Interne und externe Personalbeschaffung am Beispiel eines Ingenieurbüros

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Einleitung

2 Wege der Personalbeschaffung
2.1 Interne Beschaffungswege
2.2 Externe Beschaffungswege
2.3 Online-Recruiting

3 Das Ingenieurbüro

4 Zusammenfassung

Literaturverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

„The secret of my success is that we have gone to exceptional lengths to hire the best people in the world“^[1] Wenn selbst Steve Jobs das Kerngeschäft der Personalbeschaffung als den entscheidenden Erfolgsfaktor für sein Unternehmen ansieht, dann mag es alarmierend sein, dass besonders kleinere Unternehmen regelmäßig überfordert sind mit der Anwerbung von Fach- und Führungskräften^[2], wie es eine Studie zum Fachkräftemangel eindrucksvoll belegt.

Im Vorfeld einer intensiveren Beschäftigung mit dem Thema Personalbeschaffung mag der Laie zunächst das Bild eines Vorgesetzten vor Augen haben, der fleißig Stellenanzeigen in Tageszeitungen und digitalen Jobbörsen schaltet und eine Woche später in der schier überbordenden Anzahl von Bewerbungen zu ertrinken droht. Zugegeben, diese Vorstellung erscheint naiv in den Augen der Verantwortlichen, die sich täglich mit zahlreichen Herausforderungen wie Fachkräftemangel, dem demografischen Wandel in Deutschland und der zunehmenden Internationalisierung und Mobilisierung der Arbeitswelt konfrontiert sehen und deren Tätigkeitsfeld nicht zuletzt durch die Digitalisierung und die sich wandelnden Ansprüche und Gewohnheiten der ‚Generation Y‘ erheblichen Veränderungen unterliegt. Besonders im World Wide Web lassen sich zahlreiche und vielversprechende Anwendungsfelder für den Arbeitgeber nutzen, um im Wettbewerb um qualitativ hochwertige Arbeitskräfte – dem sogenannten ‚War for Talents‘ – die besten Mitarbeiter für sich gewinnen zu können. Das erfordert ein Knowhow über Personalmarketing und den systematischen Aufbau einer Arbeitgebermarke, damit die potenziellen Bewerber auf den Arbeitgeber aufmerksam werden, denn „im digitalen Web ist Aufmerksamkeit eine Währung. Diese müssen wir uns erst erarbeiten.“^[3] (Brian Solis)

Diese Arbeit befasst sich mit den derzeit möglichen Beschaffungswegen zur Deckung des Personalbedarfes in Unternehmen. Nach einer Auseinandersetzung mit den internen und externen Personalbeschaffungswegen erfolgt eine kurze Diskussion und eine Handlungsempfehlung für ein kleines Unternehmen zur optimalen Beschaffung eines neuen Bauingenieurs. Im Schlussteil werden die Ergebnisse zusammengefasst und ein kurzer Ausblick auf zukünftige Entwicklungen in der Personalbeschaffung geliefert.

