Effizienzsteigerung der Projektarbeit durch Managementtechniken. Ablauf und Terminierung, Aufgabenstrukturierung und Ressourcenplanung im Projektmanagement

Inhalt

Abbildungsverzeichnis

1 Einleitung
1.2 Problemstellung und Ziel der Arbeit
1.3 Gestaltung der Arbeit

2 Grundlagen
2.1 Definition Managementtechniken
2.2 Definition Projekt
2.3 Definition Projektmanagement

3 Managementtechniken in der Projektplanung
3.1 Strukturierung der Aufgaben
3.2 Ablauf und Terminierung von Projekten
3.2.1 Gantt-Diagramm
3.2.2 Netzplantechnik
3.3 Ressourcenplanung
3.3.1 Zeitschätzung
3.3.2 Kostenschätzung

4 Zusammenfassung und kritische Betrachtung

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Projektstrukturplan (entnommen aus https://www.hettwer- beratung.de/projekte/projektplanung/projektstrukturplanung/, Zugriff am 28.11.2017)

Abbildung 2: Netzplan (entnommen aus https://www.haufe- akademie.de/eldemo/data_v8/lessons/g/less11.htm,, Zugriff am 28.11.2017)

Abbildung 3: Gantt-Diagramm (entnommen aus https://projektmanagement24.de/gantt- diagramm, Zugriff am 22.11.2017)

1 Einleitung

Die Strategie 2020 der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. verdeutlicht, dass Projektarbeit als auch Projektmanagement im Mittelpunkt der Gesellschaft angekommen sind.^[1] Ebenso zeigt, die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. in Ihrer Studie zur Makroökonomischen Vermessung, dass der Anteil der Projektarbeit an der Arbeitszeit von 29,3% im Jahr 2009 auf vermutlich 41,3 % im Jahr 2019 (Prognose) anwachsen wird.^[2]

Diese Zahlen zeigen auf, dass nicht nur die reine Projektarbeit, sondern vor allem das strukturier­te durchführen von Projekten mit Hilfe von gezielten Managementtechniken deutlich an Bedeu­tung gewonnen hat.

Aufgrund der immer schneller werdenden Innovationsraten, befassen sich Unternehmen ver­mehrt mit verschiedenen Managementtechniken für das Projektmanagement um die Effizienz der Projektarbeit zu steigern.

1.2 Problemstellung und Ziel der Arbeit

Projekte sind meist neuartige und umfangreiche Themen, zu welchen jegliche Erfahrungswerte fehlen, die es dennoch gilt gezielt zu planen sowie umzusetzen.

Doch wie lässt sich ein Projekt effizient planen? Um die Planung von Projekten zu optimieren, steht eine Vielfalt an Managementtechniken zur Verfügung. Da jedoch ebenso eine Vielzahl an durch Managementtechniken zu unterstützende Aufgaben existiert, würde es den Umfang der Arbeit deutlich überschreiten, wenn diese vollumfänglich erörtert werden würden. Aufgrund dieser Thematik, beschränkt sich die Arbeit auf folgende konkreten Aspekte:

1. Strukturierung der Aufgaben
2. Ablauf und Terminierung des Projektes
3. Ressourcenplanung

Die Zielsetzung dieser Arbeit besteht darin, klar aufzeigen, wie mit den vorgestellten Manage­menttechniken eine effiziente Projektplanung stattfinden kann.

1.3 Gestaltung der Arbeit

Zu Beginn dieser Arbeit werden im Kapitel 2 die theoretischen Grundlagen mit den erforderli­chen Definitionen der relevanten Begriffe erläutert. Im folgenden Kapitel 3 beschäftigt sich diese Arbeit mit den differenten Funktionen von Managementtechniken im Projektmanagement, unter­teilt ist dieses Kapitel in die verschiedenen Bereiche Strukturierung der Aufgaben, Ablauf und Terminierung sowie Ressourcenplanung. In den o.g. Unterpunkten wird verdeutlicht, wie diese zur generellen Planung, sowie zur Effizienzsteigerung von Projekten genutzt werden können. Abschließend erfolgt eine kurze Zusammenfassung, sowie eine kritische Reflexion der im Rah­men der Arbeit gewonnenen Ergebnisse.

