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Selbst- und Zeitmanagement. Eine Annäherung mithilfe der ALPEN-Methode

Hausarbeit 2017 10 Seiten

BWL - Unternehmensführung, Management, Organisation

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

1. Beschreibung der Methode

2. Test und Selbstreflexion
2.1 Tag 1: Beschreibung des Tagesablaufs
2.2 Tag 2: Beschreibung des Tagesablaufs
2.3 Tag 3: Beschreibung des Tagesablaufs
2.4 Tag 4: Beschreibung des Tagesablaufs
2.5 Tag 5: Beschreibung des Tagesablaufs
2.6 Tag 6: Beschreibung des Tagesablaufs

3. Literaturverzeichnis

Plagiatserklärung

1. Beschreibung der ALPEN - Methode

Wenn es um das Thema Zeitmanagement geht, gibt es einige bekannte Methoden. Die im Folgen­den beschriebene ALPEN-Methode geht auf den Zeitmanagement Experten Prof. Dr. Lothar Sei- wert (1997) zurück und soll eine effektive Zeitplanung des Tagesablaufes zugängig machen. Zeit lässt sich weder kaufen, noch speichern oder vermehren. Zeitmanagement bedeutet daher im ei­gentlichen Sinne Selbstmanagement, sich also selbst zu managen [Badry/Knapp 1998, Seite 35]. Die ALPEN-Methode soll dabei helfen, die eigenen Aufgabenberge, also Sinnbild der Alpenge­birge, leicht handhabbar zu machen [Mencke 2012, Seite 43].

Die Methode ist nach den Anfangsbuchstaben der fünf aufeinander aufbauenden Arbeitsschritten benannt. Man beginnt mit dem A, dem Aufschreiben aller zu erledigenden Aufgaben und Terminen für den kommenden Tag. Dies kann z.B. in Form einer To-Do-Liste oder eines Zeitplanbuches erfolgen, wodurch man eine strukturierte Übersicht über alles Anstehende erhält. Mit dem L für Länge, soll ein ungefährer Zeitaufwand für die Aufgaben möglichst realistisch festgelegt werden, was etwas Übung erfordert. Der Vorteil dieser Zeitangaben ist, dass man die Aufgaben konzen­trierter abarbeitet und unerwartete Störungen eher unterbindet um den festgelegten Zeitplan ein­zuhalten. Bei der Abarbeitung der Aufgaben ist es wichtig notwendige Pausen einhalten zu können und dennoch nicht aus dem Zeitplan zu geraten, weshalb im nächsten Schritt, sogenannte Puffer­zeiten, das P, eingeplant werden müssen. Nach der ALPEN-Methode plant man etwa mit 60 % Arbeitszeit und 40% Pufferzeit. Im nächsten Arbeitsschritt, dem E, geht es darum Entscheidungen bzw. Prioritäten bezüglich der festgelegten Aufgaben zu treffen. Hierfür bieten sich unterschiedli­che Methoden an. Eine mögliche Methode ist die ABC-Analyse, bei welcher man drei Stufen der Wichtig - und Dringlichkeit unterscheidet und die Aufgaben nach Prioritäten in A, B, C-Gruppen einteilt. Die A-Gruppe enthält wichtige und dringende Aufgaben, die sich nicht verschieben lassen, die B-Gruppe hingegen nur durchschnittlich wichtige Aufgaben, welche wenn möglich auch an an­dere abgegeben werden können und in der C-Gruppe sind nicht wichtige und verschiebbare Auf­gaben aufgelistet. Am Ende des Tages überprüft man mit der Nachkontrolle, dem N, die Tageser­gebnisse und übertragt nicht erledigte Aufgaben auf den nächsten Tag. Fehlplanungen können so gleich für den nächsten Tag korrigiert und der Zeitplan optimiert werden.