2 Wege der Personalbeschaffung

Grundsätzlich lassen sich die internen von den externen Wegen der Personalbeschaffung voneinander unterscheiden^[4]: „Bei der internen Bewerbersuche wird ganz allgemein auf die im Unternehmen bereits tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit deren Kenntnissen, Fähigkeiten und Qualifikationen zurückgegriffen.“^[5] Vorteilhaft daran ist der hohe Motivationsfaktor, der sich aufgrund realer Aufstiegschancen unter den Mitarbeitern ergibt. Durch eine transparent gestaltete Personalpolitik entsteht ein tieferes Verbundenheitsgefühl dem Unternehmen und der Kollegen gegenüber, das sich als Betriebsverbundenheit und gesteigertem Engagement äußern kann. Bei der internen Personalbeschaffung werden Zeit und Kosten gespart, die im Rahmen einer verhältnismäßig aufwendigen externen Personalbeschaffung und der daraus folgenden Auswahl-, Einstellungs- und Einarbeitungsphasen anfallen würden. In diesem Zusammenhang sei noch das Argument angeführt, dass sowohl Kollegen als auch Vorgesetzte den Mitarbeiter bereits kennen und dieser das Unternehmen und seine eigene Kultur und Wertvorstellungen. Die bereits vorhandene Integrität und die Kenntnis von den alltäglichen und routinierten Abläufen kann dennoch zu etwas führen, was im Allgemeinen als Betriebsblindheit bezeichnet wird und das wirkt sich langfristig schädlich besonders im Bereich der Prozessoptimierung aus: „Wer im Unternehmen bleibt […] wird betriebsblind und kann dem Unternehmen die neuen Impulse, die aus der Kenntnis der Andersartigkeit entstehen, nicht vermitteln.“^[6] Außerdem lässt sich dem zuerst genannten Vorteil der Motivation das Argument entgegensetzen, dass in einem eher kompetitiven Umfeld die Gefahr groß ist, dass aufgrund einer Versetzung des Kollegen in eine gehobenere Position Neid und Missgunst entstehen können. In den meisten Fällen wirkt sich eine offene Kommunikationskultur positiv auf das Betriebsklima aus und wenn interne Veränderungen in der Personalbewegung anstehen, sollten betroffene Mitarbeiter und Kollegen in diesen Prozess konstruktiv mit eingebunden werden. Letztendlich wird bei dauerhaft zu besetzenden Stellen die interne Personalbeschaffung nicht ausreichen: „Letztlich erfordern interne Personalbewegungen auch Außenrekrutierungen, damit freiwerdende Arbeitsplätze besetzt werden können.“^[7]

Der externe Beschaffungsmarkt umfasst sämtliche Rekrutierungskanäle außerhalb des Unternehmens. Das bedeutet vor allem eine größere Bewerberauswahl, was sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich bringen kann, denn damit erhöht sich gleichzeitig der Aufwand bei der Auswahl. Außerdem befördere diese Methode den innerbetrieblichen Wettbewerb „durch Verhinderung von Beförderungsautomatismus und Bildung von Seilschaften.“^[8] Ein weiterer Vorteil zeigt sich darin, dass ein externer Mitarbeiter frische Ideen von außen mitbringt, er schaut somit vorurteilsfrei auf die Arbeitsweisen im neuen Unternehmen. Sein erworbenes Wissen lässt sich nicht selten gewinnbringend ins Unternehmen einbringen und erhöht somit die Innovationsfähigkeit, oder um es mit Bröckermann zu formulieren: „Externe bringen neue Impulse ins Unternehmen ein.“^[9] Wenn der neue Mitarbeiter zum Unternehmen passt und die Integration funktioniert, stellt der beschrittene externe Weg eine wertvolle Bereicherung der Ressource Humankapital dar, was entscheidend für den Unternehmenserfolg und -erhalt ist. Die hohen Kosten und Folgekosten, welche ein systematischer externer Personalbeschaffungsprozess verursacht, der weit über die Einstellung des neuen Mitarbeiters hinausgeht, sind folglich als wichtige Investition anzusehen, welche im Falle einer aufgrund unsystematischen Vorgehensweise oder des Zeitdrucks eingegangenen Fehlbesetzung gravierend sein können. Je höher die Qualifikation und der Spezifikationsgrad ist, der die vakante Stelle notwendig macht, umso höher ist dieses Risiko einzustufen. Bevor detaillierter auf die einzelnen Beschaffungsformen eingegangen wird, lässt sich abschließend mit Oechsler zusammenfassen, dass „[…] die Vorteile des einen meist die Nachteile des anderen darstellen.“^[10] Falls die Größe und Struktur des Unternehmens eine interne Personalbeschaffung möglich macht, gilt es diese beiden Möglichkeiten genau abzuwägen, damit der nächste Schritt im Personalbeschaffungsprozess folgen kann, nämlich die Entscheidung für ein oder mehrere konkrete Maßnahmen zur Ansprache und Gewinnung potenzieller Bewerber.

