Vorstellungsgespräche - Theorie und Wirklichlkeit

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1. Wie wählt man die Richtigen aus?

2. Vorstellungsgespräche - die Theorie
2.1 Ziel eines Vorstellungsgespräches
2.2 Arten eines Vorstellungsgespräches
2.3 Vorbereitungen des Vorstellungsgespräches
2.3.1 Analyse und Beurteilung der Bewerbungsunterlagen
2.3.2 Organisation der äußeren Bedingungen für ein Vorstellungsgespräch
2.3.3 Klarheit über das Anforderungsprofil
2.3.4 Rechtliche Rahmenbedingungen
2.3.5 Fragetechnik
2.4 Die Durchführung des Vorstellungsgespräches
2.4.1 Begrüßung des Bewerbers
2.4.2 Besprechung seiner persönlichen Situation
2.4.3 Besprechung seines Bildungsganges
2.4.4 Besprechung seiner beruflichen Entwicklung
2.4.5 Informationen über das Unternehmen
2.4.6 Vertragsverhandlung
2.4.7 Abschluss des Gespräches
2.5 Die Auswertung des Vorstellungsgespräches

3. Vorstellungsgespräche – Die Wirklichkeit
3.1 Ergebnis eines Interviews
3.2 Fazit

Anhangverzeichnis

Literaturverzeichnis

Versicherung

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1. Wie wählt man die Richtigen aus?

Die Bedeutung des Menschen für den Erfolg einer Unternehmung hat in den vergangenen Jahren aufgrund der stetig gestiegenen Aufgabenkomplexität sowie der überproportional angewachsenen Personalkosten in bemerkenswerter Weise zugenommen.^[1]

Den Ausgangspunkt der vorliegenden Arbeit bildet die These, dass die Auswahl neuer Mitarbeiter für die Leistungs- und Wettbewerbsfähigkeit einer Unternehmung eine wichtige Funktion darstellt. Personaleinstellungsentscheidungen müssen ihrem Charakter nach als Investition aufgefasst werden. Die Investitionssummen betragen dabei i.d.R. mehrere Tausend Euro. Fehlinvestitionen verursachen auch bei frühzeitiger Trennung Kosten, die ein mehrfaches des Jahreseinkommen des Mitarbeiters betragen können.^[2] Es ist deshalb dringend erforderlich, bei derartigen Entscheidungen eine ähnliche Qualität anzustreben, wie sie bei Sach- und Finanzinvestitionen allgemein üblich ist.^[3]

Trotzdem ist das Bewerberinterview auch heute noch unverzichtbar, auch wenn bei wissenschaftlichen Untersuchungen das Interview im Vergleich zu anderen Auswahlverfahren schlecht abschneidet. Die geringe Validität bezieht sich auf konventionell geführte Vorstellungsgespräche, bei denen die Interviewer mehr reden als die Bewerber, wo Interviews eher nette „Plaudereien“ sind.

Jedoch: Es gibt nichts besseres als das Interview, bei dem sich die Gelegenheit bietet, einen Bewerber persönlich kennen zu lernen, sich einen Eindruck über seine Persönlichkeit zu verschaffen, über seine Eigenschaften, sein Temperament, seinen Charakter, seine Fähigkeiten.^[4]

2. Vorstellungsgespräche - die Theorie

2.1 Ziel eines Vorstellungsgespräches

Ein Vorstellungsgespräch dient als Mittel der Personalauswahl, zum Informationsaustausch zwischen Bewerber und Unternehmen. Es bietet die Möglichkeit, den Bewerber persönlich kennen zu lernen und sich einen positiven oder negativen Eindruck zu machen. Das Unternehmen kann das Eignungspotential des Bewerbers feststellen und abschätzen ob der Bewerber in das Unternehmen passt oder nicht. Der Bewerber seinerseits hat die Möglichkeit, einen ersten Eindruck zu gewinnen, Interessen und Wünsche zu äußern und kann feststellen ob ihm das Unternehmen und das Umfeld zusagt.^[5]

