Einführung eines Mitarbeiterportals. Möglichkeiten und Grenzen

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

2. Problemstellung und Zielsetzung

3. Einordnung, Definition und Abgrenzung
3.1. Begriffsdefinition
3.2. Begriffsabgrenzungen
3.3. Das Human Resources-Portal als Business-to-Business Plattform
3.3.1. Formen von Portalen
3.3.1.1. Publishing Portals
3.3.1.2. Collaborative Portals
3.3.1.3. Decision Portals
3.3.1.4. Operational Portals
3.3.2. Bekannte und genutzte Human Resources Portale
3.3.3. Studie „Electronic Human Resources Management“
3.3.3.1. Bekanntheitsgrad
3.3.3.2. Nutzung
3.4. Das Mitarbeiterportal als Business-to-Employee Plattform
3.4.1. Eigenschaften von Mitarbeiterportalen
3.4.1.1. Ziele
3.4.1.2. Grundfunktionen von Mitarbeiterportalen
3.4.2. Vorgehensweise bei der Einführung
3.4.2.1. Anwendungsarchitektur
3.4.2.2. Organisatorische Umsetzung
3.4.2.3. Technische Umsetzung
3.4.3. Beispiel eines Vorgehensmodells für die Einführung eines Mitarbeiterportals
3.4.3.1. Analyse
3.4.3.2. Konzeption
3.4.3.3. Realisierung
3.4.3.4. Betrieb
3.4.4. Entwicklungsstände bei Mitarbeiterportalen
3.4.5. Vorteile durch Mitarbeiterportale
3.4.6. Gründe für das Scheitern von Mitarbeiterportalen
3.4.7. Erfolgsfaktoren für Mitarbeiterportale
3.5. Studie „Electronic Human Resources Management“
3.5.1. Angebote im Intranet
3.5.2. Erfahrungen mit den Angeboten
3.5.3. Technische Details
3.6. Fazit

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: Portal-Ansatz

Abb. 2: Exponentielles Datenwachstum: Durchschnittliches Datenwachstum (TeraBytes) in Europa laut IDC 3/2000

Abb. 3: Portaldefinition

Abb. 4: Portallösungen

Abb. 5: Hyperwave: ein Publishing Portal

Abb. 6: Documentum: ein Collaborative Portal

Abb. 7: Hummingbird: ein Decision Portal

Abb. 8: Integration der Anwendungen im ANFIS

Abb. 9: mysap.com: ein Operational Portal

Abb. 10: Bekanntheitsgrad der Portale

Abb. 11: Ranking

Abb. 12: Bekanntheitsgrad von Portalen

Abb. 13: Kennen und Nutzung von HR- Portalen in Prozent

Abb. 14: Gründe für Nichtnutzung

Abb. 15: Zahlungsbereitschaft für Leistungen von HR- Portalen

Abb. 16: Unternehmensportal

Abb. 17: Personalisierungstechniken

Abb. 18: Anwendungsarchitektur

Abb. 19: Vorgehensweise bei Integrationsprojekten

Abb. 20: Lebenszyklus einer JSP-Seite

Abb. 21: Framework aus vier Modulen

Abb. 22: Entwicklungsstufen von Portalen

Abb. 23: Vor- und Nachteile von Mitarbeiterportalen

Abb. 24: Erfolgsfaktoren durch Mitarbeiterportale

Abb. 25: Welche „Services“ werden Ihren Mitarbeitern über Intranet angeboten?

Abb. 26: Angebote im Intranet

Abb. 27: Erfahrungen in Abhängigkeit der Anzahl der angebotenen Services

1. Einleitung

In der modernen Arbeitswelt spielt die Verfügbarkeit relevanter Information eine immer wichtigere Rolle. Gleichzeitig stellt jedoch die Flut der zur Verfügung stehenden Informationen ein zunehmendes Problem dar. So befinden sich in den meisten Unternehmen heutzutage große digitale Informationsquellen, die jedoch meist in einer unstrukturierten und dezentralen Form und oft noch auf verschiedenen Systemen abgelegt sind. Dies führt zu einer Reihe von Problemen, die vor allem bei größeren Firmen zu z.T. hohen Verlusten führen können. Durch die Medienbrüche, die mit der Verwendung unterschiedlicher Systeme einhergehen, entstehen Kommu­nikations- und Transaktionshindernisse, welche durch verschiedene Arten von so genannten Portalen überwunden werden können.

