Mitarbeitergespräche als wichtigste Führungsinstanz

Gliederung

1. Einleitung

2. Die erfolgreiche Kommunikation
2.1 Der Gesprächsablauf
2.1.1 Die Anfangsphase oder die Phase der Kontaktaufnahme
2.1.2 Die Strukturierungsphase, die Argumentationsphase und die Beschlussphase
2.1.3 Die Abschlussphase
2.2 Rahmenfaktoren
2.3 Rhetorik

3. Das Kritikgespräch
3.1 Der Ablauf eines Kritikgesprächs
3.1.1 Die Vorbereitung
3.1.2 Die Durchführung
3.1.3 Die Nachbereitung

4. Das Problemlösungsgespräch

5. Das Zielvereinbarungsgespräch
5.1 Der Ablauf eines Zielvereinbarungsgesprächs
5.1.1 Die Vorbereitung
5.1.2 Die Durchführung
5.1.3 Die Rückmeldung

6. Zusammenfassung

1. Einleitung

Im beruflichen Alltag treffen Menschen zusammen, die verschiedenste Charaktere mitbringen und daher auch mit unterschiedlichen Erwartungen und Einstellungen an die Arbeit gehen. Auf Grund dessen unterscheiden sich die verschiedenen Mitarbeiter auch in der Art ihrer Kommunikation.

Gespräche zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten stellen eine besondere Form der Kommunikation dar. Diese näher zu beleuchten soll die Funktion dieser Arbeit sein.

Als Chef hat man viele Aufgaben, wie zum Beispiel die Arbeitseinteilung, das Vorantreiben guter Ergebnisse und die Qualitätssicherung stellen nur einen kleinen Teil des Handlungsradius des Vorgesetzten dar. In erster Linie hat der Chef jedoch die Aufgabe Verantwortung für seine Mitarbeiter, die Abteilung, das Team usw. zu übernehmen. Auch die so genannte Fürsorgepflicht den Mitarbeitern gegenüber ist in der Führungsrolle enthalten. Hierbei ist es wichtig als Chef darauf zu achten, dass die Mitarbeiter entsprechend ihren Fähigkeiten die angemessene Arbeit ausführen, dass sie sich innerhalb des Teams wohl fühlen, d. h. dafür zu sorgen, dass die Arbeitsatmosphäre stimmt und dass Mitarbeiter nicht „gemobbt“ oder ausgegrenzt werden.

Die Verantwortung ist unmittelbar mit der Aufgabe des Führens verwoben. Einzig und allein der Chef hat es in der Hand wie die Arbeitsmoral im Team ist, wie produktiv gearbeitet wird und wie gut die erzielten Ergebnisse sind. An dieser Stelle wird deutlich welche bedeutsame rolle die Kommunikation bei der Führung eines Betriebs o. Ä. hat. Als Vorgesetzter bestimmt man nämlich durch die Kommunikation, durch das Führen von und das Führen durch Gespräche die Richtung in die es geht, bzw. in die es gehen soll, um das Optimum zu erreichen.

Die Art und Weise wie mit Mitarbeitern kommuniziert wird hängt von der sozialen Kompetenz der Führungskraft ab und kann Produktivität, Motivation sowie Loyalität der Mitwirkenden positiv beeinflussen. Dabei st es wichtig zu wissen, dass es sehr viele verschiedene Arten von Gesprächen zwischen Chef und Mitarbeiter gibt, die alle unterschiedlich in ihrem Aufbau ablaufen. Um eine vorerst grobe Trennung vorzunehmen kann man Gesprächsarten zunächst einmal in positive und negative Gespräche unterteilen. „Die positiven Gespräche sind all diejenigen, die man gern führt, die bereits beim ersten angesetzten Termin auch tatsächlich stattfinden, […], auf die man sich sogar freut und vor denen es einen in keinem Fall graust“^[1]. Im Gegensatz dazu sind unter den negativen Gesprächen diejenigen zusammenzufassen, die man nicht gerne führt, die man gerne aufschiebt und bei denen man seinen Mitarbeitern Kritik entgegenbringen oder unerfreuliche Nachrichten verkünden muss. Hierunter fallen Gespräche zum Thema Fehlverhalten, Leistungsabfall, Problembehandlung etc. Es gibt jedoch auch Gesprächsarten, die sowohl positive, als auch negative Aspekte beinhalten. In diesen Fällen ist keine strikte Einteilung in positive Gesprächsarten oder negative Gesprächsarten möglich. Deshalb wird bei der Einteilung die Stimmung des Chefs sein, die die Einteilung einleitet. Fühlt der Vorgesetzte sich unwohl bei einem bestimmten zu führenden Gespräch, so teilt er dies in die kritische Gesprächsartsparte ein. Im Folgenden soll nun dargestellt werden wie es zu einer erfolgreichen Kommunikation kommt und welche verschiedenen Arten der Kommunikation es gibt. Dabei werden das Kritikgespräch, das Zielvereinbarungsgespräch und das Problemlösungsgespräch näher beleuchtet.

