Dokumentenmanagement im Anlagenbau. Möglichkeiten einer effizienten Projektablage

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Einleitung

2 Begriffserläuterungen
2.1 Projekt
2.2 Dokument
2.3 Dokumentenmanagement
2.4 Dokumenten-Management Systeme

3 Aufgaben und Anforderungen des Dokumentenmanagements

4 Analyse der bisherigen Dokumentenverwaltung
4.1 Benennung von Dokumenten
4.2 Ordnerstruktur
4.2.1 Projektebene
4.2.2 Projektordner
4.2.3 Zeichnungsordner
4.3 Besondere Gegebenheiten

5 Optimierung des Dokumentenmanagements
5.1 Benennung von Dokumenten
5.1.1 Abkürzungen und Zuordnung zum DCC Code:
5.1.2 Dateinamen
5.2 Ordnerstruktur
5.2.1 Ordner „Projekte“
5.2.2 Projektordnerebene
5.2.3 Planungsordner
5.2.4 Ordner der Betriebseinheiten
5.2.5 Zeichnungsordner
5.3 Kommunikation und Umsetzung

6 Fazit

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Oberste Projektordnerebene

Abbildung 2: Zweite Projektordnerebene

Abbildung 3: Dritte Projektordnerebene (

Abbildung 4: Anordnung des DCC in Dateinamen

Abbildung 5: Fermenter und Gärrestspeicher

Abbildung 6: Optimierte Projektordnerebene

Abbildung 7: Optimierte Planungsordnerebene

Abbildung 8: Optimierter Betriebseinheitenordner

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Gebräuchliche Abkürzungen

Tabelle 2: Zuordnung der Betriebs- Und Funktionseinheiten

Tabelle 3: vereinfachtes Abkürzungsverzeichnis für Zeichnungen

Tabelle 4: Abkürzungsverzeichnis 1. Letter DCC

Abkürzungsverzeichnis

BE Betriebseinheit

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

Durch die Förderungsabhängigkeit des Biogasmarktes sind Unternehmen dieses Sektors dauerhafter Weiterentwicklung und einer laufenden Anpassung Ihrer Strategie, sowie Kundenorientierung unterworfen. Dank neuer Technologien, wie z.B. der Vergärung von Hausmüll, ist Biogas nunmehr nicht nur für die Landwirtschaft interessant, sondern weckt auch immer mehr das Interesse der Industrie und großer Energiekonzerne. Dieser Vorstoß in neue Marktsegmente bringt nicht nur große Kunden und lohnenswerte Aufträge mit sich, sondern auch völlig neue Anforderungen. Um diese Anforderungen souverän zu bewältigen, Sicherheit in der Entscheidungsfindung zu gewinnen und Projekte profitabel abschließen zu können, sind immer größere Mengen an Informationen, Daten und Dokumenten notwendig. Beispielhaft für diese Arbeit sind die Zeichnungen der technischen Dokumentation (tD). Diese liegen bei solchen Projekten in außerordentlich hoher Zahl vor. Weiterhin sind Sie schon in der EG Maschinenrichtlinie als nötige Dokumente für die technische Dokumentation festgelegt (vgl. Weka 2012).

Das Beispiel der Zeichnungsverwaltung wurde für diese Arbeit gewählt, da die Anforderungen an diese im neu erschlossenen Marktsegment natürlich besonders hoch sind. Auch durch das wachsende Verbraucherbewusstsein und die damit gestiegenen Qualitätsanforderungen erfährt die tD seit Jahren eine immer weiter steigende Aufmerksamkeit (vgl. Schlagowski 2015: S.1).

Weitere durchaus nicht weniger wichtigere Dokumente, wie z.B. eigene Betriebsanleitungen, Dokumentationen von Zulieferern, Materialzeugnisse, Statiken, Verträge und alle weiteren Dokumente sollen in dieser Arbeit auf Grund des begrenzten Rahmens nicht weiter thematisiert werden. Es werden zu Dokumentationszwecken immer mehr Dokumente benötigt, welche auch alle in das äußere Umfeld des Unternehmens vor allem zu den Kunden gelangen.