Portale stellen Integrationsplattformen dar, die dafür sorgen, dass Inhalt, Kommunikation und unterschiedliche Applikationen „zusammenfinden“.

Abb. 1: Portal-Ansatz

Abbildung in dieser eseprobe nicht enthalten

Dadurch können sie in den unterschiedlichsten Bereichen einge­setzt werden, was zu einer zu­nehmenden Diversifikation ihrer Anwendungskategorie (z.b. Öffentliche Portale, Teamportale etc.) führt.

2. Problemstellung und Zielsetzung

Durch die Nutzung der modernen Kommunikationstechnologien sehen sich Unter­nehmen heute mit einer Flut von Informationen konfrontiert. Das daraus resultierende Datenwachstum hat nicht nur Auswirkungen auf der Hardware-Seite, auf der ständig neue Investitionen nötig werden, um die nötige Kapazität und Performance zu gewährleisten, sondern „lähmt“ auch die regelmäßig durchgeführten Geschäfts­prozesse. Hinzu kommt, dass die benötigten Daten meist auf unterschiedlichen Systemen lagern. So werden Transaktionen unterbrochen, Entscheidungsfindungen in der Fülle der Informationen erschwert, oder es werden Entscheidungen auf einer schlechten Informationsbasis getroffen.

Laut einer Studie aus dem Jahr 2002 von NCR-Teradata^[1] sagten 54% der befragten Führungs­kräfte aus, dass sich die Daten im Unternehmen jedes Jahr verdoppeln oder verdreifachen.

Abbildung in dieser eseprobe nicht enthalten

Abb. 2: Exponentielles Datenwachstum: Durchschnittliches Datenwachstum (TeraBytes) in Europa laut IDC 3/2000

Als eine Folge dieses unkontrollierten Datenwachstums und der damit verbundenen schlechteren Entscheidungsgrundlage sehen 80% der Befragten ihren Gewinn beeinträchtigt und 73% befürchten eine Verschlechterung der Mitarbeitermotivation.

Aus dieser Problematik des effizienten Daten- und Informations­manage­ment entspringt in vielen Unternehmen der Ruf nach umfassenderen Lösungen: In einer heutigen Unternehmensumgebung wird es immer wichtiger, Information nicht nur vorhalten zu können. Es kommt darauf an, die für den jeweiligen Benutzer relevante Information im jeweiligen Kontext ohne großen Navigationsaufwand bereitzustellen. Gerade dafür haben sich zumeist webbasierte Portale inzwischen als Integrationspunkt etabliert.

Portallösungen beheben dieses Problem der ineffizienten betrieblichen Prozesse und des schlechten Informations­austausches und – im speziellen Fall der Mitarbeiterportale – erhöhen durch berufliche und private Zusatz­angebote zusätzlich die Zufriedenheit der Beschäftigten, steigern die Motivation und die Effizienz und senken somit Prozesskosten.

In der Praxis stellen sich jedoch im Zuge der Einführung von umfassenden Portalprojekten weitere Probleme ein, auf die im Folgenden eingegangen wird.

3. Einordnung, Definition und Abgrenzung

Während der letzten Jahre hat die Auslegung der Bezeichnung „Portal“ einen we­sentlichen Wandel erfahren: Von der Einstiegsseite einer Internet-Suchmaschine fand eine Entwicklung zur Unternehmens-Web-Anwendung statt, in der Inhalte, Dienste und Funktionen integriert werden. Die Auslegungen reichen dabei immer noch vom Informa­tions­portal bis hin zu interaktiven Anwendungen, von Kommunikations­plattformen gegenüber Geschäfts­partnern bis hin zu den eigenen Mitarbeitern. All diese Varianten haben gemein, dass über ein vereinheitlichtes Frontend, ein Zugang zu unterschied­lichen Backend -Systemen geschaffen wird.

