Systemanalytische Methoden zur Auswahl von Standardsoftware

Inhaltsverzeichnis

1.0 Einleitung
1.1 Zielsetzung

2.0 Grundlagen
2.1 Basissoftware
2.2 Anwendungssoftware
2.2.1 Individualsoftware
2.2.2 Standardsoftware
2.2.3 Vor- und Nachteile der Standardsoftware

3.0 Das abgeleitete Modell zur Auswahl von Standardsoftware
3.1 Methoden der Ist- Aufnahme
3.1.1 Die fachliche Ist- Aufnahme
3.1.2 Bewertung des Ist- Zustandes durch die Stärken/ Schwächen Profile
3.2 Methoden der Anforderungsanalyse
3.2.1 Methode der Verdichtung von Prioritäten
3.2.2 Die Conjoint- Analyse
3.2.3 Die Moderationstechnik
3.3 Methoden der Marktanalyse (Anbieterauswahl)
3.3.1 Marktübersicht mit „IT- Matchmaker“
3.3.2 Anbieterbefragung und Präsentation
3.4 Methoden bei der Auswahlentscheidung
3.4.1 Bewertung der qualitativen Faktoren durch die Nutzwertanalyse
3.4.2 Bewertung der quantitativen Faktoren mit der Kapitalwertmethode

4.0 Zusammenfassung und Ausblick

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Woran scheitern Software- Projekte?

Abbildung 2: Software- Typen im überblick

Abbildung 3: Phasenmodel nach Gronau

Abbildung 4: Abgeleitetes Modell zur Auswahl von Standardsoftware

Abbildung 5: Beispiel eines Stärken/Schwächen Profils

Abbildung 6: Beispiel einer Bewertung der Lernsoftware nach vorgegebenen Anforderungskriterien

Abbildung 7: Wirtschaftlichkeitsbetrachtung der Softwarealternativen unter Berücksichtigung Alternativer Szenarien

Abbildung 8: Beispiel eines idealen Polaritätsprofils

Abbildung 9: Polaritätsprofil einer Softwarealternative

1.0 Einleitung

Informationstechnologie (IT) ist Heute zum wesentlicher Bestandteil und einer der wichtigsten Erfolgsfaktor für das Unternehmen avanciert. Kaum ein Unternehmen kann ohne den Einsatz von Informationstechnologie seine Prozesse optimieren, Rationalisierungspotenziale generieren oder eine unternehmensübergreifende Wertschöpfungskette effizient gestalten.^[1] Trotzdem gibt es immer noch Unternehmen die glauben, ohne den Einsatz der Informationstechnologie im Markt bestehen zu können. Diese Unternehmen müssen im besten Fall Produktivitätsnachteile in Kauf nehmen, im schlimmsten Fall kommt das Geschäft innerhalb kürzester Zeit vollständig zum Erliegen.

Die betriebliche Informationstechnologie besteht aus mehreren Komponenten, die zusammen eine funktionierende Einheit zur effizienten Abwicklung der Prozesse bilden. Kernbestandteil der Informationstechnologie ist die Software, da mit ihrer Hilfe die Komponenten- Hardware und Netzinfrastruktur gesteuert und Daten erst lesbar gemacht werden.^[2] Die Softwaretechnologie- das Herz der Informationstechnologie- eröffnet immer neue Möglichkeiten für den Einsatz in den wissenschaftlichen, technischen und kommerziellen Anwendungsgebieten^[3]. Ebenso erlauben Leistungsfähige, moderne Anwendungssysteme vielfach schnellere Reaktions- und Prozessdurchlaufzeiten, eine Reduktion der administrativen manuellen Tätigkeiten und Kosten^[4].

Software bietet Heute Gestaltungsmöglichkeiten, die es erlauben, ganze Unternehmensprozesse bezüglich Zeit, Qualität und Produktivität zu verbessern. Als Konsequenz dieser Entwicklungen entstehen in der strategischen Unternehmensplanung Potentiale für Wettbewerbsvorteile gegenüber Konkurrenten, die höhere Einnahmen zu folge haben^[5]. Somit nimmt die Software eine besondere Stellung in der unternehmerische Prozess, Planungs- und Steuerungsebene ein und gewinnt immer mehr an Bedeutung. Gleichwohl gibt es leider immer noch Probleme bei der Softwarebeschaffung bzw. bei der Auswahl der optimalen Software für das Unternehmen.