Diese Informationsflut führt ohne ein durchgehendes System zu einem Durcheinander und birgt im Extremfall sogar Wettbewerbsnachteile (vgl. Gerber 2008: S.1).

Bisher wurden im Unternehmen vor allem Dokumente mit Relevanz für die Buchführung des Unternehmens oder das QM-System mit Hilfe eines Dokumenten-Management-Systems erfasst. Technische Zeichnungen und andere für die Projektabwicklung nötigen Dokumente werden entweder in klassischen Ordnern archiviert oder in den meisten Fällen in einem digitalen Archiv mit Hilfe des Windows Explorer hinterlegt. Diese Doppelablage fordert erhöhten Personalaufwand durch vieles suchen. Auch führt Sie zu Resonanzen in der Speicherung und dem gelegentlichen abhandenkommen wichtiger Dokumente. Bei dem aktuellen System ist der Projektleiter oder einer der Planer dauerhaft gezwungen persönlich den Überblick über diese Datenflut zu behalten, um wirklich mit Sicherheit gewährleisten zu können, dass benötigte Dokumente zur Erstellung der Dokumentation vorhanden sind. Dies ist gerade in umfangreichen Industrieprojekten kaum machbar und führt zu unnötiger Belastung der Mitarbeiter und vielen Fehlerquellen.

Aus diesen Gründen hat es sich diese Arbeit zur Aufgabe gemacht einen ersten Überblick über das Thema Dokumentenmanagement und seine Anwendung im Anlagenbau zu geben. Dabei soll zum einen ein Einblick in die mögliche Optimierung der Benennung von digitalen Dokumenten sowie nach Möglichkeiten einer konventionellen und mustergültig vorgegebenen Ordnerstruktur gesucht werden. Diese soll die Ablage aller relevanten Daten für das gesamte Projektteam übersichtlicher und einfacher gestalten sowie ohne umfangreichere Bearbeitung die Dokumente der technischen Dokumentation in angemessener Qualität bereitstellen.

Hierzu sollen beginnend alle für das Verständnis dieser Arbeit nötigen Begriffe und Grundlagen erläutert werden. In Kapitel zwei soll hier mit den Begriffen „Projekt“ und „Dokument“ begonnen werden. Nachfolgend werden Dokumentenmanagement (DM) und Dokumentenmanagementsysteme (DMS) in ihren Ansätzen erläutert. Im weiteren Teil soll die bisherige Ablagestruktur des Unternehmens analysiert werden. Da der Umfang dieser Arbeit begrenzt ist, wird hier beispielhaft der Weg zur Ablage von technischen Zeichnungen betrachtet. Im Anschluss soll eine neue Struktur entstehen, die zum einen das Erstellen der technischen Dokumentation vereinfacht sowie zum anderen den Ablageprozess über den gesamten Projektablauf hinweg für alle Beteiligten strukturierter und übersichtlicher gestaltet.

Abschließend soll dann ein Ausblick auf die Zukunft gegeben und diese Arbeit nochmals reflektiert werden.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichwohl für beiderlei Geschlecht.

2 Begriffserläuterungen

Um dem Leser einen Einstieg in dieses Thema zu erleichtern und da viele der nachfolgenden Begrifflichkeiten des Öfteren in dieser Arbeit erwähnt werden, soll in diesem Kapitel, die für diese Arbeit wichtigsten Begriffe erläutert werden.

2.1 Projekt

Wie auch der Din 69 901 entnommen werden kann, sollten einige Kriterien erfüllt sein, um ein Vorhaben als Projekt deklarieren zu können. Es muss eine Zielvorgabe haben, Begrenzungen aufweisen, durch beispielsweise vorgegebene personelle oder finanzielle Ressourcen sowie eine Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben und zwingend eine projektspezifische Organisation aufweisen (vgl. DIN 2009: S.11). Hinzu kommen auch noch eine komplexe, risikobehaftete Aufgabe, die in Arbeitspakete oder Teilaufgaben vernetzt sind und die vertragsgemäße Ablieferung eines Ergebnisses fordern (vgl. Hemmrich & Harrant 2016: S.7).