Meine Wahl fiel auf die ALPEN-Methode, da schon im ersten Schritt die Wichtig - und Dringlichkeit der Aufgaben erkennbar wird. Die Methode erfordert zwar etwas Vorarbeit, aber genau diese Vor­arbeit ermöglicht im weiteren Verlauf eine deutlich erkennbare Zeitersparnis. Der Fokus der Me­thode liegt nicht darauf, immer alle Aufgaben erledigt zu bekommen, sondern darauf den Gesamt­überblick nicht zu verlieren. Der strukturierte Tagesablauf ermöglicht es Ziele auch tatsächlich zu erreichen. Besonders für berufstätige Studenten eignet sich diese Methode, da unnötiger Druck und Stress vermieden werden kann und man Berufs,- Alltags,- und Studentenleben gut organisiert unter einen Hut bekommt.

2. Test und Selbstreflexion

2.1 Tag 1: Beschreibung des Tagesablaufs

Mittwoch, 15.02.2017

In den nächsten sechs Tagen werde ich meinen Tagesablauf mit der ALPEN-Methode strukturie­ren. Ich arbeite im Schichtdienst, Früh,- Spät - und Nachtschicht, jeweils immer sechs Tage. Mor­gen beginnen meine sechs Tage Frühschicht, weshalb ich heute an meinem freien Tag damit be­ginne, den morgigen Tag zu planen.

In der Frühschicht beginnt mein Arbeitstag um sechs Uhr morgens und endet um 14:20 Uhr, somit kann ich erst danach meine Aufgaben und Termine abarbeiten. Ich entscheide mich dafür, meine Aufgaben und Termine in Form einer To-Do-Liste aufzuschreiben. Zu den morgigen Aufgaben ge­hören die Literaturrecherche für meine Hausarbeit, der Einkauf für die nächsten Tage, der Besuch bei meinen Eltern und meine wöchentliche Serie im TV. Die möglichst realistische Einschätzung des ungefähren Zeitaufwandes für die Aufgaben fällt mir deutlich schwer, da ich meinen Tagesab­lauf bisher nie so exakt geplant habe. Für die Literaturrecherche plane ich etwa zwei Stunden ein und der Besuch bei meinen Eltern sollte nicht länger als eine Stunde dauern. Der Einkauf wird mit etwa einer halben Stunde eingeplant und für meine wöchentliche Serie halte ich mir den Abend ab 20:15 Uhr frei. Hier fällt mir auf, dass die Reihenfolge der Abarbeitung der Aufgaben ebenfalls durchdacht sein sollte, um möglicherweise zusätzliche Zeit zu sparen. Auch die Pufferzeiten ein­zuplanen fällt mir ohne Übung und Erfahrung etwas schwerer. Damit kein Stress und Zeitdruck aufkommt, versuche ich die Aufgaben auf ungefähre Uhrzeiten festzulegen. So erhalte ich einen strukturierten Überblick und es lässt sich einfacher erkennen, wann Pufferzeiten möglich sind. Da ich nach der Frühschicht die meiste freie Zeit zur Verfügung habe, möchte ich in diesen sechs T agen besonders viel Zeit in das Studium investieren, weshalb die Literaturrecherche für die Haus­arbeit in der A-Gruppe eingeordnet wird. Den Besuch bei meinen Eltern verschiebe ich nun schon seit einigen Tagen, weshalb dieser in der B-Gruppe eingeordnet wird. Der Einkauf gehört zu den nicht so wichtigen Aufgaben und würde sich auch noch einen weiteren Tag aufschieben lassen und wird deshalb, wie auch meine wöchentliche Serie, in den C-Aufgaben. Bei der Nachkontrolle überprüfe ich nochmals alle Aufgaben auf ihre Wichtig - und Dringlichkeit, sowie die eingeplanten Pufferzeiten.

Für dies komplette Tagesplanung habe ich etwa eine halbe Stunde benötigt.