3.1. Begriffsdefinition

Die Interpretation des Begriffs Portal reicht im allgemeinen Sprachgebrauch äußerst weit. Daher werden hier zunächst zwei Definitionen aufgeführt, die zum einen die Bezeichnung Portal klar abgrenzen und zum anderen weit genug gefasst sind, um die unterschiedlichen Formen und Ausprägungen zu umfassen.

Die erste Definition nach Chan^[2] umschreibt das Gebiet der Portallösungen noch relativ grob, beinhaltet jedoch die wesentlichen Merkmale von Portalen: Ein Portal ist „eine Web-Anwendung, in der Inhalte, Dienste und Funktionen integriert werden“. Diese Auslegung beschränkt sich auf die softwareabhängigen Merkmale und wird in dieser Arbeit daher um folgende Begriffs­bestimmung von Schelp^[3] erweitert: „Es handelt sich um An­wendungs­typen, die das Internet als Kommunikations- und insbesondere als Vertriebs­medium erschließen und sich stärker als die traditionellen Applikationen an den Geschäftsprozessen und den Kunden orientieren.“.

Hier kommt ein weiterer wichtiger Aspekt hinzu, nämlich die Ausrichtung einer Portallösung an den Bedürfnissen und Prozessen eines Unternehmens.

Dobièy definiert Portale durch die Metapher des klassischen architektonischen Portals. Im Zusammenhang mit Unternehmensportalen behält diese Metapher ihre Gültigkeit, wenn auch in einer etwas anderen Form. Ein Portal besteht aus virtuellen Räumen, von denen jeder Raum unterschiedliche Informationen und Applikationen enthält, die für den einzelnen Mitarbeiter von unterschiedlicher Bedeutung sind^[4]. Die Entwicklung des Electronic Human Resources Management zeigt den Weg von den einzelnen Self-Service-Lösungen zu Unternehmens- oder Mitarbeiterportalen auf.

Alle diese Portale haben gemeinsam, dass auf einer Oberfläche Informations-, Kommunikations- und Workflow-Funktionen zusammengefasst werden. Von den Portalen versprechen sich Unternehmen eine generell bessere Produktivität bei den Informations- und Geschäftsprozessen sowie eine höhere Mitarbeiter-zufriedenheit. Semmer und Heinrich haben sehr passend definiert, was ein Portal ist und was nicht.

Abb. 3: Portaldefinition^[5]

Abbildung in dieser eseprobe nicht enthalten

3.2. Begriffsabgrenzungen

Die große Anzahl an unterschiedlichen Portalbezeichnungen lässt sich grob fünf verschiedenen Portalarten zuordnen, die sich hinsichtlich ihrer internen bzw. externen Ausrichtung und ihres privaten oder öffentlichen Charakters unterscheiden.

Abb. 4: Portallösungen

Abbildung in dieser eseprobe nicht enthalten

Teamportal: Ein Teamportal dient dem Dokumenten- und Wissensmanagement innerhalb einer klar definierten Gruppe, zum Beispiel im Rahmen einer Praktikergemeinschaft oder einer Projektgruppe.

Informationsportal: Das Informationsportal stellt die traditionelle Form des Intranet, manchmal noch erweitert um Funktionen des Wissensmanagements dar. Gewöhnlich geht es bei diesen Portalen um die Aggregation von Inhalten.

Mitarbeiterportal: Mitarbeiterportale stellen den nächsten Schritt der Portalentwicklung dar. Diese Portale sind mit signifikanten Prozessveränderungen, weitestgehend im Personalbereich verbunden und bieten zusätzliche Funktionalitäten im Bereich des Content Management, also der Verwaltung von Inhalten^[6].

Unternehmensportal: Unternehmensportale sind Portale, die für ein bestimmtes Unternehmen geschaffen werden, damit dieses Unternehmen in der Lage ist, mit den relevanten Kontaktpunkten effektiv und effizient umzugehen. Diese Kontaktpunkte können sich sowohl inner- als auch außerhalb eines Unternehmens befinden^[7].

Öffentliches Portal: Ein öffentliches Portal ist für alle Internetnutzer zugänglich. Ein Beispiel hierfür ist Yahoo! oder Web.de.