Da sich das Unternehmen hauptsächlich mit der Planung und dem Bau von Neuanlagen beschäftigt liegen hier regelmäßig Projekte an. Dies macht eine starre Ordnerstruktur nahezu unmöglich, bietet aber die sehr gute Möglichkeit einen vorstrukturierten Muster-Ordner anzulegen (siehe Kap. 4 & 5). Eine Regelmäßige Anpassung im Vorfeld einzelner Projekte bleibt aufgrund oben erwähnter Gegebenheiten, unerlässlich. Das Abwägen der wichtigsten Kriterien bei Ausnahmen und feste Regeln zur Anpassung tragen maßgeblich zum Erfolg und Nutzen des DM bei (vgl. Fischbach & Steinbracher 2014: S.17).

2.2 Dokument

Der Begriff des Dokuments wird auch heute noch sehr unterschiedlich interpretiert.

Im englischen Sprachraum ist dies vorwiegend ein Begriff für digitale Text-Dateien, was sich auch in der sehr gebräuchlichen Dateiendung „.doc“ oder „.docx“ wieder spiegelt. Im deutschen Sprachraum hingegen wird der Begriff des Dokuments häufig noch mit wichtigen, meist in Papierform gebundenen Informationen verbunden. Dies reicht bis zu einer gedanklichen Annäherung an die gesetzlich geregelten Urkunden. Beispielhaft fallen hier so gebräuchliche Formulierungen wie „Dokumentenecht“ und „Dokumentenechtheit“ auf. (vgl. Kampfmeyer & Merkel 1999: S.27)

Es gibt zudem weitere Interpretationen, dass alle in Papierform oder alle elektronisch speicherbaren Informationen, Dokumente sind. Zusammenfassend soll für diese Arbeit festgelegt werden, dass ein Dokument eine Information innerhalb eines bestimmten Trägermediums darstellt (vgl. Mannheim 2010: S.6).

2.3 Dokumentenmanagement

Das DM beinhaltet das Management der Dokumente, also vor allem Verwaltungsfunktionen und weniger die inhaltliche Gestaltung oder die Entstehung von Dokumenten. Es umfasst Prozesse und Verantwortlichkeiten, die mit der Administration von Dokumenten zusammenhängen (vgl. Götzer et al. 2014: S2f.).

2.4 Dokumenten-Management Systeme

Die DMS werden allgemein als IT- gestützte Programme zur Dateiverwaltung und Archivierung angesehen (vgl. Mannheim 2010: S.6). Als Programm sind dies beispielsweise „Alfresco“ oder „Microsoft SharePoint“, welche entsprechende Lösungen zur Versionierung, Archivierung und zur Suche der Dokumente bereitstellen (vgl. Klan et al. 2011: S.1).

3 Aufgaben und Anforderungen des Dokumentenmanagements

Im Folgenden sollen nun die Aufgaben und Anforderungen an ein DMS im Anlagenbau näher betrachtet werden:

Das Dokumentenmanagement beinhaltet viele Aufgabenbereiche, dies sind vor allem:

- Die Kennzeichnung und Beschreibung (auch Metadaten)
- Die Versionen und Historienverwaltung (Revisionsverwaltung)
- Die Ablage und Archivierung (Ablagestruktur)
- Die Verteilung und Umlauf von Dokumenten
- Die Suche nach Dokumenten
- Der Schutz vor Fälschung, Missbrauch und Vernichtung
- Langfristiger Zugriff und Lesbarkeit
- Lebenslauf und Vernichtung von Dokumenten
- Regelungen von Verantwortlichkeiten für Inhalt und Verwaltung

(vgl. Götzer et al. 2014: S2f.)

