Organisation und Management. Wichtige Aspekte für eine erfolgreiche Kindertageseinrichtung

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1. Einleitung

2. Der Organisationsbegriff

2.1 Unterschiedliche Bedeutungen des Organisationsbegriffes
2.2 Organisationsentwicklung und Organisationskultur

3. Was ist Management?
3.1 Sozialmanagement

4. Das Team einer Einrichtung und dessen Führung
4.1 Die Personalauswahl und -entwicklung
4.2 Motivation des Personals

5. Gemeinsam eine Kindertageseinrichtung zum Erfolg führen
5.1 Betriebswirtschaftliches Denken in Kindertageseinrichtungen

6. Tango – ein Planspiel zur Simulation der Führung eines wissensbasierten Unternehmens
6.1 Persönliche Bewertung und Reflexion – Ist das Spiel auf Kindertageseinrichtungen übertragbar?

7. Fazit

Quellenverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Regelkreis Management

Abbildung 2: Bedürfnispyramide nach Maslow

Abbildung 3: Motivationstypen

1. Einleitung

Auf der Welt gibt es die unterschiedlichsten Unternehmen, wessen Chefs und Angestellten verschiedenste Aufgaben zu bewältigen haben, damit man von erfolgreicher Arbeit sprechen kann. Ein Unternehmen zu führen bedarf einer Menge an wichtigen Aspekten, die beachtet und erfüllt werden müssen. Zunächst soll in der Hausarbeit geklärt werden, warum ein solches Unternehmen auch als Organisation bezeichnet werden kann und welche Bereiche ihr zugeordnet werden können. Hier werden zwei erläutert, die im Bereich der Kindertageseinrichtungen, welche als Schwerpunktunternehmen in dieser vorliegenden Semesterarbeit behandelt werden, von großer Bedeutung sind. Damit eine Einrichtung arriviert laufen kann, spielt Management, vor allem auch Sozialmanagement eine große Rolle. Selbstverständlich benötigt man in einer Kindertageseinrichtung ein Team, welches gut zusammenarbeitet. Damit dies funktionieren kann, muss die Leitung sich die Personalauswahl gut überlegen und die Angestellten motivieren können, damit die Arbeit Spaß macht und man gemeinsam zum Ziel kommen kann. Nicht nur die Pädagogik findet Platz in Kitas, sondern auch die Betriebswirtschaftslehre, die ebenso für den Erfolg einer Kindertagesstätte beiträgt. Die verschiedenen Bereiche werden ebenfalls im Verlauf der Seminararbeit aufgegriffen. Da, wie man bereits feststellen konnte, das erfolgreiche Führen einer Einrichtung ein bedeutsamer Aspekt und somit Schwerpunkt dieser Ausarbeitung ist, lautet das Thema „ Gemeinsam zum Erfolg – Wichtige Aspekte für eine erfolgreiche Kindertageseinrichtung und der Blick auf das Planspiel "Tango" mit Bezug auf das Arbeitsfeld Kita“. Das soeben erwähnte Planspiel namens „Tango“ wurde speziell für eine Unternehmungsführung entwickelt und bietet in diese einen Einblick. Genauer darauf eingegangen wird im letzten Kapitel, welches das Spiel kurz erläutert. Ebenfalls wird es mit dem Bereich der Kindertageseinrichtungen verglichen, um zu schauen, ob es auf diesen übertragbar ist. Eine persönliche Reflexion der Verfasserin der Hausarbeit ist ebenfalls unter 6.1 zu finden. Am Ende folgt dann noch ein Fazit, in der die Inhalte dieser Arbeit zu einem Ergebnis zusammengefasst werden.