Während ein Teamportal einer kleinen, klar definierten Arbeitsgruppe für das Dokumenten- und Wissensmanagement zur Verfügung steht, stellt das Informationsportal das dar, was gemeinhin als Intranet bezeichnet wird – eventuell erweitert um die Funktion des Wissensmanagements – also für gewöhnlich die Zusammen­stellung von Inhalten. Ein Unternehmensportal soll das Unternehmen in die Lage versetzen mit allen inner- sowie außerbetrieblichen Schnittstellen effektiv und effizient umgehen zu können. Öffentliche Portale sind für jedermann über das Internet zugänglich (z.b. Lycos, Yahoo!, etc.).

Die so genannten Mitarbeiterportale sind Teil der jungen Disziplin des Business-to-Employee. Als solches vereinfachen und verbessern sie vor allem die Kommunikation und Transaktions­prozesse zwischen dem Unternehmen und seinem Personal. Darüber hinaus bieten solche Portale dem einzelnen Mitarbeiter auch einen Mehrwert, der über das für den Berufsalltag nötige hinausgeht. Dies soll die Akzeptanz des Portals unter den Beschäftigten erleichtern und zu einer höheren Mitarbeitermotivation führen.

Materna definiert deshalb ein Mitarbeiterportal folgendermaßen: „Ein Mitarbeiterportal stellt Anwendungen, Prozesse und Inhalte zentral und personalisiert über eine Internetbasierte Arbeitsplattform zur Verfügung.“^[8]

Häufig trifft man in der Literatur auch auf die Verwendung des sehr schwammigen Begriffs „Enterprise Portal“, welcher unterschiedlich weit interpretiert wird. Spricht man vom Enterprise Portal i.e.S., wird darunter ebenfalls die persönliche Arbeits­umgebung verstanden, die dem Angestellten als Web-Angebot alle Funktionalitäten bietet, die er für seine Aufgabenerfüllung benötigt. Diese Eingrenzung deckt sich mit der andernorts ver­wendeten Bezeichnung des Enterprise Information Portal, welches man somit auch dem Begriff Mitarbeiter­portal gleichsetzen kann.

Was unterscheidet nun aber – abgesehen von der Vielzahl der verwendeten Bezeich­nungen – ein Mitarbeiterportal von einem gewöhnlichen Intranet? Im Gegensatz zum Intranet handelt es sich bei einem Portal nicht nur um eine bloße, meist statische Informationsbereitstellung, sondern um die Abbildung der Geschäftsprozesse auf einer zentralen Plattform. Ein weiterer Unterschied besteht in der Personalisierung, sowie im so genannten Single-Sign-On-Mechanismus, der den Zugriff auf alle für den Mitarbeiter relevanten Applikationen mit einer einzigen Anmeldung ermöglicht. (Vgl. Kapitel 3.4.1.2.3. Single-Sign-on)

3.3. Das Human Resources-Portal als Business-to-Business Plattform

Nach Studien von Forrester Research hatte das Internet bereits 2001 mehr als 1,3 Millionen Unternehmen vernetzt. Aus solchen firmenübergreifenden Netzwerken sind Tausende Business-to-Business Portale entstanden. Diese neuen Portale stellen Wissenswertes für die Geschäftswelt zusammen. Sie sind spezialisiert für alle Branchen (Versicherungen, Banken, Bauwesen), Geschäftsbereiche (Einkauf, Vertrieb, Personalwesen) oder Tätigkeitsfelder (Pädagogik, Finanzwesen, Physik). Unternehmen richten zuweilen eigene Portale ein, die ganze Branchen oder Berufsgemeinschaften zusammenbringen sollen.

Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten hat sich neben den klassischen Personalmanagement-lösungen eine spezielle Portalform herausgebildet. Diese Portale beschäftigen sich mit dem Schwerpunkt Krisenmanagement. Stein betont, dass sich Unternehmenskrisen oft aus einer verfehlten Personalarbeit ergeben. Daher stellt eine Krise im Unternehmen eine zentrale Herausforderung für die (Personal-)Führungsqualität der Führungskräfte dar. Beispiele sind www.gruenderwelt.de für Start-ups und Existenzgründer, www.themanagment.de mit Linksammlungen zu konkreten Krisenthemen oder www.akademie.de. Stein kritisiert, dass die Krisenmanagement- Portale das Thema Personalmanagement weitgehend ignorieren oder teilweise laienhaft abhandeln. Daher sollten Unternehmen, die in Krisen professionelle personalwirtschaftliche Hilfe benötigen, die klassischen Human Resources Portale bevorzugen^[9].