1.1 Zielsetzung

Wie bereits in der Einführung dieser Seminararbeit angedeutet wurde, stellt die Auswahl der Software trotz beachtliche Fortschritte und Entwicklungen, die zweifellos zu Erleichterung der Abwicklung von Arbeitsprozessen geführt haben, ein komplexes Entscheidungsproblem dar. Zum einem ergibt sich bei der Auswahl von Standardsoftware erhebliche Probleme, da die meisten Unternehmen nicht methodisch vorgehen. Vielmehr führen Unternehmen in vielen Fällen eine unsystematische Auswahl in Eigenregie durch. Ein Beispiel der nicht methodischen Vorgehensweise ist der Kauf der Software per Zufall, in dem sich Unternehmen Angebote von Softwareanbieter zusenden lassen und die Entscheidung nach dem Gefühl treffen. Zum anderen bereitet ebenso die Anpassung der Software an die individuellen Gegebenheiten, die Einführung und die Inbetriebnahme den Unternehmen Probleme. Dominierend sind die Probleme bei der Auswahl von Software, denn die Wahl der richtigen Software ist für das Unternehmen von existentieller Bedeutung. Wie die nachfolgende Fallstudie zeigt, kann die Auswahl einer ungeeigneten Software fatale Folgen für das Unternehmen haben:

Die Knürr AG ein Zulieferer für Elektronik- Unternehmen entschied sich Mitte der 90er Jahre für die Einführung einer neuen Softwaretechnologie. Basierend auf ein unsystematisches Auswahlverfahren kam es ein Jahr später zum Vertragsabschluss mit einem Softwareanbieter. Danach fingen die Probleme an: Die Einführung verzögerte sich wieder und wieder, die Software musste mehrmals überarbeitet werden. Folge der Fehlentscheidung war, dass die Knürr AG ganze 4 Jahre warten musste, bis das neue System den Stand der alten Unternehmenssoftware erreicht hatte. Abgesehen von den Problemen in der Einführungsphase, brachte die neue Software keine realisierten Verbesserungen und der erwartete Erfolg blieb aus. Den finanziellen Schaden, den die Knürr AG durch die Einführung der neuen Software erlitt, ging in die Millionen^[6]. Nicht nur in diesem speziellen Fall, sondern in der breiten Industrie beklagen viele Unternehmen, dass der ursprünglich erwartete wirtschaftliche Erfolg, nach der Einführung der neuen Software meist ausbleibt. Der Grund für das scheitern bei der Auswahl der Software für das Unternehmen, ist meist eine unsystematische , übereilte und Oberflächliche Vorgehensweise^[7].

Studien zeigen, dass je nach Land und Lage die Quoten für das Scheitern der Software- Projekte im Unternehmen, bei 30-80% liegen^[8]. Anbetracht dieser Zahlen können Fehler bei der Auswahlentscheidung im Unternehmen sich zur Katastrophe ausweiten. Eine andere Studie unter den Lesern der „IT- Knowledge“ ergab, dass der Hauptgrund für das Scheitern von- Software- Projekten, auf unpräzise Vorgaben und die damit verbundene unsystematische Vorgehensweise zurück zuführen ist.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Woran scheitern Software- Projekte?^[9]

Auf Grund der hohen Scheiterquoten bei der Auswahl von Software und im Interesse einer fundierten Auswahlentscheidung, ist eine methodische Unterstützung zur Identifikation der vorliegenden Anforderungen, zur detaillierten Analyse und Evaluation der am Markt verfügbaren Standardsoftwarelösungen erforderlich^[10].

In den letzten 15 Jahren wurden verschiedene methodische Vorgehensmodelle entwickelt, die speziell auf die Auswahl von Software für Unternehmen ausgerichtet waren. Der aktuelle Stand weist mehr als ein Dutzend Modelle auf, die zur Problemlösungen bei der Softwareauswahl herangezogen werden können. Ein Großteil dieser Vorgehensmodelle beziehen sich jedoch auf die Auswahl eines bestimmten Software- Systems. Spezielle Modelle zur Identifikation von Standardsoftwarelösungen, sind eher selten anzutreffen.

Daraus leitet sich das Ziel der Seminararbeit ab, nämlich aus den bestehenden Softwareauswahl- Modellen, ein allgemein gültiges Vorgehensmodell für Standardsoftwarelösungen abzuleiten und effiziente Methoden für die erfolgreiche Umsetzung des Auswahlverfahrens vorzustellen.