2. Der Organisationsbegriff

Der Begriff "Organisation" leitet sich aus dem griechischen Wort organon [Hervorheb. im Original] ab, welches soviel wie "Werkzeug" bedeutet. Von der begrifflichen Herkunft her, leistet "Bewerkstelligung" eine inhaltliche Umschreibung des Begriffes. Unternehmen bedienen sich einer Organisation bzw. organisationaler Strukturen als Werkzeug, um bestimmte Ziele zu realisieren (Sell, 2007, S. 5). Er wird in mindestens zwei sehr verschiedenen Bedeutungen verwendet. Zum einen werden damit ganze Systeme, wie Unternehmen, Kirchen, Gewerkschaften, Schulen, Behörden, Vereine und so weiter bezeichnet, zum Anderen aber auch nur ein besonderes Merkmal von Systemen fokussiert, wenn man von Organisationen spricht (Schreyögg & Geiger, 2016, S. 5). Was die beiden Arten genau bedeuten und was der Unterschied ist, wird im Folgenden erläutert.

2.1 Unterschiedliche Bedeutungen des Organisationsbegriffes

Die erstgenannte Bedeutung wird als institutioneller Organisationsbegriff bezeichnet. Hier wird der Blick auf das gesamte System, also auf die Institution (z.B. Kindertageseinrichtung) gelegt. Ein gemeinsames Ziel, die Bildung, Erziehung und Betreuung von Kindern, wird verfolgt (ebd., S. 9) Damit das Verhalten der Organisationsmitglieder auf die Unternehmensziele ausgerichtet werden können, weist das Unternehmen eine formale Struktur auf. In Kitas bedeutet dies, dass z.B. die Kinder nach ihrem Alter in Gruppen eingeteilt und diesen dann das Personal zugeordnet wird (Sell, 2007, S. 6). Ebenso gibt es Organisation als Funktion, welche wahrgenommen wird, um die Zweckerfüllung eines Unternehmens sicherzustellen (Schreyögg & Geiger, 2016, S. 5). Hier wird diese als Führungs- bzw. Managementfunktion bezeichnet, bei der es um die Gestaltung und Veränderung von Strukturen innerhalb des Unternehmens geht. Aufgabe einer Kita-Leitung ist es, darauf zu achten, dass die ausreichende Besetzung von Gruppen mit geeignetem Personal sichergestellt ist. Ebenso muss sie aber auch gewünschte und erzwungene Veränderungen innerhalb der Einrichtung und des Teams organisieren und umsetzen (Sell, 2007, S. 6).

Organisation wird zudem als Instrument bzw. Struktur angesehen. Diese besteht aus der Aufbau- und Ablauforganisation, wobei ersteres die horizontale und vertikale Struktur des Unternehmens beschreibt. Jede Kita besitzt eine spezifische Aufbauorganisation mit Leitungsebene und Teamstrukturen, die vor allem von der Größe der Einrichtung, sowie dem konzeptionellen Selbstverständnis und den externen Vorgaben abhängig ist. Letzteres soll die Frage beantworten, wie die Aufgaben zeitlich, personal und lokal organisiert werden sollen. Die Ablauforganisation wird vor die Aufbauorganisation gestellt, da diese zur Prozessorganisation weiterentwickelt worden ist (ebd.). Unter den Begriff der Organisation fallen mehrere Bereiche. Zwei davon sollen im weiteren Verlauf erläutert werden, da sie in sozialen Einrichtungen eine besonders große Rolle spielen.