Portale helfen nicht nur bei der Personalsuche, sondern bieten eine komplette Betreuung rund ums Personalmanagement. Oft bündeln Portale die Angebote von verschiedenen Personaldienstleistern unter einem Dach. Der Nutzer findet Software-Tools zum Gehaltsvergleich, Hilfe bei der Zeugniserstellung, News, Termine von Weiterbildungsangeboten und vieles mehr. Lüdi bezeichnet Human Resources Portale als den vorläufigen Endpunkt einer Entwicklung, bei der einfache Jobbörsen zu Karriereplattformen und virtuellen Personalmanagement-Portalen ausgebaut wurden^[10].

3.3.1. Formen von Portalen

Portale erfreuen sich inzwischen in der Internet-Welt einer großen Beliebtheit. Hervorgegangen aus Suchmaschinen werden Web-Portale von einer Vielzahl von Anbietern, wie zum Beispiel Yahoo, AOL, Altavista und Netscape, angeboten. Diese Web-Portale bieten neben Suchfunktionen und einem Angebot populärer Web-Seiten eine Vielzahl von weiteren Diensten, wie zum Beispiel E- Mail, Shopping, Diskussionen und Chat. Heutige Web-Portale sind das Ergebnis einer Evolution im World Wide Web. Eine Vielzahl der Benutzer im Internet wünscht sich einen zentralen und einfachen Zugangspunkt, einen Single Point of Access, von dem aus Verbindungen zu den relevanten Informationen und Diensten hergestellt werden können. Folgende Formen von Portalen haben sich bisher entwickelt. Ein klassisches Human Resources Portal kann eine einzelne Form oder eine Kombination aus mehreren dieser Art darstellen. http://www.wissensmanagement.net/online/archiv/2000/06_0700/Unternehmensportale.htm - a

3.3.1.1. Publishing Portals

Bei den Publishing Portals steht die Präsentation von Informationen im Mittelpunkt. Neben der zentralen Publikation über einen Content Manager bieten einige Publishing Portals auch dezentrale Konzepte an. Diese ermöglichen es den Benutzern, zumindest in bestimmten Bereichen des Portals neue Informationen einzustellen.

Abb. 5: Hyperwave: ein Publishing Portal

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Einige Portale bieten die Möglichkeit der Integration externer Informationsquellen, wie zum Beispiel eines sich im Einsatz befindlichen Groupware-Systems oder des Dateisystems im Unternehmen. Typische Funktionen von Publishing Portals sind Dokumentenmanagement-Funktionen für die Verwaltung von Web- und Desktop-Dokumenten und eine umfangreiche Metadatenverwaltung, um Verknüpfungen zwischen den Inhalten herstellen zu können. Die Portale verfügen über einfache Workflow-Funktionen zur Unterstützung von Freigabe- und Review-Prozessen. Anbieter solcher Portale sind zum Beispiel Autonomy, Gauss Interprise, Hyperwave und Verity^[11]. http://www.wissensmanagement.net/online/archiv/2000/06_0700/Unternehmensportale.htm - a

3.3.1.2. Collaborative Portals

Bei Collaborative Portals steht die Unterstützung der verteilten Gruppenarbeit im Mittelpunkt. Es soll die Kommunikation, Kooperation und Koordination zwischen den Teammitgliedern verbessert werden. Typisch sind gemeinsame Arbeitsbereiche, auf die Teammitglieder von verschiedenen Standorten zugreifen und in denen sie Dokumente ablegen und bearbeiten können. Beispiele sind Documentum, Lotus und Open Text.