Aufgrund des wie bereits erwähnt begrenzten Rahmens, soll auch hier eine Einschränkung der eingehenden Betrachtung auf die obersten drei Punkte getätigt werden ohne dabei die anderen Punkte abzuwerten.

Bevor über ein DM oder gar ein DMS nachgedacht und dieses im gesamten Unternehmen eingeführt wird, sollten klare Regeln und Strukturen stehen. Denn ohne diese ist auch das beste DMS vollkommen nutzlos (vgl. Fischbach & Steinbrecher 2014: S.5).

Auch wenn der Anlagenbau hier auch durch das alltägliche Projektgeschäft bedingt gewisse Besonderheiten und viele Anpassungen an spezielle Gegebenheiten erfordert, so kann man gerade die ausgewählten Punkte als grundsätzlich wichtig für das Tagesgeschäft und eine reibungslose Abwicklung erachten. Rechtliche Aspekte finden, auch wenn diese eine außerordentlich Relevanz im DM selbst haben, in dieser Arbeit keine Beachtung, da es vorwiegend um die Strukturen der Ablage und nicht um Aufbewahrungsfristen geht. Diese werden von den Abteilungsleitern auf Grundlage aktueller Gesetze vorgegeben. Außerdem besitzen die in dieser Arbeit näher betrachteten Zeichnungen Archivwert und sollten immer aufbewahrt werden.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Benennung von Dokumenten. Dabei soll vor allem auf die elektronisch vorliegenden Dokumente eingegangen werden. Denn diese machen mit Abstand den größten Teil der technischen Dokumentation aus. Auch z.B. Testprotokolle der Inbetriebnahme, welche noch händisch ausgefüllt werden, sollen in Zukunft zwingend gescannt und digital abgelegt werden.

Elektronische Dokumente besitzen die Besonderheit gegenüber Papierdokumenten, dass nicht auf den ersten Blick ersichtlich ist, wer Verfasser, was der Umfang oder das Thema sind bis man diese geöffnet hat. Zudem besitzen Sie anders als namenlose Papierdokumente einen Namen (vgl. Steinbrecher & Müller-Schnurr 2014: S.201).

Es ist zu beachten, dass dieser Name, z.B. als E-Mailanhang, Kunden und Lieferanten bekannt werden kann. Es sollte daher auf die Länge der Namen und die Formulierung bei Klarnamen geachtet werden. Vergibt man die Namen sinnhaft sind die wichtigsten Informationen eines Dokumentes schon vor dessen öffnen sichtbar. Das etablierte Betriebssystem gibt eine Pfadlänge von 255 Zeichen vor. Ein Abkürzungsverzeichnis durch welches eine klare Einordnung und Zuordnung der Dokumente gewährleistet ist macht daher Sinn. Derartiges gilt im Unternehmen schon in vielen anderen Bereichen als erste Wahl.

Viele Dokumente des Unternehmens werden regelmäßig durch neue ersetzt. Diese liegen daher in verschiedenen Revisionen vor (vgl. Weise 2006: S.25). Alte werden nicht gelöscht, sondern mitverwaltet. Eine Regelung zur Kennzeichnung und Verwaltung von Änderungen ist in Bereichen wie der Bauabwicklung unabdingbar, um fehlerfreie Abläufe zu gewährleisten.

So fordert es auch die grundlegende Norm zum Qualitätsmanagement unter dem Punkt Lenkung dokumentierter Informationen. Dort ist festgelegt, dass folgende Tätigkeiten im Umgang mit Dokumenten schon im QM des Unternehmens zu berücksichtigen und zu verankern sind:

- Verteilung, Zugriff, Aufwendung und Verwendung
- Ablage, Speicherung und Erhaltung
- Überwachung von Änderungen – hier Ausprägung als Revisionsverwaltung
- Aufbewahrung und Verfügbarkeit

Dies gilt nicht nur für unternehmensinterne Dokumente, auch Informationen und Dokumente externer Herkunft, die Relevanz für die Abwicklung des eigenen Geschäfts bieten, sollten angemessen gekennzeichnet und gelenkt werden. (vgl. DIN 2015: S. 31)

