Integrierte Planung mit SAP - Vertriebsplanung mit CO-PA und APO

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung

2 Integrierte Planung
2.1 Teilpläne
2.2 Flexible Planung durch Integration der Teilpläne
2.3 Planungsformen
2.4 Der Nutzen einer integrierten Planung

3 Vertriebsplanung mit CO-PA
3.1 Überblick: CO-PA
3.2 Voraussetzungen
3.3 Durchführung
3.3.1 Eingabe von Strukturen und Kriterien
3.3.2 Planungslayouts
3.3.3 Excel-Integration
3.3.4 Datenänderung und Top-down-Verteilung
3.3.5 Output
3.4 Ein Praxisbeispiel

4 Vertriebsplanung mit APO
4.1 Überblick: APO
4.2 Voraussetzungen
4.3 Durchführung
4.3.1 Budgetplanung und Planungsmappe
4.3.2 Prognoserechnungen
4.3.3 Output
4.4 Ein Praxisbeispiel

5 Fazit

6 Abkürzungsverzeichnis

7 Abbildungsverzeichnis

8 Quellenverzeichnis

1 Einleitung

Eine empirische Studie, die 2004 vom Institut für Business Intelligence durchgeführt wurde, ergab, dass obwohl 95% der untersuchten Unternehmen bei der Planung vergangenheitsbasierte Größen einfließen lassen und bei zwei Drittel die Daten sogar in einem ERP-System vorhanden sind, nur ein Fünftel in der Lage sind die Daten automatisiert für die Planung zu übernehmen. Die Studie macht auch deutlich, dass nur jedes zwölfte Unternehmen mit monatlichen Forecasts arbeitet, obwohl 60% davon überzeugt sind, dass häufigeres Forecasting zu einem verbesserten proaktiven Managen führt¹. Diese gewünschte, aus Sicht des Controlling effektivere Planung² ist nur durch eine enge Verzahnung der unterschiedlichen kaufmännischen und technischen Unternehmensfunktionen zu erreichen³.

Die Möglichkeit der integrierten Planung versprechen die SAP Module APO und SAP CO-PA. CO-PA, die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung, dient der Beurteilung von Marktsegmenten, zum Beispiel durch die Berechnung eines produktbezogenen Deckungsbeitrags. Das System kann die Bereiche Vertrieb, Markteting, Produktmanagement und Unternehmensplanung mit aggregierten und verknüpften Informationen versorgen, die die genannten Bereiche im Controlling unterstützen und bei der Entscheidungsfindung Hilfe leisten⁴. SAP APO ist eine Planungs- und Optimierungssoftware zur Integration und Synchronisation von Prozessen der Logistikkette. Im Leistungsumfang sind Supply-Chain- Planungsinstrumente und Werkzeuge zur Entscheidungsunterstützung enthalten⁵.

In welchem Umfang und auf welche Art und Weise APO und CO-PA bei der integrierten Vertriebsplanung unterstützen können, soll im Rahmen dieser Arbeit beleuchtet werden.

2 Integrierte Planung

Eine verbreitete Vorgehensweise in Unternehmen ist es eine Unternehmensstrategie mit einem langfristigen Fokus auszuarbeiten⁶. Die strategische Planung dient als Orientierungshilfe für Planungsaktivitäten mit kurzen Zeithorizonten⁷.

2.1 Teilpläne

Aufgrund der Strategie werden operative Pläne⁸ für die einzelnen Unternehmensbereiche ausgearbeitet. Im Fall von nicht integrierten Teilplänen würde beispielsweise der Bereich Produktion einen Produktionsplan erstellen, der völlig losgelöst von der Vertriebsplanung des Marketingbereichs ist. Der Nachteil dieses Ansatzes liegt daran, dass die einzelnen Teilpläne nicht untereinander abgestimmt werden. Nach einer Änderung des Produktionsplans könnte der Vertriebsplan irreal werden, da planmäßig mehr Einheiten verkauft werden sollen als produziert werden⁹. Ein Grund für diese isolierte Betrachtungsweise ist die Betrachtung von Abteilungen nach funktionalen Gesichtspunkten. Im Gegensatz dazu steht die geschäftsprozessorientierte Sicht, bei der zusammengehörige Aktivitäten zusammengefasst werden¹⁰.