Ein Einstellungsinterview, wie ein Vorstellungsgespräch auch häufig genannt wird, darf sich nicht nur auf die Vergangenheit beziehen. Der Schwerpunkt darf nicht auf Herkunft, Ausbildung und Werdegang ausgerichtet sein, sondern muss sich auf künftiges Verhalten am Arbeitsplatz beziehen.^[6] Es sollten nicht nur Fragen, sondern auch Aufgaben gestellt werden, die auch später im Betrieb vorkommen. Die Bewerber müssen mit Situationen, wie sie später im Betrieb vorkommen, z.B. die Austragung von sozialen Konflikten konfrontiert werden. Die betriebliche Wirklichkeit wird simuliert an Fallbeispielen und kleinen Rollenspielen, wie etwa Einkaufs-, Verkaufs- oder Mitarbeitergespräche. Ein Mensch, ein Bewerber kann in seiner Komplexität -wenn überhaupt- nur in einem Gespräch ausgelotet werden. Es ist nicht alles rational fassbar. Es geht um Gefühle, um Sympathie und Antipathie, das Irrationale, um alles was nur intuitiv erfasst werden kann. Ein Interviewer will seinen Bewerber verstehen, seine Motive kennen lernen, seine Widersprüchlichkeiten aufdecken, sein Interesse, seine Leidenschaft, seine Glaubwürdigkeit.^[7] Das Ziel dabei ist klar: Ein Interviewer braucht Informationen, um eine Prognose über den beruflichen Erfolg abzugeben. Diese Prognose bleibt aber auch immer Glaube und Hoffnung. Wem es als Bewerber gelingt, einem Interviewer das Gefühl zu vermitteln, dass er am ehesten zum Erfolg des Unternehmens beitragen könnte, hat die größten Chancen, eingestellt zu werden.^[8]

2.2 Arten eines Vorstellungsgespräches

Es gibt mehrere Arten, ein Vorstellungsgespräch durchzuführen. Zum einem lässt es sich nach seiner Strukturierung unterscheiden:

- Das freie Vorstellungsgespräch

Es gibt keine Richtlinien für dieses Gespräch, Gesprächsablauf und Gesprächsinhalt sind also nicht vorgegeben. Der Vorteil des freien Vorstellungsgespräches liegt darin, sich situationsbedingt anpassen zu können, also flexibel zu reagieren. Die Auswertung ist jedoch aufwendig und macht häufig Schwierigkeiten.

- Das strukturierte Vorstellungsgespräch

Bei dieser Art ist ein Rahmen gegeben, der sich insbesondere auf unbedingt zu klärende Fragen beziehen kann, den Gesprächsablauf und sonstige Gesprächs-

inhalte aber nicht festlegen muss. Auch hier ist noch eine Flexibilität gegeben, die Auswertung kann einfacher sein als beim freien Vorstellungsgespräch.

- Das standardisierte Vorstellungsgespräch

Hierbei ist der Gesprächsinhalt und Gesprächsablauf genau vorgegeben, wodurch das Vorstellungsgespräch unflexibel und starr wird, die Auswertung aber relativ einfach und kostengünstig ist.^[9]

Zum anderen kann das Vorstellungsgespräch nach Zahl der Personen unterschieden werden, die das Gespräch auf der Seite des Arbeitgebers führen:^[10]

- Das Einzelvorstellungsgespräch

Eine das Unternehmen vertretende Person führt das Vorstellungsgespräch mit dem Bewerber. Meist ist es der Personalleiter oder der zukünftig betroffene Abteilungsleiter.

- Das Zweiervorstellungsgespräch

Zwei Personen aus dem Unternehmen führen das Vorstellungsgespräch mit dem Bewerber, insbesondere um seine Rolle, Persönlichkeit und Einordnungsfähigkeit zu testen.^[11]

- Das Gruppenvorstellungsgespräch

Hierbei nehmen weitere Personen am Vorstellungsgespräch teil. Im Einzelfall wird es auch als Belastungs- oder Stressgespräch geführt; es soll zeigen wie der Bewerber unter Druck agiert und reagiert. Man versucht, durch aggressive Fragen eine Stresssituation zu erzeugen um den Bewerber dadurch zu verunsichern, was allerdings nach arbeitsrechtlichen Grundsätzen nicht zulässig ist.^[12]

2.3 Vorbereitungen des Vorstellungsgespräches

2.3.1 Analyse und Beurteilung der Bewerbungsunterlagen

Ein genaues Studium der Bewerbungsunterlagen hilft sehr, das Vorstellungsgespräch effektiver durchzuführen. Es trägt dazu bei, das Gespräch auf die wesentlichen Punkte zu konzentrieren.^[13] Die detaillierte Analyse der Bewerbungsunterlagen erspart das Erfragen bestimmter notwendiger Informationen, sie gibt aber auch die Möglichkeit festzustellen, ob schriftliche und mündliche Informationen identisch sind, darüber hinaus zeigt sich immer wieder, dass der äußere Eindruck und der Inhalt der Bewerbungsunterlagen Anhaltspunkte für die Beurteilung des Bewerbers geben. Sehr wichtig ist es deshalb, alle Bewerbungsunterlagen bereits rechtzeitig vor Beginn des Vorstellungsgespräches zur Verfügung zu haben.^[14]