2.2 Tag 2: Beschreibung des Tagesablaufs

Donnerstag 16.02.2017

Der heutige Tag beginnt für mich um vier Uhr morgens. Für die Arbeit muss ich bis um fünf Uhr fertig sein, da ich mindestens eine halbe Stunde Fahrweg, je nach Verkehrslage auch etwas mehr, berechnen muss.

Von sechs Uhr bis 14:20 Uhr dauert die Frühschicht.

Für die Heimfahrt sind etwa vierzig Minuten eingeplant, da um diese Uhrzeit mit deutlich mehr Verkehrsaufkommen zu rechnen ist als am frühen Morgen.

Um Zeit zu sparen, habe ich meine A, B, C - Aufgaben gestern gleich noch in einer bestimmten Reihenfolge angeordnet. Deshalb erledige ich die erste Aufgabe aus meiner C-Gruppe, den Ein­kauf für die nächsten Tage, gleich im Anschluss. Eine halbe Stunde ist dafür eingeplant, da nicht allzu viel zu besorgen ist.

Damit ich später nicht nochmal losfahren muss, erledige ich meine B-Aufgabe, der Besuch bei meinen Eltern, gleich im Anschluss. Dieser Besuch ist für eigentlich keine richtige Aufgabe, son­dern eher eine Art Auszeit oder Pause und wird daher gleich mit dem Mittagsessen verbunden.

Um 17:00 Uhr bin ich wieder Zuhause und kann mich somit ganz entspannt und ohne Zeitdruck von 18:00 - 20:00 Uhr mit der Literaturrecherche für meine Hausarbeit beschäftigen.

Das Abendessen wird mit meiner wöchentlichen Serie von 20:15 - 21:15 Uhr verbunden.

Vor dem Schlafen gehe erstellte ich noch meinen morgigen Tagesablauf.

Die angewendete ALPEN - Methode hat heute ihren Sinn und Zweck zufriedenstellend erfüllt. Ich konnte alle Punkte auf meiner Liste abarbeiten und bin in keinerlei Stress oder Zeitdruck geraten. Für die Tage an denen ich Frühschicht habe sind Ruhepausen aus Erfahrung notwendig, da ich des Öfteren müde bin und ein wenig Erholung nach der Arbeit brauche. Für meine Fahrwege plane ich immer genügend Zeitpuffer ein, um bei unerwarteten Störungen, z.B. Staus nicht in Zeitdruck zu geraten.

2.3 Tag 3: Beschreibung des Tagesablaufs

Freitag 17.02.2017

Auch heute startet mein Tag wieder um vier Uhr in der Früh und um fünf Uhr mache ich mich in Ruhe auf den Weg zur Arbeit.

Von 06:00 - 14:20 Uhr habe ich dann wieder Frühschicht.

Die für den Heimweg eingeplanten vierzig Minuten werden heute bis auf die letzte Sekunde aus­geschöpft, da ich in einen Stau gerate. Obwohl ich noch im Zeitplan liege, bemerke ich schon, wie ein wenig Stress und Zeitdruck in mir aufkommt, denn um 15:30 Uhr muss ich schon wieder bei einem Arzttermin sein. Dieser Fixtermin ist auf meinem Zeitplan in der A - Gruppe eingeordnet, da er dringend und wichtig ist und keinen anderen Tag verschoben werden kann. Den Termin kann ich pünktlich wahrnehmen, die geschätzte Wartezeit von ca. dreißig Minuten verlängert sich aller­dings trotz Termin um weitere dreißig Minuten. Für den Termin selbst habe ich weitere dreißig Minuten eingeplant.

Die anschließende Pufferzeit bzw. Ruhepause von einer Stunde kann und möchte ich heute nicht verkürzen, da ich schon den ganzen Morgen mit Kopfschmerzen zu kämpfen habe.