2.2 Flexible Planung durch Integration der Teilpläne

Durch eine Verknüpfung der einzelnen Teilpläne sollen die Abhängigkeiten der Unternehmensbereiche integriert werden und die oben genannten Nachteile lose gekoppelter Teilpläne ausgemerzt werden. Bei der integrierten Planung sollen nicht nur die Teilpläne der einzelnen Bereiche aufeinander abgestimmt werden, sondern auch die einzelnen Detaillierungsgrade. Desto zeitnaher eine Planungsdimension liegt, desto detaillierter ist diese üblicherweise¹¹.

2.3 Planungsformen

Die drei grundlegenden Planungsformen differieren in Bezug auf den Planungshorizont¹² und dem Detaillierungsgrad der Planung¹³. Bevor die Frage gestellt werden kann, wie Dinge effizient gelöst werden ist die grundlegende Frage der Effektivität zu klären.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1 - angelehnt an Heuser R. et al., „Integrierte Planung mit SAP“; Bonn 2003

Im Vordergrund der strategischen Planung steht, dass Unternehmen nur dann erfolgreich sein können, wenn Sie das richtige Produkt an die richtige Kundengruppe bringen. Die operative Planung muss dann sicherstellen, dass die Umsetzung der dabei gefällten Entscheidungen auf wirtschaftliche Art und Weise gelingt.¹⁴

Die dispositive Planung weist einen sehr kurzen Planungshorizont auf und konzentriert sich auf die nächsten drei bis sechs Monate¹⁵. Sie umfasst unter anderem das Erkennen von Abweichungen und damit verbunden das Anstoßen von notwendigen Korrekturen, sowie die Vorhersage von Ziel- und Budgeterreichungswahrscheinlichkeiten.

Die Überführung der strategischen Vorgaben in die operative Planung und die Kontrolle und Feinsteuerung derselben in der dispositiven Planung sind in jedem Unternehmen entscheidende Faktoren für Erfolg oder Misserfolg. Moderne ERP Systeme, mit ihrer Möglichkeit große Datenmengen zu speichern und sinnvoll zu verknüpfen, eröffnen neue Möglichkeiten deren integrierte Planung im Unternehmen zu etablieren¹⁶. Bei der operativen Vertriebsplanung kann sowohl auf Absatz- und Umsatzdaten des laufenden Jahres, als auch auf Vorgaben der strategischen Planung, sofern diese existieren, zurückgegriffen werden¹⁷.

2.4 Der Nutzen einer integrierten Planung

Wenn zusammenhängende Systembeziehungen betrachtet werden und deren Abhängigkeit optimiert wird spricht man von Prozessorganisation¹⁸. Durch den Einsatz integrierter ERP-Pakete kann die innerbetriebliche Effizienz gesteigert werden, da Prozessketten in ihrer Gesamtheit betrachtet werden können¹⁹. Durch eine integrierte Planung wird eine Durchgängigkeit²⁰ und Konsistenz der Teilpläne erreicht²¹. Bei einer funktionalen Organisation sind die Reibungsverluste zwischen den Abteilungen nicht unbeträchtlich²². Dieser Nachteil soll ebenfalls durch einen ganzheitlichen Ansatz vermieden werden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2 - entnommen von KPMG, „Unternehmensplanung“; 2003

3 Vertriebsplanung mit CO-PA

Profitability Analysis (CO-PA) ist Bestandteil des SAP-Controlling Moduls, welches benutzt wird um die Kostenstrukturen eines Unternehmens und die Faktoren, die diese beeinflussen, darzustellen²³.