2.0 Grundlagen

Bevor wir uns im nächsten Kapitel mit den methodischen Vorgehensweisen bei der Softwareauswahl beschäftigen, ist es zunächst dringend notwendig auf die Definition einige Grundlegende Begriffe einzugehen. Neben der Hardware und Infrastruktur, die zu den physikalischen Komponenten der Informationstechnologie gehören, übernimmt die Software die Aufgabe der Systemsteuerung, und bietet die Plattform zur Verarbeitung von Daten. „ Software setzt sich aus Programmen, die auf einem Computer ausführbar sind, und den dazugehörigen Daten sowie begleitenden Dokumenten zusammen^[11] “. Je nach Aufgabe und Funktion kann die Software in verschiedenen Typen unterteilt werden, die jeweils auf eine bestimmte Aufgabe zugeschnitten sind.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Software- Typen im überblick^[12] (Einteilung leicht abgeändert)

2.1 Basissoftware

„ Die Basissoftware oder Systemsoftware sind systemnahe Programme, die Dienste und Funktionen Zur Verfügung stellen und von der Anwendungssoftware genutzt werden^[13] “. Die Basissoftware ist das Bindeglied zwischen Benutzer und Hardware auf der einen und der Anwendungssoftware auf der anderen Seite. Aufgabe der Basissoftware ist es, die Hardware zu steuern und zu koordinieren, Arbeitsumgebung für die Anwendungssoftware und Bedieneroberfläche für Benutzer bereitzustellen^[14]. Praxisbeispiele für die Basissoftware sind Windows XP, UNIX oder Mac OS. Gegenstand der weiteren Betrachtung in dieser Seminararbeit ist jedoch die Anwendungssoftware.

2.2 Anwendungssoftware

Im Gegensatz zur Hardware und Basissoftware, die Ressourcen für die Informationsverarbeitung zur Verfügung stellen, hat die Anwendungssoftware die Aufgabe, die eigentliche Informationsverarbeitung auszuführen^[15]. Anwendungssoftware dient zur betrieblichen Leistungserstellung und wird zu unmittelbarer Lösung von Konkreten betrieblichen Anwendungsproblemen eingesetzt. „ In der Regel wird die Anwendungssoftware bei Bedarf vom Benutzer aufgerufen und bietet die Funktion, Benutzereingaben nach bestimmten Regeln zu verarbeiten und die Ergebnisse auszugeben “^[16]. Praxisbeispiele für die Anwendungssoftware sind, Textverarbeitungssoftware, Datenbanken, Bildbearbeitungsprogramme.

Anwendungssoftware kann danach differenziert werden, ob es auf die speziellen Anforderungen eines konkreten Anbieters (Individualsoftware) oder für den Einsatz bei einer Vielzahl von Anwendern (Standardsoftware) zugeschnitten ist. Das Unternehmen steht somit nicht nur bei der Neugründung, sondern auch bei Organisationsänderungen vor der Entscheidung zwischen Individual- und Standardsoftware. Fällt die Wahl des Managements auf die Standardsoftwarelösung, so ist davon auszugehen, dass trotz vielfältiger Anpassungsmöglichkeiten, den Anforderungen des Unternehmens nicht ganz entsprochen werden kann. Entscheidet sich das Management für die Individuallösung, so ist Insgesamt von höheren Kosten und längeren Durchlaufzeit für die Implementierung des Projekts auszugehen.

Grundsätzlich muss im Rahmen der Softwareauswahl, je nach Verfügbarkeit der Software und Geschäftsstrategische Bedeutung, eine Entscheidung zwischen der Entwicklung einer Individuallösung oder dem Kauf einer Standardsoftware getroffen werden –„Make or Buy Entscheidung“.

[...]

^[1] Vgl. Vering, Oliver, Methodische Softwareauswahl im Handel, Berlin 2002, S.1

^[2] Vgl. Bange, Carsten, Software Auswahl, 2003,S.5

^[3] Vgl. Berlack, Joachim, Methodik zur Strukturierten Auswahl von Auftragsabwicklungssystemen, München

2003, S. 1

^[4] Vgl. Vering, Oliver, 2002, S. 1

^[5] Vgl. Wellmeyer, Heike, Standardsoftware vs. Individualsoftware, FFM 2000, S.1

^[6] Vgl. Teich, Irene, „Die richtige Software für ihr Unternehmen“, 2004, S.15f

^[7] Vgl. Berlack, Joachim, 2003, S.2

^[8] Vgl. Am Rande des Abgrunds in: Zeitschrift: CIO ,Ausgabe5, Jahrgang 2003 S. 28fff

^[9] Vgl. URL: http://www.gulp.de/kb/it/projekt/umfragescheitern.html, Zugriff am 02.11.2004

^[10] Vgl. Vering, Oliver, 2002, S.6

^[11] Schütte, R. Erfolgreiche Geschäftsprozesse durch Warenwirtschaftssysteme, 2. Auflage, Berlin 2004, S. 23

^[12] Vgl. Schütte, R., 2004, 2. Auflage, S.23

^[13] Vering. Oliver, Berlin 2002, S. 20

^[14] Vgl. Beer, Thomas, Informationstechnologie (Grundlagen), Bodenheim 2004, S.90

^[15] Vgl. Beer, Thomas, Bodenheim 2004, S.92

^[16] Berr, Thomas, 2004, S. 92