Das anschließend geplante Vorkochen für den nächsten Tag ist auf 17:30 Uhr angesetzt. Durch die doch länger als erwartete Wartezeit beim Arzt bin ich schon eine halbe Stunde in meinem Zeitplan hinterher und muss diese Aufgabe letzten Endes aufgrund meiner starken Kopfschmerzen komplett vom Tagesplan streichen.

Erst gegen zwanzig Uhr fühle ich mich wieder einigermaßen in der Lage zumindest noch ein paar Informationen meines Hausarbeitsthemas zusammenzufassen und meinen Tagesplan für morgen neu zu optimieren.

Meine eingeplanten Pufferzeiten reichten heute aufgrund mehrerer unerwarteter und vor allem auch unumgänglicher Störungen nicht aus. Für Arzttermine oder ähnliches werde ich in Zukunft mehr Zeit einplanen. Das ausgefallenen Vorkochen musste ich im morgigen Zeitplan unterbringen.

2.4 Tag 4: Beschreibung des Tagesablaufs

Samstag 18.02.2017

Auch heute muss ich erneut um fünf Uhr losfahren um pünktlich zur Frühschicht zu erscheinen.

Um 14:20 Uhr mache ich mich wieder auf den Heimweg und komme ohne Störungen sogar 15 Minuten früher als geplant Zuhause an.

Nachdem ich gestern meinen heutigen Tagesplan neu optimieren musste und mich immer noch nicht ganz fit fühle, habe ich von 15:00 - 16:00 Uhr das Mittagessen und eine Ruhepause einge­plant.

Das Vorkochen vom Vortag ist auf 16:00 Uhr angesetzt und dauert ca. eine Stunde. Diese Aufgabe habe ich heute als wichtig und dringend in der A - Gruppe meines Tagesablaufes stehen, da ich sie nicht noch einmal verschieben kann und möchte.

Danach setze ich die Arbeit für das Studium fort und arbeite hierfür erst einmal zwei Stunden. Heute steht wieder Literaturrecherche auf meinem Plan. Zusätzlich beginne ich damit, die recher­chierten Informationen zusammenzufassen. Diese Aufgabe ist heute in der B - Gruppe angeord­net, da ich die Tage zuvor schon viel erreicht und erarbeitet habe und meinem geplanten Arbeitsziel schon voraus bin.

Da für heute keine weiteren Aktivitäten und Aufgaben geplant sind, beende ich das Arbeiten an der Hausarbeit gegen zwanzig Uhr, erstelle meine To-do-Liste für Morgen und lasse dann gegen 20:30 Uhr den Abend ausklingen und nutze die gewonnene Zeit um früher als sonst schlafen zu gehen.

Bei der heutigen Nachkontrolle der Tagesziele ist deutlich zu erkennen, dass meine Planung zwar nicht immer ganz aufgegangen ist, ich aber dennoch viele Erfolge erzielen konnte. Das Lernen und Arbeiten für mein Studium gehörten bisher immer in die A - oder B - Gruppe und hier kann ich inzwischen einen deutlichen Arbeitsvorsprung vorweisen. Durch unerwartete Störungen musste ich den Tagesplan zwischendurch abändern, dennoch verlor ich durch die klar strukturierten Ta­gesabläufe nie den Gesamtüberblick. Ich konnte sogar Zeit und dadurch eine kleine Auszeit für mich gewinnen. Bisher kann ich also nur von den Vorteilen der ALPEN - Methode berichten.

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Details

Seiten
10
Jahr
2017
ISBN (eBook)
9783668521353
ISBN (Buch)
9783668521360
Dateigröße
492 KB
Sprache
Deutsch
Katalognummer
v374865
Institution / Hochschule
Internationale Fachhochschule Bad Honnef - Bonn
Note
1,8
Schlagworte
ALPEN-Methode Alpen Selbstmanagement Zeitmanagement Lothar Seiwert

Autor

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Titel: Selbst- und Zeitmanagement. Eine Annäherung mithilfe der ALPEN-Methode