3.1 Überblick: CO-PA

CO-PA ist ein Planungsinstrument, das primär zur Erstellung der Ergebnisplanung geschaffen wurde und sich auch für die Vertriebsplanung eignet²⁴.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3 - entnommen von Universität Mannheim, „Vorlesung Enterprise Resource Planning WS2004/2005“; Mannheim 2004

3.2 Voraussetzungen

Grundlage für eine Planung mit CO-PA ist der Ergebnisbereich, der die Organisationseinheit des Moduls CO-PA darstellt. Diesem können mehrere Kostenrechnungskreise zugeordnet werden²⁵.

Bevor ein Ergebnisbereich angelegt wird, werden die Grundstrukturen²⁶ „Merkmale“ und „Wertefelder“ definiert. „Bei Merkmalen handelt es sich um die Auswertungsebenen, nach denen ein differenzierter Ergebnisausweis und eine differenzierte Absatz- und Ergebnisplanung möglich sind“²⁷.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 4 - angelehnt an Heuser R. et al., „Integrierte Planung mit SAP“; Bonn 2003; Seite 132-133

Merkmale können auch selbst definiert werden²⁸. Für die einzelne Merkmale können für Auswertungszwecke hierarchischen Strukturen angelegt werden²⁹. Durch Merkmalsableitungen können logische Strukturen und Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Merkmalen gebildet werden. Eine Ableitungsstrategie besteht aus mehreren Ableitungsschritten, über die nacheinander Merkmalswerte aus anderen Merkmalen hergeleitet werden³⁰. Die Erfassung der Plandaten wird einem Planungsbildschirm³¹ durchgeführt, der zuvor definiert werden muss. Das Aussehen der Bildschirme wird in den Planungslayouts festgelegt³².

[...]

¹ Vgl. Institut für Business Integelligence, „Empirische Studie: Integrierte Unternehmensplanung“, Furtwangen, Mainz, Ludwigshafen, Stuttgart 2004, http://www.i- bi.de/extdoc/IBI-Symposium2004/04-Folien-Seufert.pdf, Seite 12-17

² Vgl. Plaut Consulting GmbH, „Integrierte Planung und Steuerung: Zusammenspiel zwischen ERP- und Planungssystem“, Fachartikel in „E/3“, Ausgabe 2003, http://www.competence- site.de/controlling.nsf/54DE424B2ACB6146C1256F390057B873/$File/integrierte_planung_plau t.pdf, Seite 1

³ Vgl. Cimap Consulting GmbH, "Integrierte Instandhaltungsprozesse mit SAP R/3 PM", http://www.cimap.de/downloads/agfw_02_2000_neu.pdf, Seite 5

⁴ Vgl. SAP, „Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA)“, http://help.sap.com/printdocu/core/Print46c/de/data/pdf/COPA/COPA.pdf, Seite 9

⁵ Vgl. Steeb Anwendungssysteme GmbH, Mittelstandsmagazin „Lösung“, Ausgabe 2/2004, „Benchmark-Verfahren unterstützt die Optimierung von Lieferketten“

⁶ Vgl. Hansen H. R., Neumann G., „Wirtschaftsinformatik I“, Wien 2001, Seite 127 und 188

⁷ Vgl. SAP „Langfristplanung (PP-MP-LTP)“, http://help.sap.com/saphelp_47x200/helpdata/de/92/bf022044bd11d182b40000e829fbfe/conten t.htm

⁸ Vgl. SAP INFO „ Starre Zielvorgaben haben ausgedient“, http://www.sapinfo.net/index.php4?ACTION=noframe&url=http://www.sapinfo.net/public/de/cate gory.php4/Category-12613c61affe7a5bc/page/2/article/Article- 20113d2db544ea096/de/articleStatistic

⁹ Vgl. FinanzXL „Teilpläne - Interdependenzen und Koordination“,http://www.finanz- xl.de/lexikon/Teilplaene_Interdependenzen_und_Koordination.html

¹⁰ Vgl. Kamps T., Fraunhofer Institut 2004, http://www.ipsi.fraunhofer.de/~brocks/IndustrielleWissensanwendungen/Industrielle%20Wissen sanwendungen%20Part2.pdf