2.2 Organisationsentwicklung und Organisationskultur

In sozialen Einrichtungen und somit auch in Kitas treffen viele Menschen zusammen, die unterschiedliche Aufgaben zu erfüllen haben. Das Ziel der Organisationsentwicklung ist es, die Selbstaktivität der Mitarbeiter, ihre Effizienz, ihre Verantwortungsbereitschaft und ihre Zufriedenheit zu steigern. Damit dies möglich gemacht werden kann, ist es wichtig der Einrichtung eine klare und sinnvolle Struktur zu geben und dessen Arbeitsabläufe [Hervorheb. im Original] und Prozesse auf diese Ziele abzustimmen. Die Kultur der Organisation soll analysiert und verändert und die Lernfähigkeit der Mitarbeiter ausgebaut werden (Ellermann, 2007, S. 141). Zur Erhaltung und Entwicklung des Unternehmens sollten Organisationen systematisch (z.B. mit Hilfe von Planungstechniken) und antizipativ, also vorausschauend angepasst werden. Eine Anpassung an die externe Umwelt und interne Situation (z.B. Bedürfnisse der Mitarbeiter) sollte laufend durch einen externen Berater überprüft werden. Eine solche Anpassung muss geplant, systematisch, partizipativ und erfahrungsgeleitet vorgenommen werden. Um Demotivation vorzubeugen, sollte ein organisatorischer Wandel immer mit den Mitarbeitern besprochen werden (Sell, 2007, S. 46). Auf das Thema Motivation wird im späteren Verlauf dieser Hausarbeit vertiefter eingegangen. Ebenso wird den Mitarbeitern dadurch die Möglichkeit zu eigenen Erkenntnissen (Learning by doing) gegeben. Ursache für die neue Art des Organisierens sind die Überlegungen zur Humanisierung der Arbeitswelt und das Streben nach mehr Selbstverantwortung und Mitbestimmung in der Arbeit. Verunsicherungen und Ängste der Mitarbeiter bei einer Reorganisation müssen beachtet werden. Bereits in den Ursprüngen der Organisationsentwicklung stand der Gedanke einer Humanisierung der Arbeitsbedingungen gleichwertig neben dem funktionalen Ziel einer Effizienzsteigerung. Ihre historischen Wurzeln hat sie in den USA in den gruppendynamisch inspirierten Laboratoriumstrainings [Hervorheb. im Original] (1946/1947), in denen auch Kurt Lewin als einer der einflussreichsten Pioniere der Psychologie, mitwirkte. Das Ziel in diesen Trainings war eine umfassende (Selbst-)Reflexion der Personen, die an der Spitze von Organisationen oder Organisationsbereichen standen. Auch damals schon war klar, dass die Interessen und das Wohlergehen aller Organisationsmitglieder Bestandteil von Organisationsentwicklungsprozessen sein müssten. Man ging demnach bereits davon aus, dass die Mitarbeiterzufriedenheit eine zentrale Rolle bei Generierung von dauerhaft höherer Leistung der Organisation spielt (ebd., S. 46 f).

Es wird davon ausgegangen, dass Menschen sich von Natur aus verwirklichen und entfalten wollen, danach streben, ihren Neigungen und Interessen nachzukommen, wertvoll sind, auch nach Sinn in der Arbeit suchen und denen Arbeiten auch Spaß machen kann. Aus diesem Grund ist die „klassische“ Organisationsentwicklung an ein bestimmtes humanistisches Menschenbild gebunden. Dessen Grundlage ist die sogenannte XY-Theorie von Douglas McGregor. In der Theorie X wird angenommen, dass der Mensch von Natur aus faul ist und versucht, der Arbeit so gut es geht aus dem Weg zu gehen. Grundsätzlich ist er von außen motiviert, was bedeutet, dass er durch extrinsisch ausgerichtete Maßnahmen zu belohnen bzw. zu sanktionieren ist. Kitaleitungen mit einem nach Theorie X ausgeprägtem Menschenbild besitzen einen eher autoritären Führungsstil, was bedeutet, dass sie stark zielorientiert, aber kaum mitarbeiterorientiert sind, da diese nur als Mittel zum Zweck gesehen werden. Sind sie eher auf der Seite der Y-Theorie, so weisen sie eher einen kooperativen oder partizipativen Führungsstil auf und sind somit mitarbeiter- und zielorientiert. Diese Theorie Y geht auch davon aus, dass Menschen durchaus ehrgeizig und intrinsisch motiviert sind. Sie besitzen Selbstdisziplin und Selbstkontrolle und weisen Zufriedenheit und Freude bei der Arbeit auf. Extrinsische Überwachung ist nicht notwendig, da sie sich den Zielen seiner Unternehmung verpflichtet sieht und diese motiviert erfüllen möchte (ebd., S. 48 f).