Manche Bewerber nehmen zuerst einmal ohne ausreichende Bewerbungsunterlagen Kontakt zum Unternehmen auf, um erst mal die Attraktivität der Position zu erfragen, ohne sich bereits selbst zu offenbaren. Natürlich sind Unternehmen erfahrungsgemäß bereit, mit dieser ersten Kontaktaufnahme zufrieden zu sein, jedoch werden sie bei einer großen Anzahl von Bewerbungen zuerst solche analysieren, die vollständig sind, und nicht mit weiterer Nachfragearbeit verbunden sind.^[15]

Auch die Anschreiben sind ein wichtiger Teil der Bewerbungsunterlagen, sie geben Auskunft über den Briefstil und das Auftreten des Bewerbers. Manche Führungskräfte neigen schon dazu das Anschreiben zu analysieren und daraus Eigenschaften und Verhalten der Person abzuleiten.^[16] Außerdem sind Zertifikate über mündliche und schriftlich abgelegte Prüfungen von unverändert großer Bedeutung für das berufliche Betätigungsfeld, und genauso muss der Lebenslauf eines jeden Bewerbers auf eventuelle Lücken untersucht werden, damit dies im Zweifelsfall im Gespräch sofort erklärt werden kann.

Man sollte sich daher erst mal im Klaren sein, dass eine Entscheidung zur Einstellung eines neues Mitarbeiters eine beachtliche Investitionsentscheidung ist: Beachtlich ist die Tatsache, dass von allen auf ein Stellenangebot eingehenden Bewerbungen in der Regel nur weniger als 10% in die engere Wahl einbezogen werden können. Dabei spielen mangelnde Vollständigkeit , aber auch persönliche und fachliche Uneignung für die ausgeschriebene Stelle eine Rolle. Erfahrungen zeigen, dass 80 bis 85% aller Bewerbungen, die auf eine Stellenausschreibung eingehen, sich letztendlich als ungeeignet erwiesen.^[17]

Nicht nur die notwendige Leistungspflicht der Unternehmen und deren Fürsorgepflicht für den Arbeitnehmer, sondern auch die immer strengere Auslegung der Kündigungsschutzgesetze durch die Gerichte zwingen die Unternehmen zu einer solch detailliert genauen Handlungsweise in Bezug auf die Auswertung der Bewerbungsunterlagen.^[18]

2.3.2 Organisation der äußeren Bedingungen für ein Vorstellungsgespräch

Für ein erfolgreiches Vorstellungsgespräch sind viele Vorbereitungen zu treffen, wenn man die Effizienz des Gespräches und das Image des Unternehmens bei den Bewerbern verbessern will. Leider wird dies in der Praxis nicht so beherzigt wie es sein sollte. Eigentlich ist es selbstverständlich, aber nicht immer üblich, dass man für eine verabredete Vorstellung pünktlich zur Verfügung steht und genügend Zeit hat, und diese bei Bedarf auch ausgedehnt werden kann. ^[19] Eine sehr wichtige Rolle stellt auch eine geeignete Gesprächsatmosphäre dar, also z.B. in einem Einzelzimmer, es darf nicht durch Störungen (z.B. Telefonate o.ä.) unterbrochen werden. Der Raum sollte nach Möglichkeit nicht der Arbeitsraum des Interviewers sein, weil dort eine zu geschäftliche Atmosphäre herrscht.^[20] Es könnte durch eine pompöse Ausstattung des Büros eine zu starke Autorität des Fragenden zur Schau gestellt werden. Genauso kommt der Schreibtisch zwischen Bewerber und dem Gesprächsführenden einer Gesprächsbarriere gleich, die nur schwer überwunden werden kann. Besser ist es einen besonderen Raum mit einem runden, flachen, aufgeräumten Tisch für vertrauliche Gespräche einzurichten, der Behaglichkeit und Wärme ausstrahlt.^[21]