Am Tagesgeschäft des Anlagenbaus dargestellt äußert sich dieses unter Anderem folgendermaßen: Durch immer komplexere Anlagen ist es häufig notwendig, dass gewisse Änderungen des Designs vorgenommen werden, obwohl der Bau einer Anlage bereits begonnen hat. Angenommen der Kunde wünscht die Eintragung einer weiteren Leitung auf der Rohrtrasse, so fordert der Bauleiter eine Überarbeitung der bisherigen Zeichnung in der Fachplanung an. Nach dieser Überarbeitung übergibt er die aktuelle Revision den Monteuren zur Ausführung. Durch den Revisionsstand (aus a wird in diesem Beispiel b) ist nun auf einen Blick ersichtlich, ob auch alle Monteure mit der aktuellsten Zeichnung arbeiten, da der Revisionsstand hier klar im Schriftfeld vermerkt ist. Auch in den digitalen Namen der Dokumente sollte dieser Revisionsstand deutlich erkennbar sein (siehe auch Kap. 5).

Das zentrale Instrument zur Dokumentenablage, auch bei Verwendung eines DMS zur Erstellung der technischen Dokumentation, bleibt dennoch weiterhin der Windows Explorer für das gesamte Projektteam. Damit ergibt sich für das Unternehmen die Aufgabe eine übersichtliche und klar verständliche Ordnerstruktur vorzugeben, umso Fehlermöglichkeiten in der Dokumentenablage zu minimieren. Um dies zu gewährleisten sollten einige Kriterien erfüllt sein:

- Das gesamte Team hat Zugriff auf die gemeinsame Ablage (Teamorientierung)
- Direkt wissen, an welchem Ort etwas abgelegt werden muss (Trennschärfe)
- Kein Überlegen wo ich etwas finde (Suchfreundlichkeit)
- Sollte ein gesuchtes Dokument nicht gefunden werden, ist es sicher nicht vorhanden (Verlässlichkeit)
- Wenn es mehrere Dokumente gleichen Inhalts gibt, muss klar sein welches aktuell ist (Versionssicherheit)
- Wenn ein neues Dokument erzeugt wird, müssen die Betroffenen darüber in Kenntnis Gesetz werden (Newsticker)
- Möglichst wenige Unterordner sind gleichzeitig in Betrieb (Kriterium Ergonomie)
- Sie muss für alle Beteiligten allerorts erreichbar sein (Kriterium Mobilität)
- Sie muss bei Bedarf erweiterbar sein und Regeln zu Erweiterung aufweisen (Kriterium Dynamik)

Diese vielen Bedingungen können nicht alle unmittelbar von einer einzelnen Ablagestruktur erfüllt werden. (vgl. Fischbach & Steinbrecher 2014: S.12 ff.)

Im weiteren Verlauf sollen die für die Projektablage wichtigsten Bedingungen benannte werden.

4 Analyse der bisherigen Dokumentenverwaltung

Bisherige Projekte des Unternehmens orientieren sich in Bezug auf die Ablage vor allem an dem im internen QMS hinterlegten Musterordner, welcher vor Beginn eines Projektes auf besondere Gegebenheiten in Absprache des Projektteams angepasst wird. Konkrete Regeln für die Anpassungen existieren im Unternehmen derzeit nicht. Es existieren zudem keine klaren Verantwortlichen für die Ablagestruktur, weder übergeordnet noch Projektintern.

4.1 Benennung von Dokumenten

Die Benennung von Dokumenten erfolgt teilweise uneinheitlich und kaum abteilungsübergreifenden Regeln. Es existieren einige weitestgehend allen Angestellten geläufigen Abkürzungen, wie zum Beispiel die in folgender Tabelle dargestellten. Zudem existieren Weitere, die ohne Relevanz für diese Arbeit sind. Außerdem existieren verschiedene Abteilungsinterne Abkürzungen.

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