Abb. 6: Documentum: ein Collaborative Portal

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

http://www.wissensmanagement.net/online/archiv/2000/06_0700/Unternehmensportale.htm - a

3.3.1.3.Decision Portals

Die Verdichtung von Daten, die schwerpunktmäßig in operativen Systemen wie zum Beispiel in ERP^[12] -Systemen vorliegen, sind Gegenstand von Decision Portals. Hier werden Portale eingesetzt, um den Benutzer mit den Auswertungen zu versorgen, die für ihn von Relevanz sind. Die Anbieter stammen hauptsächlich aus den Bereichen Executive Information Systems, OLAP-Datenbanken und Data Warehouse.

Beispiele sind Brio, Business Objects, Cognos und Hummingbird. Sie stammen hauptsächlich aus den Bereichen Executive Information Systems, OLAP-Datenbanken und Data Warehouse^[13].

Abb. 7: Hummingbird: ein Decision Portal

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

3.3.1.4.Operational Portals

Bei dem vierten Typ von Unternehmensportalen, den Operational Portals, steht die Durchführung von operativen Tätigkeiten über eine Portal-Arbeitsumgebung im Mittelpunkt. Operational Portals verstehen sich als ein Portal zu den IT-Systemen im Unternehmen.

Abb. 8: Integration der Anwendungen im ANFIS

Abbildung in dieser eseprobe nicht enthalten

Sie integrieren serverbasierte Anwendungen und binden weitere Informationsquellen und Dienste ein, die für die Durchführung der operativen Aufgaben von Nutzen sein können.

[...]

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^[1] Vgl. NCR-Teradata: The 2002 Teradata Report on Enterprise Decision-Making. Online im Internet, Abfrage: 17.02.04, URL: http://www.teradatalibrary.com/EDM_Report_for_Media_Final.pdf

^[2] Vgl. Chan,Michael/Chung, Walter: A framework to develop an enterprise information portal for contract manufacturing.,in: International-Journal-of-Information-Management 21, S. 4

^[3] Vgl. Schelp, Joachim/Winter, Robert: Enterprise Portals und Enterprise Application Integration

^[4] Vgl. Dobièy, Dirk: Das Unternehmensportal: Schaltzentrale des digitalen Unternehmens, Hewlett Packard White Paper, auf: http://www.competence-site.de/C125693E0069CD59/0/19C3F3CC5BC6C2F6C1256AD40057B5D6?Open vom 17.02.04

^[5] Vgl. Semmer, Frank/Heinrich, Frank:Leitfaden zur Einführung, in: Personalwirtschaft , S.26 ff., auf: http://mwonline.de/db/journals/jiss_display.php3?ji_id=322 vom 17.02.04

^[6] Vgl. Internetrecherche vom 17.02.04 auf: http://h40047.www4.hp.com/solution/portale/b2e_typ.html

^[7] Vgl. Dobièy, Dirk: Das Unternehmensportal: Schaltzentrale des digitalen Unternehmens, Hewlett Packard White Paper, auf: http://www.competence-site.de/C125693E0069CD59/0/19C3F3CC5BC6C2F6C1256AD40057B5D6?Open vom 17.02.04

^[8] Vgl. Materna GmbH: Das Tor zum Wissen. Online im Internet, Abfrage: 17.02.04, http://www.materna.de/Internet/de/Loesungen/Information/EP/f-004.jsp

^[9] Vgl. Stein, Volker: Krisenmanagement-Portale. Wo bleibt das Personalmanagement?, in: Personalwirtschaft, S. 12/ http://www.orga.uni-sb.de/personen/stein/vspubli.htm vom 17.02.04

^[10] Vgl. Lüdi, Markus: Integrierte Betreuung durch HRM-Portale, auf: http://www.competence-site.de/personalmanagement.nsf/0/3b32c34b63223482c1256a5e002d6efb?OpenDocument vom 17.02.04

^[11] Vgl. Föcker, Eckbert/Lienemann, Carsten: Informationslogistische Dienste für Unternehmensportale, auf: http://www.wissensmanagement.net/online/archiv/2000/06_0700/Unternehmensportale.shtml vom 17.02.04

^[12] ERP: Enterprise Resource Planning auf: http://www.signum-net.de/index.html?specials/ebusiness/w.htm vom 17.02.04

^[13] Vgl. Föcker, Eckbert/Lienemann, Carsten: a.a.O., o. S.