Vor der Einladung zum Vorstellungsgespräch ist zu klären, wer an den Gesprächen seitens des Unternehmens teilnehmen, informieren und Beurteilungen abgeben soll. Es wird sich erfahrungsgemäß als nützlich erweisen, wenn die Urteilsbildung für die spätere Entscheidung zur Einstellung nicht nur von einer Person, sondern mehreren Personen getroffen wird, damit sich die Ergebnisse objektivieren. Es macht Sinn, die Art der Gesprächsführung nach der zu besetzenden Stelle zu richten. Eventuell kann man auch erste Gespräche mit mehreren Bewerbern gleichzeitig (Gruppenvorstellungsgespräche) durchführen. Am sinnvollsten ist es, wenn der zukünftige Vorgesetzte am Gespräch teilnimmt.

Bevor überlegt wird, ob die Gespräche gemeinsam oder getrennt und in welcher Reihenfolge durchgeführt werden, empfiehlt es sich, eine generelle Gesprächsaufteilung zwischen den Interviewern vorher abzusprechen. Diese Gesprächsaufteilung zwischen den Interviewern soll nach sachlichen Gesichtspunkten und den eigentlichen Gesprächszielen erfolgen. Jeder soll den Teil des Gespräches übernehmen, den er am besten übersehen und beurteilen kann oder muss. Außerdem sollte die Reihenfolge der Vorstellungen bei den verschiedenen Gesprächspartnern abgestimmt werden.^[22]

Bevor ein Unternehmen zu einem Vorstellungsgespräch einlädt, sollte auch berücksichtigt werden, dass in einigen Fällen Vorstellungskosten anfallen können, die dem Bewerber ersetzt werden müssen. Die Abwicklung und Erstattung ist sorgfältig durchzuführen, da eine zu oberflächliche Behandlung den Bewerber abschrecken kann.^[23] Zu diesen Kosten gehören Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungskosten. Diese Regelung tritt aber nur ein, wenn der Bewerber persönlich zur Vorstellung aufgefordert wird und die Erstattung der Vorstellungskosten nicht ausgeschlossen oder begrenzt wurde. Allgemein ist er gehalten, den Vorstellungstermin auf die kostengünstigste Weise wahrzunehmen.^[24]

[...]

^[1] vgl. Heitmeyer (1985); Gestaltung der Mutarbeiterauswahl und –beurteilung in mittelständischen Unternehmen, S. VII

^[2] vgl. Olbert (1999); Kosten der Rekrutierung, S. 40- 43

^[3] vgl. Raschke (1977); Taschenbuch für Bewerberauslese, S. 5

^[4] vgl. Heinze (1982); Personalplanung, Einstellung und Kündigung, S. 2

^[5] vgl. Hentze ( 1994); Personalwirtschaftslehre I, S. 294

^[6] vgl. Bisani (1995); Personalwesen und Personalführung, S. 258

^[7] vgl. List (1996); Wer ist qualifiziert?, S. 4

^[8] vgl. Olfert/ Steinbuch (2001); Personalwirtschaft, S. 160

^[9] vgl. Scholz (1994); Personalmanagement, S. 243

^[10] vgl. Oechsler (2000); Personal und Arbeit, S. 246

^[11] vgl. Olfert/ Steinbuch (2001); Personalwirtschaft, S. 161

^[12] vgl. Oechsler (2000); Personal und Arbeit, S. 246

^[13] vgl. Bisani (1995); Personalwesen und Personalführung, S. 259

^[14] vgl. Raschke (1977); Taschenbuch für die Bewerberauslese, S. 65

^[15] vgl. Heitmeyer (1985); Gestaltung der Mitarbeiterauswahl und –beurteilung in mittelständischen Unternehmen, S. 39

^[16] vgl. Pillat (1976); Personalbedarf, S. 120

^[17] vgl. Knebel (1995); Das Vorstellungsgespräch, S. 21

^[18] vgl. Scholz (1994); Personalmanagement, S. 242

^[19] vgl. Pillat(1976); Personalbedarf, S.119

^[20] vgl. www.akademie.de, entnommen am 08.09.2002

^[21] vgl. www.akademie.de entnommen am 08.09.2002

^[22] vgl. Jetter (1998); Strukturierte Interviews und PC- gestützte Auswahlverfahren, S. 43 -46

^[23] vgl. Pillat (1976); Personalbedarf, S. 114

^[24] vgl. Olfert/ Steinbuch (2001); Personalwirtschaft, S. 159