2.1 Interne Beschaffungswege

In der einschlägigen Literatur wird zwischen der internen Personalbeschaffung mit Personalbewegung und ohne Personalbewegung unterschieden^[11], wobei Personalbewegung in diesem Fall bedeutet, das eine Änderung des Arbeitsplatzes erfolgt.

Die Möglichkeiten des Arbeitgebers, eine interne Personalbeschaffung ohne Personalbewegung durchzuführen sind unter anderem die Leistung von Mehrarbeit in Form von Überstunden und die Verschiebung des Urlaubsantritts. Diese Methoden sind grundsätzlich nur dann zweckmäßig, wenn der zusätzliche Personalbedarf zum Beispiel aufgrund von Engpässen vorübergehend und kurzfristig ist, mit anderen Worten wenn es nicht notwendig ist, eine Stelle dauerhaft neu zu besetzen. Jung bezeichnet das als Ausgleich durch zusätzliche Arbeitsleistungen.^[12] Daneben existieren Qualifizierungsmaßnahmen wie Einarbeitung oder Umschulung, welche den Mitarbeiter weiter qualifizieren und seine Aufstiegschancen verbessern können.

Bei einer Personalbedarfsdeckung mit Personalbewegung sei zunächst die Versetzung angeführt, da sie das wichtigste und geläufigste Instrumentarium dieser Form darstellt. Eine Versetzung kann entweder horizontal, also innerhalb einer Hierarchieebene oder vertikal durchgeführt werden.^[13] Zudem kann sich eine Weisung durch das Direktionsrecht des Arbeitgebers^[14] oder eine Änderungskündigung vollziehen, falls der Arbeitnehmer mit seiner Versetzung nicht einverstanden ist.

Daneben gibt es die Möglichkeit einer Stellenbeschreibung am schwarzen Brett oder im Intranet. In großen Unternehmen kann der Betriebsrat die sogenannte innerbetriebliche Stellenbeschreibung einfordern^[15], dem Arbeitgeber steht es aber frei, gleichzeitig dazu außerhalb nach einem Mitarbeiter zu suchen. Wen er letztendlich einstellt, liegt in seinem Verantwortungsbereich.

Die Vorgesetzten können auch einen geeigneten Mitarbeiter weiterempfehlen, weil sie mit seiner Arbeitsweise vertraut sind und möglicherweise vorhandenes Potenzial entdecken. Bei größerer Mitarbeiterzahl wird im Unternehmen für diese Zwecke eine Datenbank mit veränderungswilligen Mitarbeitern gepflegt, worauf beispielsweise der Abteilungsleiter zurückreifen und eine freie Stelle melden kann. Innerhalb der Datenbank wird das Anforderungsprofil der freien Stelle mit den Leistungsprofilen der Mitarbeiter verglichen und eine Empfehlung gemacht. Diese Methode wird als Stellenclearing bezeichnet.^[16]

Eine wichtige und sehr beliebte Form der Personalrekrutierung – zumindest mit einem internen Ansatz – sind Mitarbeiterempfehlungen: „Von Mitarbeitern empfohlene Bewerber verfügen häufig über detailliertere Informationen über die Unternehmung […]. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Mitarbeiter i.d.R. nur Personen empfehlen werden, die sie für geeignet halten, um negative Rückwirkungen […] zu vermeiden.“^[17] Auch in den sozialen Medien – auf die später expliziter eingegangen wird – leisten Empfehlungen von Mitarbeitern häufig erfolgsversprechende Rekrutierungsarbeit.

Aufgrund der Einfachheit, Schnelligkeit und den weiter oben diskutierten Vorteilen bietet die interne Stellenbesetzung eine durchaus effektive Methode der Personalbeschaffung und falls es die Struktur und Beschaffenheit des Unternehmens zulassen, sollte auch darauf zurückgegriffen werden.