2. Die erfolgreiche Kommunikation

2.1 Der Gesprächsablauf

Jedes Gespräch folgt einer bestimmten Phasenstruktur. Die Phase der Kontaktaufnahme als erste Phase und die End- oder Abschlussphase bilden die emotionale Einbettung, währen Strukturierungs-, Argumentations- und Beschlussphase die Struktur eines Gesprächs bestimmen^[2].

2.1.1 Die Anfangsphase oder die Phase der Kontaktaufnahme

Die Gesprächseröffnung kann auf unterschiedlichste Weisen ablaufen. Zunächst findet jedoch immer eine Kontaktaufnahme statt. Ein normales Gespräch kann zum Beispiel durch den oben erwähnten Blickkontakt eingeleitet werden. Ein formales Mitarbeitergespräch wird in den meisten Fällen und optimalerweise mit einer Einladung oder schriftlichen Benachrichtigung angekündigt. Bei Mitarbeitergesprächen wird bereits schriftlich kurz das Thema angedeutet, damit der Kommunikationspartner sich auf das Gespräch einstellen kann. In der Anfangsphase wird der Gesamtrahmen des Gesprächs vorbestimmt. Hier wird die Basis für eine gelingende Kommunikation gelegt. Die Dauer der Eröffnungsphase ist sehr unterschiedlich und kann sich auf den bloßen Austausch einer Begrüßung reduzieren. Die Anfangsphase hat eine wichtige Funktion und dient der grundlegenden Gesprächsorganisation und der Feststellung oder dem Aufbau der Gesprächsbereitschaft der Gesprächspartner.

2.1.2 Die Strukturierungsphase, die Argumentationsphase und die Beschlussphase

Diese drei Phasen können als Struktur eines Gesprächs zusammengefasst werden und als Gesprächsmitte bezeichnet werden. Diese dient dem eigentlichen Thema. Zunächst sollte der Gesprächsleiter das Thema des Gesprächs vorstellen und seinem Kommunikationspartner den Grund für dieses Gespräch mitteilen. Beide sollten dann einen groben Zeitplan entwickeln, damit man eine ungefähre Richtlinie hat, an die man sich halten kann. Diese Gesprächsphase wird von seinem inhaltlichen Kern dominiert. Im Idealfall sollte es zu einem Dialog beider Parteien kommen, so dass sich beide Seiten austauschen können. Ein Monolog seitens der Führungskraft ist meist nicht sehr effektiv^[3]. Natürlich kann es auch zu Auseinandersetzungen innerhalb der Kommunikation kommen. Daher ist diese Phase zeitlich sehr differenziert und nicht klar einteilbar. Damit der Idealfall, der Dialog, auch zustande kommt, hat der Gesprächsleiter die Aufgabe das Rederecht abzutreten. Dies kann durch bloßen Blickkontakt, aber auch durch Pausen oder offene Fragen erfolgen. Allerdings erweisen sich Pausen als eher problematisch bei der Vergabe des Redeparts, da sie oft für Missverständnisse sorgen und zu Irritationen führen können. Der Redner kann in seinem Vortrag eine kurze Pause machen, die der Zuhörer als Redeaufforderung versteht und den Vortrag seines Gegenübers dadurch unterbricht. An dieser Stelle treten so genannte Reparaturmechanismen auf, wie zum Beispiel das Zurücktreten von seinem Redewunsch. Bei Mitarbeitergesprächen trifft meist die hierarchisch höher gestellte Person die Entscheidung wie das Gespräch fortlaufen soll. Des weitern besteht die Möglichkeit, dass das vorher festgelegte Thema sich ausweitet oder gar neu entwickeln. In solchen Fällen ist die Gesprächsführung nicht sehr einfach, da zwar auf die Bedürfnisse des Mitarbeiters eingegangen werden muss, er jedoch auch nicht das Gefühl bekommen soll, das sein Chef für andere Themen nicht offen ist. Optimal wäre es, wenn sich beide Seiten darauf einigen würden das neue Thema zu einem anderen Zeitpunkt noch mal aufzugreifen. Der Gesprächführer hat demnach auch die Aufgabe das Thema zu lenken, indem er mit Aufforderungen und Fragen arbeitet^[4]. Zum Schluss dieser Phase sollte die Führungskraft das Gespräch bzw. die Ergebnisse des Gesprächs kurz zusammenfassen, eine Entscheidung fällen, soweit dies von Nöten ist und eventuell einen neuen Gesprächstermin festlegen.