In Kindertagesstätten sind vor allem auch zwischenmenschliche Kommunikations- und Verhaltensmuster sowie die in der Organisation herrschenden Normen, Werte und Machtkonstellationen, die als Organisationskultur bezeichnet werden. Beschrieben werden die Entstehung, Entwicklung und der Einfluss kultureller Aspekte innerhalb der Tageseinrichtung (ebd., S. 49). Durch diese können Kindertageseinrichtungen ein besonders positives Bild in der Öffentlichkeit verankern, indem sie diese beispielsweise auf ihrer Homepage präsentieren. Zunächst einmal liegt der Schwerpunkt auf dem eigendynamischen Entwicklungsprozess. Es können sich in Einrichtungen eigene, unverwechselbare Vorstellungs- und Orientierungsmuster entwickeln, welche dann das Verhalten der Mitarbeiter sowie das der unterschiedlichen Bereiche nachhaltig prägen und für den Erfolg der Kita von großer Bedeutung sind (Schreyögg, 2012, S. 173). Jede Organisation bildet eine spezifische Kultur heraus, die das organisatorische Verhalten in bedeutendem Maße prägt. Diese ergibt sich aus dem Zusammenspiel von Werten, Normen, Denkhaltungen und Paradigmen, die sich die Mitarbeiter teilen. In der Art und Weise offenbaren sie das Zusammenleben in der Einrichtung sowie das Auftreten nach außen hin. Umschrieben werden kann der Begriff Organisationskultur auch mit den Worten 'So machen wir das hier'. [Hervorheb. im Original].

Zu erwähnen sind an dieser Stelle die Kennzeichen einer Organisationskultur in Anlehnung an Schein.

Fachliche und praktische Wissensbestände

Diese sind ausschlaggebend für die Arbeitsprozesse. Es handelt sich um Grundannahmen, von deren Richtigkeit die Mitarbeiter überzeugt sind und die deren persönliches Verhalten prägen (Organisationsziele, Strategie, Leitbild, etc.).

Werte

Durch Werte wird bestimmt, was wichtig und erstrebenswert ist und wie man miteinander umzugehen hat.

Normen und geschriebene und ungeschriebene Regeln

Sie legen fest, wie Abläufe in Organisationen, in diesem Falle in Kindergärten, zu gestalten sind. Hierzu gehören beispielsweise die Arbeitszeitverordnung, Pausenregelung, etc.

Instrumente, Methoden und typische Arbeitsweisen, die das individuelle Verhalten in Standardsituationen strukturieren und vereinheitlichen

Unter dieses Kennzeichen fallen zum Beispiel die Einführung neuer Mitarbeiter, das Geben von Arbeitsanweisungen und die Behandlung der Eltern und Kinder.

Symbolsysteme zur Kommunikation auf verschiedenen Ebenen

Darunter fallen Logos, die in der Regel jede Kita besitzen und die einen Teil zum Wiedererkennungswert der Einrichtung beitragen. Ebenso zu erwähnen ist die Ausgestaltung und Ausstattung von Fluren und Räumen.

(Sell, 2007, S. 50).

Eine wichtige Rolle in Organisationen, wie Kitas, spielt das Management. Welche diese genau ist, wird im weiteren Verlauf verdeutlicht.

3. Was ist Management?

Management soll in marktwirtschaftlich ausgerichteten Betrieben grundsätzliche Ziele für das Gesamtunternehmen festlegen. Zusätzlich muss es dazu die notwendigen Strategien zur Erreichung der Ziele entwickeln. Die Aufgabe ist sicherzustellen, dass eine Organisation durch den Verkauf von Produkten und Dienstleistungen mit dem Ziel Gewinne zu erzielen, überlebt (Ellermann, 2007, S. 15). In Kindertageseinrichtungen fällt darunter die Betreuung, Bildung und Erziehung der Kinder, welche als Dienstleistung bezeichnet wird. Hier geht es jedoch nicht um Gewinnmaximierung oder um die Zufriedenstellung von Aktionären, sondern darum, gesamtgesellschaftliche Aufgaben zu erfüllen. Kindertagesstätten unterscheiden sich demnach auch in ihren Zielsetzungen sowie ihren Norm- und Wertvorstellungen von Betrieben auf dem freien Markt (ebd.). Wie wichtig Kommunikation ist, um ein Unternehmen zu erhalten, ist am „Regelkreis Management“ gut zu erkennen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Regelkreis Management (Ellermann, 2007, S. 16)

