[10] Vgl. Der öffentliche Gesundheitsdienst – Übersicht und Einführung. In: Uni-Düsseldorf.de. Internet: http://docserv.uni-duesseldorf.de/servlets/DerivateServlet/Derivate-12747/S0024634.pdf (Stand: 15.06.2015, 14:44 Uhr).

^[11] Anspruchsgruppen.

^[12] Hessisches Gesetz über den öffentlichen Gesundheitsdienst (HGöGD) vom 28. September 2007. In: Landesrecht Hessen.de. Internet: http://www.landesrecht-hessen.de/gesetze/350_Organisation_Standeswesen/350-94-HGoeGD/HGoeGD.htm (Stand: 15.06.2015, 14:46 Uhr).

^[13] Vgl. van Geldern, Michael (2011): Organisieren. 1.Auflage. Nachdruck. Stuttgart: Steinbeis-Edition. S. 17.

^[14] Vgl. Powerpoint-Präsentation. Grundlagen der Organisation. Herr Daniel Heine am 12. und 13. Juni 2015. Folie 42.