2.2 Externe Beschaffungswege

Die Möglichkeiten der externen Personalbeschaffung sind vielfältig und die Entscheidung für eine oder mehrere konkrete Maßnahmen wird von unterschiedlichen Faktoren beeinflusst, auf die im Laufe der Besprechung noch näher eingegangen wird. Dabei unterscheidet Jung zwischen aktiver und passiver Personalbeschaffung^[18]. Wenn ein Unternehmen aus den unterschiedlichsten Gründen – wie beispielsweise eine hohe Nachfrage am Arbeitsmarkt, keinen akuten Personalbedarf oder einen allgemein hohen Beliebtheitsgrad - mit einer großen Anzahl an Bewerbungen rechnen kann, sind eher passive Personalbeschaffungsmaßnahmen zu empfehlen.

Eine klassische und beliebte Anlaufstelle für eine solche Maßnahme ist die Agentur für Arbeit. Arbeitsagenturen „[…] unterstützen die betriebliche Personalbeschaffung durch Beratung des Arbeitnehmers und des Arbeitgebers sowie durch Auswahl und Vermittlung der geeigneten Bewerber.“^[19] Der Erfolg dieser Beschaffungsmaßnahme hinge nach Bröckermann zum größten Teil von der Zusammenarbeit mit dem Unternehmen ab: „Dem Arbeitsvermittler sollte […] die Möglichkeit gegeben werden, die fraglichen Stellen und die betrieblichen Zusammenhänge kennen zu lernen.“^[20] Dadurch können die Beamten eine bessere Einschätzung über die zu vergebende Stelle bekommen und geeignete Bewerber finden.

Eine weitere sehr beliebte Form der passiven Personalbeschaffung stellt das sogenannte Personalleasing dar und wird auch als Arbeitnehmerüberlassung oder Zeitarbeit bezeichnet. Vermittler sind meistens professionelle Personalleasingunternehmen, die zwischen dem suchenden Unternehmen einen Arbeitnehmerüberlassungsvertrag aufsetzen und die gewünschten Mitarbeiter an den Arbeitgeber mit der vakanten Stelle verleihen. Grundsätzlich lohnt sich die Beschaffung von Leiharbeitern für vorübergehende Stellenbestzungen und dient der Flexibilisierung der Personalkosten.

Als weitere passive Personalbeschaffungsmaßnahmen seien noch die Initiativbewerbung erwähnt, bei der sich der potenzielle Mitarbeiter aufgrund von Eigeninteresse und ohne auf eine Stellenanzeige referieren zu können, beim Unternehmen bewirbt, und die Bewerberkartei, ein Pool aus bereits eingegangenen Bewerbungen und ehemaligen Mitarbeitern.

Im Vergleich zu den passiven Personalbeschaffungswegen setzen aktive Beschaffungsmaßnahmen ein besonderes Engagement von den Unternehmen voraus. Sie kommen dann insbesondere zu Einsatz, wenn zum Beispiel aufgrund eines Mangels an Bewerbern eine erhöhte Anstrengung notwendig ist, oder wie Jung es formuliert: „[…] wenn eine angespannte Arbeitsmarktlage oder ein dringlicherer und/oder größerer Personalbedarf […] vorliegt.“^[21]

Die Schaltung einer Stellenanzeige in klassischen Printmedien stellt eine erfolgsversprechende aktive Beschaffungsmaßnahme dar, wenn es sich zum einen um freie Stellen für weniger qualitative Arbeiten handelt, denn „eine regionale Tageszeitung wird man immer dann einsetzen, wenn es sich um Positionen der unteren bis mittleren Hierarchieebenen handelt […]“^[22], und zum anderen wenn gewisse Formalien eingehalten werden, so dass sie ansprechend und strukturiert wirkt. Insbesondere Holtbrügge betont die Abhängigkeit des Erfolges einer Printstellenanzeige von der Gestaltung wie Inhalt, Form, sowie der – wie er es formuliert – zielgruppenorientierten Medienauswahl und den Zeitpunkt der Veröffentlichung.^[23] Tendenziell gehen Stellenanzeigen in Printmedien zugunsten derer auf Online-Plattformen zurück. Das liegt überwiegend daran, dass die meisten Menschen heutzutage im Internet nach Jobs suchen. Hinzu kommt, dass Stellenangebote in Zeitungen nur an bestimmten Tagen veröffentlicht werden und im Internet haben die Bewerber jederzeit Zugang. Auch wenn einige Argumente gegen eine klassische Printanzeige sprechen, sollte trotzdem erwähnt werden, dass laut einer Studie über die beliebtesten Beschaffungskanäle die Bewerber zu einem nicht unerheblichen Teil – im Jahre 2016 sind es 27% im Vergleich zu 54% Online-Jobsuche - die Stellenanzeigen in den Tageszeitungen studieren.^[24] Die beiden Kanäle schließen sich nicht gegenseitig aus, deshalb kann es sinnvoll sein, auch diese Methode der Personalbeschaffung mit in seine Rekrutierungsstrategie einzubeziehen.