3.1 Sozialmanagement

Mittels bewusster Gestaltungs- und Lenkungsprozesse prägt das jeweilige Sozialmanagement die Entwicklung einer Einrichtung. Durch dieses wird der institutionelle Rahmen der Arbeit gestaltet und gesichert. Ebenso ist es das Ziel, dass die Organisation effektiver gemacht wird und zudem steht die Förderung der Mitarbeiter im Fokus. Viele Elemente des Sozialmanagements weisen Parallelen mit Konzeptionen der pädagogischen Arbeit auf, die Erziehern bereits aus ihrer Arbeit bekannt sind (Ellermann, 2007, S. 23). Autor Gotthart Schwarz hat Eckpunkte erstellt, die den Rahmen des Sozialmanagements umreißen:

– Situationsanalyse, vorläufige Problembeschreibung
– Bedarfserhebung und Ermittlung von Diskrepanzen
– Ermittlung von Interessen und von Bedürfnissen der beteiligten Personen
– Differenzierte Problembeschreibung
– Zielfindungsprozess, die Zielbestimmung (Soll-Analyse)
– Problemanalyse (Ist-Analyse)
– Entwicklung verschiedener Lösungen
– Planungsbeteiligung
– Bewertung der Lösungsmodelle und Entscheidung
– Erstellung des Maßnahmenprogramms
– Übersetzung in sinnvolle Arbeitseinheiten
– Planung der ökonomischen und effektiven Umsetzung
– Umsetzung und Ausführung in Bezug auf Personal und Organisation
– Erfolgskontrolle
– Evaluation, Bewertung in Bezug auf das Ziel (Schwarz, 2001, S. 64 f).

Sozialmanagement ist Aufgabe der Leitung, die Steuerung kann jedoch nur mit Hilfe der Mitarbeiter gelingen. Sie übernehmen die Aufgaben bei der Absicherung der Organisation, eignen sich neues Wissen und Fertigkeiten an, die für die Weiterentwicklung dieser eine Bedeutung darstellen. Dadurch erwerben sie 'Leitungskompetenz'. Die Leitung kann Planungs- und Entscheidungskompetenzen an das Team abgegeben werden, wenn dieses eine selbständige Problemlösekompetenz aufweisen kann. Darüber hinaus sollte es dazu bereit sein, Qualitätsstandards durch wechselseitige Verpflichtungen zu sichern und weiterzuentwickeln. Dadurch entsteht langfristig eine Dienstleistungskultur, die den Mitarbeitern mehr Qualifikation und Arbeitsautonomie bringt. Wenn Veränderungsprozesse in Gang gebracht werden sollen, müssen alle Beteiligten einbezogen werden. Jeder muss die Vorteile in veränderten Arbeitsinhalten und in einer veränderten Arbeitsorganisation erkennen können und Befriedigung in der eigenen Aufgabe finden, damit eine erfolgreiche Umstrukturierung gewährleistet werden kann (Ellermann, 2007, S. 24). Wie ein solches Team zusammengestellt bzw. entwickelt werden kann, wird im nächsten Kapitel beschrieben.

4. Das Team einer Einrichtung und dessen Führung

In Kindertageseinrichtungen werden komplexe Aufgaben erfüllt, die nur durch eine Arbeitsteilung geleistet werden können. Damit dies zielgerichtet und erfolgreich gelingen kann, bedarf es Teamarbeit und einer Leitung (Ellermann, 2007, S. 83). Mittlerweile werden an Mitarbeiter hohe Anforderungen hinsichtlich unterschiedlicher Bereiche, wie die Förderung der Kinder in den Bildungsbereichen sowie die Pflege und Erziehung, gestellt. Durch Teams kann dies viel eher gewährleistet werden als durch Einzelpersonen, da sie die schnelle Kombinierbarkeit vieler verschiedener Kompetenzen bieten, was bedeutet, dass sich in einem gut funktionierenden Team diese unterschiedlichen Kompetenzen und Kenntnisse der einzelnen Teammitglieder ergänzen (Niermeyer, 2016, S. 11).