2 Grundlagen

Die Begrifflichkeiten „Managementtechniken“ und „Projekt“ werden auch umgangssprachlich oftmals genutzt, allerdings existieren viele unterschiedlich bewertete Definitionen. Die Aufgabe dieses Kapitels ist es, die polarisierenden Begrifflichkeiten Projekt, Projektmanagement im All­gemeinen sowie Managementtechniken im Speziellen genauer zu erläutern, sowie das abgrenzen der einzelnen Begriffe zu ermöglichen.

2.1 Definition Managementtechniken

Der Begriff Managementtechniken wird in einschlägiger Fachliteratur äußerst different definiert. Dies lässt sich darauf zurückführen, dass oftmals die Abgrenzung zwischen „Techniken“, „Me­thoden“ sowie „Instrument“ nicht klar vorgenommen wurde. Für diese Arbeit ist die weitrei­chende Definition von Managementtechniken durch Schmidt (AKAD Studienbrief SQF201) die treffendste.^[3]

„Managementtechniken helfen den Gestaltungsträgern bei der Organisation der Projektarbeit“

Unter Managementtechniken versteht Schmidt alle Methoden, welche bei der Organisation von Projekten nützlich sind und die Effizienz durch strukturierte Arbeitsweise steigern. Im genaueren sind dies Techniken zur Zeit- und Ressourcenplanung, Ablaufplanung und Aufgabenplanung. ^[4]

2.2 Definition Projekt

In Gablers Wirtschaftslexikon wird der Begriff „Projekt“ folgendermaßen definiert: „Ein Projekt ist eine zeitlich befristete, relativ innovative und risikobehaftete Aufgabe von erheblicher Kom­plexität, die aufgrund ihrer Schwierigkeit und Bedeutung meist ein gesondertes Projektmanage­ment erfordert.“^[5]

DIN 69901 hingegen definiert den Begriff „Projekt“ folgendermaßen: „Vorhaben, das im We­sentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in Ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, z.B.^[6]

Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben, projektspezifische Organisation.“ ^[7]

Die beiden o.g. Beschreibungen stimmen in ihrer Grundcharakteristik weitestgehend überein, heben beide die Thematik der zeitlichen sowie der sachlichen Begrenzung hervor. Ebenso wird das Thema Zielsetzung thematisiert.

Anzumerken ist, dass sich nach Helmut Wittlage Projekte zusätzlich in weiteren Punkten unter­n scheiden, z.B. hinsichtlich des Umfanges sowie der Bedeutung für das Unternehmen.^[8]

Die o.g. Definition nach Gabler spricht das Thema Komplexität an, nicht jedes Projekt ist kom­plex gelagert. Allerdings ist davon auszugehen, dass speziell komplexe Projekte, Manage­menttechniken zur Unterstützung benötigen.

Nachfolgend befasst sich diese Arbeit mit der Definition „Projektmanagement“, welche auf die Definition „Projekt“ aufbaut.

2.3 Definition Projektmanagement

Die Definitionen zum Begriff „Projektmanagement“ unterscheiden sich in der einschlägigen Fachliteratur deutlich, vor allem hinsichtlich des Umfanges der Begrifflichkeit.

Für diese Arbeit soll die Definition aus Gablers Wirtschaftslexikon herangezogen werden: „Pro­jektmanagement wird als Managementaufgabe gegliedert, in Projektdefinition, Projektdurchfüh­rung und Projektabschluss. Ziel ist, dass Projekte richtig geplant und gesteuert werden, dass die Risiken begrenzt, Chancen genutzt und Projektziele qualitativ, termingerecht und im Kosten- rahmen erreicht werden.“

Somit ist „Projektmanagement“ als ein großer Werkzeugkasten zu betrachten, ausgestattet mit allen notwendigen Konzepten, Aufgaben und Verfahren um die Durchführung der Projekte zu steuern.

