Erstellen eines Briefes nach DIN 5008 (Unterweisung Kaufmann/ -frau für Büromanagement)

Inhaltsverzeichnis

1. Übersicht

2. Ausgangssituation
zur Ausbilderin und dem Ausbildenden
zur Auszubildenden

3. Lernziele und -bereiche
Richtlernziel
Groblernziel
Feinlernziel
Lernziel im kognitiven Fähigkeitsbereich
Lernziel im affektiven Fähigkeitsbereich
Lernziel im psychomotorischen Fähigkeitsbereich

4. Ausbildungsmethode

5. Sonstiges

6. Ablaufbeschreibung

7. Übungsblatt (exemplarisch und ausgefüllt)

8. Rollenspiel mit Dialog

1. Übersicht

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

2. Ausgangssituation

zur Ausbilderin und dem Ausbildenden

Charlotte Mommsen ist 34 Jahre alt und bildet seit 4 Jahren Auszubildende für die Firma Blascheck GmbH aus. Das inhabergeführte Unternehmen bietet Gebäudereinigungsdienstleistungen an und beschäftigt derzeit 12 Festangestellte sowie insgesamt 3 Auszubildende. Die weiteren Auszubildenden sind im zweiten und dritten Ausbildungsjahr. Aufgrund der Unternehmensgröße herrscht ein familiäres Klima und man duzt sich bei der Arbeit.

zur Auszubildenden

Johanna Krönes, zum jetzigen Zeitpunkt 17 Jahre alt, hat nach dem erfolgreichen Erlangen ihres Realschulabschlusses eine Ausbildung zur Kauffrau für Bürokommunikation bei der inhabergeführten Firma Blaschek GmbH begonnen, in dessen Nähe sie auch wohnt. Auf Rat ihrer Mutter, die einige von Johannas jetzigen Kollegen flüchtig kennt, hatte Johanna sich damals beworben. Nun ist sie im vierten Aubsildungsmonat des ersten Ausbildungsjahres und wird derzeit im Verwaltungsbereich des Betriebes ausgebildet. Bisher ist sie an kleinere Aufgaben administrativer Art herangeführt worden, so z.B. die Gesprächsannahme per Telefon oder die Ein- und Ausgangskontrolle elektronischer Post. Auch mit dem Verteilen der Briefpost ist sie schon betraut worden. Somit ist sie mit bürowirtschaftlichen Abläufen bereits anfänglich vertraut und hat neben dem betrieblich genutzten MS Outlook auch Erfahrungen mit Textverarbeitungsprogrammen wie MS Word 2011 gemacht. Ihre Kollegen schätzen Johanna als sehr höfliche, wenn auch manchmal etwas schüchterne Person. In der Berufsschule zeigt sie keine Probleme.

Johanna zeichnet sich bisher als gewissenhafte, motivierte Auszubildende aus, die jedoch durch den eigenen Anspruch an sich selbst mitunter zur Hast neigt. Sie begreift schnell, wenn Zusammenhänge offenbart werden und Dingen so eine Logik unterlegt werden kann. Am besten lernt sich durch visuell-kommunikative Methoden.

3. Lernziele und -bereiche

Richtlernziel

(Gemäß Ausbildungsrahmenplan, Lfd. Nr. 1.2 a) "Texte des internen und externen Schriftverkehrs formulieren, gliedern sowie situationsgerecht und normgerecht erstellen".

Groblernziel

Die Auszubildende soll selbstständig das Ausfüllen des Adressfeldes eines Briefes vornehmen können sowie dabei normgerecht und zweckmäßig vorgehen.

Feinlernziel

Nach der Ausbildungsmaßnahme

1. ist sich die Auszubildende möglicher Fehlerquellen beim Ausfüllen der Adresszeilen eines Geschäftsbriefes bewusst
2. wählt die Auszubildende eine normgerechte Einteilung der Adresszeilen aus
3. nimmt die Auszubildende ein zweckmäßiges Ausfüllen der Zeilen vor
4. hält die Auszubildende weiterhin eventuelle Datenschutzbestimmungen ein
5. führt die Auszubildende einen entsprechenden Ausbildungsnachweis

Lernziel im kognitiven Fähigkeitsbereich

- DIN 5008 wird erlernt und nach dieser gehandelt.
- Die Auszubildende versteht die 9-zeilige Einteilung des Adressfeldes und kann die jeweils vorgesehenen Informationen zuordnen.
- Diese Informationen müssen aus verschiedenen Elementen (wie
Behandlungsvermerken, Anrede, Name, Firmenname, Straße, Postleitzahl und Ort sowie ggf. Land) bestehen, die vollständig sind.
- Die Auszubildende versteht gegebenenfalls die Notwendigkeit des Einhaltens von Datenschutzbestimmungen
Lernziel im affektiven Fähigkeitsbereich
- Die Auszubildende entwickelt ein Gefühl für die richtige Einteilung des Adressfeldes.
Lernziel im psychomotorischen Fähigkeitsbereich
- Das Adressfeld soll durch die Auszubildende handschriftlich bzw. im weiteren Verlauf der Ausbildung per Tastatur normgerecht beschriftet werden können.

4. Ausbildungsmethode

Das Ziel der Unterweisung ist, Briefe - in diesem Fall Geschäftsbriefe bzw. deren Adressierung - unter Berücksichtigung der Deutschen Industrienorm 5008 selbstständig und korrekt auszuführen. Das Ziel ist erreicht, wenn die Auszubildende am Ende der Unterweisung Adressfelder derart ausfüllen kann, dass sie die formalen und inhaltlichen Richtlinien nach DIN 5008 erfüllen.

Dafür wird die Methode eines Lehrgespräches gewählt, das besprechend-fragend abgehalten wird und situativ um Brainstorming-Elemente ergänzt worden ist. Dies soll zum Einen einen angemessenen Einstieg in das neue Thema bieten, auf der anderen Seite aber auch dem Lerntyp der Auszubildenden entgegenkommen.

5. Sonstiges

- Ausbildungsmittel:
- Flip-Chart
- Übungskärtchen (ausgefüllt)
- Übungsblätter

Zeitpunkt:

Da die Aufmerksamkeit morgens bzw. vormittags am höchsten ist, sollte die Unterweisung idealerweise zwischen 8 und 11 Uhr stattfinden, aber nicht den täglichen Arbeitsablauf unterbrechen. Im konkreten Unterweisungsfall finden wöchentliche Treffen zwischen Auszubildender und Ausbilderin statt, die bereits Bestandteil der jeweiligen Tagesroutine sind.

Zeitbedarf:

o ca. 15 Minuten in der vorzuführenden Unterweisung, o bei ganzheitlicher Auseinandersetzung 45 Minuten

Ausbildungsort:

Die Ausbildungsmaßnahme wird innerhalb des Betriebes in einem gesonderten Raum, dem kleinen Konferenzraum durchgeführt. Das Betriebsgebäude verfügt ansonsten lediglich über

2 Großraumbüros sowie die Einzelbüros der Geschäftsführung und des Mitarbeiters für das Rechnungswesen. Weiterhin verfügt der Konferenzraum über die nötigen Ausbildungsmittel, wie siehe oben benötigt und vor allem Ruhe.

Raum-/ Sitzverhältnisse

- blaue Pfeile geben die Blickrichtungen an
- der Blick des Azubis sollte ungehindert auf das Flipchart fallen können
- analog gilt dies auch für den Ausbilder, der zudem die per Brainstorming fallenden Anmerkungen des Azubis auf dem Flipchart notiert
- bei den vorhandenen Räumlichkeiten bietet sich ein Sitzen "über Eck" an

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

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