2.1.3 Die Abschlussphase

Wenn die Gesprächthemen zum Abschluss gebracht wurden, beginnt die Abschlussphase eines Gesprächs. Während eines Mitarbeitergesprächs sollte die Beendigung eher explizit statt informal erfolgen. Dass heißt die Gesprächsführung sollte durch eine Aufforderung oder Ankündigung das Gespräch zum Ende bringen, anstatt dies zum Beispiel durch Blicken auf die Uhr oder Ähnlichem zu signalisieren. Abschließend wird erörtert ob das Thema zufrieden stellen behandelt wurde. Sofern noch offene Fragen bestehen, können diese an der Stelle geklärt werden. Wenn noch Redebedarf besteht, können sich die Kommunikationspartner auf einen weitern Termin einigen. Die Führungsperson findet zum Abschluss im Idealfall einen positiven Ausklang und bedankt sich für das Gespräch. So wird eine gelöste Abschlussstimmung hergestellt.

2.2 Rahmenfaktoren

Das Äußern von Worten gehört ebenso zur Kommunikation wie der Tonfall, Lachen oder Seufzen, die Körperhaltung, die Mimik und Gestik und sogar das Schweigen sind formen der Kommunikation. Es gibt daher die verbale Kommunikation, die sich durch den Austausch durch Sprache definiert und die nonverbale Kommunikation, die auf dem Gesprächsaustausch ohne den Gebrauch von hörbarer Sprache beruht^[5].

Besonders die nonverbalen Signale sind es, die Aussagen unterstützen aber auch zweifelhaft erscheinen lassen können. Als Führungskraft ist es daher unabdingbar sich dessen bewusst zu sein und auf Körpersprache und Mimik zu achten.

Alle körperlichen Botschaften haben eine versteckte Botschaft in sich, da der Körper nicht lügen kann. Er spiegelt verschiedene Gefühle wieder. Als Beispiel wäre die Aggression zu nennen, die in Form von Treten gegen das Stuhlbein zwar nicht direkt, aber indirekt geäußert wird. Als Chef sollte es einem daher gelingen die inneren Botschaften mit den Äußeren in Einklang zu bringen, um glaubhaft und souverän seinen Standpunkt zu vertreten und Gespräche angemessen führen zu können. Auch der Blickkontakt ist bei der Kommunikation sehr wichtig, da dieser die stärkste Verbindung zwischen den Gesprächspartnern darstellt^[6]. Nach der Begrüßung- üblicherweise mit Handschlag- ist also der Blickkontakt die einzige Möglichkeit Nähe zum Gegenüber herzustellen. Überspitzt formuliert versucht man durch das direkte Gucken in die Augen des Kommunikationspartners etwas über seine Seele herauszufinden^[7]. Auf diesem Wege sucht man nach versteckten Botschaften im Gesicht des Anderen, die einem mehr offenbaren als die Worte, die er sagt. Gesprochenes kann durch den Ausdruck der Augen nicht überdeckt werden. Genau aus diesem Grund sollte man vor allem bei Kindern auch darauf achten, dass Körpersprache und das gesprochene Wort nicht auseinanderklaffen, sondern im Einklang sind. Ein solches Auseinanderklaffen nennt man „Double-Bind-Situation“, das bei Kindern schwere Störungen hervorrufen kann, da sie mit der Doppeldeutigkeit der Botschaften nicht umgehen können^[8]. Die Kraft der Verbindung durch die Augen sollte also nicht unterschätzt werden. Auch im beruflichen Alltag stellt der Blickkontakt eine Verbindung zwischen Menschen her, die als Nähe und Vertrauen empfunden wird.

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^[1] LEHKY 2003, S. 10-11

^[2] http://de.wikipedia.org/wiki/Gespr%C3%A4ch

^[3] http://de.wikipedia.org/wiki/Gespr%C3%A4ch

^[4] LEHKY 2003, S.25

^[5] ebd., S.9-11

^[6] ebd., S. 14

^[7] ebd.

^[8] ebd.