Nachdem nun die wichtigsten Begriffe definiert wurden, befasst sich diese Arbeit im folgenden Kapitel mit der Untersuchung von Managementtechniken bezüglich ihrer Funktion bei der Orga­nisation von Projekten.

3 Managementtechniken in der Projektplanung

Zu Beginn eines Projektes steht wie bei vielem, die Planung. Die Projektplanung ist das Grund­gerüst zur späteren Durchführung des Projektes, durch ausgewählte Managementtechniken kann die Projektplanung unterstützt sowie effizienter gestaltet werden.

Im folgenden Abschnitt dieser Ausarbeitung werden einige ausgewählte Managementtechniken in der Projektplanung behandelt. Im genaueren handelt es sich um folgende Themen:

1. Strukturierung der Aufgaben
2. Ablauf und Terminierung des Projektes
3. Ressourcenplanung

3.1 Strukturierung der Aufgaben

Die primäre Frage in der Projektplanung lautet: „Was ist in einem Projekt zu tun“. Oftmals lässt sich aus der Gesamtfragestellung des Projektes schon eine Art Aufgabenstellung ableiten. Aller­dings ist diese große Gesamtaufgabe nicht kleinteilig genug, um eine strukturierte Planung vor­nehmen zu können. Viel geschickter wäre es natürlich, wenn ein Projekt aus vielen kleinen Auf­gaben bestehen würde, welche teilweise autark erfüllt werden können.

Als geeignetes Werkzeug erweist sich hierfür der Projektstrukturplan. Er ist ein recht einfaches aber sehr wertvolles Instrument, mit welchem festgelegt wird, welche Einzelaufgaben in einem Projekt zu tun sind. Der Projektstrukturplan verfolgt den Zweck, die Hauptaufgaben in einzelne Teilaufgaben oder Arbeitspakete zu zerlegen. Das Zerlegen hat den Sinn, dass aufgrund der Kleinteiligkeit im Anschluss die Ablaufplanung, Terminierung sowie Ressourcenplanung vorge­nommen werden kann.^[9] Das Zerlegen der Aufgaben wird wie o.g. in immer kleinere Teilaufga­ben vorgenommen, ersichtlich wird dies in Abbildung 1.

[...]

¹ Vgl. https://www.gpm-ipma.de/fileadmin/user_upload/ueber-uns/GPM_Strategische-Grundaussagen_web.pdf, Zugriff am 22.11.2017

² Vgl. GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V.; Makoökonomische Vermessung der Projekttätig- keit in Deutschland, https://www.gpm-ipma.de/fileadmin/user_upload/Know- How/studien/GPM_Studie_Vermessung_der_Projektt%C3%A4tigkeit.pdf, Zugriff am 27.11.2017

³ Vgl. Schmidt (SQF201), S.41

⁴ Vgl. Schmidt (SQF201), S.41ff

⁵ Springer Gabler Verlag (Herausgeber), Gabler Wirtschaftslexikon, Stichwort: Projekt, online im Internet: http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Archiv/13507/projekt-v7.html Zugriff am 22.11.2017

⁶ http://www.pm-handbuch.com/begriffe/ Zugriff am 22.11.2017

⁷ Vgl. Wittlage, Helmut(1993): Methoden und Techniken praktischer Organisationsarbeit, Herne/Berlin, NWB Ver- lag, S. 287

⁸ Springer Gabler Verlag (Herausgeber), Gabler Wirtschaftslexikon, Stichwort: Projektmanagement, online im In- ternet: http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/projektmanagement-pm.html#referenzen, Zugriff am 22.11.2017

⁹ Vgl. Schelle, Heinz (2010), Projekte zum Erfolg führen - Projektmanagement systematisch und kompakt, 7. Auf-