Unter aktiven Personalbeschaffungsmaßnahmen fallen auch sämtliche Tätigkeiten von Personalberatern, die vom Unternehmen zum größten Teil dann engagiert werden, wenn Fach- oder Führungskräfte benötigt werden. Der Beruf des Personalberaters ist rechtlich nicht geschützt. Er arbeitet nur nach Erhalt eines Auftrags und wird nach erbrachter Leistung bezahlt. Ein Headhunter kann als Teil der Personalberatung^[25] verstanden werden, die sich mit der systematischen Abwerbung von in anderen Unternehmen tätigen Mitarbeitern befassen . Die Zusammenarbeit mit einer externen Personalberatung hat aufgrund des bestehenden Mangels an qualifizierten Fach- und Führungskräften an Bedeutung gewonnen und Unternehmen mit den entsprechenden finanziellen Mitteln nutzen diese Unterstützung. Dank der digitalen Entwicklung im Internet ist es für kleinere Unternehmen mit vergleichsweise geringem Budget möglich, die Vorgehensweise eines Personalberaters quasi zu kopieren Oechsler zählt drei der wichtigsten Tätigkeiten auf, nämlich die Suche nach neuen Mitarbeitern in Datenbanken, die Suche über die Schaltung von Anzeigen sowie dem sogenannten Direct Search, die „Ansprache von potenziellen Kandidaten über soziale Netzwerke […], die ggf. noch gar nicht über einen Unternehmenswechsel nachgedacht haben.“^[26]

Eine weitere Methode der aktiven Personalbeschaffung stellt das Hochschulmarketing dar, wenn es darum geht, seinen qualifizierten Mitarbeiterbedarf langfristig und für die Zukunft zu decken.

[...]

^[1] Vgl. Bustamante: http://www.chalre.com/hiring_managers/recruiting_quotes.htm

^[2] Vgl. ManpowerGroup-Studie (2016).

^[3] Vgl. Braehmer (2015): https://intercessio.de/10-kluge-zitate-fuer-recruiting-und-hr/

^[4] Vgl. Scholz (2014), S.527, Jung (2017), S.136.

^[5] Vgl. Knapp (2017), S.41.

^[6] Vgl. Bröckermann (2016), S.51.

^[7] Vgl. Jung (2017), S.136.

^[8] Vgl. Holtbrügge (2015), S.109.

^[9] Vgl. Bröckermann (2016), S.66.

^[10] Vgl. Oechsler (2015), S.211.

^[11] Vgl. Jung (2017), S.136 Albert (2011), S.87 Knapp (2017), S.41.

^[12] Ebd. S.137.

^[13] Ebd. S.138.

^[14] Vgl. Gewerbeordnung §106.

^[15] Vgl. Bröckermann (2016), S.50.

^[16] Vgl. Jung (2017), S.139.

^[17] Vgl. Holtbrügge (2015), S.110.

^[18] Vgl. Jung (2017), S.143.

^[19] Vgl. Scholz (2014), S.529.

^[20] Vgl. Bröckermann (2016), S.61.

^[21] Vgl. Jung (2017), S.146.

^[22] Vgl. Schulz (2014), S.40.

^[23] Vgl. Holtbrügge (2015), S.111/112.

^[24] Vgl. Jäger/ Meurer (2016), S.13.

^[25] Vgl. Knapp (2017), S.58 Jung (2017), S.150.

^[26] Vgl. Oechsler (2015), S.216.