¹¹ Vgl. Heuser R. et al., “Integrierte Planung mit SAP”, Bonn 2003, Seite 526

¹² Vgl. Hansen H. R., Neumann G., „Wirtschaftsinformatik I“, Wien 2001, Seite 188

¹³ Vgl. Bamberger I., Wrona T., “Planung in internationalen Unternehmen”, Essen 2003, Seite 15-16

¹⁴ Vgl. Grotheer, M., „Wie strategische und operative Planung erfolgreich verzahnen?“, Controller Magazin 3/93, S.137

¹⁵ Vgl. Heuser R. et al., “Integrierte Planung mit SAP”, Bonn 2003, Seite 525

¹⁶ Vgl. Grotheer, M., „Wie strategische und operative Planung erfolgreich verzahnen?“, Controller Magazin 3/93, S.137ff

¹⁷ Vgl. Heuser R. et al., “Integrierte Planung mit SAP”, Bonn 2003, Seite 76

¹⁸ Vgl. Steinbuch, „Organisation“, Leipzig 2001, Seite 33

¹⁹ Vgl. Bartsch, Bickenbach, „Supply Chain Management mit SAP APO - Supply-Chain Modelle mit dem Advanced Planner & Optimizer 3.1“, Bonn 2001, Seite 16

²⁰ Vgl. SAP, „Planungsintegration“, http://help.sap.com/saphelp_47x200/helpdata/de/7a/4c3f514a0111d1894c0000e829fbbd/conte nt.htm

²¹ Vgl. KPMG, „Unternehmensplanung“, 2003, Seite 5

²² Vgl. Steffen Rötzer, „Qualitätsmanagement im deutschen Krankenhaus - Wege zur Implementierung nach dem Qualitätsmodell der European Foundation for Quality Management (EFQM) unter den besonderen Bedingungen kleinerer Krankenhäuser der Grundversorgung am Beispiel des Operationsbereiches“, Konstanz 2000, Seite 10

²³ Vgl. Hernández J. A., “SAP R/3 Handbook”, Madrid 2000, Seite 29

²⁴ Vgl. Heuser R. et al., “Integrierte Planung mit SAP”, Bonn 2003, Seite 131-132

²⁵ Vgl. Universität Mannheim „Vorlesung Enterprise Resource Planning“, Mannheim 2004, Seite 13

²⁶ Vgl. SAP „Grundstrukturen der Ergebnisbereiche in IDES”, http://help.sap.com/saphelp_banking463/helpdata/de/44/2f594164c611d2a5e80060087d1a6b/c ontent.htm

²⁷ Vgl. SAP, “Ergebnisbereich einrichten”, http://help.sap.com/saphelp_banking463/helpdata/de/44/2f595564c611d2a5e80060087d1a6b/c ontent.htm

²⁸ Vgl. SAP, „Merkmalsableitung“, http://help.sap.com/saphelp_47x200/helpdata/de/7a/4c38e14a0111d1894c0000e829fbbd/conte nt.htm

²⁹ Vgl. SAP “Merkmalshierarchien, Reporting und Einzelpostenliste”, http://help.sap.com/saphelp_banking463/helpdata/de/c3/1c3a38e0fb11d2a66e0060087d1a6b/c ontent.htm

³⁰ Vgl. SAP, “Ableitungsschrittarten”, http://help.sap.com/saphelp_47x200/helpdata/de/7a/4c38ee4a0111d1894c0000e829fbbd/conte nt.htm

³¹ Vgl. SAP, “Planungslayout (CO)”, http://help.sap.com/saphelp_47x200/helpdata/de/35/26b5ebafab52b9e10000009b38f974/conte nt.htm

³² Vgl. SAP, „Planungslayout“, http://help.sap.com/saphelp_47x200/helpdata/de/7a/4c3d224a0111d1894c0000e829fbbd/conte nt.htm