Ziel- und Zeitmanagement. Elementare Methoden und Erfolgsfaktoren

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Zeitmanagement Regelkreis von Lothar J. Seiwert

Abbildung 2: Die Eisenhower – Matrix

1 Einleitung

1.1 Relevanz des Themas

Zeitmanagement – ein sehr irreführender Begriff, denn die Zeit vergeht immer gleich schnell, unabhängig davon was wir tun oder was wir planen. Zeit lässt sich nicht managen, jedem Menschen stehen genau 24 Stunden am Tag zur Verfügung, die er nutzen kann. Oder eben nicht.

Dennoch nimmt dieser Begriff immer mehr Platz in unserer Welt ein, besonders in den letzten Jahren ist dieser sehr prägnant geworden. Immer mehr Anforderungen durch die Gesellschaft und durch uns selber, die schnelle Entwicklung, der Fortschritt und die wachsenden Aufgaben im Job und Privatleben lassen uns manchmal wünschen, dass ein Tag mehr als 24 Stunden hat. Wir sind überfordert, wissen nicht, was wir als erstes machen sollen und werden demotiviert, wenn uns der riesige, schier nicht enden wollenden Berg an noch nicht erledigten Aufgaben förmlich erdrückt. 

Andere Menschen wiederrum wissen mit Ihrer Zeit „nichts anzufangen“, sie langweilen sich und fragen sich, was sie mit der ganzen Zeit anstellen sollen. 

Es stellt sich nun die Frage, warum manche Menschen denn nun „nie Zeit“ haben und andere sich wiederum tagein, tagaus langweilen? Wie oben schon angedeutet,  führt uns der Begriff Zeitmanagement in die Irre. Es ist nicht die Zeit, die wir managen, sondern unsere Aufgaben und uns selbst. Es geht also am Schluss darum, diese Dinge systematisch zu analysieren, strukturieren und vor allem nach Prioritäten zu sortieren.

Diese Problematik soll im Folgenden aufgeführt werden. In diesem Assignment  möchte ich den Regelkreis des Zeitmanagement vorstellen, quasi den „Fahrplan“ für eine gelungene Zeiteinteilung. Hiermit verbunden sind die natürlich auch die Erfolgsfaktoren und die elementaren Methoden, die im Zeitmanagement angewendet werden und sich bewährt haben.

Es war sehr interessant sich mit dem Thema des Ziel – und Zeitmanagements zu beschäftigen, da es auch für mich persönlich eine perfekte Grundlage für mein vor kurzem begonnenes Fernstudium schafft. Denn gerade, wenn man Arbeit, Privates, Freunde, Familie und das Studium vereinen muss, ist ein konsequentes Zeitmanagement unabdingbar. In der Literatur findet man hierzu tausende von Büchern und Ratgebern. Ich habe mich in meiner Arbeit vorwiegend mit dem Buch „Golden Rules“ von Martin Krengel und „Selbstmanagement und Zeitplanung“ von Edith Püschel  beschäftigt sowie einigen Internetquellen. Natürlich konnte ich aufgrund des Umfanges der Arbeit nicht auf alle Bereiche ausführlich eingehen, das Hauptaugenmerk liegt auf den unterschiedlichen Methoden im Zeitmanagement sowie den Erfolgsfaktoren. Beginnen möchte ich nun mit einigen grundlegenden Defintionen.

2 Definitionen

2.1 Die Zeit

„Beim Thema Zeit ist die Ausgangssituation so klar und gerecht wie bei keiner anderen Ressource: Jedem Menschen stehen pro Tag 24 Stunden zur Verfügung.“ ^[1]

Oder anders gesagt: jeder Mensch hat 365 Tage im Jahr, 24 Stunden am Tag, 60 Sekunde pro Minute Zeit zur Verfügung. Aber was genau ist denn Zeit jetzt eigentlich?

„Zeit ist das Nacheinander von Zuständen und Ereignissen, die erlebbar und messbar sind. Sie ist eine physikalische Größe für die Vergänglichkeit und Veränderungen“^[2]

Als physikalische Größe lässt sich die Zeit also mit dem Formelzeichen t bezeichnen, die in verschiedenen Einheiten (Sekunde, Minute, Stunde, Jahr, etc.)  wiedergegeben werden kann.

Wie oben schon zitiert, stehen jedem Menschen die gleichen Ausgangsbedingungen zur Verfügung, wenn es um die Ressource Zeit geht. Es liegt nun an jedem Menschen selbst, wie er diese Ressource sinnvoll einsetzt und den optimalen Nutzen für sich daraus zieht. Die ist eine Aufgabe des Zeitmanagements.

2.2 Das Zeitmanagement

Bevor wir nun auf die konkreten Abläufe im Zeitmanagement eingehen, stellt sich natürlich erst die Frage, was Zeitmanagement überhaupt ist und wofür wir es genau benötigen.

Aus den unendlich vielen Definitionen des Zeitmanagements möchte ich hier nur eine nennen, da die Kernaussage aller im Wesentlichen gleich ist: 

„Zeitmanagement ist der Einsatz von Arbeitstechniken und Arbeitsmethoden zur effizienten Planung, Durchführung und Überwachung von Arbeiten und Aufgaben, um die zur Verfügung stehende Zeit optimal einzuteilen und zu nutzen“^[3]

Zeitmanagement ist also ein Prozess, seine Zeit besser nutzen und einteilen zu können. Das Ziel besteht darin, mehr in der zur Verfügung stehenden Zeit zu erledigen beziehungsweise wenigstens die wichtigsten Aufgaben abzuarbeiten.

Es verhilft abzuschätzen, ob wir in einer gegebenen Zeit die gesetzten Aufgaben und Ziele überhaupt bewältigen können und uns daraus ableitend realistische Ziele zu setzen, konzentrierter zu arbeiten und unsere Zeit ohne Störungen und Ablenkungen optimal zu nutzen.^[4]

Zeitmanagement umfasst auch ein gewisses Selbst – und Zielmanagement, indem wir aktiv unseren Tag planen, um alle essentiellen Aufgaben sukzessive zu erledigen, unwichtige Arbeiten zu verbannen und am Ende noch genügend Zeit für die wichtigen Dinge im Leben wie Familie und Freunde zu haben. Und das alles am besten ohne Stress und großen Aufwand.

Um das alles zu erreichen, bedarf es einen Ablauf, quasi einem Fahrplan, den man befolgen sollte. Hierbei stützen wir uns auf den Regelkreis von Lothar J. Seiwert, der im nächsten Kapitel genauer erläutert wird. Aufgrund des begrenzten Umfangs der Arbeit werden wir nicht auf alle Stationen des Regelkreises intensiv eingehen können sondern uns nur einen groben Überblick verschaffen.

3 Der Regelkreis des Zeitmanagements 

Der Regelkreis zeigt den oben genannten Prozess auf, welchen man im Zeitmanagement abläuft.

Er besteht aus folgenden sechs Schritten:

1. Zielsetzung

2. Planung

3. Entscheidung

4. Realisation/Organisation

5. Kontrolle

6. Kommunikation/Information

Der letzte Punkt der Kommunikation und Information ist, wie in Abbildung 1 zu sehen, im Zentrum des Modells platziert. Dieser nimmt eine Sonderstellung ein, da er für jeden vorhergehenden Teilschritt im Modell von Bedeutung und notwendig ist.^[5]