Damit ein Team funktionieren kann, ist ein Leiter unverzichtbar. Dieser formuliert die Ziele, bezieht die unterschiedlichen Beiträge aufeinander, schafft Rahmenbedingungen für die Arbeit und überprüft sowie sichert diese Bedingungen ab. Zudem muss er eine Balance zwischen legitimer Einflussnahme und bloßer Machtausübung wahren. Für dieses Arbeitsfeld hat sich ein demokratischer, wechselseitiger und gleichzeitig situationsangemessener Führungsstil als am geeignetsten erwiesen, da er auf längere Sicht die besseren Ergebnisse liefert (Ellermann, 2007, S. 83). Zu den Kennzeichen des demokratischen Führungsstils gehört zum Einen Wertschätzung und Unterstützung. Die Mitarbeiter werden in ihren Kompetenzen und ihrer Individualität gesehen und ihnen wird wertschätzend begegnet. Das Handeln der Leitung ist auf die Stärkung der Kräfte der Mitarbeiter ausgerichtet. Zusätzlich spielt Transparenz eine wichtige Rolle. Dies geschieht, indem der Leiter seinen Wissensvorsprung mit allen Mitarbeitern teilt und diese über alle relevanten Tatbestände für eine Entscheidung informiert. Ebenso gewährt die Leitung Einblick in ihre Tätigkeiten und den Stand der Arbeitsprozesse. Partizipation und Delegation meint, dass Förderung und Forderung von Mitbestimmung ein durchgehendes Merkmal der Leitungsfähigkeit darstellt. Eine Delegierung der Verantwortung für Teilbereiche findet statt. Betroffene sind an allen Entscheidungen zu beteiligen. Diese Art von Führungsstil ist auf Wechselseitigkeit und Situationsangemessenheit angewiesen. Wechselseitigkeit gibt vor, dass die genannten Kriterien für beide Seiten, also für die Leitung und die Mitarbeiter zu gelten haben. Unter Situationsangemessenheit versteht man, dass sich das Maß an Partizipation und die Art der Unterstützung auf eine Analyse der Kompetenzen und Motivationen der Mitarbeiter bezieht. Beispielsweise soll das Leitungshandeln gegenüber Mitarbeitern mit geringer Motivation und Kompetenz gegenüber denen, die hohe Motivation und Kompetenz besitzen, anders gestaltet sein (Pesch & Sommerfeld, 2002, S. 70 ff). Es wurden fünf wichtige Kompetenzen der Teamleiter formuliert, damit eine gute Führung gewährleistet werden kann und sich das Team wohlfühlt (Niermeyer, 2016, S. 21).

Die fünf wichtigsten Kompetenzen der Teamleiter

Führungsmotivation:

Diese ist eine wesentliche Voraussetzung um ein Team leiten zu können. Merkmale einer Leitung mit hoher Führungsmotivation sind, dass diese von anderen positiv wahrgenommen werden möchte, weil sie die Verantwortung übernommen hat. Status und Anerkennung sind ihr wichtig. In Gesprächen übernimmt sie schnell die Führung und hat Freude daran, vor anderen zu sprechen. Ebenso hat sie den Willen, Dinge zu verändern.

Handlungsorientierung:

Eine handlungsorientierte Leitung legt bereits bei Beginn einer Aufgabe einfach los. Sie besitzt die Fähigkeit, vorwärts zu denken und bei auftretenden Rückschlägen hält sie sich nicht lange mit der Schuldfrage oder mit Selbstzweifeln auf. Vielmehr möchte sie schnell die Ursache für den Fehlschlag finden und neue Lösungswege eröffnen.

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